探討中學(xué)檔案信息資源的開發(fā)與利用

文/廣東省中山市第二中學(xué) 羅玉梅

探討中學(xué)檔案信息資源的開發(fā)與利用

文/廣東省中山市第二中學(xué) 羅玉梅

隨著社會(huì)的發(fā)展,我國(guó)對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用已經(jīng)成為檔案管理工作中的重要組成部分之一,中學(xué)自建立以來,在長(zhǎng)期的辦學(xué)實(shí)踐和教學(xué)活動(dòng)中累積了大量的檔案資源。這些資源不僅是中學(xué)日常管理的真實(shí)樣本,同時(shí)也具有很大的開發(fā)和研究?jī)r(jià)值。檔案信息資源的開發(fā)和利用，不僅關(guān)系著學(xué)生的發(fā)展,也是學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志。

中學(xué)；檔案；信息資源；開發(fā)與利用

在中學(xué)發(fā)展過程中，對(duì)學(xué)校各種會(huì)議、學(xué)生活動(dòng)等資料進(jìn)行記載，將資料進(jìn)行匯總，從而形成檔案信息資源。人們將檔案信息資源最大程度挖掘出來，為社會(huì)服務(wù)。為了能將檔案信息資源實(shí)現(xiàn)最大化開發(fā)，會(huì)使用很多方法將限制因素降低到最少，最大化實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值。

一、中學(xué)檔案信息資源開發(fā)和利用的重大意義

將中學(xué)靜態(tài)的檔案信息資源經(jīng)過收取、整理、儲(chǔ)存后轉(zhuǎn)變成動(dòng)態(tài)信息，這個(gè)過程就是所謂的中學(xué)檔案信息資源的開發(fā)和利用，在轉(zhuǎn)變的過程中，能夠?qū)n案信息資源的價(jià)值發(fā)揮到最大。其重大意義大體來說有以下幾種：一，當(dāng)中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)在召開某些重大會(huì)議進(jìn)行問題的決策、制定年度計(jì)劃或者是學(xué)習(xí)的發(fā)展計(jì)劃等重大問題時(shí)，需本中學(xué)的一些相關(guān)信息資源來進(jìn)行參考，使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能夠制定出更加完善更精確的決策。二，中學(xué)檔案信息資源記錄了中學(xué)最原始也是最真實(shí)的事情，如師生的情況，教學(xué)活動(dòng)，學(xué)習(xí)展開的重大活動(dòng)等各種信息，中學(xué)將這些信息通過各種途徑在師生的面前展現(xiàn)出來，這對(duì)中學(xué)的工作開展有很大的幫助。

二、中學(xué)檔案開發(fā)和利用的主要限制因素

在傳統(tǒng)的檔案信息資源管理過程中，只是簡(jiǎn)單的將其進(jìn)行整理歸檔，導(dǎo)致在服務(wù)方面處于被動(dòng)狀態(tài)，在管理過程中缺乏現(xiàn)代知識(shí)的一些理念，導(dǎo)致管理工作人員對(duì)檔案信息資源的價(jià)值以及開發(fā)存在一定的不認(rèn)同，導(dǎo)致缺乏創(chuàng)新的理念，對(duì)檔案信息的認(rèn)識(shí)還停留在對(duì)資料的保管問題上。

（一）檔案信息資源開發(fā)和利用意識(shí)不強(qiáng)。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈加強(qiáng)烈的情況下，從中將檔案信息資源的重要性體現(xiàn)出來，在這種情況之下，中學(xué)應(yīng)從戰(zhàn)略性的角度對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用，將檔案信息資源的最大價(jià)值體現(xiàn)出來。這對(duì)人的意識(shí)方面有著很大的關(guān)系，人們?cè)谒枷肷蠎?yīng)意識(shí)到中學(xué)檔案信息資源的重要性，并且將檔案資源的開發(fā)利用進(jìn)行一個(gè)戰(zhàn)略性的建立，這對(duì)后期作為強(qiáng)化發(fā)展為可持續(xù)的狀態(tài)尤為重要。檔案信息資源是一個(gè)隱私問題，在商品經(jīng)濟(jì)成為主流的情況之下，檔案信息資源的管理相當(dāng)于處于封閉或者半封閉的狀態(tài)之下，而且這也和檔案管理人員的傳統(tǒng)思想有關(guān)，只限于對(duì)管理的層面上，很少用行動(dòng)去提升整個(gè)檔案的利用率，從而造成很多檔案信息資源沒有發(fā)揮其作用。無論怎么提高利用率都不會(huì)創(chuàng)造出更好的經(jīng)濟(jì)效益。存在這種想法從而導(dǎo)致在檔案管理過程中存在的很多問題沒有得到及時(shí)解決。

（二）結(jié)構(gòu)單一化。檔案信息資源的建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展也有一定的影響作用。在檔案信息資源管理過程中發(fā)現(xiàn)，文書類與其他資料的比例相差較大，這樣的結(jié)構(gòu)在一定程度上說明我國(guó)的檔案信息資源不是非常的豐富，僅僅只是文書形式對(duì)后期檔案信息資源的開發(fā)建設(shè)存在著不利條件。同時(shí)檔案管理人員也應(yīng)全面收集整理檔案材料，對(duì)材料進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)，以此來確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性，在檔案信息資源管理的過程中，建立相應(yīng)的部門，對(duì)所收集的材料進(jìn)行相關(guān)的實(shí)施，不斷豐富檔案的資源，優(yōu)化檔案資源的結(jié)構(gòu)，并且保證檔案資源的質(zhì)量，為后期檔案信息資源的開發(fā)和利用奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

（三）欠缺資金投入。中學(xué)檔案信息資源的規(guī)模小，造成結(jié)構(gòu)單一甚至不合理等問題的原因就是專項(xiàng)資金的投入量較少，難以滿足檔案信息資源的合理建設(shè)，造成中學(xué)檔案信息資源管理部門在現(xiàn)代化建設(shè)過程中所必須的設(shè)施和軟件都處于相對(duì)落后的或者缺乏的情況，進(jìn)而阻礙了中學(xué)檔案新資源管理的現(xiàn)代化信息建設(shè)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，各種各樣的通信技術(shù)得以快速發(fā)展，在這新的形勢(shì)下，對(duì)傳統(tǒng)文書形式的檔案信息資源的管理造成了嚴(yán)重的沖擊和深刻的影響，在傳統(tǒng)模式的影響之下，導(dǎo)致管理人員對(duì)新進(jìn)技術(shù)的的使用并不是很理想，于是在經(jīng)濟(jì)體制下、對(duì)檔案信息資源的開發(fā)和利用過程中，造成很嚴(yán)重的影響。

三、改善途徑

對(duì)于中學(xué)檔案信息資源的開發(fā)和利用過程中存在的一些問題，進(jìn)行相關(guān)的探討，借此來實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的重要價(jià)值，從中推動(dòng)中學(xué)相關(guān)工作的發(fā)展，對(duì)中學(xué)教育的發(fā)展起到一個(gè)良好的奠基作用。

（一）完善人才培養(yǎng)體系，提高管理意識(shí)。檔案管理是系統(tǒng)復(fù)雜而繁瑣的工作，加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源管理人員隊(duì)伍的建立，打造出一支屬于中學(xué)自己的優(yōu)秀管理人員，培訓(xùn)專業(yè)知識(shí)，并且管理人員需熟練檔案的具體流程以及相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用能夠認(rèn)識(shí)到其中的重要性，具有高尚的職業(yè)情操是一個(gè)人最基礎(chǔ)的道德品質(zhì)，同時(shí)檔案工作管理人員在工作的過程中，應(yīng)克服傳統(tǒng)的管理思想，及時(shí)更新知識(shí)，從傳統(tǒng)的管理模式中走出來，積極探索創(chuàng)新，敢于競(jìng)爭(zhēng)，抓住機(jī)會(huì)，主動(dòng)去探索中學(xué)檔案信息資源管理的開發(fā)及創(chuàng)新，并提供發(fā)展動(dòng)力。在檔案信息資源管理方面建立中學(xué)開發(fā)利用管理機(jī)制，管理部門堅(jiān)持集中統(tǒng)一的管理原則，對(duì)于具有一定價(jià)值的資料應(yīng)由對(duì)應(yīng)的管理人員進(jìn)行集中收集統(tǒng)一管理，完善中學(xué)檔案信息資源的管理規(guī)章制度，堅(jiān)持按照規(guī)章制度辦事，阻斷工作中存在的隨意現(xiàn)象，將工作內(nèi)容落到實(shí)處，同時(shí)將中學(xué)檔案信息資源的發(fā)展規(guī)劃到學(xué)習(xí)的過程中，這樣避免了因工作人員的調(diào)動(dòng)而受到影響。

（二）提高檔案信息資源的宣傳及服務(wù)。中學(xué)加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源開發(fā)和利用的目的就是為了能夠讓學(xué)校的師生以及社會(huì)有需要的人提供更好的服務(wù)。加強(qiáng)宣傳及服務(wù)的前提是物力及財(cái)力的支持，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代社會(huì)中信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。通過新聞媒體或者一些相關(guān)的會(huì)議讓社會(huì)人士對(duì)檔案信息資源的開發(fā)及利用有著明確的認(rèn)識(shí)，讓檔案信息的開發(fā)能夠快速的融入社會(huì)生產(chǎn)實(shí)踐中。在檔案信息的儲(chǔ)存、上傳、和管理工作中利用新技術(shù)。加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的保障，同時(shí)不斷提高分析挖掘檔案信息資源的能力，為中學(xué)的發(fā)展提供更好的服務(wù)，將檔案信息資源發(fā)揮出實(shí)際的作用，將發(fā)揮的作用應(yīng)用到實(shí)際生活中，加大人們對(duì)其理解度的提升，能夠?yàn)橛脩籼峁┒鄻踊姆?wù)以及更加精確的信息搜索。提高中學(xué)的服務(wù)，擴(kuò)大學(xué)校檔案信息管理部門的影響和吸引，開展多方面的宣傳活動(dòng)，向師生及社會(huì)人士進(jìn)行宣傳，讓更多的人去了解認(rèn)識(shí)檔案工作，這樣檔案信息資源的開發(fā)及利用率得以提升，同時(shí)在宣傳的過程中，檔案存在的一些不足之處，講述出來，讓更多的人參與到其中。中學(xué)檔案信息資源的利用得到保障的同時(shí)，也為后期的發(fā)展做鋪墊，對(duì)學(xué)校的發(fā)展也起到了輔助作用。

（三）優(yōu)化檔案信息資源。將檔案信息中的資源進(jìn)行整合，進(jìn)行優(yōu)化處理，發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值。其中檔案信息資源里不一定都是有價(jià)值的，對(duì)于這種情況，應(yīng)進(jìn)行處理，使檔案信息資源對(duì)學(xué)習(xí)等各方面都是有價(jià)值的，可建立一個(gè)配置優(yōu)化而結(jié)構(gòu)又合理的管理系統(tǒng)，根據(jù)眼前的整個(gè)社會(huì)形勢(shì)，既要讓我們了解以前發(fā)生的事情，同時(shí)也要用發(fā)展的眼光去看待未來，深層次去開發(fā)利用檔案信息資源。逐步實(shí)現(xiàn)信息資源的價(jià)值。

四、結(jié)束語

檔案信息資源有較高的價(jià)值，所以提高檔案信息資源的開發(fā)利用，對(duì)中學(xué)的發(fā)展起著重要作用。在建立檔案信息資源開發(fā)利用的過程中，需建立完善的管理維護(hù)體系，提升管理意識(shí)及結(jié)構(gòu)的多樣化，培養(yǎng)優(yōu)秀的人才，優(yōu)化各項(xiàng)內(nèi)容，最大程度去發(fā)揮檔案信息資源所具備的價(jià)值，為檔案信息資源的開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。對(duì)開發(fā)的途徑進(jìn)行積極搜索，對(duì)中學(xué)的發(fā)展起到一個(gè)輔助作用。

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