現(xiàn)時代服務型檔案館建設研究

文/山東鄒城市水利局黨委委員、西葦水庫管理局局長 杜中元

現(xiàn)時代服務型檔案館建設研究

文/山東鄒城市水利局黨委委員、西葦水庫管理局局長 杜中元

隨著我國經濟社會的發(fā)展，檔案館處于不可多得的發(fā)展機遇期，社會各界對檔案事業(yè)重視程度的不斷提高，特別是現(xiàn)代信息技術的廣泛應用對檔案部門的發(fā)展提出了更高的要求。本文通過對現(xiàn)時代服務型檔案館建設進行探討研究，希望對提高現(xiàn)時代檔案館的服務水平，打造服務型專業(yè)檔案館，提供有益的借鑒。

服務型；檔案館

檔案館負責收集和保管各領域、各載體檔案，并向社會提供利用，其管理方法、館藏范圍、服務方式都有其自身的特點。近些年，我國的檔案館在基礎建設和人員結構等方面發(fā)展迅速，在檔案信息服務方面也發(fā)揮了重要的作用，為社會發(fā)展、經濟建設作出了重要貢獻。但隨著我國經濟建設的飛速發(fā)展，我國的各級檔案館在高速發(fā)展的同時，也面臨著人才培養(yǎng)、技術更新、轉變觀念等諸多挑戰(zhàn)。因此，如何打造服務型專業(yè)檔案館，突出檔案館的服務特點，提高服務水平，使檔案信息在支持經濟社會發(fā)展的眾多信息中占有重要的一席之位，是當前擺在廣大檔案工作者面前的一項重要任務課題。

一、現(xiàn)時代建設服務型檔案館存在的問題

當前，雖然各級檔案館在基礎建設和服務能力建設方面取得了很大的進步，并受到了社會的逐漸重視，但是其管理理念沒有實現(xiàn)根本的轉變，仍秉承傳統(tǒng)的理念，雖然在信息化建設等方面加大了投入，但是沒能將先進技術的精髓理念引入檔案的管理中。許多檔案館沒有借助專業(yè)檔案信息的管理軟件來提高效率，信息化管理還局限于目錄查詢的初級水平，檢索方式中傳統(tǒng)的手工檢索所占比重仍然較大，降低了服務質量。同時，現(xiàn)時代一些檔案館，不重視、不善于向社會進行宣傳，相對還處于相對封閉的狀態(tài)，大眾對檔案的認知程度有待提高。許多檔案工作者缺乏主動宣傳檔案工作的意識，只滿足于踏踏實實地做好本職工作，不主動宣傳，制約了整個社會對專業(yè)檔案館的認知程度。此外，從檔案的利用范圍來看，為社會公眾提供檔案服務的比例很小，更多的是為政府機關、科研單位服務，在館藏還是在利用率方面都不盡如人意。檔案館工作，僅限于你移交我接收，你查閱我查找，沒有從用戶的角度考慮問題，主動出擊服務，主動為用戶提供咨詢服務思路狹窄，影響了其服務功能的發(fā)揮。

二、現(xiàn)時代建設服務型檔案館的發(fā)展方向

現(xiàn)時代的檔案館要創(chuàng)新管理理念，把提高服務水平作為根本出發(fā)點，建立開放的以服務為主的發(fā)展模式，主動增強社會公眾的檔案意識，擴大檔案服務對象范圍，除了傳統(tǒng)的業(yè)內或相關行業(yè)的機構和科研人員，還要使更多的社會大眾走進檔案館，了解檔案館。同時，現(xiàn)時代的檔案館要明確檔案館工作的目標和服務中的關鍵環(huán)節(jié)，分析社會各界在檔案利用中存在的普遍規(guī)律性。例如，政府管理部門需要法律上和技術上完備的檔案信息，作為管理工作的客觀依據(jù)；科研機構往往注重檔案的時效性，企業(yè)側重于生產經營決策，要求獲得全面的信息。從具體用戶來看，對檔案信息從時間上都有一定的要求并且有階段性變化等特點，對檔案信息的需求在目的和范圍上一般是比較明確的。因此，現(xiàn)時代檔案館必須多方面考慮用戶的需求，充分利用信息技術，改進工作方式，提高工作效率，主動地拓寬專業(yè)技術檔案的服務領域，為經濟社會的發(fā)展提供強而有力的檔案信息資源支持，為整個社會創(chuàng)造出更大經濟價值和社會價值，最終形成以服務為中心的服務型專業(yè)檔案館。

三、建設服務型檔案館的具體措施

（一）加強宣傳，主動服務，擴大服務范圍?，F(xiàn)時代的檔案館要主動出擊，擴大宣傳，抓住各種機會向社會展示自己，讓全社會知道，其為社會各行業(yè)和大眾提供專業(yè)檔案信息服務，樹立為社會大眾服務的形象，使更多的人了解檔案館的價值?？赏ㄟ^舉辦宣傳周等方式、回答公眾咨詢、印發(fā)宣傳冊、懸掛條幅等，或者通過微信、網站等信息手段，介紹檔案館相關知識，公布館藏檔案目錄，定期向服務客戶寄工作快報，對客戶進行回訪等，強化社會大眾對檔案館的認識。同時，要轉變觀念，變被動服務為主動服務，改變以往給人“閑人免進”的印象，找到工作的切入點，多從用戶角度考慮，換位思考，強化主動服務意識，增強其公共服務功能，以主動的服務贏得用戶的認可，滿足社會對檔案信息日益增加的需求，在主動服務用戶的同時，也擴大了自身的宣傳，增加了社會對檔案館的認識及重視。

（二）注重知識性，豐富服務內容，提高服務質量。檔案館要注重知識性，提供個性化服務，快捷有效地從檔案信息的海洋中找到用戶最需要的信息，以滿足社會經濟和文化的發(fā)展使人們對信息的需求日益多元化的需要。檔案館必須時刻了解和掌握館藏檔案信息的特點，密切關注社會利用需求的發(fā)展和業(yè)內科技的發(fā)展動態(tài)，找到兩者最佳的結合點，以便提供專業(yè)信息服務，滿足不同專業(yè)、不同層次用戶的需要。專業(yè)性服務在專業(yè)檔案館的服務工作中，發(fā)揮著極為重要的作用，不僅對利用者來說更具實用性，彌補了利用者的知識空缺，而且也滲透和凝聚了檔案專業(yè)人員的知識積累和專業(yè)貢獻，融入了檔案人員的思維過程和專業(yè)性意見。

（三）利用信息技術，加快信息挖掘，實現(xiàn)信息化管理。在推動檔案館信息化建設的進程中必須堅持“循序漸進”的基本原則，不能追求一步到位。檔案信息自動化的內涵包括了檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，通過開發(fā)快捷的計算機檢索方法，把有價值的專業(yè)檔案信息傳遞給用戶。數(shù)字檔案館作為網絡數(shù)字時代檔案館發(fā)展的方向，也是專業(yè)檔案館努力追求的目標。館藏數(shù)字化、傳遞網絡化、存儲海量化、服務自動化、信息共享化的是數(shù)字檔案館的特點。當然，在信息開發(fā)及編研工作上，要根據(jù)利用規(guī)律及社會各項工作發(fā)展的趨勢，選題突出重點，使開發(fā)的信息及編研的成果具有專業(yè)特色，縮短開發(fā)編研的時間。這也是信息挖掘的重要途徑之一。

總之，現(xiàn)時代的各級檔案館，必須不斷學習新知識，掌握新技能，運用新理論，總結新經驗，推廣新作法，探索社會服務功能的新模式。使檔案工作更好地發(fā)揮創(chuàng)造性，把握規(guī)律性，體現(xiàn)時代性，更大限度地為經濟社會發(fā)展、為人民群眾生活提供優(yōu)質服務。

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