基于信息時(shí)代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新

文/淄博環(huán)球市政工程質(zhì)量監(jiān)督檢測(cè)中心 王倩

基于信息時(shí)代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新

文/淄博環(huán)球市政工程質(zhì)量監(jiān)督檢測(cè)中心 王倩

在我國(guó)科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展之下，我國(guó)已經(jīng)正式進(jìn)入信息時(shí)代，各種現(xiàn)代信息技術(shù)得到廣泛使用，各行各業(yè)、各領(lǐng)域也均呈現(xiàn)出信息化、現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)。因此在這一背景之下的檔案管理工作也面臨著創(chuàng)新問題，如何有效提升檔案管理成效，使其能夠符合信息時(shí)代的發(fā)展要求已經(jīng)成為廣大檔案管理人員最為關(guān)注的焦點(diǎn)問題之一。基于此，本文將通過簡(jiǎn)單分析實(shí)現(xiàn)檔案管理工作信息化的重要優(yōu)勢(shì)，針對(duì)如何在信息時(shí)代創(chuàng)新檔案管理工作，提出幾點(diǎn)措施和建議。

信息時(shí)代；檔案管理工作；創(chuàng)新措施

一、引言

信息時(shí)代人們對(duì)檔案管理的效率與質(zhì)量等均提出了多樣化的要求，而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新，也是推動(dòng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久穩(wěn)定發(fā)展的重要舉措之一。針對(duì)傳統(tǒng)管理方法下檔案不易保存、難以運(yùn)輸?shù)确N種缺陷，本文將分別從管理模式、信息共享以及管理人才等角度出發(fā)，針對(duì)基于信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施進(jìn)行簡(jiǎn)要分析研究。

二、檔案管理信息化的重要優(yōu)勢(shì)

（一）信息采集更便捷。在信息時(shí)代，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展與建設(shè)已經(jīng)勢(shì)在必行，而信息化的檔案管理工作在采集信息方面，能夠有效利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高效性和強(qiáng)大的交互性、共享性等重要優(yōu)勢(shì)，用最短的時(shí)間搜集整理出海量的檔案信息，在有效保障檔案信息采集時(shí)效性的同時(shí)，進(jìn)一步加快了信息的采集速度，為有效提升檔案管理效率奠定了良好基礎(chǔ)。

（二）檔案管理更高效。通過推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，在檔案管理工作當(dāng)中積極運(yùn)用包括電子計(jì)算機(jī)以及現(xiàn)代信息技術(shù)等，能夠?qū)⒃痉稚⒌臋n案信息進(jìn)行集中處理，而通過將不易保存和運(yùn)輸?shù)募堎|(zhì)版檔案匯總整理成電子檔案，并將其上傳至相關(guān)管理庫當(dāng)中能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息的永久、妥善保存。尤其是在借助專業(yè)管理軟件下，使得檔案信息分析、處理速度更快，準(zhǔn)確性更高，對(duì)于提升整體檔案管理水平具有積極意義。

三、信息時(shí)代如何創(chuàng)新檔案管理工作

（一）創(chuàng)新管理模式。信息時(shí)代檔案管理需要對(duì)其現(xiàn)有的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，將原本分散化的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作進(jìn)行集中化轉(zhuǎn)變，在有意識(shí)地將各種先進(jìn)的管理技術(shù)、管理軟件、管理理念靈活運(yùn)用在檔案管理工作之余，對(duì)全部檔案進(jìn)行統(tǒng)一登記造冊(cè)，并按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理成統(tǒng)一的格式進(jìn)行妥善保存。為防止出現(xiàn)檔案遺漏、丟失等情況，還需要注重對(duì)現(xiàn)有的檔案信息等進(jìn)行備份處理，并定期升級(jí)和維護(hù)管理信息化管理設(shè)備，在檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中加裝防火墻、殺毒軟件等以有效防止其受到網(wǎng)絡(luò)病毒、惡意程序攻擊等進(jìn)而影響檔案管理的安全性和完整性。

（二）創(chuàng)新信息共享。在以往的檔案管理當(dāng)中，工作人員的管理意識(shí)呈現(xiàn)出明顯的“被動(dòng)性”，只對(duì)眼前的檔案信息進(jìn)行歸檔處理，鮮少能夠主動(dòng)搜集其他檔案信息，并推動(dòng)其實(shí)現(xiàn)高效共享，而這也在一定程度上影響檔案管理水平的有效提升。為此，在信息時(shí)代，檔案管理工作需要積極建立起檔案信息共享平臺(tái)，將管理人員的管理意識(shí)從被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，敦促其積極主動(dòng)搜集整理其他檔案信息的基礎(chǔ)之上，充分利用內(nèi)部局域網(wǎng)和強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)，配合使用信息搜索引擎功能，優(yōu)化檔案信息共享平臺(tái)。在平臺(tái)當(dāng)中通過增設(shè)檔案信息上傳和在線查詢、離線下載、討論交流等多種功能，使得平臺(tái)使用者可以根據(jù)自身的實(shí)際需要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的在線查詢、下載等處理，進(jìn)一步提升檔案信息共享的高效性、便捷性。

（三）創(chuàng)新管理人才。在信息時(shí)代，檔案管理人員不僅需要掌握基本的檔案管理知識(shí)與技能，同時(shí)還需要具備較高的信息素養(yǎng)與創(chuàng)新精神，從而可以不斷為檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新提供必要的幫助。管理人員在通過互聯(lián)網(wǎng)等積極主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理方面最新的技術(shù)理念、方法手段的同時(shí)，還需要積極同他人就檔案管理中存在的問題等進(jìn)行討論，通過集思廣益的方式為創(chuàng)新檔案管理工作、提升檔案管理水平提出有效建議。而管理人員在相互討論的過程中也能夠彼此相互吸收和借鑒先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)、管理措施等，為進(jìn)一步優(yōu)化自身管理工作提供便利。

四、結(jié)束語

總而言之，進(jìn)入到21世紀(jì)以來，全世界迎來了信息時(shí)代。在信息時(shí)代，出現(xiàn)了越來越多電子化的檔案信息，檔案數(shù)量和檔案種類均實(shí)現(xiàn)不同程度的發(fā)展，因此繼續(xù)套用傳統(tǒng)的檔案管理模式和工作方法顯然已經(jīng)不合時(shí)宜。因此本文通過提出培養(yǎng)具有信息素養(yǎng)和創(chuàng)新精神的優(yōu)質(zhì)管理人才、積極建立檔案信息管理與共享平臺(tái)，并加大檔案管理工作信息化建設(shè)力度、創(chuàng)新管理模式與管理方法等一系列措施，不斷為檔案管理工作增添新的生機(jī)與活力，使其能夠在信息時(shí)代下繼續(xù)發(fā)揮重要作用。

[1]屈希陽.淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].勞動(dòng)保障世界(理論版),2016(10):78-79.

[2]白小薇.淺議信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì),2015(09):23-25.

[3]梁曉龍,孫芳,王衛(wèi)國(guó).信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].中國(guó)市場(chǎng),2016(29):239-240.