加強(qiáng)高校檔案利用的實施途徑探究

文/北京化工大學(xué)檔案館 游成梅

加強(qiáng)高校檔案利用的實施途徑探究

文/北京化工大學(xué)檔案館 游成梅

當(dāng)前，高校檔案利用工作還存在很多不足，主要體現(xiàn)在檔案資源不夠豐富、缺乏集中統(tǒng)一管理，檔案利用服務(wù)范圍相對狹窄、檔案利用服務(wù)手段不夠先進(jìn)等方面，嚴(yán)重制約利用者對高校檔案的充分利用，阻礙檔案作用的發(fā)揮，亟待改進(jìn)。下面主要探究新形勢下加強(qiáng)高校檔案利用的具體途徑，實現(xiàn)高校檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

新形勢；高校檔案；檔案利用；途徑

利用是檔案工作的重要環(huán)節(jié)之一，深入探究高校檔案利用不但是高校發(fā)展檔案事業(yè)的當(dāng)務(wù)之急，還能對其他檔案機(jī)構(gòu)起到一定的借鑒作用。隨著高校辦學(xué)規(guī)模越來越大，其檔案利用面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，只有加強(qiáng)對檔案的利用，才能促使高校適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要。

一、豐富檔案資源，集中統(tǒng)一管理高校檔案

豐富資源是做好高校檔案利用的基礎(chǔ)，而集中統(tǒng)一管理檔案是豐富高校檔案資源的前提。所以要想加強(qiáng)對高校檔案的利用，必須真正落實對檔案的集中統(tǒng)一管理，將高校的各門類檔案統(tǒng)一歸入檔案機(jī)構(gòu)管理范疇。一是加強(qiáng)制度建設(shè)，通過印發(fā)宣傳手冊、組織知識競賽、向領(lǐng)導(dǎo)呈報檔案專題報告等方式加大宣傳檔案法律法規(guī)的力度，讓整個機(jī)構(gòu)熟知檔案法規(guī)，并結(jié)合實際落實檔案法規(guī)及要求，明確高校檔案管理原則，使檔案管理及利用有章可循。二是加強(qiáng)硬件建設(shè)，不僅要爭取高校領(lǐng)導(dǎo)層的大力支持，獲得必要的財力、人力、物力，還要爭取工作層的配合、支持，快速整合檔案資源。

這就要求檔案機(jī)構(gòu)要完整收集各門類檔案，提高檔案收集質(zhì)量。如高校的檔案機(jī)構(gòu)不但要做好對材料的收集工作，還要按照高校的年度工作安排，聯(lián)系歸檔部門提前介入檔案管理，指導(dǎo)、督促歸檔部門歸檔文件材料，并保證齊全、系統(tǒng)地將歸檔材料移交給檔案部門；檔案收集質(zhì)量的提高則需要注重培養(yǎng)和強(qiáng)化檔案工作者們的社會意識，對檔案利用者的需求要主動調(diào)查、分析，拓展收集途徑，重視收集和利用者需求匹配的高校檔案信息。特別是影響較大的高校，其教學(xué)、私人科研等檔案價值是較高的，而早期歷史檔案也相當(dāng)珍貴，檔案機(jī)構(gòu)要主動做好檔案征集工作，進(jìn)一步豐富檔案資源，夯實高校檔案利用基礎(chǔ)。

二、改進(jìn)編研工作，擴(kuò)大檔案利用服務(wù)范圍

高校檔案的價值只有通過利用才能體現(xiàn)出來，新形勢下的高校檔案服務(wù)對象不再局限本校人員，或是歷史研究者，而要突破職業(yè)、地域等限制，沿著社會化的方向向前發(fā)展。因此，高校檔案部門的檔案編研成果的目標(biāo)用戶應(yīng)堅持以本校人員為主、社會公眾為輔，擴(kuò)大檔案利用服務(wù)的范圍，提高高校檔案利用質(zhì)量。

一是檔案編研者要立足于為學(xué)校成員提供服務(wù)，編撰質(zhì)量高的信息產(chǎn)品。如檔案編研者要和高校的職能部門合作，實時了解其工作狀態(tài)，對各部門的檔案需求進(jìn)行調(diào)查、分析，并按照利用者的需求挑選他們所需的檔案信息資源，通過去偽存真、去粗取精，把檔案編撰成冊，使用戶獲得系統(tǒng)知識產(chǎn)品，奠定其創(chuàng)造新知識的基礎(chǔ)。與此同時，編研者要鼓勵高校師生員工積極參與檔案編研工作，克服編研者專業(yè)知識結(jié)構(gòu)單一的局限，完美結(jié)合編研者的編研能力和師生的專業(yè)特長，提升編研成果的準(zhǔn)確性、專業(yè)性，創(chuàng)造深層次、高質(zhì)量的檔案編研精品，滿足本校用戶不斷增長的檔案利用需求。

二是高校檔案編研者要致力于轉(zhuǎn)變服務(wù)理念、擴(kuò)大服務(wù)范圍，更好地服務(wù)于社會公眾。如檔案編研者從選題開始就要加強(qiáng)和檔案利用者之間的互動，通過問卷調(diào)查、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查等方式了解社會公眾關(guān)注的重點、熱點，從而科學(xué)選擇編研題目，及時推出高校檔案編研成果，增強(qiáng)檔案編研工作的社會影響力。從當(dāng)前的高校檔案利用來看，用戶最重視高校檔案的參考功能、憑證功能，如果檔案機(jī)構(gòu)能強(qiáng)化這部分工作，根據(jù)檔案的參考和憑證價值編研檔案主題，勢必能使高校檔案利用獲得巨大的發(fā)展生機(jī)。

三、依托先進(jìn)技術(shù)，完善檔案利用服務(wù)手段

當(dāng)下，很多高校都在興建新校區(qū)，擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模的同時使檔案機(jī)構(gòu)為多個校區(qū)提供檔案利用服務(wù)面臨諸多不便。因此，高校檔案機(jī)構(gòu)必須優(yōu)化結(jié)構(gòu)化的參考咨詢服務(wù)，依托先進(jìn)技術(shù)完善高校檔案利用服務(wù)手段。高校檔案機(jī)構(gòu)可從三方面入手：一是電子郵件服務(wù)。這是高校檔案結(jié)構(gòu)化參考咨詢利用的普遍類型，可通過一對一、多對一的方式為用戶提供檔案利用服務(wù)。選擇該參考咨詢利用服務(wù)方式的用戶只需要借助電子郵箱、高校檔案機(jī)構(gòu)公共郵箱交流信息，就可實現(xiàn)對檔案的利用。二是網(wǎng)頁參考咨詢利用。這是一種網(wǎng)絡(luò)服務(wù)方式，能為用戶提供優(yōu)良交流平臺。該利用服務(wù)要求用戶到高校檔案網(wǎng)站上注冊，并向高校檔案管理人員提出申請，檔案管理人員接到用戶的檔案信息需求單之后要及時查詢信息，并通過用戶選擇的方式進(jìn)行傳送，拉近高校檔案機(jī)構(gòu)和用戶之間的距離。三是手機(jī)服務(wù)。高校檔案機(jī)構(gòu)可按照用戶的檔案利用需求，通過QQ、微博、微信等平臺為用戶提供檔案信息推送服務(wù)，實現(xiàn)電子化的信息咨詢、自動化的信息復(fù)制、縮微化的檔案信息管理等，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案利用效果，提高高校檔案利用水平。

四、結(jié)語

有效利用高校檔案不僅是保證高校順利開展各項工作的基礎(chǔ)保障，還是發(fā)展檔案事業(yè)的不竭動力。新形勢下對高校檔案的利用還有待進(jìn)一步探索，需要相關(guān)人員深入分析高校檔案工作，不斷應(yīng)用新知識、先進(jìn)技術(shù)，不斷更新檔案信息，保證長足發(fā)展高校檔案利用工作，促使相關(guān)各方獲得有用的信息資源。

[1]符少華.高校檔案利用的現(xiàn)狀、問題及對策[J].財經(jīng)政法資訊,2015(04):28-31.

[2]陳曉媛.信息化背景下高校檔案利用模式的發(fā)展與創(chuàng)新[J].山西檔案,2016(05):47-49.