淺析財(cái)務(wù)檔案管理工作重點(diǎn)

文/云南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院糧食作物研究所 譚麗明

淺析財(cái)務(wù)檔案管理工作重點(diǎn)

文/云南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院糧食作物研究所 譚麗明

強(qiáng)化企業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性，能夠增強(qiáng)企業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作水平，同時(shí)對企業(yè)單位有序、良好發(fā)展產(chǎn)生非常大的助推作用?，F(xiàn)階段處于國家重視經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重大方針的引導(dǎo)下，各個(gè)單位、部門在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動的過程中，不斷追求著社會效益與經(jīng)濟(jì)效益之間保持一致增長的最有效的方法，由此記錄各種經(jīng)濟(jì)活動的財(cái)務(wù)檔案變得非常重要。財(cái)務(wù)檔案管理工作成了各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動、檔案管理工作的不可缺少的一部分。

財(cái)務(wù)檔案管理工作；現(xiàn)狀；重點(diǎn)

財(cái)務(wù)管理是企業(yè)單位開展社會活動、經(jīng)濟(jì)活動的真實(shí)書面憑證和記錄，能夠真實(shí)地反映出企業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的不可缺少的史料，屬于整個(gè)企業(yè)單位檔案管理中最重要的一部分。 因此，財(cái)務(wù)檔案作為企業(yè)單位中至關(guān)重要的檔案，必須要嚴(yán)格規(guī)范、強(qiáng)化檔案管理工作中涉及的各項(xiàng)具體內(nèi)容。

一、企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理方面的工作人員、負(fù)責(zé)人的意識不足。根據(jù)相關(guān)的調(diào)查表明，絕大多數(shù)的財(cái)務(wù)管理者對財(cái)務(wù)檔案管理工作沒有產(chǎn)生足夠的重視，并且也沒有真正地理解和認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案管理的重要性和意義。由此，也必定對財(cái)務(wù)檔案管理工作的內(nèi)容不夠重視，如果對其內(nèi)容缺乏認(rèn)識和重視，就會很容易造成財(cái)務(wù)檔案管理的信息資料被遺失，也會造成檔案管理人員的工作出現(xiàn)失誤，甚至?xí)?dǎo)致財(cái)務(wù)管理無法正常地運(yùn)行，最后引發(fā)不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

（二）現(xiàn)階段企業(yè)單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理制度不夠完善。所謂財(cái)務(wù)管理制度，其主要任務(wù)是維護(hù)財(cái)務(wù)管理工作能夠正常開展。然而，現(xiàn)階段很多的企業(yè)單位不具有與企業(yè)檔案管理相匹配的制度體制。企業(yè)大多也沒有對財(cái)務(wù)檔案管理工作的具體內(nèi)容作出詳細(xì)的要求，甚至不具有檔案管理的結(jié)構(gòu)框架，進(jìn)而造成企業(yè)單位財(cái)務(wù)管理資料的整合不明，工作操作環(huán)節(jié)混亂，一旦出現(xiàn)問題，管理人員不能夠有效地應(yīng)對。這些都嚴(yán)重地制約了企業(yè)單位財(cái)務(wù)流程中資金的正常流動和配置，無法為企業(yè)帶來可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

（三）現(xiàn)階段企業(yè)單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)管理工作不夠規(guī)范。由于企業(yè)單位在財(cái)務(wù)檔案管理方面的工作開展不夠規(guī)范，使得其管理內(nèi)容只能是一些股票的憑證、賬表等方面的資料信息。由此，在企業(yè)單位涉及的合同、檢測報(bào)告方面的資料管理就相對的不足、不規(guī)范，同時(shí)還無法有效地將檔案進(jìn)行歸檔、管理。企業(yè)單位內(nèi)部沒能足夠重視這項(xiàng)工作，并且沒有充分地結(jié)合具體實(shí)際情況開展切實(shí)的管理工作，最后導(dǎo)致企業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理過程中時(shí)常會出現(xiàn)資料錯(cuò)亂的問題。

二、完善檔案財(cái)務(wù)管理工作

（一）創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理的管理方式。第一步要做的是優(yōu)化和提高企業(yè)單位財(cái)務(wù)管理涉及的相關(guān)硬件基礎(chǔ)設(shè)備。這能夠更好地促使企業(yè)單位內(nèi)部創(chuàng)建財(cái)務(wù)檔案管理的數(shù)字信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式。隨著我國科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，加快了企業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。而其網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)能夠在很大程度上增強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的工作效率，同時(shí)還可以完善和強(qiáng)化企業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案運(yùn)用的便捷性。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，能夠極大地提升財(cái)務(wù)檔案的利用效率，還能夠增強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的透明度、公開度。第二步是要大力引進(jìn)國外先進(jìn)的管理模式和技術(shù)，進(jìn)而提升企業(yè)單位檔案管理部門的生產(chǎn)成效。第三步是合理引進(jìn)和借助國外現(xiàn)代化管理理念，進(jìn)而促使企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理的設(shè)施統(tǒng)一完善。

（二）合理配置財(cái)務(wù)檔案管理人員。實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理人員的有效配置，必須要針對企業(yè)單位的具體實(shí)際狀況，在充分地結(jié)合檔案管理工作的特點(diǎn)、規(guī)模，合理設(shè)定檔案管理人數(shù)，并要科學(xué)、合理地規(guī)劃管理人員的各項(xiàng)具體工作。這一做法能夠在很大程度上促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展，同時(shí)還能夠充分地利用和配置人際資源。由此，就財(cái)務(wù)檔案管理工作崗位安排來說，必須要采取專人專崗的形式，不可以多或少設(shè)定工作崗位。然而，現(xiàn)階段很多的企業(yè)單位內(nèi)部設(shè)定的財(cái)務(wù)檔案管理是不合理、不科學(xué)的，對于專人專崗方法落實(shí)不到位，都對企業(yè)財(cái)務(wù)管理產(chǎn)生負(fù)面影響。

（三）提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)。企業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理人員必須具有較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，譬如：具有財(cái)務(wù)管理方面的從業(yè)資格。企業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理部門在錄用人才的過程中，不可以只局限在形式上，必須要充分地結(jié)合管理工作的條件選擇優(yōu)秀的管理人員。在錄用財(cái)務(wù)檔案管理人員時(shí)，必須注重考慮其工作態(tài)度，其該項(xiàng)工作的認(rèn)識程度，必須具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。除此之外，必須要重點(diǎn)權(quán)衡企業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的特性，有關(guān)管理人員必須要求增強(qiáng)自身的專業(yè)知識儲備，尤其是在保管會計(jì)財(cái)務(wù)信息檔案方面的人員，必須要擁有會計(jì)從業(yè)資格證，進(jìn)而才可以工作。最后，企業(yè)單位要定期組織相關(guān)的培訓(xùn)，要求財(cái)務(wù)檔案管理人員必須參加，進(jìn)而增強(qiáng)自身的工作知識素養(yǎng)，使其能夠更好地進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理工作。

（四）強(qiáng)化檔案管理人員的意識。要想有效地增強(qiáng)企業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理的工作效率，就必須從意識層面著手。首先要領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案管理對整個(gè)企業(yè)發(fā)展運(yùn)營的作用和影響。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案管理工作對整個(gè)企業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動開展的重要性。由此，增強(qiáng)企業(yè)各階層人員財(cái)務(wù)檔案管理的意識，必須要將財(cái)務(wù)檔案管理工作提上議程。財(cái)務(wù)檔案管理人員必須要具備較高的檔案管理意識，這個(gè)意識主要體現(xiàn)在財(cái)務(wù)管理工作不只是做好檔案的管理者，還要做好財(cái)務(wù)工作方面的監(jiān)督者。除此之外，在進(jìn)行這項(xiàng)工作的過程中，企業(yè)必須要嚴(yán)格、細(xì)致地審核，全面監(jiān)察財(cái)務(wù)管理工作開展的有效性、準(zhǔn)確性，進(jìn)而充分地發(fā)揮企業(yè)單位檔案部門的監(jiān)督職能、檔案情報(bào)方面的參謀職能。

（五）會計(jì)電算化帶來財(cái)務(wù)檔案管理的新挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段要將會計(jì)電算化有效地滲透到企業(yè)單位的財(cái)務(wù)核算和管理工作當(dāng)中。因此，要有效地實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、合理化，就需要正確地認(rèn)識到會計(jì)電算化在財(cái)務(wù)檔案管理中的運(yùn)用。要想實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化有效融入企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作中，需要有財(cái)務(wù)檔案定時(shí)備份的制度支持。具體來說，就是要將存儲在計(jì)算器服務(wù)器里的檔案數(shù)據(jù)信息復(fù)制到磁盤、光盤內(nèi)，并且還要在備查簿上仔細(xì)地記錄備份的各項(xiàng)基本信息，譬如：日期、數(shù)量以及保管方式等方面的信息。雖然將會計(jì)電算化融合到財(cái)務(wù)檔案管理存在一定的難度和挑戰(zhàn)，但也具有獨(dú)特的優(yōu)勢特點(diǎn)。譬如：它能夠?qū)v史數(shù)據(jù)信息最大限度地集中起來，使得運(yùn)用、調(diào)取數(shù)據(jù)信息比較便捷；還可以采用圖表的形式進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的整合、處理，這能夠在很大程度上極大提升企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的利用率。

三、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作實(shí)際上好比一項(xiàng)系統(tǒng)化、多樣性的工程，而這個(gè)工程在開展過程中會面臨各種問題和挑戰(zhàn)。雖然財(cái)務(wù)檔案管理具有很強(qiáng)的合理性，但是存在一定的隱性問題。因此，有效地強(qiáng)化和完善企業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作，這不但是企業(yè)整個(gè)檔案管理的核心工作，同時(shí)還是企業(yè)檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)公平、公正的強(qiáng)力保障。此外，還要及時(shí)發(fā)現(xiàn)、分析企業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理過程中存在的各種不足和問題，努力做好財(cái)務(wù)檔案工作者的本職工作，盡可能地為領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供真實(shí)、有效、全面的信息依據(jù)。

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