關(guān)于人事檔案價值與規(guī)范化管理的探討

文/安徽省銅陵市人民醫(yī)院 何鋒

關(guān)于人事檔案價值與規(guī)范化管理的探討

文/安徽省銅陵市人民醫(yī)院 何鋒

人事檔案是組織人事部門考察干部，使用人才，選賢任能的重要依據(jù)和幫手。這項工作具有嚴(yán)格的政策性、紀(jì)律性、專業(yè)性。檔案專業(yè)者應(yīng)圍繞中心、服務(wù)大局，做好人事檔案工作，充分發(fā)揮其鑒證教育的職能，為黨中央提出的人才興國、人才強(qiáng)國戰(zhàn)略作出自己的貢獻(xiàn)。

檔案；人事工作； 管理；規(guī)范化；探討

檔案是歷史的記錄，傳承了人類文明，服務(wù)現(xiàn)代社會、造福廣大人民，具有鑒證教育的職能。人事檔案作為檔案的重要組成單元，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位，每人一冊。它是選賢任能，選拔干部、使用人才的一個重要參考依據(jù)和幫手。檔案專業(yè)者應(yīng)充分認(rèn)識其政策性、紀(jì)律性，專業(yè)性的特點，圍繞中心、服務(wù)大局，做好人事檔案工作，發(fā)揮人事檔案蘊(yùn)含的巨大價值，為組織、人事部門選拔干部、使用人才工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

一、人事檔案管理存在的問題

人事檔案產(chǎn)生于上世紀(jì)50年代，主要記錄干部的家庭關(guān)系、社會背景、文化程度、工作能力、工資待遇、個人品德、身體狀況等。作為一項公共管理工具，在中國的信用建設(shè)、干部職工管理、福利分配、維護(hù)國家安全等方面作出過巨大的貢獻(xiàn)。但是，隨著近年來的人事體制改革的不斷深入，干部調(diào)動、人才流動的頻繁，人事檔案工作面臨許多新問題，明顯不能適應(yīng)這種快節(jié)奏的需要，具體表現(xiàn)在以下方面：

（一）檔案監(jiān)督制度和管理人員專業(yè)素質(zhì)落后。1.檔案意識淡漠，監(jiān)督制度不健全。一些領(lǐng)導(dǎo)錯誤地認(rèn)為，檔案管理并非中心工作，創(chuàng)造不了現(xiàn)實的價值，因而對檔案管理工作不夠重視。檔案材料歸檔、監(jiān)督等制度往往得不到有效執(zhí)行。大量有價值的人事檔案材料不能及時發(fā)現(xiàn)、完整歸檔，檔案管理部門缺乏有效的制約手段，坐等待收。2.檔案管理隊伍更換快且文化水平偏低。有的檔案管理者是領(lǐng)導(dǎo)帶有照顧性質(zhì)的年齡較大的臨近退休人員，這些人員基本上沒有參加過業(yè)務(wù)培訓(xùn),沒有專業(yè)基礎(chǔ)，都是跟著前任咿呀學(xué)步。有些檔案管理者是辦公室秘書，只是兼管簡單的接收。而且，人事檔案管理人員更換頻繁，年輕有學(xué)歷的檔案專業(yè)人員面對枯燥的工作耐不住寂寞、擋不住誘惑跳槽到熱門科室。3.檔案信息化程度低。由于缺乏高學(xué)歷檔案專業(yè)和信息技術(shù)人才，大多單位的人事檔案仍然延續(xù)傳統(tǒng)的手工操作，工作進(jìn)度慢。雖然近年來檔案管理部門配備了計算機(jī)等設(shè)備，但改變不了信息化程度低的現(xiàn)狀，導(dǎo)致原始信息多，加工整理的少；手工操作方式多，電子方式的少；獨(dú)立分散的多，可以共享的少；自我服務(wù)的多，可向社會提供的少等弊端。

（二）檔案材料收集不及時、不規(guī)范。人事檔案的基本內(nèi)容包涵履歷表、自傳等十大項材料。收集材料是人事檔案工作的起點和基礎(chǔ)，最重要的物質(zhì)前提，沒有這些基礎(chǔ)的支撐，檔案專業(yè)者也會巧婦難為無米之炊?，F(xiàn)實環(huán)境中，有的人員檔案意識淡漠，不了解人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，應(yīng)該由其提供的材料不及時提供，甚至據(jù)為己有，如接受成人教育的學(xué)歷材料；有的由于工作調(diào)動，部分材料滯留在原來各單位，如考核、工資材料，導(dǎo)致年代斷檔；有的學(xué)生參加工作，檔案還留在學(xué)校，而學(xué)校也弄不清學(xué)生的情況無法傳遞；有些檔案材料中,字跡潦草模糊、涂涂改改，如有的人出生時間、參加工作時間、入黨團(tuán)組織的時間、文化程度(年齡、工齡、黨團(tuán)齡及學(xué)歷，簡稱“三齡一歷”)等記載中有前后記載不一致，出現(xiàn)涂改痕跡等；有的檔案材料出現(xiàn)鉛筆、圓珠筆等易褪色字跡，紙張規(guī)格也是五花八門；有的存在著該收集的材料缺失、不該歸檔的材料而進(jìn)檔，裝訂順序也不合規(guī)范。

（三）檔案材料記載的內(nèi)容陳舊無參考價值。一部分參加工作早的工作人員檔案中,由于處在當(dāng)時的政治環(huán)境下，檔案中存在很多繁冗的政治歷史材料，大多是近親屬的歷史背景材料調(diào)查記錄，有些是犯紀(jì)的檢討悔過書等等。

（四）反映專業(yè)技術(shù)人員和學(xué)生的價值材料少。對于專業(yè)技術(shù)人才，反映其個人專業(yè)知識水平、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績及個人技術(shù)專長等信息方面的材料較少，從檔案中不能夠客觀地、真實地、全面地了解這個人的實際情況。如評審、考試、開展科研活動取得的成果等反映出他具有專業(yè)技術(shù)能力的材料。而最近幾年工作的人員檔案中就只有畢業(yè)生登記表、學(xué)生在校時的成績單、高（中）考時的體檢材料等薄薄幾頁紙張。畢業(yè)生鑒定里班主任、校領(lǐng)導(dǎo)套話、空話多，甚至有一些是打印后粘貼在表格處，千人一面，體現(xiàn)不出個性特色。

二、對加強(qiáng)人事檔案管理的建議

人事檔案始于一個人的出生后，在此之后的學(xué)習(xí)、工作、成長的過程均有真實的記載，全面、客觀地反映一個人的真實面貌。組織、人事部門在考察、使用干部人才借閱檔案時，能夠一目了然，見檔如見人，防止在考察、選拔使用干部人才時片面、失真。

（一）落實各部門各單位檔案工作責(zé)任制。建立人事檔案領(lǐng)導(dǎo)小組和領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，主要負(fù)責(zé)人要勇于承擔(dān)責(zé)任，將人事檔案工作納入考核過程中，帶頭落實人事檔案工作的各項規(guī)定，定期召開檔案工作會議，把檔案工作與其他業(yè)務(wù)工作一起研究部署、一起推動落實，建立責(zé)任明確、權(quán)責(zé)清晰的檔案工作新機(jī)制。

（二）收集材料要應(yīng)收盡收。中組部《干部檔案工作條例》中明確規(guī)定：“收集的材料必須經(jīng)過認(rèn)真的甄別。屬于歸檔的材料應(yīng)真實，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入干部檔案”。人事檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)分為干部履歷表、個人自傳、每年的鑒定考核表、政治審查材料、取得的職稱登記表、加入黨團(tuán)組織申請表和志愿書、受到獎勵和接受懲處的決定，錄用、工資待遇、出國及離退休材料、附件等十大類。其中第九類還包含作為代表出席重要會議的材料。要收集完整這些材料，必須要發(fā)揚(yáng)“拿來主義”精神，應(yīng)收盡收。檔案專業(yè)者要舍得放下身段和面子，主動催要、催辦、收集等，力爭保持檔案內(nèi)容的完整。對檔案中缺失的部分材料，如入黨申請書，調(diào)整、增加工資的審批表等，要及時通知組織、人事部門，在規(guī)范程序下補(bǔ)充完整。在收集檔案材料過程中，要睜大眼睛，認(rèn)真審核甄別，嚴(yán)把入口關(guān)，對手續(xù)不完備、材料不齊全、內(nèi)容不真實、“三齡一歷”等關(guān)鍵之處有涂改痕跡的材料堅決拒收。2000年以后畢業(yè)的學(xué)生的學(xué)籍、學(xué)歷材料可通過上網(wǎng)查詢認(rèn)證，對與檔案記載不符的學(xué)籍、學(xué)歷可通過公函進(jìn)行認(rèn)證。對調(diào)入和新進(jìn)人員的人事檔案一定要核實傳輸渠道，防止克隆檔案。

（三）檔案整理、裝訂要細(xì)致整潔。雖然電子檔案改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，但作為備份，紙質(zhì)檔案還是發(fā)揮著不可或缺的參考、借鑒作用。因而檔案專業(yè)者在檔案整理過程中，要做到手勤心細(xì)，精益求精。對不符合要求的材料要嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，實施裁剪、折疊和貼邊烘托，做到大小一致，并且保證材料內(nèi)容的完整；對紅色筆和鉛筆字跡實行固化，并加蓋檔案專用章；對“三齡一歷”填寫處也要加蓋檔案專用章。按照人事檔案管理規(guī)范，科學(xué)的進(jìn)行分類、加工、編排、裝訂，使每卷人事檔案都達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)。同時要做好檔案信息的動態(tài)管理，及時補(bǔ)充考核、工資、獎懲等年度及經(jīng)常形成的新材料，保證檔案內(nèi)容的更新和完整。

（四）充分利用人事檔案計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。隨著人事管理制度的創(chuàng)新和改革，人事檔案走出了神秘思想政治的境地，褪出了束縛的面紗，人們可以根據(jù)需要查檔、復(fù)印、咨詢，檔案使用率逐漸提高。2016年以來，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”改變了傳統(tǒng)的管理和服務(wù)方式，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理、信息共享和信息交換，“死檔案”變成了“活資源”。檔案專業(yè)者應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，充分發(fā)揮先進(jìn)的信息技術(shù)的優(yōu)勢來構(gòu)建整個人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過計算機(jī)管理，對人事檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工，使檔案管理更加科學(xué)化。采用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息實行檢索，檢索方式由單一的脫機(jī)檢索、簡單的聯(lián)機(jī)檢索發(fā)展為廣泛的智能檢索，實現(xiàn)檢索信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。與傳統(tǒng)檔案資料相比，數(shù)字化、信息化檔案便于管理，降低了使用和傳輸成本，提高了利用效率，但同時也帶來了不可忽視的安全難題。因此，檔案專業(yè)者要更加注重檔案信息的保密與安全，科學(xué)的運(yùn)用加密、殺毒技術(shù)，保護(hù)檔案的秘密和個人的隱私，在嚴(yán)格界定檔案材料密級的基礎(chǔ)上，對檔案數(shù)據(jù)庫中的每個人的數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密，對使用和查閱者的權(quán)限施行科學(xué)設(shè)置，防止信息泄密和丟失，經(jīng)常升級殺毒軟件，嚴(yán)防黑客侵犯和木馬植入給單位和個人造成不應(yīng)有的損失和負(fù)面影響。

三、不斷創(chuàng)新，實現(xiàn)設(shè)備檔案價值的最大化

創(chuàng)新是檔案工作充滿生機(jī)活力的源泉，是檔案工作者前進(jìn)的動力。加強(qiáng)人事檔案的管理，目的是讓決策者掌握人力資源狀況，為選賢任能、知人善任把關(guān)。只有得到有效利用，檔案才會發(fā)揮巨大的價值，否則就成為發(fā)黃的紙張。檔案專業(yè)者一定要增強(qiáng)服務(wù)意識，加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識特別是現(xiàn)代信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，把人事檔案資料室變成人才信息庫，把沉寂的“死檔案”材料編研成有價值的“活資源”，開發(fā)名人檔案，宣傳典型事跡，樹立社會典范，傳承正能量；引入新技術(shù)、創(chuàng)新新理念，推陳出新，為推動人事檔案工作的科學(xué)發(fā)展作出自己的貢獻(xiàn)。

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