鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)路徑探究

文/河南省鄧州市花洲辦事處計(jì)生服務(wù)中心 魏躍先

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化建設(shè)路徑探究

文/河南省鄧州市花洲辦事處計(jì)生服務(wù)中心 魏躍先

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的不斷加快，信息化已經(jīng)成為各個(gè)行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府日常管理的重要組成部分。檔案管理信息化是必由之路，更是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案資源建設(shè)所需。但是從鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀看，和建設(shè)所需還存在一定差異。本文闡述了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理建設(shè)信息化的必要性，并提出加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的對策建議，以期能夠給相關(guān)研究者提供一定的啟示和借鑒。

檔案管理；信息化建設(shè)；路徑

檔案管理信息化就是以現(xiàn)代化信息技術(shù)作為支撐，對檔案信息進(jìn)行加工、管理及存儲的一種管理手段。檔案管理信息化本質(zhì)就是將管理的中心從實(shí)體檔案朝著電子信息轉(zhuǎn)變，為檔案管理帶來便捷。但是管理信息化又與檔案資料數(shù)字化有區(qū)別，信息化需要各個(gè)部門統(tǒng)一組織和規(guī)劃共同進(jìn)行，從而體現(xiàn)出信息化管理在形式、傳輸及利用等各方面的優(yōu)勢與特征。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理是開展基層管理的重要環(huán)節(jié)，因此加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)在檔案管理工作中具有現(xiàn)實(shí)意義。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理建設(shè)信息化的必要性

隨著社會的不斷發(fā)展，政府檔案管理中涉及的資源與數(shù)據(jù)越來越冗雜，檔案管理工作中出現(xiàn)的難題越來越多。信息化建設(shè)有效化解這些難題，才能夠最大化利用檔案資源。因此，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中建設(shè)信息化非常重要。

（一）檔案管理信息化內(nèi)容。管理信息化涉及內(nèi)容比較多，歸納起來主要包含三個(gè)方面：1.將檔案信息資源朝著數(shù)字化方向進(jìn)行調(diào)整。2.加強(qiáng)檔案信息的接收、整理、存儲、使用以及管理各方面信息化程度，讓檔案資料形成電子檔案。3.構(gòu)建信息共享機(jī)制，提高檔案資源的利用率。

（二）檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府建設(shè)檔案管理信息化，有利于對各種檔案進(jìn)行統(tǒng)籌管理。各個(gè)部門對檔案分類管理，實(shí)現(xiàn)信息化管理后，檔案資源信息需要者只需要在網(wǎng)上輸入關(guān)鍵詞，就能夠便利地查詢出各類檔案的信息，十分便捷便利。有利于所需者快速、及時(shí)查詢相關(guān)資料。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府開展檔案信息化管理還能降低管理人員的工作量，降低耗費(fèi)的時(shí)間。采用信息化檔案管理能夠減少紙質(zhì)檔案管理所需要的存儲空間，就可把空出來的地方使用在其他的工作上，能夠更加合理應(yīng)用騰出的空間，發(fā)揮鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作價(jià)值，讓信息化管理更便利、更有效。由此可見，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理中進(jìn)行信息化建設(shè)非常重要，因此鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化的建設(shè)路徑

從前面分析來看，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理中建設(shè)信息化管理模式非常重要，具有各種管理優(yōu)點(diǎn)。因此，探討信息化建設(shè)路徑具有實(shí)用價(jià)值。在開展信息化建設(shè)時(shí)應(yīng)該從如下幾個(gè)方面入手：

（一）樹立信息化管理理念。在2002年，國家就提出了《加強(qiáng)基層管理信息化建設(shè)》的要求，該要求主要宗旨就是通過信息化建設(shè)提升基層的管理水平。在這種精神指導(dǎo)下，基層政府就應(yīng)該加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理、信息化意識，以建設(shè)信息化為目標(biāo)，不斷挖掘信息化資源，加快建設(shè)管理信息化的步伐。因此鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)該將為人民服務(wù)作為工作核心，以百姓需求為工作準(zhǔn)繩，制定建設(shè)管理信息化目標(biāo)，增加信息化建設(shè)的投入，成立檔案信息管理部門與管理隊(duì)伍，專人負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的開展，實(shí)現(xiàn)管理信息化建設(shè)的目標(biāo)。而且鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府各個(gè)部門還要滿足時(shí)代發(fā)展要求，提高信息化建設(shè)重要地位，加強(qiáng)檔案登記及歸檔工作，對有價(jià)值的檔案資源在政府信息網(wǎng)上進(jìn)行整體布局。

（二）建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的網(wǎng)絡(luò)檔案。要實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理信息化的基本條件就是檔案網(wǎng)絡(luò)化，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的信息化?；谶@種要求，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)該為政府建立一個(gè)相對獨(dú)立的網(wǎng)站，網(wǎng)站中的個(gè)性內(nèi)容應(yīng)該與整個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)相關(guān)情況及最快速、最及時(shí)的政策消息相關(guān)。其二，要在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府網(wǎng)站中給檔案管理建立獨(dú)立的網(wǎng)頁。其三，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府將所有紙質(zhì)檔案采用掃描形式保存到計(jì)算機(jī)中，并在計(jì)算機(jī)中把這些檔案按照標(biāo)準(zhǔn)分類進(jìn)行管理。其四，讓各個(gè)檔案室之間存在內(nèi)部聯(lián)系，彼此間能夠相互彌補(bǔ)。比如戶籍部門構(gòu)建戶口檔案，而保險(xiǎn)部門構(gòu)建和保險(xiǎn)相關(guān)的檔案等等檔案館，當(dāng)人們在查詢戶口時(shí)，就能夠同時(shí)查詢出教育、保險(xiǎn)等各種信息。

（三）完善檔案信息管理制度。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案資源的管理信息化，對管理環(huán)境與管理防范提出新要求，促使檔案管理模式及防范發(fā)生新改變。完善檔案管理的制度，是實(shí)現(xiàn)管理信息化的基礎(chǔ)保障；在建設(shè)檔案管理信息化時(shí)，檔案管理要將建設(shè)信息化管理作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作來抓，結(jié)合信息化管理的特征與規(guī)律，對管理相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行完善，建立完善的管理制度、考核制度、崗位責(zé)任制、監(jiān)督機(jī)制以及激勵機(jī)制，明確各個(gè)部門及有關(guān)人員在信息化建設(shè)中的作用與職責(zé)，制定信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)與要求，促使管理工作朝信息化方向發(fā)展。建立完善的制度基礎(chǔ)上，相關(guān)部門還需要緊抓落實(shí)，并在落實(shí)過程中有針對性地進(jìn)行修繕與補(bǔ)充，確保信息化管理的先進(jìn)性和科學(xué)性，發(fā)揮檔案管理在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理的作用。

（四）完善信息化管理的配套設(shè)施。在信息化快速發(fā)展背景下，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府就要積極響應(yīng)國家號召，增大信息化管理的資金投入，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府建設(shè)檔案室、檔案館，購買先進(jìn)的信息化管理配套設(shè)備，比如除濕器、掃描儀及復(fù)印機(jī)等等，及時(shí)升級信息化管理系統(tǒng)，然后把紙質(zhì)檔案采用信息化形式轉(zhuǎn)化和歸檔，同時(shí)對相關(guān)類型檔案分類處理，提高檔案資料管理水平與檔案價(jià)值，才能為資料查詢與分析需求者提供更到位的信息服務(wù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府管理檔案機(jī)構(gòu)還要盡可能建立網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，在檔案管理內(nèi)部建立局域網(wǎng)管理系統(tǒng)，提高管理系統(tǒng)安全系數(shù)，共享檔案信息資源，在上級管理部門幫助下，對檔案信息進(jìn)行擴(kuò)建與補(bǔ)充，開發(fā)高效的信息檢索工具，提高利用檔案資源的利用率。

（五）引進(jìn)與培養(yǎng)專業(yè)人才。無論多么良好的信息化管理，都是由人來實(shí)現(xiàn)和完成，因此人才才是最重要的資源，一旦專業(yè)人才不足，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理必定無從說起。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府就要不斷引入檔案信息化管理的專業(yè)人才，引入一些既懂信息管理又有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人才，滿足信息化管理需求。同時(shí)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府還必須要重視管理人才的培訓(xùn)與管理，對管理信息化人才有針對性進(jìn)行統(tǒng)計(jì)培訓(xùn)與職業(yè)素養(yǎng)教育，要求相關(guān)人員做好自我管理，自主學(xué)習(xí)，加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)積累，樹立牢固的服務(wù)意識，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。為了防止人才流失，檔案管理部門要加強(qiáng)日常管理，通過在職培訓(xùn)、提升薪酬、進(jìn)修學(xué)習(xí)及崗位晉升等各種手段，加強(qiáng)檔案信息化管理人才建設(shè)，讓管理人員能夠看到檔案管理工作的重要性，看到檔案管理崗位的前途與價(jià)值，激發(fā)管理人員的責(zé)任意識與工作熱情，營造出積極向上的信息化管理環(huán)境。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的信息化管理，能夠更有效發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。當(dāng)然在建立過程中，政府也必須要注意有關(guān)的問題，比如避免不法分子盜取檔案信息，從而危害人們利益。必須要結(jié)合鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府自身實(shí)況，采取合理有效的建設(shè)途徑，從而真正實(shí)現(xiàn)信息化管理的目標(biāo)和要求。

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