加強國企辦公室工作的措施探討

文/云南省煙草公司玉溪市公司 普蓉

加強國企辦公室工作的措施探討

文/云南省煙草公司玉溪市公司 普蓉

國企在國民企業(yè)中占據(jù)著主導地位，它的存在與國計民生有著重要關聯(lián)。一般的國有企業(yè)組織結(jié)構(gòu)較為復雜、生產(chǎn)規(guī)模較大，為此提高其服務質(zhì)量和工作效率是強化辦公室管理的基礎。辦公室工作能夠為國企提供服務，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部的利益。本文以國企辦公室工作的特點為出發(fā)點，加強辦公室的工作重點和人才隊伍建設，進一步增加國企辦公室工作的途徑。

國企辦公室；工作效率；有效途徑

一、國企辦公室工作中存在的問題

（一）辦公室人員的地位較低。在國有企業(yè)中，協(xié)助國企領導辦公就是辦公室人員的主要工作，所以他們本身就應該具備一定的職務和地位。在實際工作開展的時候，辦公室員工本身地位的落實就稍顯困難。由于辦公室工作情況會給國企運轉(zhuǎn)造成影響，因此在選拔辦公室工作人員的時候應該選擇那些素質(zhì)出色、業(yè)務能力比較強的人員，來保證其在處理各項工作的時候能夠有序處理。但在現(xiàn)實中這些給企業(yè)做出巨大貢獻的員工卻沒有獲得其應該獲得的職位和待遇，國企領導沒有真正認識到這件事的重要性，導致辦公室工作人員的工作熱情大大降低，工作效率也受到影響。

（二）辦公室人員的實權較小。辦公室工作人員在開展工作的時候，都是一些具體性的工作并且包含的層面也較多，但是辦公室職員的實際權力卻比非常小，大部分職員只能辦一些具體的事物，但是卻不具備實際的權力，同時在制度制定、工資數(shù)額確定以及員工任免方面的限制，導致其無法對生產(chǎn)流程進行安排。還有一些辦公室工作人員只能夠進行信息的傳遞，卻沒有任何決策方面的權利，因此他們在執(zhí)行實效很難提高，甚至還有一些員工經(jīng)常會出現(xiàn)不服從辦公室管理的情況，影響了國企本身的平穩(wěn)性，為其發(fā)展造成了嚴重影響。

（三）模糊不清的次序劃分。在很多企業(yè)中，辦公室需要處理的工作非常繁瑣復雜，思維邏輯不夠清晰，辦公室需要調(diào)度整個企業(yè)的工作，因此導致辦公室工作人員工作比較雜亂，員工之間職責劃分不夠清晰，給辦公室工作效率的提高增加了困難?，F(xiàn)如今有很多企業(yè)都在精簡機構(gòu)，這無形中加大了辦公室人員的工作量，辦公室中的工作人員不僅需要負責招聘考核、工資發(fā)放等工作，還需要對國企的賬目進行審核，造成了其工作任務十分復雜，不僅加大辦公室人員工作壓力，還會增加其出錯的概率，給國企辦公室工作水平的提高造成了影響。

二、加強國有企業(yè)辦公室工作的措施

（一）優(yōu)化工作環(huán)境。伴隨著網(wǎng)絡計算機技術的普及和科學技術的發(fā)展，辦公室工作環(huán)境也出現(xiàn)了極大的轉(zhuǎn)變，在這個信息大爆炸的時代，國有企業(yè)只有與時俱進才可提高辦公室的工作效率，不斷完善自身的硬件建設，為工作人員提供優(yōu)質(zhì)的工作環(huán)境。隨著社會的發(fā)展，辦公室工作的科學化、信息化、系統(tǒng)化已經(jīng)成為辦公室工作的主要特點，這些都離不開現(xiàn)代化的辦公條件。因此國有企業(yè)的辦公室工作一定要采取措施，加強基礎硬件建設，購買相應的計算機處理設備、計算機、復印機、數(shù)碼設備等辦公必須用品，這些工作設備可以實現(xiàn)辦公室工作的現(xiàn)代化和自動化，從而提高工作效率。

（二）提高工作人員的素質(zhì)。對于辦公室工作而言，人才起著決定性的作用，辦公室的管理工作就是對人才的管理和利用。國有企業(yè)辦公室工作由于內(nèi)容復雜，事務較多，但是工作環(huán)境卻比較單一，因此出現(xiàn)從業(yè)人員消極怠工的現(xiàn)象。采取有效的激勵和考核制度可以提高國有企業(yè)辦公室的工作效率，刺激從業(yè)人員的工作意識，激發(fā)自身潛力的同時提高自身效率。人才素質(zhì)的高低直接影響著辦公室工作的效率，強化辦公室人才隊伍建設已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展和人才自身發(fā)展的必經(jīng)之路。在辦公室人才隊伍建設的同時，企業(yè)要強化人才的引進，在企業(yè)招聘的時候把好質(zhì)量好，吸引更優(yōu)秀的人才。除此之外，企業(yè)還要強化人才培訓，為辦公室工作人員制定有效的培訓課程，增強他們的工作能力。

（三）創(chuàng)建完整的管理機制。對于國有企業(yè)來說，辦公室工作會給其發(fā)展走向造成深遠影響，在塑造企業(yè)聲譽方面有著至關重要的作用，但是因為沒有完善辦公約束機制，直接導致了辦公室流程的嚴格程度和規(guī)范程度不夠，工作不夠細致，給企業(yè)的進步造成了嚴重的影響。企業(yè)應該根據(jù)自身的真實情況，建立健全綜合的辦公規(guī)范機制，挑選優(yōu)秀的職員提高辦公室人員的整體素質(zhì)，加強辦公室考核工作，督促其采取措施提高辦公室工作的效率，同時還要做好任務的劃分，只有這樣才能保證職員工作心態(tài)更加端正。

三、結(jié)語

對于國企而言，辦公室是其重要的管理主體，它的工作效率會直接給國有企業(yè)的發(fā)展造成嚴重的后果。因此國企辦公室人員充分認識到自身所肩負的使命，在日常的工作當中做好充足的思想準備，有了思想的基礎之后再采取具體的措施，就能夠真正做好國企辦公室工作，提高辦事效率。只有不斷加強辦公室制度化規(guī)范化建設，本著對企業(yè)發(fā)展負責的態(tài)度，加強修養(yǎng)的同時提升素質(zhì)，幫助企業(yè)更好地面臨市場競爭。

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[2].魏曉剛.關于如何提高國有企業(yè)辦公室工作效率探討[J].經(jīng)營管理者,2014(36).

[3].李靜.提高辦公室檔案管理效率的策略[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息,2015(16).