建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理方法及創(chuàng)新

文/河南三泰建筑設(shè)計(jì)有限公司 范國萍

建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理方法及創(chuàng)新

文/河南三泰建筑設(shè)計(jì)有限公司 范國萍

隨著社會(huì)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，我國的建筑行業(yè)也在日益蓬勃發(fā)展。其中，設(shè)計(jì)工作作為建筑行業(yè)的基礎(chǔ)性步驟，同時(shí)也是工程建設(shè)的核心環(huán)節(jié)，在設(shè)計(jì)過程中總會(huì)涉及大量的圖紙報(bào)告、變更資料、計(jì)算書等復(fù)雜的檔案資料，這些資料最終都會(huì)關(guān)乎建筑的質(zhì)量安全。因此，為了保證最后的質(zhì)量安全，必須建立安全可靠的檔案管理方法并加以創(chuàng)新。

設(shè)計(jì)單位；檔案管理；方法創(chuàng)新；創(chuàng)新策略

建筑設(shè)計(jì)單位在經(jīng)營管理的過程中會(huì)涉及大量的圖紙資料等檔案文件，這些檔案是建筑工程設(shè)計(jì)的真實(shí)記錄，也是建筑領(lǐng)域信息傳遞、科學(xué)研究的重要依據(jù)。在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的今天，檔案管理作為現(xiàn)代企業(yè)管理制度的重要內(nèi)容之一，面臨著巨大的挑戰(zhàn)。檔案管理工作是否能夠高效合理地進(jìn)行，直接影響到建筑行業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。因此，為了提高檔案信息的利用率、擴(kuò)大資源的共享范圍，保證建筑設(shè)計(jì)的進(jìn)度，必須建立切實(shí)可行的檔案管理制度，應(yīng)用現(xiàn)代化信息管理知識實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。

一、建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理的作用

當(dāng)前時(shí)期，建筑設(shè)計(jì)單位也還在沿用原有的檔案管理制度，該制度有以下幾個(gè)方面的作用：

（一）原始記錄的作用。設(shè)計(jì)單位檔案資料涉及大量的圖紙資料、變更資料、技術(shù)資料等，不僅數(shù)量巨大、內(nèi)容豐富、專業(yè)多，而且還儲(chǔ)存著巨大的技術(shù)信息量。這些資料一般以項(xiàng)目為單位，它記錄了該項(xiàng)目中的各項(xiàng)資料內(nèi)容，是構(gòu)成設(shè)計(jì)檔案的有機(jī)組成部分。

（二）形式數(shù)字化的作用。設(shè)計(jì)單位中的檔案資料數(shù)量大，內(nèi)容多，若利用紙質(zhì)性的保存，工程巨大，管理不方便。而檔案管理的其中一個(gè)作用便是實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為數(shù)字文檔，便于保存，同時(shí)也便于查閱。利用計(jì)算機(jī)便可以完成資料的檢索、查看和編輯，大大提高了工作效率。

（三）檔案相對保密的作用。設(shè)計(jì)單位的檔案管理制度有其相應(yīng)的規(guī)章制度，不僅方便了內(nèi)部人員查閱資料，而且在一定程度上實(shí)現(xiàn)了資料的保密性。

二、建筑設(shè)計(jì)單位檔案管理的現(xiàn)狀

雖然目前設(shè)計(jì)單位的檔案管理制度有原始記錄、形式數(shù)字化、檔案相對保密的作用，但在這日新月異的時(shí)代，原始的檔案管理制度還是存在著一定的問題，這些問題主要有以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理的工作意識淡薄。雖然每個(gè)建筑單位都有其相應(yīng)的檔案管理制度，但仍然有部分單位的工作人員對檔案管理工作缺乏責(zé)任心，工作意識淡薄，在檔案管理過程中沒有按照規(guī)定的要求去做，甚至有些人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允許就去查閱公司內(nèi)部的私密檔案。這樣做很容易導(dǎo)致公司的資料外泄，致使公司損失慘重。

（二）檔案管理的檢索效率不高。在設(shè)計(jì)單位的檔案管理制度中，檢索有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種檢索方式，但是在當(dāng)前社會(huì)中手工檢索所占的比重要比計(jì)算機(jī)檢索大得多。但是由于一些檔案的分類明顯不合理，且經(jīng)常會(huì)有檔案未歸檔的現(xiàn)象出現(xiàn)，導(dǎo)致在手工檢索過程中，檢索的效率低下，甚至嚴(yán)重影響到了檔案的管理質(zhì)量。盡管很多公司為了提高檢索效率大量編制了很多手工檢索的工具，但是他們忽略了檢索效率不高的根本原因，導(dǎo)致檢索工具多而不精，最終不僅沒有提高檢索效率，甚至還浪費(fèi)了時(shí)間和精力。

（三）檔案管理的材料變更快、應(yīng)用程度高。在建筑設(shè)計(jì)單位的工程項(xiàng)目中，經(jīng)常會(huì)存在各類施工、設(shè)計(jì)、質(zhì)量上的風(fēng)險(xiǎn)，因此會(huì)根據(jù)不同的風(fēng)險(xiǎn)作出相應(yīng)的調(diào)整，但這樣在一定程度上就加大了檔案管理的成本。同時(shí)，在調(diào)整的過程中，因?yàn)橐獏⒖贾暗臄?shù)據(jù)，所以會(huì)頻繁查閱資料，然后重新歸檔，這些對于檔案的管理都是一些巨大的挑戰(zhàn)。

（四）檔案管理的管理技術(shù)缺乏。目前，我國建筑設(shè)計(jì)單位的檔案管理制度是將紙質(zhì)的文檔轉(zhuǎn)化為數(shù)字文檔的一種信息化的管理制度，但正是它的這樣一種性質(zhì)，導(dǎo)致檔案管理部門獨(dú)立于建筑單位其他部門，也在一定程度上被大家所忽視。這就導(dǎo)致了檔案管理部門的資金投入不高，而且工作人員也沒有掌握最新的管理技術(shù)，這些因素都阻礙了檔案管理的發(fā)展。

（五）檔案資料整理不及時(shí)導(dǎo)致歸檔的資料不齊全。一個(gè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目完成后，由于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不及時(shí)對該項(xiàng)目有關(guān)的資料進(jìn)行整理，時(shí)間久了一些重要的原始資料自然會(huì)丟失，在后期利用時(shí)，無法彌補(bǔ)，從而導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)上的損失。檔案管理工作是否能夠高效合理地進(jìn)行，直接影響到建筑行業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，因此，為了提高檔案信息的利用率、擴(kuò)大資源的共享范圍，保證建筑設(shè)計(jì)的進(jìn)度，必須建立切實(shí)可行的檔案管理制度，應(yīng)用現(xiàn)代化信息管理知識實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。

三、檔案管理方法

（一）健全檔案管理制度。制定和完善檔案管理制度。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《歸檔文件整理規(guī)則》等有關(guān)文件規(guī)定，建立健全歸檔、保管、保密、鑒定銷毀、統(tǒng)計(jì)和利用等檔案規(guī)章制度。同時(shí)結(jié)合本公司工作實(shí)際，制定相關(guān)門類資料的管理辦法，如文書、圖書、圖紙及電子檔案等，進(jìn)一步規(guī)范各門類檔案資料的整理。完善《檔案人員崗位責(zé)任制》《立卷歸檔制度》《檔案保管制度》《檔案利用制度》《檔案查閱須知》等制度。

（二）收集整理各門類檔案資料。1.文書資料的收集整理。及時(shí)收集，按年度——問題分類法即將文書檔案先按年度分開，在每個(gè)年度內(nèi)再按問題分類。通常分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類等。按照文書歸檔要求進(jìn)行整理歸檔。2.技術(shù)資料收集整理。自一個(gè)項(xiàng)目開始設(shè)計(jì)、本項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將對該項(xiàng)目所產(chǎn)生的有關(guān)資料、圖紙、各專業(yè)計(jì)算書、審查資料、圖紙會(huì)審紀(jì)要和其他相關(guān)圖紙等進(jìn)行收集分類、整理歸檔。3.聲像、圖片資料的收集整理。在工作中形成的反映歷史面貌及工作職能的重要會(huì)議、重大活動(dòng)、工作成果包括生產(chǎn)成果、專利申請、工程管理、科研培訓(xùn)、專家考察來訪等類型的聲像、圖片資料進(jìn)行收集和規(guī)范整理。4.電子文檔資料的收集。每個(gè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)結(jié)束，本項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將對該項(xiàng)目的各專業(yè)的電子文檔收集齊全隨藍(lán)圖、各專業(yè)計(jì)算書等一起整理歸檔。5.實(shí)物資料的整理。單位獲得的獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)品等具有保存價(jià)值的實(shí)物進(jìn)行收集，分類整理檔案。

（三）做好檔案信息編研工作。編寫全宗介紹、立卷、說明、組織沿革、大事記、主要業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)數(shù)字匯編，整理專題匯集、發(fā)文匯集等參考資料，收集統(tǒng)計(jì)檔案工作基本情況，編制案卷目錄、案卷文件目錄等檢查工具。

（四）完善基礎(chǔ)設(shè)施，改善檔案保管條件。一是檔案室的位置、防護(hù)結(jié)構(gòu)要求進(jìn)行檢查維護(hù)。二是購置安裝、標(biāo)準(zhǔn)擺放檔案密集架，合理安排檔案庫房、閱檔室（榮譽(yù)室）和檔案人員辦公室，做到“三分開”；配齊檔案柜、防磁柜、空調(diào)、抽濕機(jī)、裝訂機(jī)、刻錄機(jī)、電腦、吸塵器、溫濕度計(jì)、防光窗簾等設(shè)備設(shè)施，達(dá)到防塵、防光、防鼠、防蟲等八防要求。三是將檔案管理的相關(guān)制度上墻，整理好的各門類檔案上架入庫保管。

四、建筑設(shè)計(jì)單位的檔案管理的創(chuàng)新策略

隨著科技的發(fā)展，建筑設(shè)計(jì)單位的工作量在不斷加大，這時(shí)傳統(tǒng)的檔案管理方法就暴露出了它的弊端，因此，必須要對檔案管理的管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，讓其更加符合現(xiàn)代社會(huì)的信息化、服務(wù)化的要求。

（一）建立完善的檔案管理體制。首先，要深刻了解檔案管理的工作體制，對其工作任務(wù)進(jìn)行科學(xué)分解，讓每一個(gè)人都能清楚地了解自己的任務(wù)，對檔案進(jìn)行嚴(yán)格的分類、保管、定期檢查、修正。建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，大家互相監(jiān)督，有違反制度者要受到嚴(yán)厲的懲罰，以此來讓每個(gè)工作人員增強(qiáng)工作意識，提高工作效率。

（二）創(chuàng)新檔案管理的技術(shù)。建筑設(shè)計(jì)單位檔案庫的信息資源過于龐大，為了方便管理，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新檔案管理的技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、自動(dòng)化。應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案文獻(xiàn)資料進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，用電子設(shè)備來進(jìn)行數(shù)字化的管理。

（三）增強(qiáng)檔案管理人員的素養(yǎng)。盡管管理體制在不斷地向現(xiàn)代化、數(shù)字化方向發(fā)展，但是人員仍然是檔案管理系統(tǒng)的核心，對于人員的工作素養(yǎng)及其對檔案管理的知識技能必須進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)。讓其在培訓(xùn)中學(xué)習(xí)檔案管理的技術(shù)，提高能力，增強(qiáng)素養(yǎng)，提高工作效率。

五、小結(jié)

管理觀念的進(jìn)步、管理方式的創(chuàng)新是檔案管理的靈魂，同時(shí)也是時(shí)代的要求。只有了解檔案管理的管理制度，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行管理觀念和管理方式的創(chuàng)新，才能做到與時(shí)俱進(jìn)。建筑行業(yè)在不斷地發(fā)展中，設(shè)計(jì)單位作為建筑行業(yè)中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，只有不斷創(chuàng)新，不斷提高，才能使建筑行業(yè)走得更遠(yuǎn)。而其中設(shè)計(jì)單位的檔案管理是各種珍貴資源文件得以妥善保存的重要途徑，對于該管理制度的現(xiàn)狀，我們必須要清楚，同時(shí)在實(shí)行的過程中不斷發(fā)現(xiàn)新問題，及時(shí)提出解決方案，不斷摸索創(chuàng)新的管理方法，推動(dòng)檔案管理的發(fā)展，進(jìn)而推動(dòng)建筑行業(yè)的發(fā)展。

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