醫(yī)院綜合檔案數字化管理措施探討

文/山東省單縣婦幼保健院 王新立

醫(yī)院綜合檔案數字化管理措施探討

文/山東省單縣婦幼保健院 王新立

隨著科技的不斷進步，人們大規(guī)模使用計算機、網絡，促使檔案管理方式從原始紙張快速朝著網絡化、數字化的方向發(fā)展，醫(yī)院綜合檔案管理也不例外。本文就立足醫(yī)院綜合檔案數字化管理特點，探討若干管理措施，以促進醫(yī)院綜合檔案管理水平的提升。

醫(yī)院；綜合檔案；數字化；管理措施

醫(yī)療體制改革正在持續(xù)深入，醫(yī)學事業(yè)也在不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案的應用價值以及信息利用率則越來越高，但在特殊的醫(yī)院工作的影響下，各部門、各科室散落著很多重要文件資料，不利于醫(yī)院正常開展工作，這就需要醫(yī)院以數字化管理實現(xiàn)對綜合檔案信息的利用，以便適應網絡信息時代的發(fā)展。

一、醫(yī)院綜合檔案數字化管理特點

醫(yī)院綜合檔案涵蓋醫(yī)院管理的方方面面，廣泛涉及黨建、行政、基建、醫(yī)療、人事、財務以及科教等，這使得其數字化管理呈現(xiàn)出一些特點，具體體現(xiàn)在三個方面：一是載體特點。傳統(tǒng)的綜合檔案管理載體以紙張為主，能直接被閱讀，但在數字化環(huán)境里，綜合檔案信息就是格式多樣的數字化文檔，其載體以光盤、磁盤等為主，只有經過解碼才能閱讀信息。對于數字化管理，醫(yī)院綜合檔案信息可隨時隨地被分離，要通過持續(xù)更新計算機、信息技術提供保障。二是時效特點。綜合檔案數字化管理要大量使用網絡、計算機、數據庫查詢、通信等技術，促使檔案信息能被快速、全文、遠程檢索，使用者只需依托計算機終端就能快速檢索、查閱電子文檔，并快速完成綜合檔案電子文檔的形成、歸檔等過程，增強信息時效，提高醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用效率。三是共享特點。醫(yī)院綜合檔案數字化信息是在計算機與網絡環(huán)境里形成并接受管理的，所以可高度共享信息。綜合檔案是一種信息，具有共享條件，只是傳統(tǒng)檔案信息共享會受到時空的局限。而數字化管理就完全不同，能依托計算機網絡組建綜合檔案數字化管理系統(tǒng)，在打破時空局限共享綜合檔案信息的同時更好地保護紙質原件，延長綜合檔案壽命。

二、醫(yī)院綜合檔案數字化管理措施

（一）完善設施標準，發(fā)揮平臺優(yōu)勢。網絡信息時代的到來使醫(yī)院綜合檔案管理面臨新的要求和挑戰(zhàn)，從形成文件到管理檔案的全過程均由計算機軟硬件和一些設備完成，綜合檔案數字化管理依托信息系統(tǒng)覆蓋到醫(yī)院的各個部門、科室，對此，檔案室應按照相關標準對文檔管理的設施標準進行修訂、完善。但醫(yī)院各個部門的職能存在差異，這決定著各自形成的檔案、文件的類別也存在差異，所以在利用計算機對綜合檔案實施數字化管理時務必要求各個部門統(tǒng)一管理文件檔案的類別、格式，保證信息系統(tǒng)有更強的可操作性。當然，醫(yī)院主要通過計算機硬件、軟件對綜合檔案實施數字化管理，只是人們不斷對檔案信息提出新的需求，且計算機技術的發(fā)展日新月異，構成信息系統(tǒng)的各種軟硬件、設備等也需要持續(xù)改進、完善，如此才能發(fā)揮出平臺的優(yōu)勢，推動綜合檔案數字化管理進程。這是循序漸進的過程，不得寄希望于改進一次就受益終身。

（二）嚴格把關質量，加強安全防護。對于醫(yī)院綜合檔案進行分類、歸檔，這是龐大而復雜的工作，且大多數內容都要依賴人工完成，難免發(fā)生差錯。所以在具體的綜合檔案數字化管理流程中必須嚴格控制相關工作的質量，確保醫(yī)院有序開展綜合檔案數字化管理。針對紙質檔案文件，檔案人員在掃描時要嚴格依據綜合檔案文件的順序逐頁掃描，預防出現(xiàn)漏掃、錯掃等問題。同時，加大對綜合檔案管理的安全防護力度，因為對醫(yī)院而言，綜合檔案是機要文件，管理綜合檔案面臨著嚴格的安全要求、保密要求。數字化管理是依托網絡信息技術開展的檔案管理，勢必會涉及網絡安全問題，且綜合檔案數字化管理本身就不會被時空條件所限制，因而極易丟失信息資源，導致檔案管理質量較低。所以在醫(yī)院綜合檔案數字化管理中必須強化網絡安全防護，依托信息技術完善防盜措施，并備份所有的綜合檔案文件，提高綜合檔案信息的安全性、可控性。

（三）建設數字資源，加強資源利用。醫(yī)院檔案室應基于對現(xiàn)有數字綜合檔案資源以及館藏檔案數字化的優(yōu)化，將歸檔并管理電子文件作為重點，形成四級綜合檔案檢索體系，具體包括院級、全宗級、案卷級、文件級，以便提高檢索綜合檔案數字資源的查全率、查準率；提供利用電子檔案的拷貝、計算機利用、通信傳輸等途徑，提供利用電子檔案的計算機編目及方法；關注并主動開展對電子文檔的歸檔、接收、管理；結合醫(yī)院實際，按照利用者的需求，分清楚輕重緩急，分批、分步驟選擇利用價值、保存價值、使用頻率都較高的綜合檔案，優(yōu)先使其數字化、數據化；優(yōu)化館藏，充實并完善現(xiàn)有綜合檔案數據庫，提高利用綜合檔案資源的效率；拓展對綜合檔案的深層次加工，落實檔案信息的檢索、匯總、分析以及跟蹤等工作，按照類別或專題對綜合檔案信息資源進行二次、三次加工，拓寬服務渠道，通過上網發(fā)布新信息、發(fā)送電子郵件、遠程檢索光盤、舉辦在線展覽等途徑加強對綜合檔案資源的利用。

三、結語

促進綜合檔案數字化管理是推進醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理的需要，是網絡信息時代醫(yī)院綜合檔案管理的必然趨勢。醫(yī)院綜合檔案數字化管理為醫(yī)院管理、開發(fā)及利用檔案信息資源提供了空前有利的條件，促使綜合檔案的價值在醫(yī)院活動中得到更深層次的挖掘與利用。在實踐中，醫(yī)院檔案室務必要充分認識綜合檔案數字化管理的特點，并采取行之有效的措施促進數字化管理的實現(xiàn)，為醫(yī)院的發(fā)展提供助力。

[1]于福家.醫(yī)院綜合檔案數字化管理及其應用[J].企業(yè)改革與管理,2016(09):215.

[2]張文輝.加強醫(yī)院綜合檔案管理 開發(fā)醫(yī)院檔案信息資源[J].中國管理信息化,2015(24):188.