論社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的信息化

文/白城市社會保險事業(yè)管理局 范晶

論社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的信息化

文/白城市社會保險事業(yè)管理局 范晶

黨的十八大報告將“工業(yè)化基本實現(xiàn)，信息化水平大幅提升”列為“全面建成小康社會和全面深化改革開放的目標(biāo)”之一，信息化已經(jīng)成為我國全面建設(shè)小康社會的必然趨勢。作為一種信息資源，在信息化的歷史大潮中，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作信息化不僅是一種戰(zhàn)略選擇，也是一種時代訴求，更是一種歷史契機。

社會保險；檔案管理；信息化

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛使用，從20世紀(jì)80年代開始，信息化引領(lǐng)了一次新的、全球性的產(chǎn)業(yè)革命，信息化水平已然成為衡量一個國家現(xiàn)代化水平與綜合國力的重要指標(biāo)。黨的十八大報告將“工業(yè)化基本實現(xiàn)，信息化水平大幅提升”列為“全面建成小康社會和全面深化改革開放的目標(biāo)”之一，信息化成為我國全面建設(shè)小康社會的必然趨勢。作為一種信息資源，在信息化的歷史大潮中，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作信息化不僅是一種戰(zhàn)略選擇，也是一種時代訴求，更是一種歷史契機。

一、檔案管理工作信息化的歷史必然性

一直以來，社會保險檔案信息資料都是以紙張作為介質(zhì)的實物形式進(jìn)行存放，為檔案管理工作帶來了很多難題。傳統(tǒng)的檔案管理方式亟需轉(zhuǎn)型，以適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的需求。

（一）歸檔數(shù)量龐大。隨著近年社會保險業(yè)務(wù)種類的增多與參保人數(shù)的增加，社會保險檔案資料的數(shù)量逐步增加。這些檔案材料不僅數(shù)量龐大，而且容易造成損壞，如何科學(xué)地儲存這些實物檔案成為重要問題。

（二）使用效率低下。以紙張為介質(zhì)的實物形式的檔案資料在很大程度上限制了它的流通效率和使用效率。由于多數(shù)社會保險事業(yè)管理部門主要以手工操作的方式調(diào)閱檔案資料，加之近些年檔案查詢需求量的增大，常常會出現(xiàn)經(jīng)辦周期長、效率低下等弊端。

（三）管理不科學(xué)。當(dāng)前多數(shù)社會保險事業(yè)管理部門以手工操作的方式對檔案資料進(jìn)行歸檔、整理、調(diào)閱、維護(hù)，容易出現(xiàn)應(yīng)歸不歸、應(yīng)檔不檔等情形，傳統(tǒng)的檔案管理方式亟須轉(zhuǎn)型，以適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的需求。

二、檔案管理工作信息化的歷史現(xiàn)實性

（一）社會保險檔案管理工作信息化發(fā)展的社會環(huán)境。在信息產(chǎn)業(yè)革命的大潮中，信息化必然成為社會保險檔案管理工作的重要戰(zhàn)略，這不僅攸關(guān)社會保險檔案管理工作的發(fā)展前途，更是社會保險檔案管理工作努力創(chuàng)新的歷史契機。我們必須牢牢把握這一歷史機遇，科學(xué)規(guī)劃，積極作為，通過信息化推動社會保險事業(yè)檔案管理工作的跨越式發(fā)展。

（二）社會保險檔案管理工作信息化發(fā)展的技術(shù)環(huán)境。計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等各種信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為社會保險檔案管理工作的信息化奠定了良好的技術(shù)條件，互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)與移動網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的不斷升級也為社會保險檔案管理工作的信息化奠定了良好的硬件條件。

（三）社會保險檔案管理工作信息化發(fā)展的政策環(huán)境。國家檔案局在2002年發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》中就已經(jīng)指出，要把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的框架之中。在2006年頒布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》中，明確提出有序推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程。在2011年頒布的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中，更是將數(shù)字檔案資源建設(shè)作為主要任務(wù)。

三、檔案工作信息化管理原則

（一）社會保險業(yè)務(wù)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化原則。社會保險業(yè)務(wù)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化原則主要包括下述四個方面：第一，檔案信息采集的標(biāo)準(zhǔn)化。這是指檔案信息的著錄與標(biāo)引應(yīng)嚴(yán)格按照社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。第二，檔案信息存儲的標(biāo)準(zhǔn)化。這是指檔案信息數(shù)字化儲存形式與方式應(yīng)嚴(yán)格按照社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。第三，檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化。鑒于社會保險業(yè)務(wù)檔案信息的特殊性，檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)必須分出層次，以確定檔案信息利用的范圍。第四，檔案信息管理軟件的標(biāo)準(zhǔn)化。這主要體現(xiàn)在社會保險業(yè)務(wù)檔案信息管理軟件的統(tǒng)一性和通用性。

（二）社會保險業(yè)務(wù)檔案信息存儲的數(shù)字化原則。社會保險業(yè)務(wù)檔案信息存儲的數(shù)字化原則主要包括檔案信息數(shù)字化的輸入和數(shù)字化檔案信息的管理與接收兩個方面。在檔案信息數(shù)字化的輸入方面，要將傳統(tǒng)檔案信息輸入計算機中，由計算機提供查詢和服務(wù)。在數(shù)字化檔案信息的管理與接收方面，要關(guān)注并研究電子文件的運作規(guī)律，制定電子文件的歸檔細(xì)則和管理規(guī)范，使來自于不同數(shù)據(jù)庫和平臺的電子文件能夠及時歸檔。除此之外，電子檔案的接收還應(yīng)統(tǒng)一文件格式，從而與現(xiàn)有電子檔案數(shù)字化工作融為一體。

（三）社會保險業(yè)務(wù)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化。社會保險業(yè)務(wù)檔案管理部門要充分利用信息化技術(shù)，將檔案信息的檢索方式由傳統(tǒng)的聯(lián)機檢索和脫機檢索向智能檢索和網(wǎng)絡(luò)化檢索轉(zhuǎn)變。通過建立社會保險業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，不僅可以提高工作效率，而且可以實現(xiàn)資源共享。社會保險業(yè)務(wù)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化既是檔案數(shù)字化的主要目的，也是檔案信息化的重要標(biāo)志。

總之，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作必須實現(xiàn)信息化，強化管理意識、理順管理機制、提升管理質(zhì)量和管理水平，創(chuàng)新管理方法和管理手段，使檔案管理工作與時俱進(jìn)，緊跟信息化發(fā)展的步伐。

[1]馬長林,宗培嶺,等.檔案館信息化建設(shè)探論[M].上海社會科學(xué)院出版社,2006.

[2]金波,丁華東主編.電子文件管理學(xué)[M].上海大學(xué)出版社,2015.