如何加強醫(yī)院檔案管理的網絡化建設

文/唐山市第二醫(yī)院 伍志新

如何加強醫(yī)院檔案管理的網絡化建設

文/唐山市第二醫(yī)院 伍志新

隨著科學技術的不斷發(fā)展，醫(yī)院管理現代化程度也在不斷提高，檔案作為事業(yè)單位的重要信息資源，加強檔案管理的網絡化是提高管理水平的重要內容，也是醫(yī)院實施現代化的要求。因此，本文對檔案管理網絡化進行簡要概述，分析了創(chuàng)新醫(yī)院檔案提高檔案管理水平的措施，旨在促進醫(yī)院檔案管理模式的轉變，提高檔案管理質量，對其管理環(huán)境、管理系統、服務手段進行創(chuàng)新，更好地為醫(yī)院進行服務，推動醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

創(chuàng)新；醫(yī)院檔案管理；措施

隨著網絡技術的飛速發(fā)展，信息逐漸變成一種資源，在信息發(fā)達的今天，醫(yī)院檔案管理向網絡化發(fā)展也是一種必然趨勢，具體表現為計算機技術和網絡技術廣泛運用于醫(yī)院檔案管理，通過檔案網絡，服務器，系統等進行檔案存儲、檔案查詢以及檔案管理和檔案保護等，網絡化建設已成為醫(yī)院所關注的課題。

一、檔案管理網絡化概述

檔案管理網絡化指的是根據檔案管理的原則，把現代化的網絡技術、網絡社會運用到檔案管理中，實現檔案業(yè)務和網絡技術的有機動態(tài)結合，實現檔案的長期留存，方便查閱，滿足社會日益增長的信息獲取需要。具體來說，醫(yī)院的檔案管理網絡化就是最大限度地運用網絡技術、設備來建立一個統一的管理系統，包含檢索、保存、篩選等各子功能，把圖書、病例、檢查報告等實現數字化的轉換，與人工管理進行結合，讓醫(yī)院的工作人員在辦公室就能通過網絡查詢到想要的檔案信息。

二、創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理的必要性

（一）醫(yī)院檔案管理模式的升級需要。傳統的醫(yī)院檔案管理存在問題日益突出，需要創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理方式，引進網絡化管理模塊。傳統的醫(yī)院檔案管理問題：一是管理難度大，傳統紙質檔案管理在自然條件下易受潮、破損及遺失，增加了檔案管理難度。二是由于紙質檔案資料多，占用存放空間，增加管理成本。三是比較容易出現安全問題，由于部分醫(yī)院沒有建設專門的檔案室，檔案的儲存管理混亂，容易出現存放安全問題。四是紙質傳統檔案的使用效率較低，傳閱、借閱等環(huán)節(jié)都比較麻煩，不利于檔案的使用。

（二）醫(yī)院信息化發(fā)展的需要。醫(yī)院檔案管理網絡化是醫(yī)院信息化發(fā)展的重要內容，首先醫(yī)院檔案管理的網絡化建設是對傳統檔案管理方式的變革，可以縮短與現代化的、數字化檔案管理之間的差距，是適應人們不斷增長的醫(yī)療需要。其次，網絡化管理可以在更大程度上提高檔案的使用效率以及加強對檔案的保護，還能更好、更便捷地為地勘經濟發(fā)展提供更有效的檔案服務，例如病人的診療記錄，可以及時調閱藥方，避免糾紛并且增加看病效率，解決看病難問題。第三，醫(yī)院檔案網絡化建設也是貫徹落實國家檔案管理部門加快檔案數字化、信息化建設文件精神的體現?？偟膩碚f，隨著社會經濟水平的提高，加強醫(yī)院檔案管理的網絡化建設，提高檔案工作水平，是醫(yī)院信息化發(fā)展的必由之路。

三、加強醫(yī)院檔案管理網絡化建設的有效措施

（一）建立數字化檔案管理系統。要加強醫(yī)院檔案管理網絡化建設，首先要建立檔案數字化管理系統。具體來說，第一，醫(yī)院檔案管理部門應該采用新型的數據設備，提高檔案數據庫的先進性，管理人員要建立文件級目錄，并實現文件資料打印與目錄文檔生成的同時運作，提高檔案數據庫的利用效率。其次，數據庫管理人員要通過認真地輸入檢驗以確保文件資料錄入的準確性。此外，要重視對檔案原文件的數字化處理工作，充分利用掃描儀、數碼相機等新型數字化設備進行處理，逐步完善數據庫內的文檔案內容。

（二）檔案資源的網絡化利用。醫(yī)院檔案管理系統建立后，管理人員可以采用建立網絡共享系統來提高檔案資源的利用，擴大檔案服務范圍。首先，管理人員要結合網站資源的管理與共享方式，充分利用先進的信息網絡技術，以提高檔案的管理效率。其次，應該逐步實現檔案的網上現行文件查閱方式，不斷提高檔案資源利用。在不涉及單位機密的前提下，可以進一步擴大服務范圍，向社會提供更多的檔案資源共享服務。最后，檔案管理部門應該積極創(chuàng)新管理思想，適應日益增長的社會需求，為醫(yī)院人員、就醫(yī)人員提供更好的服務。

（三）加快檔案管理軟件開發(fā)。網絡化的核心是計算機及互聯網技術的運用，所以需要加快檔案管理軟件的開發(fā)，醫(yī)院根據檔案服務的需求，加大檔案管理軟件開發(fā)投入，制定完善的后臺管理系統的前端檢索系統，可以通過APP或者微信公眾號等形式體現出來，通過設置醫(yī)護人員賬號及權限實現各個涉密等級文的獲取，實現軟件與數據庫的對接，并通過拍照掃描等實現檔案的一鍵錄入，通過對檔案管理軟件的開發(fā)，可以實現檔案信息的有效利用，為檔案數據的批量檢索提供便利。

（四）加強檔案管理的網絡安全保護。加強檔案網絡安全維護，需要選擇正規(guī)安全的操作系統，正確設置防火墻，對計算機的聯網和共享進行嚴格審查，可以設置訪問受控功能，確保重要的檔案信息的可靠性、完整性和保密性，避免信息泄露，加強對檔案管理系統的維護，加強機房管理工作，根據病毒防護軟件的維護提示進行相關操作，保障網絡安全。其次，檔案管理工作需要具有一定專業(yè)水平的人員進行操作，系統管理人員應該委托有資質的專業(yè)公司進行維護，在檔案的管理人員任用上可以多招納一些年輕的員工，發(fā)揮互聯網的優(yōu)勢，并舉行入職培訓的定期培訓，把檔案管理網絡化操作納入到考核中去，通過定期考核不斷提高人員的操作能力，自然也就提高了檔案網絡化的安全性，推動醫(yī)院檔案管理的網絡化建設。

[1]齊鑫.論檔案管理網絡化及其保護對策[J].現代醫(yī)院, 2012(44):95-96.

[2]王藝凱.醫(yī)院檔案管理網絡化的思考[J].中國衛(wèi)生經濟,2015(3):29.