檔案登記和統(tǒng)計(jì)工作的分析研究

文/臺(tái)山核電合營(yíng)有限公司信息文檔部 臧鈺俊

檔案登記和統(tǒng)計(jì)工作的分析研究

文/臺(tái)山核電合營(yíng)有限公司信息文檔部 臧鈺俊

為了加強(qiáng)我國(guó)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，需要完善檔案管理機(jī)制，只有將檔案登記統(tǒng)計(jì)納入到工作中，才能有效地進(jìn)行檔案管理工作。比方說(shuō)，在每次進(jìn)行接收、轉(zhuǎn)移、檔案銷毀等工作的時(shí)候要第一時(shí)間完成登記和統(tǒng)計(jì)工作，只有徹底了解自己的財(cái)務(wù)狀況，才能做到賬目與實(shí)際相一致。因此，本文著重分析檔案管理中檔案登記和統(tǒng)計(jì)工作。

檔案登記；統(tǒng)計(jì)工作；檔案

一、前言

在日常的檔案管理工作中最不可缺少的工作就是檔案登記和統(tǒng)計(jì)工作，檔案登記從本質(zhì)上說(shuō)是記錄性的工作，因此，其工作的最終目的是記錄企業(yè)日常的管理活動(dòng)，比方說(shuō)對(duì)發(fā)生的事情的真實(shí)情況所采取的動(dòng)作、表現(xiàn)的現(xiàn)象、數(shù)字等記錄，以此，全方面地掌握企業(yè)的動(dòng)態(tài)。統(tǒng)計(jì)工作則是偏向宏觀上面的定量描述和分析工作，其主要目的是通過(guò)描述和分析確認(rèn)事物的最終形態(tài)和性質(zhì)，其主要的功能是幫助決策者制定出正確的政策，因此，檔案登記統(tǒng)計(jì)主要包括兩個(gè)方面的統(tǒng)計(jì)，一個(gè)就是檔案現(xiàn)狀的等級(jí)統(tǒng)計(jì)，一個(gè)是檔案工作情況的登記統(tǒng)計(jì)。

二、檔案現(xiàn)狀登記統(tǒng)計(jì)

檔案室管理的工作主要包括：第一，卷內(nèi)的目錄，其主要的作用是方便登記文件的數(shù)量。第二，案卷的目錄，其主要的作用是統(tǒng)計(jì)案卷的數(shù)量（這里要說(shuō)明一下，以上兩種目錄都是檔案室管理中必不可少的）。第三，需要?dú)w檔的文件目錄，自從立卷改革之后，就要求合并以上兩種目錄，同時(shí)參照分類管理的方式進(jìn)行重新編號(hào)。因此，重新歸檔的目錄有明確的文件號(hào)碼、負(fù)責(zé)人、文號(hào)、文件名、文件收錄日期、頁(yè)數(shù)以及備注等信息。第四，需要有一個(gè)總的登記簿。在檔案室中應(yīng)當(dāng)設(shè)有一個(gè)總的登記簿，此作用就是將所有檔案的收入、轉(zhuǎn)移等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。換句話說(shuō)，總的登記簿好比財(cái)務(wù)上的總賬，可以直接查詢所有的檔案活動(dòng)。

三、檔案工作情況的登記統(tǒng)計(jì)

（一）工作日志的記錄。在很多的領(lǐng)域中都會(huì)使用工作日志的方式記錄日常的工作，因此工作日志可以很好地表示全天的工作內(nèi)容，當(dāng)然這些記錄也是最原始的資料，以方便日后的查詢，也為今后的總結(jié)做好工作。檔案管理工作中工作日志一般記錄的是工作者每天的活動(dòng)內(nèi)容。在具體的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)中也可以設(shè)立記錄單位日志的登記機(jī)制，以此來(lái)確保機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人記錄的信息的完整性。工作日志一般使用的形式是簿冊(cè)，可以根據(jù)單位或者人，每個(gè)月或者每一年的方式進(jìn)行編冊(cè)。明確的登記項(xiàng)目可以靈活地記錄企業(yè)的日常工作狀況。

（二）員工進(jìn)出庫(kù)房的登記工作。檔案管理工作的過(guò)程中，應(yīng)該注意員工進(jìn)出庫(kù)房的登記工作，只要有工作人員進(jìn)入或者出倉(cāng)庫(kù)的時(shí)候都要做到登記，這也是檔案管理工作中不可缺少的重要事情。在進(jìn)出庫(kù)房的登記項(xiàng)目上應(yīng)當(dāng)包含進(jìn)出庫(kù)房的具體日期和時(shí)間、進(jìn)出庫(kù)房是否有拿走或者放入物品、進(jìn)出庫(kù)房的原因以及進(jìn)出庫(kù)房者等。

（三）檔案入庫(kù)或者借出的記錄登記。對(duì)于檔案的管理，做好人員的進(jìn)出庫(kù)房記錄是不夠的，還應(yīng)當(dāng)隨時(shí)對(duì)檔案庫(kù)房情況進(jìn)行登記，此類工作最好設(shè)有專門的工作人員，只有這樣才能確保任何時(shí)間都有精確的檔案庫(kù)房使用記錄，此登記上應(yīng)當(dāng)明確地標(biāo)注記錄者是誰(shuí)、進(jìn)出庫(kù)房的人是誰(shuí)、檔案查看的編號(hào)，以及查看的數(shù)量等信息。

（四）檔案清算和驗(yàn)證的工作。為了保證檔案管理工作的順利進(jìn)行，還應(yīng)當(dāng)做好檔案的清點(diǎn)和驗(yàn)證工作，一般情況下應(yīng)該設(shè)定一段時(shí)期之內(nèi)進(jìn)行檔案的重新歸納工作。對(duì)于所要清點(diǎn)和驗(yàn)證的檔案，要做好明確的登記工作，這樣的好處就是方便以后查找和驗(yàn)證工作。在清點(diǎn)和驗(yàn)證的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一登記表的格式，當(dāng)然此項(xiàng)記錄也可以用筆記本隨時(shí)保持記錄?？梢哉f(shuō)，不管使用的是什么方式，在清點(diǎn)和驗(yàn)證工作之后都需要做好統(tǒng)計(jì)工作，此結(jié)論最好用書面的形式表現(xiàn)出來(lái)。

（五）檔案使用者登記簿。記錄檔案可以充分利用的方式有很多中，但是登記簿是其中之一，在檔案管理中主要有兩點(diǎn)功能：第一點(diǎn)就是為檔案單位提供記錄或者檔案可以利用的信息；第二點(diǎn)就是為檔案單位提供文本上的依據(jù)。登記簿上面一般含有序列號(hào)、時(shí)間、利用者名稱、利用者所處的職位、利用者所在的部門、使用的目的和方式以及所查閱檔案的數(shù)量和歸還時(shí)間等信息。

（六）使用者登記卡。對(duì)于一些大型的檔案室來(lái)說(shuō)，登記卡的使用可以在一定程度上降低檔案管理者的工作內(nèi)容。因?yàn)榈怯浛ㄉ厦婧欣谜叩拿Q、單位、長(zhǎng)相、性別、年齡、發(fā)卡日期等信息。

（七）建設(shè)檔案借出登記。借出登記主要針對(duì)的是檔案機(jī)構(gòu)之外的單位或者個(gè)人。其登記上面也應(yīng)當(dāng)記錄檔案編號(hào)、借出的時(shí)間、借出者是個(gè)人還是單位、借出的檔案名稱和數(shù)量、借出的主要目的、借出者的親筆簽名、預(yù)計(jì)歸還的時(shí)間等信息。

（八）檔案復(fù)制或者摘抄的記錄本。對(duì)于產(chǎn)生檔案復(fù)制或者摘抄的行為一定要記錄下來(lái)，以便日后的查證。

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[3]陶麗霞,丁耀琪.關(guān)于切實(shí)推進(jìn)基層檔案登記工作的思考——以江蘇省常熟中學(xué)為例[J].檔案與建設(shè),2016.