高中學(xué)校檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用實踐探微

文/泰安長城中學(xué) 胡敏

高中學(xué)校檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用實踐探微

文/泰安長城中學(xué) 胡敏

高中學(xué)校檔案管理工作是記錄師生生活與思想發(fā)展?fàn)顩r的重要工作，對高中學(xué)校的發(fā)展有著非常重要的意義。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高中學(xué)校檔案管理工作有了新的發(fā)展方向。本文將簡單探討學(xué)校檔案管理工作中信息技術(shù)的應(yīng)用，希望能對高中學(xué)校的發(fā)展提供幫助。

高中學(xué)校；檔案管理；信息技術(shù)；信息處理

一、信息技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

（一）檔案管理不再費時費力。信息技術(shù)的使用，有效提高了檔案管理工作的有效性。在實際應(yīng)用過程中，無論是從文書管理錄入工作還是檔案管理錄入，只需要一次性錄入即可實現(xiàn)多次使用，且可以在內(nèi)部實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。此外，各種檔案管理的報表可以自動打印，如收發(fā)文單據(jù)、檔案案卷目錄、文件目錄、封面等，實現(xiàn)自動統(tǒng)計檔案信息，并形成相應(yīng)的報表，在很大程度上提高了管理工作的工作效率。

（二）檔案查詢更加方便。信息技術(shù)可以為檔案管理工作提供更多的查詢手段，相關(guān)管理人員可以根據(jù)自身需要，從模糊查詢、組合查詢以及分類查詢等方式中選取合適的方式進行查詢，從檔案庫中檢索出需要的檔案信息。此外，信息技術(shù)為教職員工提供了更多的查詢手段，相關(guān)教職員工可以根據(jù)檔案管理的權(quán)限到網(wǎng)上下載需要的檔案資料，不僅減輕了檔案管理人員的查詢負擔(dān)，同時也提高了查詢效率。

二、現(xiàn)階段高中學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理方式。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，基本上都是采取紙質(zhì)的方式進行管理，這種檔案管理方式是非常落后的，在管理和保存的過程中極易出現(xiàn)丟失或是損壞的現(xiàn)象，若是稍有不慎則會造成嚴(yán)重的后果，且檔案管理的工作量較大，整體效率偏低。此外，高中檔案管理所涉及的內(nèi)容較多，大量學(xué)生和教職員工檔案產(chǎn)生變動，這在無形之中為檔案管理工作帶來非常大的困難。雖然很多高中校園正在向著信息化管理方向發(fā)展，但是發(fā)展過程較慢，造成的影響較大。

（二）保密工作。在傳統(tǒng)的檔案管理中，由于管理方式的落后，導(dǎo)致檔案的保密性非常弱，檔案信息的安全性有待提高，雖然一些學(xué)校也在進行信息化管理，但是其程度較低，還不能夠完全適應(yīng)檔案管理的發(fā)展需求。在工作中，檔案管理人員多數(shù)通過人工的方式進行信息的錄入，不僅影響了工作效率，同時也對檔案信息的安全性埋下了安全隱患。此外，一些檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)相對老化，在計算機使用的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)一些問題，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的整體效率。

三、加強信息技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理應(yīng)用的措施

（一）加強對檔案管理信息化的重視和投入。高中學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的認識是非常重要的。要想進一步加強檔案管理工作的時效性，就必須要加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的認識。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)者以及教職員工都要對信息技術(shù)的應(yīng)用價值有充分的認識，并結(jié)合學(xué)校當(dāng)前檔案管理的情況，制定完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，在形式上以及管理理念上都要進行更深層次的提高和優(yōu)化。在實際操作過程中，需要將檔案資料的格式進行統(tǒng)一，采取統(tǒng)一的方式對檔案進行管理，這樣可以實現(xiàn)檔案管理工作的“精”“準(zhǔn)”“快”。此外，要想讓信息技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮出真正的價值，就需要學(xué)校在計算機軟硬件方面加大投入的力度。高中學(xué)校以及當(dāng)?shù)卣趯W(xué)校檔案管理工作上都要給予一定重視，使學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)的資金能夠得到有效保障。在實際情況中，學(xué)?？梢韵蛳嚓P(guān)教育部分申請更多的經(jīng)費來購置合適的計算機管理硬件，并安裝適合檔案管理的軟件，通過軟硬件設(shè)備來構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)平臺以及數(shù)據(jù)傳輸系統(tǒng)，保證檔案管理工作的個性化服務(wù)。

（二）注重檔案信息化管理的安全性和整體性。檔案信息化管理的安全性是十分重要的。由于高中學(xué)校檔案所涉及的管理內(nèi)容較多，因此必須要加強對其安全性的保障。相關(guān)管理工作人員在實際的管理過程中，必須要逐漸摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理手段，可以通過對檔案加密的方式來進行安全管理，也可以通過將整個計算機加密的方式對檔案進行安全管理，或是通過新技術(shù)來將相關(guān)文檔上傳至學(xué)校的云端存儲，并進行加密，這樣才能夠保證檔案信息的安全性。除了要注重檔案管理工作的安全性外，還要注重其整體性管理，避免在管理的過程中造成文件信息的缺失。管理人員需要對重要的紙質(zhì)檔案進行保存和整理，在網(wǎng)絡(luò)的擬定以及審查工作實施下對檔案資料的完整性加以保障，并保證檔案信息錄入的完整性，通過上述基礎(chǔ)措施的實施，有效提高高中學(xué)校檔案信息的管理水平。

三、結(jié)束語

總之，在計算機技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，社會各界都對信息技術(shù)的管理產(chǎn)生了一定的依賴性。信息技術(shù)可以有效提升工作效率和質(zhì)量，對學(xué)校復(fù)雜多樣的信息管理工作起到了一定的促進作用。因此，高中學(xué)校應(yīng)對計算機技術(shù)進行正確利用，通過加大資金投入力度、提高檔案管理人員綜合素質(zhì)等方式來提高檔案的信息化管理水平，促進高中學(xué)校檔案管理工作向著更加高效化的方向發(fā)展。

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