監(jiān)獄基建檔案管理存在的問題與對策

文/山東省魯中監(jiān)獄 郭紅

監(jiān)獄基建檔案管理存在的問題與對策

文/山東省魯中監(jiān)獄 郭紅

監(jiān)獄基建檔案在監(jiān)獄建設(shè)與發(fā)展中發(fā)揮著極其重要的作用，要深刻認(rèn)識到加強(qiáng)基建檔案管理工作的重要性，了解監(jiān)獄基建檔案工作的特點(diǎn)，逐步增加資金投入、完善各項(xiàng)規(guī)章制度、加快檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。這樣才能有效提升監(jiān)獄基建檔案管理工作水平，確保其應(yīng)有作用得到發(fā)揮，促進(jìn)監(jiān)獄的監(jiān)管改造、司法研究等工作順利開展。本文簡述了監(jiān)獄基建檔案的特點(diǎn)和重要性，并就監(jiān)獄基建檔案管理工作中存在的問題提出切實(shí)可行的解決措施。

監(jiān)獄；基建檔案；管理

基建檔案管理是監(jiān)獄工作中的重要內(nèi)容，是監(jiān)獄提升工作效率與質(zhì)量的有效手段。加強(qiáng)基建檔案管理工作，可以為監(jiān)獄的建設(shè)發(fā)展提供原始依據(jù)、信息和資料。在我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，社會數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程逐步加快，從現(xiàn)階段監(jiān)獄基建檔案管理工作來看，還存在著諸多問題，需要盡快作出改變，不斷提升監(jiān)獄基建檔案管理工作水平。只有這樣，才能讓監(jiān)獄基建檔案的應(yīng)有作用體現(xiàn)出來，為監(jiān)獄今后的發(fā)展與建設(shè)提供可靠資料。

一、監(jiān)獄基建檔案的特點(diǎn)

（一）基建涉及部門眾多、內(nèi)容雜。監(jiān)獄在制定一個工程建設(shè)項(xiàng)目以后，需要與多個部門進(jìn)行溝通。最先是需要獲得城建部門的批準(zhǔn)，才能開展規(guī)劃設(shè)計工作，之后需要與環(huán)保、消防等部門做好溝通，深入實(shí)地開展勘察工作，并與承包單位取得聯(lián)系，采購所需物資。同時工程監(jiān)督涉及環(huán)節(jié)也很多，參與單位較多，經(jīng)手人員更是數(shù)不勝數(shù)。因?yàn)榍闆r非常復(fù)雜，單位人員很多，辦事人員素質(zhì)也有高有低，導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)基建相關(guān)檔案上交不及時的情況。此外，相關(guān)人員在業(yè)務(wù)能力、文化水平上也存在較大差異，這樣收回的監(jiān)獄基建檔案就不完整，丟失了大量寶貴的材料。

（二）基建項(xiàng)目時間長，材料容易丟失。對監(jiān)獄基建工程而言，需要經(jīng)過一系列流程，包括提出方案、成立項(xiàng)目、審核批準(zhǔn)、實(shí)地勘察、施工建設(shè)、完成項(xiàng)目等內(nèi)容。在工程建設(shè)期間，容易出現(xiàn)各種問題，從而對其進(jìn)程造成了不利影響，如缺乏足夠的資金，設(shè)計方案出現(xiàn)變更等。如此一來，要通過較長的時間才能確認(rèn)，在這個時間段內(nèi)，極易發(fā)生檔案丟失的問題，因?yàn)橄嚓P(guān)負(fù)責(zé)人較多，項(xiàng)目比較分散，很難及時將責(zé)任人找出來。

（三）基建項(xiàng)目專業(yè)性強(qiáng)，易出現(xiàn)誤差。在監(jiān)獄基建工程中，涉及眾多專業(yè)性很強(qiáng)的知識，基本上所有資料都是專業(yè)術(shù)語，包括工程設(shè)計圖紙、預(yù)算資金分析報表、合同簽訂書、承包商投保書等，同時資料的形式也多種多樣，有文字、照片、圖表等，題材也不相同。此外，對于負(fù)責(zé)監(jiān)獄基建檔案管理的人員來說，很少通過專門的培訓(xùn)，不了解監(jiān)獄基建工程運(yùn)作情況，極易發(fā)生錯誤，導(dǎo)致一些重要檔案出現(xiàn)丟失的情況。

二、加強(qiáng)監(jiān)獄基建檔案管理的重要性

（一）能夠促進(jìn)監(jiān)獄建設(shè)與發(fā)展?；n案是監(jiān)獄建設(shè)活動期間產(chǎn)生的第一手資料，通過加強(qiáng)基建檔案管理工作，能夠?qū)⒈O(jiān)獄基建在建設(shè)、改建、維修、使用等方面的情況反映出來。在監(jiān)獄基建檔案管理過程中，重點(diǎn)是做好收集工作，主要包括從開工前到竣工交付使用后整個過程產(chǎn)生的各種批報文件、合同協(xié)議、洽商變更等資料。對于監(jiān)獄基建項(xiàng)目而言，具備成本投入高、建設(shè)周期長、涉及環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等特點(diǎn)，所有生成的檔案載體和數(shù)量也很多，且具備極高的保存價值。因此，加強(qiáng)對監(jiān)獄基建檔案的管理力度，可以有效推動監(jiān)獄的建設(shè)與發(fā)展。

（二）為監(jiān)獄規(guī)劃、建設(shè)和管理提供可靠依據(jù)。監(jiān)獄基建檔案涉及單位眾多，包括工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理、建設(shè)等單位，同時還涉及相關(guān)政府部門，對于建設(shè)工程項(xiàng)目來說，若是缺乏完整、真實(shí)的基建檔案，那么就無法為今后的使用與改造提供依據(jù)。監(jiān)獄基建檔案除了可以將建筑物變化與發(fā)展情況反映出來以外，還可以為監(jiān)獄的規(guī)劃、建設(shè)以及管理提供可靠依據(jù)，在促進(jìn)監(jiān)獄建設(shè)與發(fā)展上發(fā)揮著巨大作用。監(jiān)獄基建檔案可以為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛和科學(xué)研究提供素材，能夠服務(wù)于監(jiān)獄今后的發(fā)展，需要引起監(jiān)獄相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。

三、監(jiān)獄基建檔案管理中存在的問題

（一）對監(jiān)獄基建檔案管理重視程度不足。通常來說，監(jiān)獄基建檔案工程項(xiàng)目周期較長，很多都在半年以上。從基建工程管理來說，場所租借、人員抽調(diào)、班子組合、機(jī)構(gòu)成立等都是臨時性的，對此很多項(xiàng)目管理人員將工作重心放在項(xiàng)目施工建設(shè)上，在很大程度上忽視了對基建檔案材料的收集、整理等工作。且很多基建檔案管理人員思想上存在誤差，認(rèn)為基建檔案無法為監(jiān)獄帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以投入的時間與精力有限。隨著項(xiàng)目施工建設(shè)的進(jìn)行，一味狠抓施工進(jìn)度，忽視了工程資料，在基建檔案管理工作上，也顯得非?；靵y，加之很多管理人員為臨時抽調(diào)，無法保證監(jiān)獄基建檔案的真實(shí)性、完整性。此外，一些項(xiàng)目施工負(fù)責(zé)人思想上也忽視了基建檔案的收集和整理工作，沒有妥善保存。在監(jiān)獄基建施工期間，沒有同步對基建檔案進(jìn)行收集和整理，從而導(dǎo)致基建檔案出現(xiàn)遺漏、丟失的問題。

（二）監(jiān)獄基建檔案管理不夠規(guī)范。在我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)型建設(shè)過程中，基礎(chǔ)設(shè)施工程項(xiàng)目在建設(shè)、管理和投資上出現(xiàn)了翻天覆地的變化。如原來基建項(xiàng)目建設(shè)用地主要由國家進(jìn)行劃撥，不過在市場經(jīng)濟(jì)體制下，基建項(xiàng)目需要經(jīng)過競拍，且隨著項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)行，需要經(jīng)過招投標(biāo)確定施工單位與監(jiān)理單位。而在項(xiàng)目施工建設(shè)期間，還需要經(jīng)過征地拆遷、融資、改造裝修、代建、擴(kuò)建等階段，對于以上基建項(xiàng)目的建設(shè)，與項(xiàng)目運(yùn)作密不可分，從而為監(jiān)獄基建檔案管理帶來了巨大變化，檔案內(nèi)容也更多更復(fù)雜，同時監(jiān)獄基建檔案建設(shè)程序也更加復(fù)雜。不過在監(jiān)獄基建檔案改革、變化的過程中，都可以看作是一個學(xué)習(xí)的過程，可以不斷進(jìn)行新的嘗試，而由于監(jiān)獄基建檔案管理缺少規(guī)范性指導(dǎo)，同時在資料收集、整理、歸檔以及利用等方面標(biāo)準(zhǔn)不明確，影響了監(jiān)獄基建檔案作用的發(fā)揮，需要盡快作出改進(jìn)。

（三）監(jiān)獄基建檔案管理人員素質(zhì)有待提升。從現(xiàn)階段監(jiān)獄基建檔案管理人員現(xiàn)狀來看，不僅素質(zhì)不高，能力也不強(qiáng)，主要表現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：第一，因?yàn)楹芏啾O(jiān)獄基建檔案管理人員為臨時抽調(diào)，沒有接受專業(yè)檔案培訓(xùn)教育，不了解檔案業(yè)務(wù)，檔案管理方面的知識也很匱乏，為檔案的收集、歸檔和開發(fā)帶來了不利影響。第二，在監(jiān)獄基建工程施工期間，經(jīng)常出現(xiàn)人手不足的情況，檔案管理人員大多是兼職，業(yè)務(wù)非常繁雜，工作量很大，不能將自身全部時間與精力投入到檔案管理工作中，也疲于應(yīng)對。這樣就導(dǎo)致監(jiān)獄基建檔案管理方法非常落后，無法充分發(fā)揮出現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，導(dǎo)致監(jiān)獄基建檔案的編目、檢索、開發(fā)和利用效率很低。

四、加強(qiáng)監(jiān)獄基建檔案管理的問題

（一）切實(shí)增強(qiáng)監(jiān)獄基建檔案管理部門服務(wù)意識。對監(jiān)獄基建檔案管理利用來說，除了是檔案管理工作職責(zé)以外，還是檔案管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容。不過就現(xiàn)階段監(jiān)獄檔案管理工作情況來說，其利用率還有待提升，分析其原因，主要是監(jiān)獄基建檔案管理人員服務(wù)意識不強(qiáng)，且檔案管理基礎(chǔ)工作很薄弱，對監(jiān)獄基建檔案的查詢與利用帶來了嚴(yán)重的影響。對此，監(jiān)獄基建檔案管理人員需要盡快增強(qiáng)服務(wù)意識，不斷改進(jìn)工作方法，大力宣傳館藏內(nèi)容。由于很多檔案管理人員對監(jiān)獄基建檔案管理工作內(nèi)容與職責(zé)認(rèn)識不到位，需要大力宣傳監(jiān)獄基建檔案管理利用的重要性，確保監(jiān)獄基建檔案利用效率低、方式單一、范圍較小等問題得到解決。在宣傳監(jiān)獄基建檔案的時候，需要檔案管理人員具備較強(qiáng)的服務(wù)意識，盡快轉(zhuǎn)變工作理念，主動開展服務(wù)工作，不斷提升檔案管理工作水平，確保監(jiān)獄基建檔案的作用充分發(fā)揮出來。

（二）改善監(jiān)獄基建檔案管理的外部環(huán)境。為切實(shí)提升監(jiān)獄基建檔案管理工作水平，改善服務(wù)質(zhì)量，不僅要增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識，監(jiān)獄相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要在提高思想認(rèn)識，高度重視基建檔案管理工作，要充分意識到基建檔案管理工作的意義，盡快建立起協(xié)調(diào)的工作機(jī)制，督促各部門主動做好基建檔案資料的收集、整理、歸檔等工作。監(jiān)獄方面需要不斷改善外部環(huán)境，為基建檔案管理工作的開展創(chuàng)造良好條件，這樣才能促進(jìn)監(jiān)獄基建檔案管理質(zhì)量的提升。

（三）健全監(jiān)獄基建檔案管理制度。從當(dāng)前監(jiān)獄基建檔案管理工作來看，主要參照《城建檔案管理規(guī)定》實(shí)施細(xì)則。這樣一來，雖然能夠讓監(jiān)獄基建檔案更加規(guī)范，但是在某種程度來說，對于監(jiān)獄基建檔案管理工作而言，也需要結(jié)合實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度。通過嚴(yán)格落實(shí)制度，才能確保監(jiān)獄基建檔案管理工作有序開展，促進(jìn)管理水平提升，讓基建檔案得到充分利用。

（四）增加監(jiān)獄基建檔案硬件投入。從以往監(jiān)獄基建檔案檔案工作來看，檔案載體以實(shí)物與紙質(zhì)兩種為主，這樣除了在管理與查閱上非常不方便以外，還極易導(dǎo)致出現(xiàn)損害、丟失的情況。在當(dāng)今信息時代背景下，要將現(xiàn)代化管理手段用到監(jiān)獄基建檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，便于監(jiān)獄基建檔案的存儲、檢索和查閱，提升監(jiān)獄基建檔案管理的現(xiàn)代化水平。所以，監(jiān)獄需要在基建檔案管理上增加資金投入，不斷改善硬件設(shè)備，如盡快購置計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、復(fù)印件等，同時應(yīng)用好現(xiàn)代化管理技術(shù)，為監(jiān)獄基建檔案的電子化和現(xiàn)代化創(chuàng)造良好條件。此外，在監(jiān)獄基建檔案管理過程中，為更好地實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化，還要設(shè)計單位提供相應(yīng)電子版圖紙，確?？梢栽趫D紙上完整、系統(tǒng)地反映工程設(shè)計情況。針對一些保存價值較高的圖紙，還需要建立電子檔案，讓其得到長久性保存。

（五）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力。監(jiān)獄基建檔案管理工作具有復(fù)雜、細(xì)致等特點(diǎn)，為進(jìn)一步提升基建檔案管理工作水平，需要定期開展對檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)工作，不僅要讓他們學(xué)習(xí)更多與檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識，還要提升他們的操作技能，同時也能夠形成良好的職業(yè)道德，能夠認(rèn)真做好監(jiān)獄基建檔案的收集、整理、歸檔和利用工作。此外，對于監(jiān)獄基建檔案管理人員來說，需要深刻認(rèn)識到學(xué)習(xí)的緊迫性，在日常工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握更多新知識、新技能，如檔案管理學(xué)、檔案學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等。這樣才能更好地將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到監(jiān)獄基建檔案管理工作中，不斷提升基建檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化水平。

五、結(jié)語

總之，隨著當(dāng)今社會形勢的不斷變化，監(jiān)獄基建檔案管理工作也出現(xiàn)了巨大變化。對此，當(dāng)前需要認(rèn)真分析監(jiān)獄基建檔案管理工作中的問題，不斷創(chuàng)新工作方法，提升管理工作水平。此外，監(jiān)獄還要投入更多資金，建立完善的制度，提升人員的素質(zhì)，確保基建檔案管理工作能夠正常開展，讓檔案資料的應(yīng)有價值得到體現(xiàn)。

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