高校檔案管理工作中的電子檔案管理

文/青島大學綜合檔案館 于健

高校檔案管理工作中的電子檔案管理

文/青島大學綜合檔案館 于健

隨著高校文檔中的電子文檔越來越多，給保存檔案的管理者們帶來了不小的挑戰(zhàn)，在了解電子檔案管理意義的同時，也要先從其原則入手，從而分析高校檔案管理工作中的電子檔案管理給我們帶來的問題，然后對問題進行策略分析，確使高校的電子檔案管理更加完善且具有有效性。

電子檔案；方案管理；管理

在高校的檔案管理工作中，其中的電子文檔是通過電腦里的磁盤等設(shè)備來進行儲存的，在高校的檔案管理工作中，電子檔案的管理是有很大意義的，不僅可以很好地保護紙質(zhì)質(zhì)量，也可以有效真實地體現(xiàn)出學生檔案和證書情況，但是電子檔案管理也存在一些自身的管理問題，所以我們要在這篇文章中對這些問題進行研究與分析，這樣可以使電子文檔管理體系越來越完善。

一、高校對電子檔案管理的意義及原則

（一）意義。電子檔案管理不僅可以提升工作質(zhì)量，也可以促進工作效率，它有著容易掌握且看書方便的益處。對于高校的師生來說，電子文檔的存儲和閱讀與紙質(zhì)相比確實方便了許多。創(chuàng)立電子檔案管理的意義還有一個是，杜絕假文憑的出現(xiàn)——因為近幾年有越來越多的假學歷出現(xiàn)，為了抵制不法分子的偽造，教育部門經(jīng)過嚴格的審核，再進行實名電子注冊，從而維護了真學歷的權(quán)益。

（二）原則。電子文檔的原則理念，是建設(shè)管理原則的依據(jù)。第一，根據(jù)文檔電子時代的周期理念。其根據(jù)紙質(zhì)文件的特征進行總體概述，同時也根據(jù)文件所發(fā)展的規(guī)律中進行研究，如果要實現(xiàn)有效夯實理念基礎(chǔ)，就要在其基礎(chǔ)上客觀清晰展示文件的運動規(guī)律。第二，對于文檔的電子時代的來源理念。對于電子時代的新發(fā)現(xiàn)來說，它是指西方檔案界對其態(tài)度發(fā)生新的改變。因為新發(fā)現(xiàn)就代表的新的創(chuàng)新，它的創(chuàng)新就表示了對來源理念的新延伸。

二、從電子檔案中發(fā)現(xiàn)有效的治理問題

（一）缺少完善的管理體系。如今，很多高校的管理體系還不完善，從檔案管理體系這一層面來看，高?，F(xiàn)在還未跟上網(wǎng)絡信息化時代的腳步，還未創(chuàng)建一個有效完整的電子信息管理的體系。雖然高?，F(xiàn)在慢慢建立了較完善的管理體系，同時也對檔案進行了分層管理，但依然還存在著不足，特別是對電子檔案這個新事物來說，某些高校還沒有做好充分的準備。

（二）歸檔存有分散性。高校的電子檔案有的存在檔案管理部門，有的存在某一個系或者某一個院里，散落在各個部門中，這體現(xiàn)出歸檔的分散性。也大大體現(xiàn)了學校對電子文檔的歸檔太過隨意了。同時，由于設(shè)備不齊全導致各個部門不能更好保存好電子文檔的完整性。

（三）電子文檔丟失現(xiàn)象。如今這個信息化的時代，高校很容易出現(xiàn)文檔丟失的現(xiàn)象，因為在一個身為整體學校中，所有的電子文檔都是由各個部門匯總而成的，但是，恰恰因為各個部門都各行其是才致使電子文件的丟失或重復存儲，雖然現(xiàn)在社會是信息化時代，很多高校都不斷提高了辦公信息化，從而加強辦公軟件在教學和工作中的應用，但是也有很多高校的管理體系還不完善，電子設(shè)備也不健全，所以導致了很多文檔的丟失以及不能及時歸檔。

三、根據(jù)電子文檔里出現(xiàn)的問題進行策略分析

（一）創(chuàng)立完善的高校電子文檔體系。在一所高校里，創(chuàng)建完善的電子文檔體系是一個重要舉措。它有著很重要的意義，也有著很嚴格的原則，學校所有的檔案都是寶貴的，這些不僅影響著學生們的未來，也象征學校的信息化建設(shè)。根據(jù)相關(guān)文件當作依據(jù)，以高校自身特點來看，首先要制定一個完善的管理體系，解決不完善問題。

（二）加強對電子文檔進行監(jiān)督。對于高校的電子文檔存在丟失、晚歸現(xiàn)象進行監(jiān)督，把學校當作一個整體，每個月固定一個時段進行匯總，這個可以避免文檔晚歸的現(xiàn)象。告誡高校管理層對文檔的收集、整理、歸檔中的過程進行監(jiān)督，這可避免文檔丟失現(xiàn)象。在此同時，高校對保管文檔的態(tài)度要端正，進行統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)檔案的使用，才可確保電子文檔的安全性共享性，從而發(fā)揮它們的價值。

（三）提升對部門硬件設(shè)施的管理。對電子檔案所存在的問題進行策略分析除了創(chuàng)立完善的高校電子文檔體系和加強對電子文檔進行監(jiān)督以外，還可以加強對部門硬件設(shè)備的治理。電子文檔的儲存和歸檔離不開計算機的網(wǎng)絡應用和設(shè)備，所以，想要更完善地進行文件歸檔，就要加大對計算機硬件設(shè)備的要求，不僅要保證計算機的安全儲存，也要對電子文檔有效進行利用。如想保證電子文檔在較安全可靠的環(huán)境中使用，首先得勤換或者更新殺毒軟件和防火裝置。如想加強對使用期限的管理和審核，首先要在計算機上隨時備份，從而防止不良分子對文檔進行訪問及修改。其次要加強對有訪問權(quán)限的人進行審核管理，并且創(chuàng)建安全措施。

四、結(jié)論

電子檔案管理的建設(shè)與發(fā)展，是高等學校檔案管理工作中的重中之重。本文針對電子檔案管理提出的問題進行策略分析，首先是完善一個高校的管理體系，可以保障電子檔案的安全與有效。其次是加強對文檔進行監(jiān)督，可以保障電子文檔的真實完整性。最后是加強設(shè)備的理念，可以創(chuàng)造高效率的辦公成效，還可以延長計算機的壽命，避免減少電子文檔的丟失等。我們要跟上新時代的步伐，接受新事物，從而提升我們的管理水平，更好去服務我國高等教育事業(yè)。

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