論工程設(shè)計(jì)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)

文/泰山燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司 黃兆梅

論工程設(shè)計(jì)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)

文/泰山燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司 黃兆梅

本文闡述了工程設(shè)計(jì)企業(yè)技術(shù)檔案的信息化建設(shè)，分析了目前工程設(shè)計(jì)檔案信息化建設(shè)中存在的問題，并且針對(duì)問題提出了相對(duì)應(yīng)的提升工程設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息管建設(shè)的對(duì)策與方針。

工程設(shè)計(jì)；企業(yè)檔案；信息化；建設(shè)

工程設(shè)計(jì)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，是指企業(yè)按照國(guó)家法律法規(guī)的要求，根據(jù)市場(chǎng)需求，通過多媒體實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)工程設(shè)計(jì)檔案進(jìn)行信息的獲取、管理和運(yùn)用模式的建立。工程設(shè)計(jì)企業(yè)檔案的目的是提高設(shè)計(jì)檔案的信息化管理，提高電子檔案的利用效率，從根本上提高各個(gè)部門工作的效率，為工程設(shè)計(jì)企業(yè)提供更有成效的設(shè)計(jì)檔案技術(shù)保障。

一、檔案信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)

（一）滿足工程設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理建設(shè)發(fā)展大背景的需求。2000年，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》文件中就明確指出：“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”和“加快檔案信息化建設(shè)”。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，信息化技術(shù)快速普及，國(guó)家也加大了針對(duì)檔案信息化建設(shè)的研究和實(shí)施力度。對(duì)于我國(guó)工程設(shè)計(jì)企業(yè)的現(xiàn)狀而言，檔案信息建設(shè)項(xiàng)目涉及眾多的單位與部門，涉及的設(shè)計(jì)檔案種類、內(nèi)容復(fù)雜而多樣，導(dǎo)致檔案建設(shè)的系統(tǒng)性、完整性和一致性難以保證，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)設(shè)計(jì)檔案的保管工作變得繁瑣而復(fù)雜，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)工程設(shè)計(jì)企業(yè)信息化快速發(fā)展的要求。通過檔案信息化建設(shè)簡(jiǎn)化工作任務(wù)、提高辦公效率、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，已經(jīng)成為工程設(shè)計(jì)企業(yè)面臨的重大問題。

（二）滿足工程設(shè)計(jì)企業(yè)的檔案保護(hù)、降低成本、環(huán)保的需求。傳統(tǒng)紙質(zhì)設(shè)計(jì)檔案依賴于人工整理、搜尋和搬運(yùn)原始的設(shè)計(jì)檔案，檔案的歸檔、管理以及利用效率低，效率低下，成本較高。計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了將紙質(zhì)版的設(shè)計(jì)檔案通過圖紙掃描、OCR文字識(shí)別、文件轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存等技術(shù)轉(zhuǎn)化成電子檔案。通過軟件實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程瀏覽和資源共享，提高工作效率的同時(shí)，降低成本，從根本上保證設(shè)計(jì)檔案的安全，符合綠色低碳和節(jié)能環(huán)保的要求。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）工程設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展的不均衡性。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，我國(guó)很多工程設(shè)計(jì)企業(yè)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，成立相關(guān)部門，負(fù)責(zé)建立設(shè)計(jì)檔案的信息化建設(shè)，但由于企業(yè)發(fā)展情況不同，導(dǎo)致建設(shè)進(jìn)展的不均衡性。資金雄厚的企業(yè)由于種種優(yōu)勢(shì)，檔案信息化建設(shè)發(fā)展速度快。而對(duì)于中小型企業(yè)而言，需要吸取國(guó)內(nèi)外先進(jìn)工程設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)，做足功夫，以適應(yīng)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。

（二）工程設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程的復(fù)雜性。雖然我國(guó)很多企業(yè)已經(jīng)開展了設(shè)計(jì)檔案的信息化建設(shè)工作，但受檔案建設(shè)技術(shù)不規(guī)范、技術(shù)不成熟等因素，導(dǎo)致設(shè)計(jì)檔案信息化進(jìn)程發(fā)展緩慢。紙質(zhì)版檔案由于比較符合人們?nèi)粘Ｊ褂昧?xí)慣，導(dǎo)致員工在借閱設(shè)計(jì)檔案時(shí)，需要向工作人員求助，再經(jīng)過填表格，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字才能借閱使用，致使工程設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程的復(fù)雜性。

（三）工程設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中生成的不規(guī)范性。由于設(shè)計(jì)人員提交的原始檔案文件格式都為Word、Excel、CAD等，容易實(shí)現(xiàn)復(fù)制、刪減等操作，只能作為備份文件保存。由于設(shè)備水平的局限，設(shè)計(jì)檔案的可靠性性、直觀性和安全性不如原始的紙質(zhì)檔案可靠。另外，一些工程設(shè)計(jì)企業(yè)的電子檔案采用粘貼的方式，無(wú)法保證電子檔案的合法性和有效性。這就要求工程設(shè)計(jì)企業(yè)必須制定有效的管理措施，確保電子技術(shù)檔案符合規(guī)范要求。

三、提升設(shè)計(jì)檔案信息化建設(shè)水平的措施

（一）依法律法規(guī)要求生成規(guī)范的電子設(shè)計(jì)檔案。根據(jù)《中華人民共和國(guó)電子簽名法(修正版)》的要求，使用加密軟件確保電子檔案電子簽名的唯一有效性，確保其法律效力，切實(shí)維護(hù)工程設(shè)計(jì)企業(yè)的合法權(quán)益。各企業(yè)必須嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家的法律法規(guī)來(lái)規(guī)范電子簽名的要求。

（二）完善工程設(shè)計(jì)企業(yè)的電子設(shè)計(jì)檔案建設(shè)管理流程。

首先，由設(shè)計(jì)人員將設(shè)計(jì)圖整合后轉(zhuǎn)化為帶簽名的PDF電子文件，進(jìn)行歸檔驗(yàn)收和發(fā)圖，解決針對(duì)設(shè)計(jì)圖紙繁多、打印簽名不方便等問題進(jìn)行針對(duì)性突破。在出圖環(huán)節(jié)，設(shè)計(jì)圖部分可以用歸檔的電子檔案文件印發(fā)設(shè)計(jì)圖。可以避免使用大量圖紙，節(jié)省成本和員工工作時(shí)間。其次，根據(jù)《項(xiàng)目電子技術(shù)檔案歸檔與發(fā)圖信息化管理流程(試行)》文件精神，針對(duì)不同設(shè)計(jì)項(xiàng)目采用不同專業(yè)級(jí)試點(diǎn)，然后，針對(duì)其中具體的項(xiàng)目裝置進(jìn)行全專業(yè)的項(xiàng)目級(jí)試點(diǎn)。通過試點(diǎn)應(yīng)用，不斷修改和完善檔案設(shè)計(jì)流程。加強(qiáng)員工的培訓(xùn)力度，使設(shè)計(jì)人員能夠準(zhǔn)確理解和掌握電子技術(shù)檔案歸檔工作的流程和要點(diǎn)，提高了項(xiàng)目工作效率。

（三）加強(qiáng)檔案信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)。企業(yè)可以采用外部招聘、內(nèi)部競(jìng)聘、返聘專家等方式引進(jìn)人才，滿足企業(yè)針對(duì)檔案信息化管理對(duì)人才的需求，除此之外，組織員工培訓(xùn)有關(guān)電子檔案電子化建設(shè)的能力與知識(shí)、提高薪酬福利等措施，留住和培養(yǎng)檔案信息化建設(shè)和管理人才。

四、小結(jié)與展望

工程設(shè)計(jì)檔案電子化建設(shè)是企業(yè)規(guī)范化成長(zhǎng)、大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的必然選擇。因此，這就要求工程設(shè)計(jì)企業(yè)必須投入專職管理人員全程參與電子檔案的建設(shè)，建立電子檔案建立的規(guī)章制度，完善設(shè)計(jì)檔案信息化檔案建設(shè)的規(guī)范流程，嚴(yán)格要求員工依章行事，提高員工的綜合素質(zhì)能力和管理能力，提升工程設(shè)計(jì)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，保證能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。

[1]陳雁南.勘察設(shè)計(jì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究[D].云南大學(xué),2013.

[2]朱麗梅.檔案信息化建設(shè)的績(jī)效評(píng)價(jià)研究[D].華南理工大學(xué),2014.