對高校檔案服務創(chuàng)新的幾點思考

文/中國民航大學 于蕭瀟

對高校檔案服務創(chuàng)新的幾點思考

文/中國民航大學 于蕭瀟

新時期創(chuàng)新高校檔案服務工作，將各類檔案資料的作用充分發(fā)揮出來，可以推動高校各項工作順利開展，加快教育事業(yè)改革的步伐。當前高校檔案服務工作還存在一些問題，需要及時采取有效的應對措施，確保高校檔案服務水平得到提升。本文簡述高校檔案服務工作的問題，并提出了具體可行的策略。

高校檔案；服務；創(chuàng)新

檔案工作的本質(zhì)屬性與目的就是服務，高校檔案館做好檔案服務工作，可以將自身的價值體現(xiàn)出來。隨著“四個全面”戰(zhàn)略布局、網(wǎng)絡強國戰(zhàn)略、“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃及國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略的推進，信息化已成為檔案事業(yè)的主要發(fā)展趨勢，檔案工作的理念、技術(shù)、方法及模式都將受到深刻影響。對此，檔案管理部門要重視提升服務水平，為高?？蒲信c教學提供準確、可靠的數(shù)據(jù)，通過對檔案信息資源的有效利用，可以為高校的進一步發(fā)展奠定良好基礎。

一、高校檔案服務工作的問題

（一）服務理念滯后。高校檔案館的服務對象主要是本校師生及畢業(yè)生，服務內(nèi)容以黨政、基建、財務及教學等為主，服務方式主要是“等客上門”，自我的服務目標、傳統(tǒng)的服務方式大大制約了高校檔案館所應發(fā)揮的作用，價值完全沒有體現(xiàn)。大多數(shù)高校檔案館還停留在“你要什么，我提供什么”的初級服務模式，“主動服務”“超前服務”甚少，“研發(fā)意識”就更無從談起。如今各高校正在開展各種形式的愛國主義教育，有幾所高校能夠做到提前準備好充足資料、拿來即用？

（二）利用效率低。手續(xù)繁雜、利用方式落后、內(nèi)容匱乏是導致高校檔案利用率低的三大主因。如本校工作人員只能查詢本單位立卷的檔案，如需查詢其他部門的，必須通過該部門領導同意方可；外單位或畢業(yè)生查詢，必須出示單位介紹信、身份證明、委托書等相關材料，通過信件郵寄及現(xiàn)場服務的方式提供服務，電話等現(xiàn)代化通信設備僅作為咨詢。社會化服務也僅局限于學生成績查詢及學歷鑒定，科研成果的推廣應用服務、檔案翻譯等服務很難提供。

（三）現(xiàn)代化程度不高。服務理念的封閉性、技術(shù)資金的短缺是制約檔案服務網(wǎng)絡化的根本原因。網(wǎng)絡信息化時代，人們習慣于通過網(wǎng)絡來滿足大多數(shù)需求，而高校檔案部門還停留在手工檢索，“面對面”等傳統(tǒng)服務方式階段，網(wǎng)上查閱檔案信息幾乎不能實現(xiàn)，大量資源處于閑置狀態(tài)，持續(xù)這種狀態(tài)，檔案部門原本就很低的社會認知度及接受度將會跌入谷底。

（四）人員綜合素質(zhì)有待提升。高校檔案隊伍存在專業(yè)技術(shù)人才短缺、年齡梯隊結(jié)構(gòu)失衡、專業(yè)結(jié)構(gòu)不盡合理等問題。從高校大環(huán)境來看，部分高校從業(yè)人員還是存在人員短缺、年齡偏大、高層次專業(yè)人才不足、綜合業(yè)務能力低、計算機技能薄弱、缺乏改革創(chuàng)新精神及能力等問題，根本不能適應信息化發(fā)展的新形勢，必然會放慢高校檔案服務創(chuàng)新的腳步。

二、高校檔案服務的創(chuàng)新策略

（一）盡快轉(zhuǎn)變檔案服務理念。樹立以人為本的服務理念，即以檔案服務對象和服務人員兩方面為本，努力實現(xiàn)三個轉(zhuǎn)變——豐富館藏資源，努力實現(xiàn)“查什么，有什么”；打破檔案接收時限，努力實現(xiàn)“按需進館”；加強數(shù)據(jù)庫建設，努力實現(xiàn)“數(shù)字化檔案利用”。樹立全面、主動的服務理念，在豐富館藏資源的基礎上，進行深層次挖掘、編研，由一般性服務轉(zhuǎn)向高層次服務；積極開展檔案信息宣傳服務，提供多樣化服務方式，由被動等待服務轉(zhuǎn)向主動超前服務。

（二）規(guī)范檔案管理利用制度。高校檔案館應注重提升檔案服務水平，提升檔案檢索、查詢的效率，為檔案利用者提供方便。為確保檔案利用效率得到提升，簡化檔案服務流程，檔案館在建立并實施檔案管理制度時，需要突破以往體制的限制，把檔案科學管理與提供服務結(jié)合在一起。同時進一步對檔案服務流程進行規(guī)范，解決原來檔案利用手續(xù)繁瑣的問題，真正在制度上為利用者“減負”。在不影響檔案信息安全使用的基礎上，消除檔案利用時多余的步驟，如此一來，檔案利用者可以快速找到所需資料，從而提升檔案服務工作效率。

（三）建設數(shù)字化、網(wǎng)絡化平臺。高校檔案館要加快館藏目錄數(shù)字化、館藏目錄查詢系統(tǒng)、各類全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫的建設步伐，為檔案網(wǎng)絡利用提供方便。同時要擴大文本、視頻、聲頻等數(shù)字信息的收集范圍，及時對電子文件進行歸檔，通過建設各類數(shù)據(jù)庫，打牢檔案利用和服務的科技應用基礎。此外，高校檔案館還要運用多種查詢方式，轉(zhuǎn)變以往查閱加目錄式的單一服務模式，要建立磁卡閱讀區(qū)、紙質(zhì)檔案閱讀區(qū)、微檔案閱讀區(qū)、聲像檔案閱讀區(qū)等機讀目錄，建立兼有傳輸、檢索和利用功能的一體化服務。

（四）建立以人為本的用人機制。在信息化背景下，為提升檔案信息服務工作水平，高校檔案館要注重檔案工作人員隊伍建設工作，以檔案館和員工共同發(fā)展為中心，為檔案工作人員提供更加和諧、舒適的工作環(huán)境。高校檔案館領導需要給予檔案工作人員更多的關心，要充分發(fā)揮出人才的作用，并為員工提供更多接受培訓的機會。這樣檔案工作人員素質(zhì)才能得到提升，并優(yōu)化他們的知識結(jié)構(gòu)，能夠創(chuàng)造性開展檔案管理工作，實現(xiàn)檔案信息服務質(zhì)量的提升。

三、結(jié)語

總之，高校檔案館要在思想、管理體制上進行創(chuàng)新，并形成超前服務意識，這樣才能保證檔案服務水平得到提升。此外，在信息時代下，高校檔案館還要充分用好網(wǎng)絡技術(shù)、信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)，將各項設備配置齊全，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，及時將檔案信息資源提供給相關人員，為高校的快速、穩(wěn)定發(fā)展奠定良好的基礎。

[1]邰春蘭.試論高校檔案利用服務創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務,2017(04):133.

[2]徐盈.高校檔案管理工作服務創(chuàng)新思考[J].人才資源開發(fā),2016(08):181.