論大數(shù)據(jù)時代創(chuàng)新山西地震檔案管理新途徑

文/山西省地震局檔案室 劉敏娟

論大數(shù)據(jù)時代創(chuàng)新山西地震檔案管理新途徑

文/山西省地震局檔案室 劉敏娟

為進一步適應物聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展，提高檔案管理工作的效率，需進行智慧化、智能化的創(chuàng)新型智慧檔案管理，即檔案整理工作全自動化，檔案著錄、掃描、采集一體化，通過條形碼、二維碼、RFID技術等進行檔案唯一標識，便于檔案整理及定位。

檔案；智慧；管理；大數(shù)據(jù)

山西地震檔案是地震各行政機關、事業(yè)單位、業(yè)務管理部門在處理各個事物時所產(chǎn)生的各種文件，對其進行整理保存便形成地震檔案，具有原始性、真實性的特點。主要包括各個時期的收發(fā)文件、函電、會議材料、科技、聲像、會計、報告報表等資料。地震檔案為防震減災事業(yè)科學發(fā)展做好保障，是促進地震檔案事業(yè)各項體制改革、創(chuàng)新發(fā)展的重要依據(jù)。山西省地震機構組建于1968年，1975年建局?，F(xiàn)設有9個職能處室，8個下屬事業(yè)單位，10個地震臺站，實行中國地震局與省政府雙重領導體制，承擔全省防震減災行政管理職能，依法履行各項職責。地震檔案共分為5大類：文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案。涵蓋全局所有產(chǎn)生的文件、觀測報告、地震趨勢預測及上級相關部門下發(fā)的各種文件等。

隨著科學技術等新事物的發(fā)展，智慧技術和智慧管理已經(jīng)成為新的發(fā)展趨勢，為新型檔案管理注入了新的生機。現(xiàn)代檔案管理信息化建設應緊跟科學技術發(fā)展的新趨勢，在節(jié)能增效的原則下，深入研究智慧檔案管理的發(fā)展理念，開展智慧檔案管理創(chuàng)新模式。同時最大限度地開發(fā)利用整合大數(shù)據(jù)信息和資源，使山西地震檔案管理緊跟時代步伐，創(chuàng)新地震檔案管理新途徑。

一、現(xiàn)階段檔案管理模式

（一）檔案移交、接收、整理、歸檔的管理。現(xiàn)階段地震檔案管理模式主要為各部門專兼職檔案人員將本部門產(chǎn)生的文件進行收集、整理并移交本單位檔案部門，檔案室的工作人員再進行接收，核對并負責統(tǒng)一的匯總、編號、整理、錄入、以達到借閱利用的目的。

存在的問題：存儲的檔案主要是以紙質(zhì)檔案為單位進行移交、接收時，檔案和數(shù)據(jù)是否對應，檔案實體是否缺少，通過人工很難識別，容易造成檔案的丟失；檔案接收后，庫房面積有限，造成庫房飽滿的問題；大批量的檔案，通過人員進行整理，會花費很多時間，整理后的標準、質(zhì)量也不統(tǒng)一，容易造成返工整理現(xiàn)象；檔案管理過程，通過人工編目整理，費時費力，還缺乏統(tǒng)一的標準、規(guī)范和監(jiān)督、定位。

（二）檔案存儲、利用的管理。當前，我局的檔案存儲主要是利用檔案軟件進行存儲、整合。而在利用方面，主要通過手工檢索和計算機檢索，進行紙質(zhì)檔案利用。

存在問題：檔案的保存，無論是檔案數(shù)量，還是檔案管理過程都極其復雜，整個檔案管理工作不僅消耗了大量人力、物力，同時存儲與傳播利用過程存在一定的安全隱患，容易造成丟失；因原始檔案只有一份，不能滿足多人進行檔案的借閱，造成檔案利用率降低。檔案保管和查詢流程繁瑣，不便于人員對檔案的借閱利用；對涉密檔案的管理，一般都通過秘密等級進行管理，只要對實體檔案進行有效管理，就相當于確保了檔案管理的安全。其實不然，人員的管理失誤，更易造成檔案的泄密。

在檔案管理過程中，檔案的查、借閱流程過于復雜。受上下班時間限制，還需要辦理各種相關借閱手續(xù)；當借閱人員對檔案資料有一定需求時，還會將檔案帶走，造成檔案資料與檔案管理分離，檔案實體長期未歸還等現(xiàn)象。

檔案借閱利用的時候，有時在庫房里找不到要查閱的檔案，甚至不知道檔案什么時候丟失的，降低了檔案的存儲和利用價值。如果人為將檔案存放錯誤，造成檔案無序，則查找起來相當困難，甚至翻遍所有檔案柜，費時費力。

（三）檔案庫房的管理。目前檔案部門因各方面因素的影響，好多庫房無法真正達到檔案庫房要求的“八防”標準，檔案庫房的溫濕度測控、灰塵、細菌霉菌、安防監(jiān)控、消防安全、光線管理有的還處于不完善的階段，因無專人管理或者人為控制庫房設備不便等因素，造成庫房環(huán)境達不到紙質(zhì)檔案保存的標準，庫房管理方式落后，而檔案庫房灰塵、潮濕等環(huán)境因素會對紙質(zhì)檔案造成自然損害，維護也僅是通過人員不定時通風或打掃，不能對檔案庫房適時監(jiān)控；檔案頻繁外借，容易導致紙質(zhì)檔案破損、丟失或其他損害，不利于原件的保存；隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)量已進入暴漲階段，數(shù)量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹，如何運用好檔案庫房管理也是檔案管理工作提出的新課題。

二、創(chuàng)建新型檔案管理概念

創(chuàng)建新型檔案管理模式是檔案信息化發(fā)展的必然階段，是應用各種先進信息技術生成、管理、利用檔案的過程。通過網(wǎng)絡環(huán)境、硬件環(huán)境建設和系統(tǒng)軟件應用建設，把紙質(zhì)檔案轉化為電子檔案，構建一個具有分析、處理、管理和決策能力的智慧檔案管理模式。該模式不僅能充分滿足現(xiàn)有檔案管理需求，而且還具有強大的擴展空間，在檔案信息化領域達到了現(xiàn)階段相對領先程度。創(chuàng)新型檔案管理模式將帶來檔案管理新途徑，構成服務與管理的新形態(tài)。最終實現(xiàn)檔案信息資源的現(xiàn)代化建設、管理及利用。

在信息化時代，人們可以通過創(chuàng)新型信息化技術將整個檔案的管理過程進行詳細監(jiān)督記錄，確保檔案完整保存，并且不會存在存量檔案，實時處理增量檔案。讓檔案資料發(fā)揮應有的作用，體現(xiàn)應有價值。

（一）創(chuàng)新型檔案管理模式。智慧檔案管理即通過簡單的檔案收集工作（電子件掃描后，生成唯一標識），其一，電子檔案的收集：通過各個電子平臺的對應接口，進行各類電子檔案的移交、接收，不用人員重復錄入工作。其二，實體檔案收集，只需對實體檔案進行一次性掃描、生成唯一標識（貼電子簽或二維碼或條形碼）后，系統(tǒng)會自動識別標識，自動進行電子和實體檔案的對應、分析、整理和統(tǒng)計，自動對文件進行編號、排列、歸類等管理，實現(xiàn)全自動化、智能化、智慧化的檔案管理模式，以便于更好地管理大數(shù)據(jù)時代爆炸式增長的數(shù)據(jù)和檔案，使檔案大數(shù)據(jù)信息和資源系統(tǒng)得到更合理的應用。

那是2008年的6月，我剛從武漢某著名大學的法律系畢業(yè)，在律師事務所實習的時候，邂逅了一個叫崔仁浩的男子。他比我大一屆，也是從我們大學畢業(yè)的。在實習的過程中，他給了我很多幫助，加上他穿著、談吐都頗為考究，讓出身農(nóng)民家庭的我產(chǎn)生了莫名的好感。不久，我們就戀愛了。

（二）解決問題。包括如下幾個方面：

1.解決檔案管理難度大、整理標準不統(tǒng)一的問題。采用信息智慧化檔案管理平臺后，就直接可以通過掃描，后臺自動識別，進行數(shù)據(jù)錄入、整理、編號、組卷、分卷等整理工作，這些繁瑣的工作可以變得簡單、統(tǒng)一、標準、快捷。如果利用者需要借閱檔案，只需要在智慧化檔案管理平臺的查詢端輸入關鍵字，即可找到相應的檔案（包括現(xiàn)行文件），而且查詢時段不受限制，只需要進行人員權限的識別，不需要專人上班值守查找、催還實體檔案。

創(chuàng)新型檔案管理模式可以通用電子系統(tǒng)平臺進行規(guī)范化的檔案整理，無需人工繁瑣的整理工作，避免了人工整理過程中檔案整理不規(guī)范的問題，改變了傳統(tǒng)的檔案整理方式，使得檔案整理工作統(tǒng)一、規(guī)范、高效化。創(chuàng)新型檔案管理模式可以將各個應用系統(tǒng)進行銜接，并進行統(tǒng)一規(guī)范化的檔案管理，可以將上下級單位、各個應用系統(tǒng)之間進行無縫銜接，只要進入智慧檔案管理系統(tǒng)平臺就可以統(tǒng)一標準化，便于檔案的整體管理和利用，避免各自數(shù)據(jù)獨立存在的問題。

2.解決檔案利用查找和丟失的問題。創(chuàng)新型檔案管理模式則是以信息共享和檔案管理便捷化為實現(xiàn)目標，使用多項檔案館領域的最新技術，包括環(huán)境信息檢測、數(shù)據(jù)備份安全管理、虛擬展示、RFID物聯(lián)網(wǎng)應用，構建全新智慧檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)全天視頻無間斷檔案查詢利用，打造智慧檔案信息共享服務。

智慧檔案管理系統(tǒng)可以將文件實體資料和電子資料通過電子標識進行唯一的認證，實現(xiàn)檔案文件管理過程中的智慧化防丟失和定位查找，提高檔案文件資料的有效管理、利用，并能提供文件應用的高效性，建立真正的可以協(xié)同作業(yè)的檔案管理平臺。

3.解決檔案庫房管理、實體檔案保存問題。智慧化檔案整理是立足于全自動化的管理，采用信息智慧化檔案管理平臺后，系統(tǒng)會自動感應庫房中各個環(huán)境要素，自動調(diào)控各種設備進行開啟、關閉、保持狀態(tài)，全自動化控制庫房溫濕度、智能掃地機器人、空氣質(zhì)量監(jiān)測系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)的自動運行，隨時保持庫房環(huán)境處于安全達標狀態(tài)，智能化解決了目前庫房管理的問題。

創(chuàng)新型檔案管理模式可以使紙質(zhì)檔案一一對應轉換為電子檔案，進行實時移交，縮短移交周期，利用者查檔利用時，利用客戶端直接通過檔案管理平臺進行檔案的全天隨時查檔、打印利用工作，減少了檔案人員在庫房中查找、借閱、歸還檔案的流程；避免了頻繁的調(diào)閱和復印原始檔案，而對紙質(zhì)檔案造成人為的損害，有利于保護檔案原件，使紙質(zhì)檔案原件能夠完好無損地保存在庫房。

三、地震檔案管理發(fā)展方向

地震系統(tǒng)是記載著各個地震行政、業(yè)務管理部門產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)和地震資料信息的行業(yè)，對檔案資料的科學性、連續(xù)性、完整性要求非常高，雖然我局當前的檔案工作模式基本實現(xiàn)網(wǎng)絡化，但在檔案的管理中也存在文中討論的一些弊端，特別是在檔案利用過程中，利用效率低，我們稱之為“沉睡的檔案”，問題比較突出，與大數(shù)據(jù)時代的要求存在較大的差距。而如何將智慧檔案系統(tǒng)運用在地震檔案系統(tǒng)工作中，使地震檔案工作推向新的高度，個人認為需要從以下五方面著手：

（一）提升領導干部的重視。加大與上級檔案部門的溝通力度，進一步掌握上級檔案部門的工作思路；積極向主管領導匯報檔案工作，取得領導在人力、物力上的大力支持；廣泛宣傳地震檔案的重要性，加強各部門、單位部門領導對檔案工作重要性的認識。制定檔案考核標準，使檔案工作作為各部門年度考核依據(jù)，實現(xiàn)檔案工作標準常態(tài)化、標準化；強化檔案管理現(xiàn)代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識，從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉”為“開放”，把檔案工作重心轉到提供優(yōu)質(zhì)服務的軌道上來，為實現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代檔案管理奠定良好的基礎。

（二）加強硬件環(huán)境建設。加強硬件環(huán)境建設是實現(xiàn)智慧化檔案工作的前提，而如何做好硬件環(huán)境建設，則致力與檔案軟件公司合作，將紙質(zhì)檔案按照相關要求標準全部進行檔案數(shù)字化工作，為提供智慧檔案做好前期準備工作；同時，加強檔案庫房建設，力求從檔案庫房的溫濕度測控、灰塵、細菌霉菌、安防監(jiān)控、消防安全、光線管理方面著手，從硬件環(huán)境上保證支持整個智慧系統(tǒng)需要的各項設備，配備如：恒溫恒濕消毒儀器、安防監(jiān)控設備等一系列相應的配套設施，以滿足地震系統(tǒng)大數(shù)據(jù)所需要的各個參數(shù)。

（三）進一步豐富檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息智慧化建設的基礎和核心。它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。主要內(nèi)容包括室藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。具體為：室藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設。為了將檔案內(nèi)容的多種形態(tài)展現(xiàn)在瀏覽者面前，應以豐富室藏檔案內(nèi)容、開發(fā)地震檔案為主導，構建多種檔案信息資源庫，實現(xiàn)檔案信息資源與智慧化檔案的有效結合。

（四）改進完善網(wǎng)絡、軟件系統(tǒng)建設。目前我們采用的網(wǎng)絡版SYH—BV6.0檔案管理系統(tǒng)，在擴展檔案信息服務工作的空間還存在一定的局限性，而采用信息智慧化檔案管理平臺，則能構建一個具有分析、處理、管理和決策能力的智慧檔案管理系統(tǒng)。實現(xiàn)檔案文件管理過程中的智慧化快速利用、防丟失和定位查找，打破長期以來分散管理的傳統(tǒng)模式，進一步提高檔案文件資料的有效管理、利用，實現(xiàn)地震檔案高效利用的新型模式。

（五）提升檔案干部隊伍業(yè)務素質(zhì)水平。在信息時代，智慧化檔案的建設，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化、提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術基礎和重要手段。而提升檔案管理隊伍業(yè)務素質(zhì)水平顯得尤為重要，就必須打破傳統(tǒng)觀念的桎梏，真正解放思想，更新觀念，讓檔案信息服務工作有生機、有活力，這就需要檔案人員樹立終身學習的觀念，不斷加強信息化檔案業(yè)務學習，增強創(chuàng)新理念，擴大知識層面，了解新形勢檔案發(fā)展趨勢，真正做到在學習過程中積累與探索經(jīng)驗，把理論與實際工作有機結合起來。

在信息化時代，如何將具有潛在價值的地震檔案資源更全面、更快捷、更安全地挖掘出來，把地震科技成果、地震應急救援、地震監(jiān)測預報、地震震害防御等產(chǎn)生相關檔案與智慧檔案系統(tǒng)有效地結合起來，更有效地豐富其內(nèi)容，讓地震檔案資源更好地服務于我省防震減災事業(yè)，需要我們把握時機，勇于創(chuàng)新。為防震減災事業(yè)提供多層次、多方位、多渠道的共享利用服務，努力把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫”變成“思想庫”，最終實現(xiàn)智慧信息化引領地震檔案工作新進程。