探討新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

文/邵武市水利局水利管理站 蔡麗華

探討新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

文/邵武市水利局水利管理站 蔡麗華

事業(yè)單位是指由政府利用國有資產(chǎn)設(shè)立的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動的社會服務(wù)組織。雖然不屬于國家黨政機關(guān)，但卻對國家的整體經(jīng)濟發(fā)展進程起著重要的作用。本文將針對新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路進行一個簡單的分析。

事業(yè)單位；新時期；檔案管理；創(chuàng)新

對于事業(yè)單位來說，檔案管理屬于一項極為重要的工作內(nèi)容，因此其在促進事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展方面具有決定性價值。另外，檔案管理也是事業(yè)工作的重心，隨著國內(nèi)經(jīng)濟的大力發(fā)展，新時期國家對事業(yè)單位的工作提出了更高的要求。因此，事業(yè)單位在檔案管理方面也將迎來一次全新的挑戰(zhàn)。

一、事業(yè)單位目前檔案管理中存在的問題

（一）重視程度欠缺。目前，許多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)認為檔案管理工作僅是簡單的收集整理，更有甚者，認為該工作存在的必要性不大，員工通常在整理資料的時候就可以完成檔案管理的日常工作。因此，許多事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，多會出現(xiàn)檔案管理工作受重視程度降低，影響員工積極性的相關(guān)問題。另外在實際的檔案管理工作過程中，若存在工作質(zhì)量較低的情況，則會導(dǎo)致其正在建設(shè)中的人力、物力、財力方面難以得到充足的保障，造成許多資料信息堆積如山，員工查找起來十分麻煩，長此以往，直接導(dǎo)致員工工作熱情度下降。除此之外，絕大部分事業(yè)單位在檔案管理中存在著機械式的工作理念，這就造成了所收集到的檔案信息相對雜亂，有利用價值的檔案在使用時還得再次進行篩選，大大影響了事業(yè)單位的正常工作。

（二）事業(yè)單位檔案管理手段相對落后。事業(yè)單位檔案管理手段問題一直是影響其發(fā)展的原因之一。目前來講，國內(nèi)大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理中存在著軟件和硬件設(shè)施投入不一致的問題，所以對于實際檔案管理工作存在著極為明顯的影響，難以達到國家要求的標準。另外，在事業(yè)單位檔案管理工作中，資金的投入力度是十分有限的，使檔案存放沒有固定的房間，甚至有些單位將檔案與易燃物品存放在一起，很容易因意外造成檔案的損毀。另外，檔案在管理過程中手段較為落后，現(xiàn)代化建設(shè)中，計算機科技發(fā)展十分迅速，但許多事業(yè)單位在檔案管理中仍采用傳統(tǒng)的管理方式，使檔案管理無論從思維管理模式還是技術(shù)管理模式方面都無法滿足新時期的需求。

（三）事業(yè)單位檔案管理機制不健全。在事業(yè)單位中，若檔案管理工作機制不健全，則較容易出現(xiàn)工作落實差的情況。尤其是通過我國對于事業(yè)單位中檔案管理部門調(diào)查結(jié)果來看，其中約有高于80%的事業(yè)單位存在著檔案管理混亂的情況，對該種情況進行分析，發(fā)現(xiàn)影響因素主要包括以下幾點：其一，多數(shù)單位存在朝令夕改的情況，使檔案管理人員在整理檔案時常常會感到無從著手。其二，許多事業(yè)單位檔案管理中的制度規(guī)范流于形式，沒有把制度真正落到日常的檔案管理中，從而使制度的功能下降。其三，許多事業(yè)單位在制定檔案管理制度時，缺少監(jiān)督人員及相應(yīng)的鼓勵、處罰制度，使檔案管理人員心存僥幸，工作狀態(tài)懶散，從而導(dǎo)致了員工需要重要資料時無從下手。例如：在事業(yè)單位檔案管理中，許多檔案管理者對重要的檔案資料管理時怕麻煩，因此出現(xiàn)重要的資料在管理中你推我、我推你的現(xiàn)象十分嚴重。其四，事業(yè)單位在檔案管理中沒有做到與時俱進，檔案管理制度缺乏動態(tài)性，已經(jīng)難于與實際需要相符合。

（四）工作人員綜合素質(zhì)欠佳。事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)是影響檔案管理成效的直接原因。首先，由于某種原因，導(dǎo)致事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時沒有進行嚴格的選拔和篩選，使事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)存在著較大的差距。國內(nèi)某些事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時甚至沒有要求其學(xué)歷和檔案管理的能力，還有些事業(yè)單位聘用關(guān)系戶來管理檔案，造成了檔案管理工作的效率遠遠達不到新時期發(fā)展的需求。另外，許多事業(yè)單位的檔案管理人員在工作中缺乏責(zé)任心和耐心。例如：有些檔案管理人員在收集檔案資料時沒有對資料進行認真審核，從而造成了所收集的資料無法使用的現(xiàn)象，還有些檔案管理人員所收集的資料信息存在較大的錯誤，不僅使資料無法使用，還給其它部門的工作人員造成了較大的負擔(dān)。除此之外，事業(yè)單位在檔案管理中，缺少可以留住管理人才的機制。其一，事業(yè)單位的工資及其它福利待遇無法滿足管理型人才的需求。其二，事業(yè)單位給檔案管理人員提供的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機會少之又少，從而影響了檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的提高，使一些檔案管理優(yōu)秀型人才的能力很難有突破性的進步，大大影響了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

二、新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）強化檔案管理理念，提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度。以某水利局為例，該局加強宣傳力度，利用廣播、單位內(nèi)部期刊、單位內(nèi)宣傳欄、例會等形式，大力宣傳檔案管理對單位發(fā)展的重要性。并在宣傳活動中認真聽取員工的意見和建議，加大員工的參與度，從而推動員工更加積極地投入到工作中。同時，也使員工更為積極地配合檔案的管理工作。其次，單位領(lǐng)導(dǎo)在新時期檔案管理工作中，以身作則，強化自身對檔案管理工作的理念。同時，認真分析單位內(nèi)每一位員工的能力和作用。最后，該水利局借鑒國外檔案管理工作的成功案例，并結(jié)合社會現(xiàn)階段發(fā)展現(xiàn)狀及自身的發(fā)展需求，建立了科學(xué)的檔案管理辦法，提高了檔案管理的實效性，并降低了檔案管理的風(fēng)險。

（二）引進先進的管理手段。在新時期環(huán)境下，該水利局在檔案管理中深知只有加強軟、硬件設(shè)施才能使檔案管理達到預(yù)期的效果。因此，該水利局領(lǐng)導(dǎo)一方面加大對檔案管理的硬件設(shè)施投資力度，另一方面積極引進國外先進的檔案管理技術(shù)，同時還將檔案管理人員中較為優(yōu)秀的員工派送到其它同類單位進行交流學(xué)習(xí)。

例如：在硬件方面，該水利局單位領(lǐng)導(dǎo)為檔案管理部門配備了專用的檔案儲存室。并且檔案的存放地點與單位其它易燃物品進行了隔離，確保檔案存放的安全。在軟件方面，該單位領(lǐng)導(dǎo)要求檔案管理人員必須要熟悉計算機的各項辦公、整合操作，并且要利用計算機特有的可延伸性、適用性及兼容性的特點，加強自身的計算機應(yīng)用能力。同時要求檔案管理人員要會使用計算機軟件對檔案進行電子化處理。如果在檔案管理工作中遇到必須要人工匯總的情況時，對于一般性的檔案可以建立電子存儲文檔，而對于一些較為復(fù)雜或是較為重要的檔案，則要求要有專門的檔案管理人員來負責(zé)，以便于后期對檔案進行整理。

（三）建立健全的檔案管理機制。檔案管理的健全機制是保證檔案管理有效性、提高檔案管理運行機能的重要條件。因此，該水利局首先在國家制度的允許的范圍內(nèi)建立了一系列科學(xué)的檔案管理制度。并且在保證檔案管理制度具有普遍性及平等性的基礎(chǔ)之上，建立了對單位領(lǐng)導(dǎo)、對員工雙向約束的管理制度，確保檔案管理機制不僅僅趨于表面形式。

例如：該水利局在制定檔案管理制度前，對單位所有員工進行了考查，同時積極征求員工的意見和建議，確保所制定出臺的檔案管理機制適用于單位全體員工的需求。另外，該單位針對新時期的發(fā)展特點，在檔案管理機制的設(shè)立時考慮到了靈活性和動態(tài)性的因素，方便于今天后對制度改進與創(chuàng)新。同時，該局設(shè)立的檔案管理制度明確到檔案的每一個管理環(huán)節(jié)，即：檔案管理標準、工作要求、檔案管理人員的能力要求、獎罰措施等，更便于該單位檔案管理人員以飽滿的熱情去對待工作。除此之外，針對于水利局的工作特點，在設(shè)定檔案管理機制時特別注重了檔案信息的安全性管理。尤其是在現(xiàn)階段我國科技及電子信息化技術(shù)飛速發(fā)展的時期，使檔案電子文檔極易受到侵襲，這就需要建立一個能夠全方位保護檔案的制度措施，因此，該單位在檔案管理制度中明確規(guī)定，非規(guī)定的計算機電子檔案嚴禁訪問，同時絕對禁止移動端用戶對電子檔案的輸入和輸出，以嚴歷的手段來保護檔案不受任何侵害。

（四）提高檔案管理人員的綜合管理能力。管理人員是保證檔案管理能否達到預(yù)期效果的重要因素。因此，該事業(yè)單位首先在招聘檔案管理人員環(huán)節(jié)上進行了嚴格的把關(guān)，除了要求檔案管理人員有較高的學(xué)歷外，還要求檔案管理人員要具備較專業(yè)的檔案管理能力和水平。其次，該事業(yè)單位設(shè)置了較多的福利政策留住檔案管理的優(yōu)秀人才。如：對于優(yōu)秀的檔案管理人員給予物質(zhì)獎勵，單位出資讓優(yōu)秀工作人員外出游玩等。最后，定期開展培訓(xùn)課程，使全體檔案管理人員都能達到合格水平，同時也使優(yōu)秀的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平得以提升。

三、結(jié)語

綜上所述，新時期檔案管理的創(chuàng)新思路對促進事業(yè)單位的發(fā)展起著積極的推動作用。因此，事業(yè)單位要在自身的發(fā)展需求基礎(chǔ)之上，結(jié)合社會現(xiàn)階段的發(fā)展形式，推動事業(yè)單位檔案管理工作更上一個臺階。

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