檔案信息化管理的理解與分析

文/唐山市中心血站 張慶偉

檔案信息化管理的理解與分析

文/唐山市中心血站 張慶偉

本文分析了我國檔案管理信息化的發(fā)展歷程和現(xiàn)狀，檔案管理信息化的作用與意義，探討如何推進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程。

檔案信息化；分析；推進(jìn)措施

當(dāng)今社會，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)顯得尤為重要。檔案管理是一個單位平穩(wěn)發(fā)展的必要條件，通過檔案管理可以查閱歷史訊息，記錄歷史績效?？茖W(xué)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理，能夠?qū)v史工作情況系統(tǒng)全面地存檔與展現(xiàn)，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠及時了解工作狀況，為下一步的指導(dǎo)工作提供理論依據(jù)，讓職工在實際工作中能夠有所借鑒，避免走彎路，為高效工作提供條件，也有利于提高社會認(rèn)定單位的工作效果，為單位的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定根基。

一、檔案管理信息化的概念與分類

檔案管理信息化是運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)尤其是以計算機(jī)為主的智能化工具來加強(qiáng)檔案資源信息的收集、整理、開發(fā)和利用。檔案管理信息化建設(shè)主要包括建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。我國處于快速發(fā)展的信息化時代，檔案管理的信息化建設(shè)對推動我國經(jīng)濟(jì)社會快速發(fā)展具有十分重要的作用。

二、我國檔案管理信息化的發(fā)展歷程和現(xiàn)狀

檔案信息化的起步以計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為基礎(chǔ)，20世紀(jì)70年代末80年代初，隨著計算機(jī)的引入，我國檔案界開始嘗試運用計算機(jī)管理檔案。1999年，國家檔案局發(fā)布了行政規(guī)章《電子文件歸檔及電子檔案管理辦法》，對公文類電子文件和電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等作出了規(guī)定。電子文件的大量問世，使電子文件的歸檔與管理成為檔案信息化過程中關(guān)注的核心問題。我國檔案網(wǎng)站隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及自20世紀(jì)90年代末逐步問世。1999年底國內(nèi)在互聯(lián)網(wǎng)上可以查詢到的檔案網(wǎng)站僅12個，2001年7月發(fā)展至60多個，至2002年底則迅速增加到267個，這些網(wǎng)站分屬不同省份，涉及國家、省、市、縣四個級別的綜合檔案館、大學(xué)檔案館、專門檔案館和企業(yè)檔案館，內(nèi)容主要是檔案法規(guī)、局館介紹、檔案目錄信息和檔案工作信息。

進(jìn)入21世紀(jì)后，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，特別是電子政務(wù)的快速發(fā)展為檔案信息化建設(shè)注入了新的活力，國家檔案局開始正式部署并全力推進(jìn)全國檔案信息化工作。檔案信息化納入到信息化建設(shè)的總體框架之中，與電子政務(wù)建設(shè)緊密結(jié)合，成為國家信息化戰(zhàn)略的重要組成部分，北京、遼寧、上海等許多省市檔案局被列為地方信息化領(lǐng)導(dǎo)小組成員單位。檔案信息化建設(shè)由局部走向整體，在宏觀框架下進(jìn)行全面規(guī)劃和組織實施，國家檔案局成立了全國檔案信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，出臺了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，各地也相繼出臺了本地區(qū)檔案信息化建設(shè)方面的規(guī)劃和規(guī)章，全國大多數(shù)省、自治區(qū)、直轄市檔案局成立了由主要負(fù)責(zé)人任組長的檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組。一些重大檔案信息化項目得到立項。數(shù)據(jù)庫建設(shè)，館藏檔案數(shù)字化、檔案網(wǎng)站建沒、數(shù)字檔案館建設(shè)方面均取得了長足進(jìn)展，檔案網(wǎng)站總數(shù)逾千，檔案信息化建設(shè)全面、有序、系統(tǒng)發(fā)展。

三、檔案管理信息化的作用與意義

（一）檔案管理信息化是實現(xiàn)資源共享的重要途徑。在經(jīng)濟(jì)社會全球一體化發(fā)展形勢下，檔案資源的信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)提上日程，這是實現(xiàn)檔案資源共享的現(xiàn)實需要。檔案管理信息化建設(shè)能夠打破信息使用者之間閉塞的壁壘，加快促進(jìn)信息資源的開發(fā)、利用、保存和傳遞，實現(xiàn)資源共享。

（二）檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的新起點。傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法適應(yīng)當(dāng)今飛速發(fā)展的形勢，檔案工作的內(nèi)部需求和外部條件都在發(fā)生改變，打破“收檔案，管檔案”的傳統(tǒng)觀念已是勢在必行。檔案管理人員要在具體工作中，積極消除影響檔案信息化發(fā)展的弊端，運用適合于檔案管理信息化的工作結(jié)構(gòu)，使檔案管理工作與社會整體發(fā)展相互協(xié)調(diào)一致。

（三）檔案管理信息化是改革進(jìn)步的新要求。過去的檔案管理工作，主要是運用人力對檔案進(jìn)行收集、整理、保管和應(yīng)用，人力資源投入很大，效率卻不高，而檔案管理信息化的優(yōu)勢在于不僅提高了檔案的儲存數(shù)量，而且還解放了人力、提高了效率、節(jié)約了資源，這一革新適用于信息化快速發(fā)展的現(xiàn)代社會。在我國經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展、科技日新月異的大環(huán)境下，要抓好檔案管理這一重要的工作，對于提升單位在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的影響力具有重要意義，原因在于：（1）檔案是單位行政管理和業(yè)務(wù)工作的查考憑據(jù)。（2）檔案是生產(chǎn)活動的參考依據(jù)。（3）檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。（4）檔案是宣傳教育的生動素材。

（四）新時期下檔案管理信息化的要求。在網(wǎng)絡(luò)信息化高速發(fā)展的今天，檔案工作人員應(yīng)該意識到檔案信息化建設(shè)的重要性，著力加強(qiáng)檔案信息化意識，提高檔案管理的效率，積極開展信息化過程中的各項工作，促使檔案信息化建設(shè)快速有效地開展。當(dāng)前我們的目標(biāo)是要提高檔案信息化技術(shù)水平，首先應(yīng)遵循以下幾點：（1）配置完備的信息化硬件設(shè)施，如計算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、交換器等，研究開發(fā)系統(tǒng)軟件，讓檔案管理人員集中培訓(xùn)，使之熟練應(yīng)用系統(tǒng)軟件，并從實踐角度對完善系統(tǒng)軟件提出寶貴建議。（2）將檔案目錄與內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化管理，這是電子檔案的基礎(chǔ)性工作，將各部門移交匯總的資料歸檔，從信息的源頭抓起建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，避免重復(fù)勞動提高工作效率，實施實體檔案盒數(shù)字檔案的“雙套制”工作模式。（3）對于能夠上網(wǎng)查詢的檔案信息進(jìn)行保密定級，如絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部、公開等級別，對查詢者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗證，不同的身份提供不同級別的信息查詢權(quán)限，保證網(wǎng)上查詢檔案信息的安全性。（4）檔案工作人員必須進(jìn)行各項技能培訓(xùn)。檔案管理工作人員首先要明確自己的責(zé)任，重視檔案管理工作，其次要始終堅持提高自身專業(yè)知識水平，以適應(yīng)不斷創(chuàng)新的檔案管理新方式。檔案工作人員除了自學(xué)的方式外，還可以參加各類專業(yè)培訓(xùn)班、繼續(xù)教育等，充分利用多方優(yōu)勢，用最短的時間系統(tǒng)地掌握最新的知識和技能，為以后優(yōu)質(zhì)、高效地完成檔案工作奠定基礎(chǔ)。

四、如何推進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程

在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)過程中，很重要的是有效整合和充分利用單位各種信息資源為經(jīng)營管理服務(wù)。一些單位檔案管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、核心生產(chǎn)系統(tǒng)由多個設(shè)計單位完成，各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的提取和共享難以轉(zhuǎn)換，很大程度上造成了系統(tǒng)的低效運作，必然會造成有些單位在信息系統(tǒng)軟硬件完成后,檔案信息資源不能有效對接共享。單位檔案管理信息化對檔案管理人員來說是一個全新的領(lǐng)域，需要學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，需要學(xué)習(xí)檔案管理信息化規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，需要和計算機(jī)系統(tǒng)管理人員溝通，并參與到管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用中去。只有業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案管理隊伍才能保證單位檔案管理信息化的順利推進(jìn)。

在單位檔案管理信息化過程中，安全問題不容忽視。一方面，管理者在檔案管理信息化過程中，往往重視信息化中檔案信息的流轉(zhuǎn)和溝通，只留心檔案信息對工作的參考和借鑒作用而忽視檔案的根本作用——憑證作用。檔案實體是檔案發(fā)揮憑證作用的基礎(chǔ)。這種情況下，檔案實體就會被忽視，其安全性就不能保證。另一方面，在檔案信息化中，管理者往往只重視檔案信息的使用，而忽視了檔案信息在使用過程中存在著安全問題。檔案信息化過程中的檔案信息安全包括檔案信息存儲實體的安全和檔案信息流轉(zhuǎn)中的安全，這要求管理者重視檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備的穩(wěn)定性和安全性，確保萬無一失。

要促進(jìn)檔案信息化管理，除了計算機(jī)及其配套設(shè)施必須跟上外，首先必須強(qiáng)化信息意識和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動態(tài)信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。其次，要加快開發(fā)和利用現(xiàn)有信息資源，克服“等”的思想。不能因為檔案管理要實現(xiàn)信息化便將現(xiàn)在的所有檔案材料藏于“死庫”，拋棄不用，一切從“零”開始，而要重視其繼承性，要對現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行全面開發(fā)，如可分類檢索拷貝、按類儲存、試驗傳遞，逐步地適應(yīng)。同時，要通過現(xiàn)代信息處理技術(shù)對現(xiàn)有的各種檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。當(dāng)然加強(qiáng)電子檔案歸檔管理和人才建設(shè)是不可或缺的一條。

[1]王琪.檔案信息化理論體系與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)芻議[J].黑龍江史志,2011(07):23.

2]陳璐.信息社會與檔案信息化管理[J].綿陽師范學(xué)院學(xué)報,2013,1(4):1-2.