試論高校檔案數(shù)字化管理實(shí)踐與信息安全

文/無錫工藝職業(yè)技術(shù)學(xué)院 錢惠

試論高校檔案數(shù)字化管理實(shí)踐與信息安全

文/無錫工藝職業(yè)技術(shù)學(xué)院 錢惠

隨著科技的發(fā)展，檔案信息化水平的提高，我國眾多高校檔案數(shù)字化管理的信息安全存在諸多威脅。如何立足于數(shù)字化基礎(chǔ)，不斷提高檔案管理的信息安全性、管理水平和利用效率，是新形勢下檔案工作人員需要思考的問題。

高效檔案管理；數(shù)字化管理；信息安全

新形勢下，高校檔案管理工作無法適應(yīng)學(xué)校發(fā)展以及師生對檔案信息的需求。加快建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是大勢所趨。現(xiàn)階段，高校檔案管理實(shí)現(xiàn)自動化、智能化管理，這為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理夯實(shí)了基礎(chǔ)。筆者結(jié)合多年的工作經(jīng)驗(yàn)，談?wù)劯咝n案數(shù)字化管理實(shí)踐與信息安全的幾點(diǎn)思考。

一、高校檔案數(shù)字化管理實(shí)踐與信息安全存在的問題

（一）檔案管理人員安全意識不強(qiáng)，人才隊(duì)伍薄弱?，F(xiàn)階段很多高校檔案管理部門沒有正確認(rèn)識數(shù)字檔案信息安全的重要性。相關(guān)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案信息安全問題普遍不是技術(shù)問題，而是工作人員淡薄的安全意識導(dǎo)致的。另一方面，隨著檔案管理信息化水平的提高，由于檔案管理工作在很多高校得不到重視，導(dǎo)致崗位工作人員的專業(yè)技能、職業(yè)素養(yǎng)、綜合素質(zhì)等無法滿足數(shù)字檔案管理的需求，大部分人員計算機(jī)操作水平非常有限，對一些新技術(shù)、新方法也不熟悉，更不用說去建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫了，一定程度上阻礙了檔案數(shù)字化水平的提高。

（二）缺乏完善的檔案數(shù)字化信息安全管理制度?，F(xiàn)階段，雖然我國已頒布了《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)。但是，仍然缺乏完善的檔案數(shù)字化管理體制。如，缺乏國家檔案信息安全管理部門，缺乏完善的檔案數(shù)字化信息安全管理法律，缺乏科學(xué)設(shè)置檔案數(shù)字化管理部門、合理配置人才等，從而阻礙了檔案數(shù)字化管理步伐。

（三）計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)存在的問題。第一，硬件軟件方面的故障。硬件故障主要是硬盤磁道損壞，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息丟失，無法保證檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性；軟件故障主要指現(xiàn)有的已開發(fā)信息系統(tǒng)軟件無法滿足檔案數(shù)字化管理的要求。第二，計算機(jī)黑客、病毒入侵。檔案數(shù)字化管理中運(yùn)用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，無法杜絕一些黑客、病毒的入侵，破壞了計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)存儲的檔案信息數(shù)據(jù)，無法保證內(nèi)存數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性，大大降低了數(shù)字化管理的質(zhì)量。第三，計算機(jī)停機(jī)或者系統(tǒng)變更操作。如果計算機(jī)硬件配置低、使用時間長，計算機(jī)內(nèi)部存儲的信息過多，就容易出現(xiàn)卡頓、死機(jī)現(xiàn)象，如果工作人員不采取相關(guān)措施進(jìn)行預(yù)防，不及時轉(zhuǎn)移檔案信息文件，那么在計算機(jī)停機(jī)死機(jī)的時候，就會造成檔案信息丟失。第四，工作人員的錯誤操作引發(fā)的故障。檔案數(shù)字化管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)不高、專業(yè)技能不夠，那么，在操作過程中，出現(xiàn)的不當(dāng)操作，也會引發(fā)檔案信息安全問題。

二、提高高校檔案數(shù)字化管理安全性的幾點(diǎn)思考

（一）提高檔案數(shù)字化管理人員信息安全意識，加快人才隊(duì)伍建設(shè)。提高工作人員的信息安全意識，是提高檔案數(shù)字化管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，可采用多種方法，開展教育宣傳工作，如展開座談會、知識講座、真實(shí)案例分析等，提高工作人員信息安全意識，避免信息丟失、泄露等安全事故。另一方面，隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案數(shù)字化管理水平的提高，如何保證檔案信息安全性，是每位工作人員都必須思考的問題。對專業(yè)的檔案數(shù)字化管理人才的需求也越來越大，必須加快人才隊(duì)伍建設(shè)。相關(guān)單位和部門必須加大資金支持力度，檔案管理部門應(yīng)制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜瞬排囵B(yǎng)計劃；定期組織相關(guān)的培訓(xùn)，內(nèi)容包括計算機(jī)應(yīng)用知識、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、現(xiàn)代檔案管理等；尤其要加強(qiáng)對檔案信息的保密知識、防泄密知識的培訓(xùn)。對外引進(jìn)高層次的檔案數(shù)字化管理信息安全專業(yè)人才，提高本單位檔案管理人才隊(duì)伍水平，為提高檔案數(shù)字化管理水平提供有力的人才保障。

（二）建立完善的數(shù)字檔案信息安全管理機(jī)制。第一，設(shè)置專門的機(jī)構(gòu)去負(fù)責(zé)高校檔案數(shù)字化管理的宏觀工作，發(fā)揮組織協(xié)調(diào)作用。然后，對本校檔案數(shù)字化管理進(jìn)行總體規(guī)劃、科學(xué)布局，并且實(shí)施分級管理，定期組織全校性的檔案管理安全性檢查工作，及時發(fā)現(xiàn)潛在的威脅安全的因素，并采取行之有效的措施進(jìn)行改正，加強(qiáng)措施的執(zhí)行力度。第二，建立完善的檔案數(shù)字化管理信息安全管理制度，立足于本校檔案管理工作的實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的提高信息安全的管理制度。如，基于網(wǎng)絡(luò)背景下檔案管理的新趨勢、新特點(diǎn)，認(rèn)真分析現(xiàn)有的檔案信息安全管理制度，完善存儲、編號、開發(fā)利用、保護(hù)保密等方面的監(jiān)督，并加強(qiáng)對制度執(zhí)行性監(jiān)管力度，建立完善的考核評價機(jī)制，保證規(guī)章制度的落實(shí)性。值得一提的是，現(xiàn)階段檔案規(guī)模不斷擴(kuò)大，一定要做好電子檔案的保管、保密和檢驗(yàn)鑒定工作。

（三）做好計算機(jī)系統(tǒng)的管理維護(hù)工作。第一，立足于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的實(shí)際，配置硬件軟件性能良好的計算機(jī)。其次，慎重選擇計算機(jī)服務(wù)器的品牌與客戶機(jī)，考慮計算機(jī)硬件的兼容性是否符合要求，避免檔案信息損壞或丟失。第二，使用先進(jìn)的信息技術(shù)保證檔案的信息安全。如，建立防病毒體系，設(shè)置訪問限制，對相關(guān)數(shù)據(jù)加密等，防治病毒與黑客的非法入侵。又如，對不同類型的信息，利用先進(jìn)的技術(shù)，實(shí)行不同等級的保密保護(hù)，如公開、秘密、機(jī)密、絕密等。

三、結(jié)束語

隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，高校檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理已是大勢所趨。要想發(fā)揮檔案信息在高校發(fā)展中的積極作用，必須保證檔案信息的安全性、完整性。

[1]吳英娟.數(shù)字化檔案信息安全管理對策探究[J].黑龍江檔案,2016(02).

[2]高宇靜.高校數(shù)字化檔案安全管理體系研究[J].中國校外教育,2014(S3).

[3]竇冬梅.淺談數(shù)字化檔案信息安全管理研究[J].人力資源管理,2016(06).

[4]武向前,趙華.談如何做好數(shù)字化檔案的規(guī)范管理[J].蘭臺內(nèi)外,2014(05).