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      機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)探析

      2017-11-25 12:51:52徐州市人民政府臺灣事務(wù)辦公室張學(xué)良
      辦公室業(yè)務(wù) 2017年14期
      關(guān)鍵詞:辦公自動(dòng)化辦公機(jī)關(guān)

      文/徐州市人民政府臺灣事務(wù)辦公室 張學(xué)良

      機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)探析

      文/徐州市人民政府臺灣事務(wù)辦公室 張學(xué)良

      辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有較強(qiáng)的實(shí)用性,將其應(yīng)用到機(jī)關(guān)事業(yè)單位中具有十分重要的作用。在本文中,針對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的分析,研究機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。

      機(jī)關(guān);事業(yè)單位;辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

      在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中,利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠?qū)λ械氖挛镞M(jìn)行處理。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合,為現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展過程中的綜合手段,能夠?yàn)閱挝坏墓芾砉ぷ魈峁┯袃r(jià)值參考。

      一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

      辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是利用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù),實(shí)現(xiàn)辦公信息的自動(dòng)化與高效化發(fā)展。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要是將各個(gè)單位內(nèi)的計(jì)算機(jī)以及一些辦公設(shè)備進(jìn)行連接,基于硬件的連接,實(shí)現(xiàn)不同區(qū)域的同時(shí)辦公,促進(jìn)各個(gè)信息的共享發(fā)展。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為一種高效性辦公軟件,在日常工作中,使用該系統(tǒng)能夠獲取更高收益。主要表現(xiàn)為:第一,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠促進(jìn)信息的有效發(fā)布,實(shí)現(xiàn)通信平臺的有效建立,保證信息傳遞的各個(gè)流程都能更規(guī)范,信息的傳播速度也更快,以促進(jìn)辦公效率的穩(wěn)定提升。第二,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)工作流程的自動(dòng)化,尤其是分布式的辦公方法,能夠?yàn)閱挝蝗藛T的辦公工作提供方便,也能實(shí)現(xiàn)集中化辦公,實(shí)現(xiàn)信息的合理交流。同時(shí),在自動(dòng)化發(fā)展進(jìn)程中,還能減少一些復(fù)雜的辦公環(huán)節(jié),促進(jìn)工作效率的提升。第三,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用能夠增強(qiáng)單位的監(jiān)控工作,針對辦公中產(chǎn)生的差錯(cuò)以及低效率辦公條件,能夠進(jìn)行有效預(yù)防。第四,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用可以降低辦公費(fèi)用,促進(jìn)辦公工作的精細(xì)化發(fā)展,這樣不僅減少了一些經(jīng)費(fèi),還促使現(xiàn)代化管理工作的積極發(fā)展。

      二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

      (一)使用需求。在對需求進(jìn)行分析期間,需要分析兩個(gè)方面。其一,管理系統(tǒng)的平臺需求,分析過程中,需要研究單位內(nèi)部的主要辦公流程,促進(jìn)應(yīng)用系統(tǒng)的科學(xué)、合理化。在對管理系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用期間,還需要促進(jìn)信息更安全,因?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公過程中存在的政務(wù)信息比較多,要保證這些信息更完整。對辦公系統(tǒng)的規(guī)模進(jìn)行分析,保證能滿足信息的共享需要和交流能力。其二,對用戶需求進(jìn)行分析,機(jī)關(guān)事業(yè)單位中存在不同的職務(wù),所以,要對系統(tǒng)的具體需求進(jìn)行分析,在實(shí)踐工作中,要研究四個(gè)方面的要素。如:在系統(tǒng)中增加電子郵件功能,不僅能實(shí)現(xiàn)信息共享與有效傳遞,還能促進(jìn)系統(tǒng)通信的自動(dòng)化發(fā)展。如:在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中增加自動(dòng)化工作流,在該模式下,對辦公工作中存在的各個(gè)要素都需要合理調(diào)節(jié),以促進(jìn)辦公工作的順利發(fā)展。因?yàn)檗k公自動(dòng)化系統(tǒng)能對全過程的工作信息進(jìn)行操作與管理,能促進(jìn)辦公流程的優(yōu)化建設(shè),在對相關(guān)事務(wù)進(jìn)行處理期間,也能促進(jìn)整體效率的穩(wěn)步提升。如:實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與協(xié)同工作的綜合發(fā)展,在網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展下,促進(jìn)信息利用深度的進(jìn)一步發(fā)展,維護(hù)系統(tǒng)的安全使用。如:在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中增加因特網(wǎng)技術(shù),為辦公工作提供優(yōu)質(zhì)化服務(wù),從而實(shí)現(xiàn)完善的執(zhí)行體系。

      (二)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。在對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)過程中,使用了Wed技術(shù)。該技術(shù)的使用更簡單,能夠促進(jìn)系統(tǒng)之間的相互交流。同時(shí),在應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)過程中,還需要根據(jù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的業(yè)務(wù)需求,實(shí)現(xiàn)升級。在對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)期間,不能使用大量成本,系統(tǒng)中存在的優(yōu)勢較多,已經(jīng)得以廣泛使用。但是,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在使用期間,數(shù)據(jù)傳輸效率還比較低,所以,要對系統(tǒng)設(shè)計(jì)方法進(jìn)行完善,保證能夠解決其中產(chǎn)生的問題。在實(shí)踐工作中,可以使用C/S結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的完善性,并對其存在的不足進(jìn)行改進(jìn)。該結(jié)構(gòu)的使用為多種操作系統(tǒng),在對C/S結(jié)構(gòu)建立期間,可以利用Exchange、I-IS結(jié)構(gòu)作為基礎(chǔ)條件,利用相關(guān)的平臺軟件,促進(jìn)各個(gè)程序的有效控制?;谝陨显O(shè)計(jì)方式的分析,能夠促進(jìn)不同程序數(shù)據(jù)之間的相互交流與共享。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫還能對各個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行儲存,以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高集成度發(fā)展。

      (三)系統(tǒng)功能。將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用到機(jī)關(guān)事業(yè)單位中,能夠展現(xiàn)出特殊發(fā)展功能,保證其符合辦公需求。系統(tǒng)中,存在較多的子系統(tǒng),這些子系統(tǒng)都具備不同的功能,實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的充分利用。對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù),能夠維護(hù)數(shù)據(jù)與信息的安全性。比如:公告板系統(tǒng),能夠?yàn)槠浣?nèi)部論壇與發(fā)布政務(wù)信息。電子郵件系統(tǒng),能夠?qū)﹄娮余]件進(jìn)行收發(fā),保證能夠?yàn)闄n案提供相關(guān)信息和資料。對于人事管理系統(tǒng),促進(jìn)內(nèi)部人員的有效調(diào)整。

      三、總結(jié)

      基于以上的分析,辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具備較強(qiáng)的實(shí)用性,將其應(yīng)用到機(jī)關(guān)事業(yè)單位中,具有十分重要的作用,促進(jìn)該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn),能夠促進(jìn)辦公能力的提升。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合,為現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展過程中的綜合手段,能夠?yàn)閱挝坏墓芾砉ぷ魈峁┯袃r(jià)值的參考。

      [1]韋力文.淺談涉密辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全與保密[J].黑龍江科技信息,2016(6):163.

      [2]韓燕萍.企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)公文審核的常見問題[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(18):8-9.

      [3]陳雨薇.事業(yè)單位辦公自動(dòng)化(O A)系統(tǒng)的管理研究[J].大科技,2016(8):290.

      [4]翟松青.淺談企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)[J].河南科技,2014(6):233.

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