高校會計檔案數(shù)字化管理淺議

文/蘇州大學(xué)檔案館 葉曉靜

高校會計檔案數(shù)字化管理淺議

文/蘇州大學(xué)檔案館 葉曉靜

20世紀90年代開始，隨著計算機在系統(tǒng)管理方面的廣泛應(yīng)用，促進了會計電算化系統(tǒng)的發(fā)展，并通過互聯(lián)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享管理，這給會計工作者帶來了巨大的便利，使會計信息的搜集、加工、處理，會計內(nèi)部控制等工作更加趨于規(guī)范化、程序化，這也給會計檔案的數(shù)字化管理工作帶來了更多的研究和發(fā)展空間。目前多數(shù)高校已實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化管理，這在一定程度上促進了高校信息化程度的發(fā)展，但與電子商務(wù)、企業(yè)信息化以及快速發(fā)展的其他行業(yè)的信息化相對比，會計檔案的數(shù)字化發(fā)展還處于初級應(yīng)用階段。在肯定其作用的同時，我們也要關(guān)注其問題所在，并在此基礎(chǔ)上提出改善和促進高校會計檔案數(shù)字化管理問題的措施和建議。

一、高校會計檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)容

（一）建立并完善會計檔案數(shù)據(jù)庫。會計電算化的實現(xiàn)促成了會計核算過程中的大部分資料可以數(shù)據(jù)庫的形式存放在電腦系統(tǒng)中，這為用戶提供了極大的便利。然而，作為檔案工作者的管理目標應(yīng)該是，實現(xiàn)會計檔案信息的完全數(shù)字化，這不僅包括了記賬憑證、明細賬、分類賬、報表的數(shù)字化，還應(yīng)該包括對原始憑證的全文數(shù)字化，在此基礎(chǔ)上可以建立高校會計檔案數(shù)據(jù)庫。原始憑證涉及到的類別眾多，可以按照內(nèi)容分類建立若干數(shù)據(jù)庫，如，工資單數(shù)據(jù)庫、發(fā)票數(shù)據(jù)庫、合同數(shù)據(jù)庫、銀行回執(zhí)數(shù)據(jù)庫等。數(shù)據(jù)庫的建立是數(shù)字化管理的支撐與核心，數(shù)據(jù)庫建立后，可以方便利用者快捷準確查找會計檔案，對原始憑單的安全保護也起到促進的作用。原始憑證數(shù)據(jù)庫建立后，可以通過接口與會計電算化數(shù)據(jù)庫相連，從而實現(xiàn)記賬憑證與原始單據(jù)憑證完全對接，初步實現(xiàn)會計檔案信息的完全數(shù)字化，充分發(fā)揮會計檔案數(shù)據(jù)庫的優(yōu)越性。

（二）建立會計檔案數(shù)據(jù)庫輔助決策支持系統(tǒng)。會計檔案數(shù)據(jù)庫收集了大量的原始數(shù)據(jù)，這些原始數(shù)據(jù)需要經(jīng)過一定的整理、篩選、歸納、分析才能提供給各級領(lǐng)導(dǎo)和部門決策人員處理和使用，會計檔案數(shù)據(jù)庫輔助決策支持系統(tǒng)正好可以完成這樣一個任務(wù)。系統(tǒng)的建立要以分析決策人員的需求為出發(fā)點，綜合財務(wù)人員、數(shù)據(jù)庫技術(shù)人員、檔案管理人員的意見。系統(tǒng)通過對數(shù)據(jù)合理的統(tǒng)計、對比、研究，提出解決問題的最優(yōu)方案，這將有利于決策者以系統(tǒng)數(shù)據(jù)作為支撐進行決策行為的開展，與此同時，控制決策風(fēng)險，保障高校資源的合理調(diào)配與有效利用。

（三）做好會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的信息安全建設(shè)。信息安全建設(shè)涉及到網(wǎng)絡(luò)安全、存儲安全和應(yīng)用安全。會計檔案完全數(shù)字化的實現(xiàn)離不開網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)安全涉及到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)及網(wǎng)絡(luò)上的其他存儲設(shè)備和應(yīng)用設(shè)備的安全。存儲安全是指惡意病毒的入侵、數(shù)字化系統(tǒng)的不同版本之間的調(diào)入調(diào)出、系統(tǒng)的兼容性、操作失誤等都會導(dǎo)致數(shù)字化會計檔案數(shù)據(jù)丟失與壞損。另外，如果系統(tǒng)管理員對用戶的編輯、讀寫權(quán)限設(shè)計不當，或是使用者的誤操作，那么，數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用級安全將得不到保障。

二、高校會計檔案數(shù)字化管理存在的問題分析

（一）認識層面。檔案人員、會計人員甚至是高校分管財務(wù)和檔案的領(lǐng)導(dǎo)都對會計檔案的數(shù)字化管理存在認識誤區(qū)，不理解其真正的內(nèi)涵。他們大多都認為電腦的配備、電算化軟件的安裝、存儲會計檔案的目錄就是實現(xiàn)了會計檔案的數(shù)字化管理，這種認識極具片面性。高校會計檔案的數(shù)字化建設(shè)需要從高校管理需求出發(fā)，由數(shù)據(jù)庫開發(fā)技術(shù)人員根據(jù)檔案管理的目標及需求設(shè)計出適合本高校財務(wù)管理和檔案管理要求的會計檔案系統(tǒng)管理軟件。要想實現(xiàn)會計信息的完全數(shù)字化，就需要數(shù)字化管理系統(tǒng)在功能上實現(xiàn)對每一個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的會計數(shù)據(jù)都可以在電腦上顯現(xiàn)出來。作為檔案人員應(yīng)該意識到，電算化會計檔案目錄的存儲遠遠不能滿足利用者的需求，多數(shù)利用者需要查閱的是實體檔案，會計檔案的數(shù)字化管理要朝著對會計實體檔案的全文數(shù)字化、全文上網(wǎng)、全面檢索、共享資源方向發(fā)展。而目前高校由于決策者的認識有限，資金投入更加十分有限，導(dǎo)致高校會計檔案的全文數(shù)字化以及數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面的任務(wù)還相當艱巨。

（二）制度層面。隨著會計電算化的迅速發(fā)展，會計電算化檔案管理制度的步伐卻沒有跟進，數(shù)字化會計檔案的管理狀態(tài)也處于滯后階段?，F(xiàn)階段，數(shù)字化會計檔案的歸檔及管理工作往往很隨意，檔案人員只重視紙質(zhì)憑證報表的歸檔，對電子文件的歸檔處于一種無序狀態(tài)，導(dǎo)致很多電子文件即使歸檔也往往因為無人整理或者無人重視而處于一種無法利用的狀態(tài)，即使歸檔利用也往往會因為系統(tǒng)軟件版本問題或兼容問題無法使用。

（三）技術(shù)層面?？萍技夹g(shù)的發(fā)展進步推動了會計檔案的數(shù)字化進程，但在一定層面上也帶來了一些問題。比如，硬件設(shè)備和數(shù)字化系統(tǒng)的更新?lián)Q代過快，導(dǎo)致管理上要與時俱進，增大了管理人員的難度；病毒、惡性程序的入侵也使會計檔案數(shù)字化系統(tǒng)的安全沒有保障；管理層涉及利益問題時人為的毀損或是蓄意的破壞也會造成數(shù)字化會計檔案的信息失真；還有災(zāi)害、意外、事故的發(fā)生也會造成會計檔案數(shù)據(jù)的毀損與丟失。另外檔案部門、會計部門、計算機網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)人員的稀缺，也導(dǎo)致一些新的數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)、文字識別技術(shù)等不能及時應(yīng)用于會計檔案的數(shù)字化上，也影響會計檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量與效率。

（四）人員素質(zhì)層面。會計檔案的數(shù)字化管理是一項專業(yè)性強、技術(shù)性廣、難度具有挑戰(zhàn)性的工作。它需要具有數(shù)據(jù)庫開發(fā)、計算機操作與維護、信息處理技術(shù)、檔案知識、會計核算知識等方面專業(yè)知識的技術(shù)人才。而檔案部門往往因為工作穩(wěn)定、待遇偏低難以吸納到技術(shù)全面的高素質(zhì)人才，這也給現(xiàn)有的檔案管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。而會計檔案的數(shù)字化建設(shè)任務(wù)十分繁重，需要通過信息技術(shù)對傳統(tǒng)的圖文字表等進行數(shù)字化加工，分類數(shù)據(jù)庫建設(shè)才能完成，這項工作需要花費大量的人力和物力。在這種情況下，現(xiàn)有的檔案工作者需要改變思想觀念、更新知識結(jié)構(gòu)、使數(shù)字化技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮更大的效能。

三、解決高校會計檔案數(shù)字化管理問題的措施

（一）加大投入，完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升會計檔案數(shù)字化管理效率。一個效率高、運轉(zhuǎn)快的硬件系統(tǒng)是完成數(shù)字化工作的基礎(chǔ)。會計檔案管理系統(tǒng)軟件的開發(fā)設(shè)計工作，需要多部門的溝通與協(xié)調(diào)，通過合力完成。一個完善的會計檔案管理系統(tǒng)，一方面應(yīng)與單位的公文系統(tǒng)建立接口，方便導(dǎo)入相關(guān)的財務(wù)數(shù)據(jù)，減少檔案人員的錄入工作量，全程實現(xiàn)數(shù)字化采集，保證財務(wù)檔案的歸檔完整性；另一方面，應(yīng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的目錄查詢與全文檢索工作，日常的借閱查詢工作都通過計算機和網(wǎng)絡(luò)來獲取查找利用和管理會計檔案，全程實現(xiàn)會計檔案的數(shù)字化處理，減少紙質(zhì)會計憑證檔案的查詢頻率與時間，提高其利用效率。

（二）規(guī)范會計檔案數(shù)字化管理的各項基本制度。這是數(shù)字化工作得以順利進行的制度保證。這首先要確立會計檔案數(shù)字化在會計檔案管理中的主體地位，把會計檔案的數(shù)字化建設(shè)納入檔案工作的重要日程，建立長效管理機制。其次管理制度要滲透到數(shù)字化會計檔案歸檔、保管、借用、銷毀的所有環(huán)節(jié)，并建立有效的溝通協(xié)調(diào)機制，為檔案館和財務(wù)處的溝通聯(lián)系提供制度保障，聯(lián)合多方面力量共同做好會計檔案的保護與數(shù)字化的開發(fā)工作。再次在保障溝通暢通的條件下，對于數(shù)字化會計檔案的管理人員要實行崗位負責(zé)制，對重要的檔案信息要實行密級分級管理，采用雙重備份制度，避免由于人為操作失誤或不可抗力造成的電算化會計檔案損毀或重要數(shù)據(jù)信息的篡改泄漏。

（三）加強數(shù)字化信息安全建設(shè)與新技術(shù)的應(yīng)用，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全導(dǎo)致會計檔案泄密。高校應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)中心技術(shù)人員和檔案數(shù)字化管理人員的積極性，加強網(wǎng)絡(luò)的安全建設(shè)，采取多種措施保證數(shù)字化會計檔案的安全與穩(wěn)定，防御外來網(wǎng)站的不安全不確定因素。目前一些商業(yè)銀行已經(jīng)在數(shù)字化會計檔案方面有了初步的嘗試，并取得了一定的成績，比如通過設(shè)置權(quán)限、密碼保護、數(shù)據(jù)監(jiān)控、建立“災(zāi)難恢復(fù)中心”等措施確保會計檔案數(shù)據(jù)萬無一失。

此外，要充分運用信息獲取技術(shù)、圖像處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、顯示技術(shù)、虛擬現(xiàn)實技術(shù)來把會計檔案進行數(shù)字化再現(xiàn)，以便于查閱者更加快捷直觀地利用會計檔案。但全面實現(xiàn)會計檔案的數(shù)字化后，數(shù)字化會計檔案的電子存儲數(shù)據(jù)，備份數(shù)據(jù)將會成倍的增加，這也需要我們的技術(shù)人員做好數(shù)據(jù)備份，異地備份等數(shù)據(jù)安全工作。

（四）不斷引進高素質(zhì)的會計檔案數(shù)字化技術(shù)人才，提升現(xiàn)有檔案工作者的業(yè)務(wù)水平與能力。新形勢下的檔案工作者不僅要有良好的自身修養(yǎng)，樂于奉獻的精神，還要有強烈的檔案意識，具有分析、解讀、歸納、總結(jié)檔案信息的能力。數(shù)字化會計檔案管理系統(tǒng)不斷優(yōu)化、發(fā)展完善的過程也是檔案管理人員素質(zhì)不斷提高的過程。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須予以支持和重視，一方面積極地引進會計檔案數(shù)字化管理人才，逐步改變管理人員知識結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀，加強會計檔案管理與計算機技術(shù)的融合。另一方面加強對現(xiàn)有檔案館館員的培養(yǎng)，通過參加培訓(xùn)和繼續(xù)教育，使其知道如何收集加工整理信息資源、如何將信息資源數(shù)字化等，不斷更新知識結(jié)構(gòu)和提高業(yè)務(wù)能力。另外高校可以依托學(xué)科優(yōu)勢，對數(shù)字化管理人員進行計算機軟硬件知識、數(shù)據(jù)庫管理、會計核算流程、計算機病毒與網(wǎng)絡(luò)安全知識進行培訓(xùn)，引導(dǎo)管理人員思考數(shù)字化技術(shù)在會計檔案管理中的有效應(yīng)用模式，

總之，為順應(yīng)高速發(fā)展的信息化社會，高校會計檔案的數(shù)字化管理是必然趨勢，但由于起步較晚，缺乏重視，數(shù)字化會計檔案一直是檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)，也是檔案數(shù)字化管理研究的薄弱環(huán)節(jié)，對于全面數(shù)字化會計檔案的實現(xiàn)還有很長的路要走，也可能遇到很多問題需要我們?nèi)ソ鉀Q。比如：全面數(shù)字化會計檔案會占用大量的電子存儲空間，數(shù)字化會計檔案的安全與共享也有很多問題亟待我們研究人員去解決。盡管困難重重，但是在大數(shù)據(jù)時代背景下，會計檔案的數(shù)字化工作無論對于檔案工作自身的發(fā)展還是對于整個高校而言都是重要的、迫在眉睫的。高校作為人才和知識的聚集地，更應(yīng)該匯集會計、檔案管理、計算機應(yīng)用、數(shù)據(jù)庫管理等多方面的人才通過前沿的知識信息系統(tǒng)，借助于計算機網(wǎng)絡(luò)，使高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者轉(zhuǎn)變思想，抓住機遇，提高認識，規(guī)范管理，積極有效地推動會計檔案數(shù)字化的發(fā)展，使其真正發(fā)揮會計檔案在高校管理、領(lǐng)導(dǎo)決策、為社會服務(wù)方面的作用。

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