加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理的幾點(diǎn)思考

文/中交公路規(guī)劃設(shè)計(jì)院有限公司 王新

加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理的幾點(diǎn)思考

文/中交公路規(guī)劃設(shè)計(jì)院有限公司 王新

企業(yè)科技檔案管理工作主要內(nèi)容有：信息資料的收集和整理、鑒別判定、存放和保管、提供使用及統(tǒng)計(jì)等工作。是對(duì)企業(yè)當(dāng)中的科技檔案實(shí)體實(shí)行專門管理及對(duì)信息數(shù)據(jù)資料進(jìn)行利用的專項(xiàng)工作?？萍紮n案記載著企業(yè)的科技行為活動(dòng)過程，是企業(yè)進(jìn)行科研的重要載體和財(cái)富。企業(yè)應(yīng)提高科技檔案管理工作力度和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。此文，結(jié)合本人在實(shí)踐工作當(dāng)中的經(jīng)驗(yàn)，提出了加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理的相關(guān)建議。

企業(yè)；科技檔案；管理；特點(diǎn)；建議

一、活用科技檔案，重視開發(fā)利用

科學(xué)技術(shù)檔案具有作用范圍大的特點(diǎn)，對(duì)于這一特征要重視和加強(qiáng)對(duì)科技檔案管理當(dāng)中的每一項(xiàng)工作，首先應(yīng)做好各個(gè)生產(chǎn)部門及科技行為所產(chǎn)生的科技文檔的歸檔工作，同時(shí)對(duì)所收集的科技文件及時(shí)進(jìn)行編號(hào)、統(tǒng)計(jì)、分門別類及儲(chǔ)存保管，為科技檔案資源的進(jìn)一步研發(fā)和利用做好準(zhǔn)備工作。其次，企業(yè)應(yīng)定期對(duì)科技檔案密級(jí)進(jìn)行審查，依照相關(guān)規(guī)定和具體需要對(duì)檔案的密級(jí)靈活進(jìn)行調(diào)整。只有不斷擴(kuò)展大交流范圍，才可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技檔案自身價(jià)值的最大化，通過科技檔案價(jià)值的發(fā)揮來節(jié)省大量財(cái)力人力，繼而使企業(yè)獲得良好的經(jīng)濟(jì)效益。由于科學(xué)技術(shù)檔案具備專業(yè)性強(qiáng)、類別繁多的特點(diǎn)，所以，這就要求科技檔案管理工作人員應(yīng)具備較強(qiáng)的檔案管理工作技能和經(jīng)驗(yàn)，并應(yīng)不斷提升自我工作素養(yǎng)，尤其是專業(yè)工作技能的掌握和運(yùn)用。

二、應(yīng)加強(qiáng)科技檔案管理現(xiàn)代化信息化建設(shè)

應(yīng)轉(zhuǎn)變陳舊落后的檔案管理工作理念和模式，把現(xiàn)代信息化技術(shù)及時(shí)運(yùn)用到企業(yè)的科技檔案管理工作當(dāng)中來，逐漸使科技檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化。檔案的現(xiàn)代信息化建設(shè)應(yīng)以檔案管理的現(xiàn)代化為前提，將檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化當(dāng)作建設(shè)目標(biāo)，使企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)能夠和檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，更加方便對(duì)科技檔案資源的開發(fā)及利用。需要注意的是，企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)應(yīng)和企業(yè)的信息化建設(shè)同步進(jìn)行，協(xié)調(diào)統(tǒng)一共同發(fā)展。

檔案管理部門的員工應(yīng)做到與時(shí)俱進(jìn)，充分掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)并能夠熟練運(yùn)用到科技檔案管理工作當(dāng)中，繼而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的現(xiàn)代化信息化管理。通過信息化的企業(yè)檔案管理模式可以真正實(shí)現(xiàn)檔案的全方位立體式檢索，電子科技檔案會(huì)利用光盤技術(shù)和音像技術(shù)及靜電復(fù)刻等電子技術(shù)，通過電子信息化的檔案管理方式轉(zhuǎn)變了以往通過人工進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的收集和記錄及信息資料的查詢形式，使科技檔案管理擺脫了人工操作的工作模式，大幅提升了檔案信息收集工作的效率；從企業(yè)角度來講，也應(yīng)充分將科技檔案管理工作重視起來，構(gòu)建完善的人員培養(yǎng)機(jī)制。企業(yè)和單位應(yīng)定期對(duì)負(fù)責(zé)檔案管理相關(guān)工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和技能的培訓(xùn)。對(duì)工作人員進(jìn)行的業(yè)務(wù)培訓(xùn)應(yīng)等同于再進(jìn)行一次檔案管理教育。通過對(duì)管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)的強(qiáng)化訓(xùn)練及考核，繼而使管理人員自身素養(yǎng)不斷得到提高，真正做到與時(shí)俱進(jìn)。

三、轉(zhuǎn)變管理工作觀念，強(qiáng)化檔案服務(wù)功能

在企業(yè)當(dāng)中，檔案管理部門不能直接為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，只有將做好科技檔案服務(wù)當(dāng)成進(jìn)行檔案管理工作的核心和目標(biāo)，強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，給企業(yè)單位的核心工作創(chuàng)造和供應(yīng)具有價(jià)值和推動(dòng)企業(yè)不斷發(fā)展和進(jìn)步的信息資源，以此為根本基礎(chǔ)來實(shí)現(xiàn)自身的定位及發(fā)展。檔案管理人員應(yīng)摒棄陳舊的“看攤守庫”工作理念，從思想意識(shí)上應(yīng)首先進(jìn)行轉(zhuǎn)變，由原來的被動(dòng)轉(zhuǎn)變成主動(dòng)服務(wù)，積極服務(wù)、超前服務(wù)；在服務(wù)形式方面，由原來的封閉、半封閉化轉(zhuǎn)向開放自由化，使科技檔案的真正價(jià)值得到最大化的發(fā)揮利用，更好地為企業(yè)在未來的發(fā)展當(dāng)中供應(yīng)源源不斷的動(dòng)力；在服務(wù)方法方面，應(yīng)逐漸從原來的人工檔案管理向計(jì)算機(jī)信息化管理模式轉(zhuǎn)變，不斷提升檔案管理工作效率，為企業(yè)核心工作提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、加強(qiáng)培訓(xùn)工作，提升員工素養(yǎng)

因?yàn)闄n案管理工作人員素質(zhì)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量和檔案管理事業(yè)發(fā)展。因此企業(yè)應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理相關(guān)工作人員的培訓(xùn)工作，使檔案管理人員成為多面手，不僅能夠使其具備檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技能和檔案運(yùn)用系統(tǒng)等相關(guān)知識(shí)以外，還應(yīng)到實(shí)際生產(chǎn)前線進(jìn)行觀摩和學(xué)習(xí)。通過定期組織員工進(jìn)行培訓(xùn)和教育，能夠有效地縮短員工業(yè)務(wù)水平之間的差距。企業(yè)應(yīng)制定合理完善的獎(jiǎng)懲制度，使每一位檔案管理人員都能夠認(rèn)真負(fù)責(zé)地參與到檔案管理工作當(dāng)中，在工作當(dāng)中使員工的潛力得到開發(fā)。通過制定健全完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，將二者相結(jié)合運(yùn)用到企業(yè)管理當(dāng)中。企業(yè)通過類似實(shí)用性較強(qiáng)的管理措施再加上有效的監(jiān)督和管理，必將獲得事半功倍的效果。

五、結(jié)束語

近些年來，受全球經(jīng)濟(jì)一體化和科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的影響，導(dǎo)致企業(yè)當(dāng)中的科技檔案管理工作和企業(yè)單位的核心工作之間聯(lián)系更加的緊密，科技檔案的作用被突出表現(xiàn)出來。目前新形勢(shì)下是企業(yè)科技檔案管理工作不斷發(fā)展的良好時(shí)機(jī)，但是在這一過程當(dāng)中也出現(xiàn)了各種問題，因此這就需要企業(yè)加大對(duì)檔案管理的重視程度，積極響應(yīng)國(guó)家相關(guān)政策，使科技檔案自身價(jià)值獲得充分的發(fā)揮，使企業(yè)在社會(huì)市場(chǎng)當(dāng)中獲得更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力和可持續(xù)性發(fā)展。

[1]張琳.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)思考與對(duì)策[J].現(xiàn)代企業(yè)管理,2011,03(12).

[2]李雨欣.加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化的思考與對(duì)策[J].企業(yè)文化旬刊,2014,09(16).

[3]劉穎.加強(qiáng)民營(yíng)企業(yè)檔案管理的思考及對(duì)策[J].華章,2013,09(06).