探索職校檔案管理如何實現(xiàn)信息化建設(shè)

文/惠州城市職業(yè)學(xué)院 趙旭燕

探索職校檔案管理如何實現(xiàn)信息化建設(shè)

文/惠州城市職業(yè)學(xué)院 趙旭燕

隨著我國經(jīng)濟和科技的迅速發(fā)展，職校辦學(xué)規(guī)模日漸擴大，檔案信息量不斷增加，傳統(tǒng)的人工檔案管理方式已經(jīng)不能滿足學(xué)校檔案管理工作的需求，職校檔案管理信息化應(yīng)運而生，如何實現(xiàn)檔案管理工作信息化建設(shè)成為目前學(xué)校檔案管理工作的重中之重。然而，由于學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)尚處于初始階段，在應(yīng)用過程中仍然存在一些需要改進的地方。本文主要針對職校檔案管理信息化存在的問題展開了探討，并提出了改進檔案管理信息化的策略，希望對學(xué)校檔案管理工作能夠提供一定幫助。

職校檔案；檔案管理；信息化建設(shè)

一、職校檔案管理信息化及其意義

（一）適應(yīng)我國職校檔案管理的必然要求。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展以及人們對信息化理念的普及，各個領(lǐng)域?qū)π畔⒓夹g(shù)的運用越來越多。為了強化職校檔案管理，減少儲存和查找文件的不便，提高檔案管理工作的效率，檔案管理信息化應(yīng)運而生。檔案信息化，是指應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，將檔案管理機制重新由檔案實體化向檔案信息化轉(zhuǎn)變的過程。實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)我國職校檔案管理的必然要求。

（二）對突破傳統(tǒng)檔案管理模式有重大貢獻。檔案通常是指人們在各種活動中所直接形成的具有保存價值的原始記錄，檔案系統(tǒng)是作為一個教育單位不可或缺的重要組成部分，檔案管理對于學(xué)校而言至關(guān)重要，在這個信息技術(shù)日漸成熟的社會，人工管理檔案模式的不足日漸凸顯，因此，要突破傳統(tǒng)的檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化、信息化有著重大貢獻。

（三）深化職業(yè)教育改革的需求。學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)，讓檔案管理工作更加規(guī)范化、標準化、快捷化，是深化職業(yè)教育改革的需求。以往查找檔案都必須要到檔案室去查找，而實現(xiàn)檔案管理信息化之后，只需輕輕點開電腦，便能一鍵查詢所有想要的信息，這是從遠距離到近距離的轉(zhuǎn)變，亦是由人工管理到智能管理的轉(zhuǎn)變。

（四）衡量學(xué)校管理水平的重要標準。眾所周知，學(xué)校檔案對于學(xué)校培養(yǎng)科研人才，推動學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展，提高教學(xué)質(zhì)量有著深遠影響，衡量學(xué)校管理水平高低的重要因素便是檔案管理工作，要成為一所高水準的職校，就必須加快檔案管理信息化的進程，并將其運用到實際管理當(dāng)中。

二、職校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）檔案管理信息化技術(shù)落后。落后的檔案管理技術(shù)嚴重阻礙了檔案信息化管理的發(fā)展進程。目前，很多學(xué)校的檔案管理并未在真正意義上實現(xiàn)檔案信息化管理，只是簡單地運用了計算機存儲技術(shù)，并沒有實現(xiàn)計算機管理網(wǎng)絡(luò)化，而檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸手段更是沒能實現(xiàn)，與真正達到檔案信息化管理建設(shè)的要求還有一定的差距。而反觀國外數(shù)字檔案的建設(shè)，他們采用了“數(shù)字檔案館”的模式，一種是全方位實現(xiàn)信息化的新型檔案館，實現(xiàn)了數(shù)字化館藏的存儲、維護和傳輸，同時實現(xiàn)了文檔接收、整理、保管及遷移等工作的信息化；另一種是跨越空間的檔案信息資源的集成，這突破了館與館之間的界限，將不同位置、不同載體的信息連接起來，向用戶提供方便快捷的信息服務(wù)。

（二）信息化管理意識淡薄。目前為止，仍然有很多檔案管理人員簡單地認為，只要將信息輸入到電腦便是信息化管理，沒有擴展這項技術(shù)的功能，從未深入了解信息化管理的定義以及作用，意識不到檔案管理信息化的重要性。因為檔案管理信息化的理念未深入人心，管理的概念并未在根本上得到改變，檔案現(xiàn)代化管理就難以步上正軌，這樣一來，檔案信息化管理建設(shè)便成了天馬行空之談。

（三）檔案管理信息化人才的缺乏。就目前職校檔案管理現(xiàn)狀來看，檔案管理工作需要熟悉檔案管理知識和具備計算機操作能力的復(fù)合型人才，但實際上，大多數(shù)職校的檔案管理人員是快退休的或不熟悉計算機操作技術(shù)的職員，甚至還有些檔案管理人員身兼數(shù)職，不僅對檔案管理的知識掌握不足，對于計算機行業(yè)技術(shù)更是知之甚少，這樣一來，即使有較為完善的硬件設(shè)備，檔案管理人員也不能將其真正有效地運用和發(fā)揮，從而導(dǎo)致檔案管理難以信息化、專業(yè)化、規(guī)范化。

（四）學(xué)校硬件設(shè)施不達標。檔案資料的存儲條件較為苛刻，需要時刻注意防潮、防霉、防火，而很多職校僅僅只是隨意安排了一間屋子存儲檔案，檔案的保管措施設(shè)備都十分簡陋，不僅如此，還有很多學(xué)校并沒有投入經(jīng)費購買相關(guān)的電子設(shè)備，即便購買了，也只是簡單地買了幾部普通的電腦和掃描儀，將檔案信息存放進去，沒有配備檔案服務(wù)器，也沒有運用相關(guān)系統(tǒng)的管理，對于檔案管理硬件軟件設(shè)備的要求不予重視。

（五）檔案信息保密安全性差。網(wǎng)絡(luò)安全已然成為當(dāng)今社會所關(guān)注的重點話題。而檔案這類學(xué)校重要的信息資料，在用計算機存放、傳輸、共享時容易泄露信息，不僅如此，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化管理的建設(shè)確實便利了很多，但與此同時，竊密技術(shù)也在不斷提升，竊密手段更是層出不窮，檔案信息泄密的風(fēng)險增加，檔案信息安全隱患很多，再加上，一旦檔案信息泄露，便會在網(wǎng)絡(luò)上迅速傳播，要實施補救措施十分困難，很難保障檔案信息的安全性指數(shù)。

三、加快檔案信息化建設(shè)步伐的措施

（一）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。在檔案管理信息化建設(shè)的進程中，管理人員的專業(yè)素質(zhì)起到至關(guān)重要的作用。因此，要真正意義上實現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化，首先必須要制定合理的人才培養(yǎng)計劃，定期對檔案管理人員進行專業(yè)性的指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提高現(xiàn)代化技術(shù)水平，通過組織校與校之間的經(jīng)驗交流，使其不僅清楚掌握檔案管理工作的流程及其他工作，還能熟悉操作和掌握計算機管理知識和專業(yè)技能，為確保檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。

（二）使其認識到檔案管理信息化技術(shù)的重要性。加強職校工作人員對檔案管理信息化重要性的認識，要讓領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員從根本上改變原先固有的傳統(tǒng)管理理念和手段，充分認識到檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用價值，并注入檔案管理信息化、現(xiàn)代化的思想意識，與時俱進，使其建立起符合信息時代發(fā)展特征的檔案管理意識，明確檔案管理信息化建設(shè)的目標及要求，這樣才能形成人人在思想上重視，工作上支持，積極參與檔案管理工作的良好氛圍。

（三）加大經(jīng)費投入，完善硬件設(shè)施。經(jīng)費不足是當(dāng)今多數(shù)職校檔案信息化管理未能發(fā)展起來的一個重要原因，要將檔案信息化管理建設(shè)作為職校教育發(fā)展中的一件大事看待，就必須建立起檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)項目，并保證足夠的經(jīng)費投入，購買必要的、足夠的、功能較為完善的硬軟件設(shè)備，擴充檔案信息資源，并定期檢測硬軟件設(shè)備的完好，結(jié)合實際情況，有計劃地提出添置要求，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，完成檔案信息化管理的轉(zhuǎn)變，盡可能為檔案信息管理現(xiàn)代化創(chuàng)造良好條件。

（四）建立規(guī)范化的信息管理機制。結(jié)合職校實際檔案管理情況，制定出與之相關(guān)的檔案管理制度，健全和完善檔案管理信息化的規(guī)范化技術(shù)和必要的安全管理措施，保證檔案信息的安全性，建立具備“收、管、用”三大功能的系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的目標。

四、結(jié)束語

綜上所述，實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)是科技發(fā)展的必然趨勢，是一項宏偉的工程，同時也是擺在職校面前的一個機遇。為了推進職校管理水平的發(fā)展，職校工作人員尤其是檔案管理人員必須抓住機遇，克服在實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)中的遇到的困難，勇于創(chuàng)新，制定檔案管理信息化建設(shè)的長遠規(guī)劃，為學(xué)校發(fā)展創(chuàng)造前所未有的價值。

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