基于信息化條件下的科技檔案管理工作探究

文/山西省交通科學(xué)研究院 殷娜

基于信息化條件下的科技檔案管理工作探究

文/山西省交通科學(xué)研究院 殷娜

隨著科學(xué)技術(shù)研究范圍的擴(kuò)展和深入，大大提升了科技檔案管理工作的難度，而信息化技術(shù)的發(fā)展無疑為科技檔案管理提供了一個(gè)快捷安全的渠道。我國信息化條件下的科技檔案管理工作還存在著一些漏洞，影響了科技檔案管理工作水平的進(jìn)步。本文對目前科技檔案管理工作加以分析，希望能夠推動(dòng)我國科技檔案管理工作水平的提高。

科學(xué)技術(shù)；檔案管理；標(biāo)準(zhǔn)化

信息化技術(shù)的發(fā)展和信息平臺的完善，是我國科技檔案管理工作水平提高的一個(gè)重要機(jī)遇，隨著信息化時(shí)代的到來，這項(xiàng)事業(yè)也邁入了一個(gè)新的臺階，在信息化技術(shù)整理歸納的有力幫助下，可以大大減少人工操作中的漏洞，并且大大提升工作效率，促進(jìn)科技檔案管理水平的提高。但是我國目前的該項(xiàng)工作過程中對于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用水平還有所欠缺，阻礙了檔案管理工作水平的進(jìn)步，導(dǎo)致在我國的科技檔案管理工作過程中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用水平不夠高。

一、運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行科技檔案管理的重要作用

目前影響信息化條件下科技檔案管理工作水平進(jìn)步的重要因素，就是有關(guān)人員對于信息化技術(shù)應(yīng)用于該項(xiàng)工作中的重要意義缺乏足夠認(rèn)識，未意識到計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用的重要性，所以影響了信息化技術(shù)在科技檔案管理工作中的應(yīng)用水平，為此有關(guān)人員必須要加強(qiáng)對于信息化技術(shù)在此項(xiàng)工作中重要作用的認(rèn)識水平。

（一）有利于大幅度提升科技檔案管理工作效率。科技檔案管理工作效率無疑是影響檔案管理工作水平的重要組成部分，而信息化技術(shù)的應(yīng)用則能夠大幅度提升檔案管理工作效率，改善檔案管理工作水平。首先，信息化技術(shù)的應(yīng)用可以減少人力需求，減少人工操作，通過信息化平臺的操作有效地提高工作處理效率，而且計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的使用可以大大地縮減科技檔案管理工作的人工開支，節(jié)省資金應(yīng)用于其他工作，完善工作體系。其次，科技檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用可以有效地減少工作失誤，相比較于人工操作而言，具有規(guī)范化操作的信息化技術(shù)應(yīng)用軟件可以盡量地縮減工作失誤，因此也大量地減少了由于工作失誤引起的工作量增加現(xiàn)象，并且大大地推動(dòng)了工作效率，改善了檔案管理工作水平。

（二）有利于提高科技信息交流水平。科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展離不開交流和協(xié)作，隨著科學(xué)技術(shù)研究工作的深入和擴(kuò)展，很多科研工作需要合作完成，而信息化技術(shù)的應(yīng)用無疑為科技信息交流提供了有效的渠道。信息化平臺是目前科技信息交流使用的重要平臺，由于跨地區(qū)、跨領(lǐng)域的科學(xué)交流日益頻繁，座談等傳統(tǒng)交流方式顯然不能夠適應(yīng)當(dāng)前的科學(xué)技術(shù)研究交流現(xiàn)狀，而信息化平臺的交流則可以有效地解決這一問題，推動(dòng)多方合作過程中科技信息交流水平。而信息化技術(shù)應(yīng)用下的科技檔案管理也必然會有效地提高科技信息交流速度，及時(shí)反饋和處理有關(guān)科技信息，為科研工作信息交流提供一個(gè)良好的信息保障。

二、目前我國信息化條件下科技檔案管理工作中的不足

雖然我國逐漸邁入了信息化社會，信息化技術(shù)的應(yīng)用水平不斷提升，信息的交流和傳播渠道也逐漸完善，但是不可否認(rèn)的是，我國目前科技檔案管理工作中的信息化技術(shù)應(yīng)用水平顯然還有所欠缺，不足以滿足目前我國科技檔案管理工作的需求，因此有關(guān)部門和人員必須要提高認(rèn)識，及時(shí)查漏補(bǔ)缺。

（一）信息處理系統(tǒng)的建設(shè)落后。雖然目前我國科技檔案管理工作中對于信息化技術(shù)的應(yīng)用率已經(jīng)有了長足的提升，但是科技檔案管理工作水平的提高卻沒有較為明顯的效果，這大多是因?yàn)楝F(xiàn)階段科技檔案管理工作中信息處理系統(tǒng)的建設(shè)較為落后。信息處理系統(tǒng)是影響科技檔案管理工作水平的重要因素，可是由于科技檔案管理部門對于信息處理系統(tǒng)缺乏足夠的認(rèn)識，因此對于信息處理系統(tǒng)的建設(shè)水平較差，很多科技檔案管理部門使用的信息處理系統(tǒng)都比較落后，無法有效地提高科技檔案管理水平，滿足工作需求，也阻礙了科技檔案管理工作中信息化水平的提高。

（二）科技檔案管理工作的信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)水平較低。信息化條件下檔案管理工作水平的提高，不僅僅取決于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)使用水平的提高，還受到信息化標(biāo)準(zhǔn)的影響?？萍紮n案管理工作的目的是提高檔案的管理水平，而缺乏信息化標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)的科技檔案管理工作即使信息化技術(shù)應(yīng)用水平較高，但是由于檔案的管理水平較低，嚴(yán)重地影響了工作水平。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是規(guī)范科技檔案管理工作水平的重要途徑，但是由于缺乏有關(guān)部門和機(jī)構(gòu)的重視，因此導(dǎo)致信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)工作水平落后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足檔案管理工作的信息化建設(shè)需求，并且導(dǎo)致科技檔案管理工作水平進(jìn)步遲緩。

（三）專業(yè)信息管理人員隊(duì)伍建設(shè)落后。信息化條件下的科技檔案管理工作水平的提高必然離不開專業(yè)信息管理人員的參與，但是目前很多科技檔案管理工作隊(duì)伍中專業(yè)信息管理人員往往比較匱乏，由于缺乏對信息管理人員的重視，所以對于信息管理人員的招聘門檻要求較低，而且福利待遇水平也較為一般，所以導(dǎo)致在很多科技檔案管理隊(duì)伍中，信息管理人員的專業(yè)水平普遍較低，嚴(yán)重地影響了科技檔案管理工作信息化水平的提升。

三、提高科技檔案管理工作水平的途徑

（一）加強(qiáng)信息管理系統(tǒng)建設(shè)。想要改善科技檔案管理工作水平，就必須要重視信息處理系統(tǒng)建設(shè)，通過先進(jìn)完善的信息處理系統(tǒng)來促進(jìn)科技檔案管理信息化水平的進(jìn)步。首先，要加強(qiáng)先進(jìn)信息處理系統(tǒng)的引進(jìn)，我國在信息處理系統(tǒng)的建設(shè)水平上還比較落后，因此有實(shí)力的科技檔案管理隊(duì)伍可以適當(dāng)?shù)卦龃筚Y金投入引進(jìn)國外先進(jìn)的信息處理系統(tǒng)，來促進(jìn)科技檔案管理信息化水平的提升，促進(jìn)管理水平的改善。其次，隨著我國科研機(jī)構(gòu)實(shí)力的增強(qiáng)和信息化水平的提升，科研機(jī)構(gòu)可以選擇根據(jù)工作需求獨(dú)立研究信息處理系統(tǒng)，這樣可以更好地適應(yīng)科技檔案管理工作，還能夠保障科學(xué)技術(shù)信息安全。最后，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提高對于信息處理系統(tǒng)的重視程度，提高對信息處理系統(tǒng)的認(rèn)識水平，以此來促進(jìn)在信息處理系統(tǒng)建設(shè)中資源的傾斜力度，加快和完善信息處理系統(tǒng)建設(shè)。

（二）加強(qiáng)信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)是保障科技檔案管理信息化水平提高的重要因素，也是影響科技檔案管理工作水平的關(guān)鍵要素，所以一定要加強(qiáng)信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。首先，有關(guān)部門應(yīng)該主動(dòng)承擔(dān)這一責(zé)任，組織專家進(jìn)行信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，盡量推動(dòng)信息化標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，不僅為科技檔案管理隊(duì)伍提供有效的參考標(biāo)準(zhǔn)，也可以促進(jìn)科技信息交流。其次，由于科研信息的機(jī)密性，科研機(jī)構(gòu)可以組織人員進(jìn)行內(nèi)部檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要提高對于信息化標(biāo)準(zhǔn)的重視，推動(dòng)內(nèi)部信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)水平的提高，為科技檔案管理工作提供有效保障。

（三）加強(qiáng)專業(yè)信息管理人員隊(duì)伍建設(shè)水平?？萍紮n案管理工作水平的提高必然需要優(yōu)秀信息管理人員的參與，因此管理隊(duì)伍應(yīng)該加強(qiáng)對專業(yè)信息管理人員的引進(jìn)和培養(yǎng)。首先，可以適當(dāng)?shù)靥岣吒＠鰜碚衅父咚礁咚刭|(zhì)的專業(yè)信息管理人員，通過招聘門檻的提高來保障信息管理隊(duì)伍整體素質(zhì)的提升。其次，可以適當(dāng)?shù)丶訌?qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)和進(jìn)修，選派表現(xiàn)優(yōu)秀的信息管理人員進(jìn)修專業(yè)知識，提高專業(yè)水平，為提高科技檔案管理工作信息化水平提供人員保障。

四、結(jié)論

信息化條件下的科技檔案管理工作水平的提高是促進(jìn)科技檔案管理效率以及交流的重要途徑，更是加快科技檔案管理工作規(guī)范建設(shè)的關(guān)鍵要素，因此有關(guān)部門和相關(guān)人員必須要加強(qiáng)對科技檔案管理工作信息化建設(shè)的重視，充分認(rèn)識科技檔案管理工作水平提高的重要作用，推動(dòng)科技檔案管理工作信息化水平的提高。

[1]張永寬.科技檔案管理信息化建設(shè)[J].科技資訊,2014(8).

[2]趙國峰.淺析計(jì)算機(jī)信息化在檔案管理中的應(yīng)用[J].民營科技,2014(4).