淺析設(shè)備檔案的特性和保管利用方法

文/江蘇省常州市武進(jìn)中醫(yī)醫(yī)院 許安宇

淺析設(shè)備檔案的特性和保管利用方法

文/江蘇省常州市武進(jìn)中醫(yī)醫(yī)院 許安宇

本文論述了設(shè)備檔案的特性和保管利用的方法，作者結(jié)合工作實(shí)際認(rèn)為，在設(shè)備檔案的管理利用中，必須采用區(qū)別于其他各類檔案的保管利用方法。

設(shè)備檔案；特性；保管利用

設(shè)備檔案是管好設(shè)備的條件和依據(jù)，也是服務(wù)于生產(chǎn)和工作的必備條件，它是科技檔案的一個(gè)重要組成部分。因此，設(shè)備檔案從屬于科技檔案定義的總概念，但又具有其本身的特點(diǎn)和保管利用的方法。本文就此談一點(diǎn)個(gè)人淺見(jiàn)。

一、設(shè)備檔案的基本特性

（一）設(shè)備檔案的來(lái)源。就一般單位而論，設(shè)備來(lái)源不外乎二種：一種是自制設(shè)備，一種是外購(gòu)設(shè)備。而大量的主要是外購(gòu)設(shè)備，這些設(shè)備在制造過(guò)程中形成的電氣原理圖、易損件圖紙、使用維護(hù)說(shuō)明書(shū)、安裝單、質(zhì)量保證書(shū)、設(shè)備零部件清單等等技術(shù)文件材料，就生產(chǎn)制造單位而言，是產(chǎn)品檔案，而它作為隨機(jī)文件，隨同設(shè)備運(yùn)到了使用單位，就轉(zhuǎn)化為設(shè)備使用單位的設(shè)備檔案，它和用戶開(kāi)箱安裝使用后所形成的一系列日常記錄共同構(gòu)成了完整的、不可缺少的設(shè)備檔案整體。

（二）設(shè)備檔案的歸檔時(shí)間?？萍嘉募牧系臍w檔工作，通常是在一個(gè)項(xiàng)目的未尾（告一段落）后進(jìn)行的，但設(shè)備檔案的歸檔工作，是在設(shè)備工作的開(kāi)頭，一種設(shè)備進(jìn)單位后開(kāi)箱，作為設(shè)備檔案主體的隨機(jī)文件即被取出歸檔，由此成為設(shè)備檔案的隨機(jī)文件的利用工作，就貫穿于整個(gè)設(shè)備的安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維修、保養(yǎng)、事故處理、改進(jìn)、改裝直至報(bào)廢等工作。在此期間，還將不斷形成各種日常記錄，隨時(shí)轉(zhuǎn)化為設(shè)備檔案，與隨機(jī)文件一起被利用。

（三）設(shè)備檔案的保管期限?？萍紮n案的保管期限，一般為永久、長(zhǎng)期、短期三種，在檔案立卷歸檔入庫(kù)時(shí)，就根據(jù)其利用價(jià)值的大小，由單位鑒定小組確定了保管期限，并通過(guò)按期鑒定來(lái)調(diào)整保管期限。而設(shè)備檔案的保管期限，卻是由設(shè)備本身的使用壽命來(lái)決定的。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，設(shè)備的更新?lián)Q代將日益頻繁，很多設(shè)備的使用期將大大縮短，因此，為設(shè)備工作服務(wù)的設(shè)備檔案的利用期限也將縮短，如果某臺(tái)設(shè)備的使用期已到，成為報(bào)廢品，但隨其而用的檔案還在，則一方面對(duì)庫(kù)房增加壓力，影響檔案的精干和使用價(jià)值，同時(shí)也牽制著檔案人員的一部分精力，因此，設(shè)備檔案不能單純地定為永久、長(zhǎng)期、短期，也不能在鑒定時(shí)調(diào)整期限，它必須作為設(shè)備管理的一個(gè)環(huán)節(jié)，隨整個(gè)設(shè)備工作動(dòng)而動(dòng)。

二、設(shè)備檔案的保管利用方法

設(shè)備檔案上述的這些特性，決定了在設(shè)備檔案的管理利用中，必須采用區(qū)別于其他各類檔案的保管利用方法。

（一）集中統(tǒng)一管理。集中統(tǒng)一管理，是我國(guó)科技檔案工作的一項(xiàng)基本原則，也是設(shè)備檔案工作的一項(xiàng)基本原則，用這一項(xiàng)基本原則來(lái)指導(dǎo)設(shè)備檔案工作，就要求每個(gè)單位，要由檔案部門(mén)來(lái)集中統(tǒng)一管理全部設(shè)備檔案，克服那些由部門(mén)、科室或小組、甚至個(gè)人分散管理的現(xiàn)象。在實(shí)踐工作中，無(wú)論是自制設(shè)備鑒定驗(yàn)收，還是外購(gòu)設(shè)備開(kāi)箱啟用，均應(yīng)有設(shè)備管理部門(mén)、設(shè)備使用部門(mén)、檔案管理部門(mén)三者同時(shí)到場(chǎng)，共同參加鑒定驗(yàn)收，填寫(xiě)設(shè)備履歷表，由檔案部門(mén)及時(shí)收集所有的技術(shù)圖紙資料和文字材料，并將所有的材料立卷歸檔，登記入庫(kù)，然后按照檔案管理制度，進(jìn)行移交，實(shí)行分散管理，同時(shí)，檔案部門(mén)還要定期進(jìn)行檢查核對(duì)，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)指導(dǎo)，擔(dān)負(fù)起集中統(tǒng)一管理的職責(zé)。把好這一關(guān)，是做好設(shè)備檔案工作的重要一環(huán)，也是做到設(shè)備檔案集中統(tǒng)一管理的有效措施。

（二）設(shè)備檔案的歸檔范圍。設(shè)備檔案的特性，決定了設(shè)備檔案的歸檔范圍，每個(gè)單位的各種設(shè)備，盡管在價(jià)值、屬性、用途、標(biāo)準(zhǔn)化程度等方面存在差異，但在設(shè)備檔案的利用上，其地位是平等的，無(wú)論什么設(shè)備，從啟用到報(bào)廢，都按照設(shè)備工作的固有程序，經(jīng)歷一系列相同的過(guò)程，而這些過(guò)程的每一步都須以設(shè)備檔案為依據(jù)，我們開(kāi)展設(shè)備檔案工作，目的就是為設(shè)備工作提供必要的依據(jù)，因此，凡本單位的生產(chǎn)設(shè)備（即企業(yè)中能夠改變產(chǎn)品零件形狀和性能的為生產(chǎn)服務(wù)的機(jī)電設(shè)備）、非生產(chǎn)設(shè)備（即企業(yè)中由行政部門(mén)、生活福利部門(mén)和基本建設(shè)部門(mén)管理和使用的設(shè)備），在生產(chǎn)單位出廠與使用單位購(gòu)進(jìn)、安裝、調(diào)試、驗(yàn)收、使用、維護(hù)保養(yǎng)、改進(jìn)、改裝、報(bào)廢以及報(bào)廢時(shí)的技術(shù)鑒定過(guò)程中隨之形成的、具有利用價(jià)值的設(shè)備技術(shù)文件材料都屬于歸檔范圍，應(yīng)當(dāng)將其系統(tǒng)整理，由保管單位保存，對(duì)那些價(jià)格較貴、精密度較高、在生產(chǎn)科研中起主要作用或從國(guó)外引進(jìn)的設(shè)備，在整理和歸檔保管上應(yīng)重點(diǎn)對(duì)待。

（三）設(shè)備檔案的利用。由于設(shè)備檔案的利用工作貫穿于設(shè)備工作的全過(guò)程，因此，對(duì)設(shè)備檔案的利用相當(dāng)頻繁，在一個(gè)單位，往往有許多同類異型或同類同型的設(shè)備，編號(hào)的龐雜，利用的頻繁，常常會(huì)影響調(diào)卷速度和服務(wù)質(zhì)量，為了迅速準(zhǔn)確地提供利用，在進(jìn)行設(shè)備檔案的分類編號(hào)時(shí)，就要把著眼點(diǎn)放在“迅速”“準(zhǔn)確”上，比如，在設(shè)備檔案的分類編號(hào)上，可以分為二段，第一段將部門(mén)按順序號(hào)作為類別；第二段按設(shè)備部別作為順序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，組成保管單位，這樣，便于記憶，也便于調(diào)閱。另外，具有必要的檢索工具是檔案擴(kuò)大利用的重要條件，由于管理上的原因，檔案還不能像開(kāi)架的技術(shù)書(shū)刊那樣，可供直接挑選，利用者必須借助于檢索工具，就能使借閱一索即得；反之，檢索工具不完善，就沒(méi)有提供利用的手段，因此，從實(shí)際出發(fā)，編制必要的、完善的檢索工具，是積極利用設(shè)備檔案的有力措施。設(shè)備檔案檢索工具，除建立設(shè)備檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，形成總目錄和分類目錄以外，還可以搞平面布置索引，在平面上標(biāo)明機(jī)器設(shè)備裝置的名稱、型號(hào)、編號(hào)、檔案號(hào)，這樣，在需要利用設(shè)備檔案時(shí)，只要知道設(shè)備所在位置，檔案人員就能迅速、準(zhǔn)確地調(diào)出所需案卷，如果某臺(tái)設(shè)備已經(jīng)調(diào)撥或報(bào)廢，只要在備注欄中加以注明，就不會(huì)造成誤差。