關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對(duì)策分析

文/貴州省畢節(jié)市檔案局 孫云紅

關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對(duì)策分析

文/貴州省畢節(jié)市檔案局 孫云紅

隨著現(xiàn)代社會(huì)信息化技術(shù)的普及，我國開始進(jìn)入數(shù)字信息時(shí)代，對(duì)檔案管理建設(shè)提出了更高的要求。檔案信息化管理是未來檔案建設(shè)的方向，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，所以作為檔案管理人員要重視現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，使其在檔案管理信息化建設(shè)過程中發(fā)揮更積極的作用。本文立足于現(xiàn)實(shí)分析檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題，對(duì)此提出有效建議，以期推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

檔案管理；信息化；問題；對(duì)策

信息時(shí)代的到來使得許多行業(yè)發(fā)展方向發(fā)生了變化，檔案管理也不可避免地受到了信息化的沖擊，這既是檔案管理的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也是檔案管理發(fā)展的巨大挑戰(zhàn)。信息化技術(shù)為檔案管理提供了更多的保存途徑，但也導(dǎo)致檔案泄露嚴(yán)重，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境治理不到位，檔案的安全無法得到保障。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方式已經(jīng)滿足不了對(duì)檔案查詢的需求，現(xiàn)代的快節(jié)奏生活要求檔案管理人員提高管理效率，加快檔案管理信息化進(jìn)程，實(shí)行徹底的信息化改革，從而促進(jìn)國家數(shù)字信息化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

一、檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在的問題

（一）檔案管理觀念落后。信息時(shí)代要求檔案管理人員創(chuàng)新檔案管理觀念，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。然而一部分檔案管理人員仍然存在著檔案為了保存而保存，沒有檔案利用意識(shí)，所以在檔案信息化建設(shè)過程中表現(xiàn)消極，沒有發(fā)揮出個(gè)人主觀能動(dòng)性，保留著“閉架借閱”的傳統(tǒng)做法，這種落后的檔案管理觀念是阻礙檔案新信息化建設(shè)的主要因素。

（二）檔案信息泄露嚴(yán)重。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較復(fù)雜，在進(jìn)行信息化檔案建設(shè)時(shí)，可能會(huì)對(duì)機(jī)密信息有所泄露，而這種情況往往發(fā)生在泄露之后才開始預(yù)防，使得檔案管理保密性程度低。尤其是事業(yè)單位的檔案，關(guān)系著國家的重大機(jī)密，一旦泄露后果不堪設(shè)想，因此對(duì)檔案的安全建設(shè)也是檔案信息化管理的一方面，必須加強(qiáng)對(duì)檔案的保密程度。

（三）檔案管理人員專業(yè)度不高。檔案管理人員的素質(zhì)高低將不僅直接影響檔案管理工作的質(zhì)量成果，而且會(huì)對(duì)信息化建設(shè)過程的規(guī)范性、科學(xué)性造成影響。由于檔案管理信息化建設(shè)過程是枯燥乏味的，很多檔案管理人員更新頻率快，往往留不住更高專業(yè)的人才繼續(xù)工作，這對(duì)檔案管理的銜接工作與檔案整理歸類工作產(chǎn)生影響，嚴(yán)重情況下，甚至丟失重要的檔案文件，因此需要對(duì)檔案管理者的隊(duì)伍進(jìn)行整治，招攬更多的檔案專業(yè)人才進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，而不能僅僅依靠有經(jīng)驗(yàn)的老員工歸類檔案。

二、針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)問題的改進(jìn)對(duì)策

（一）制定規(guī)范的檔案管理制度。檔案管理信息化建設(shè)的首要前提是具備完善的規(guī)范制度，這是進(jìn)行檔案管理的保障，也是信息化建設(shè)過程中的重要依據(jù)，確保檔案管理信息化建設(shè)有序進(jìn)行。另一方面，信息化檔案建設(shè)中信息泄露嚴(yán)重，加強(qiáng)電子檔案的違法打擊力度，確保檔案資源系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。因此，檔案管理信息化建設(shè)中，要把健全規(guī)范的管理制度應(yīng)用于檔案信息化管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)中，讓檔案管理者對(duì)檔案的分類總結(jié)有所依據(jù)，不再根據(jù)自身經(jīng)驗(yàn)隨意歸檔分類檔案，努力形成嚴(yán)密的檔案信息化管理制度。

（二）創(chuàng)新檔案管理者的思想觀念。隨著信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入了信息技術(shù)時(shí)代，各行各業(yè)都借助先進(jìn)的信息技術(shù)來促使自己的辦公環(huán)境改變，在這樣的社會(huì)大背景下，檔案管理的信息化建設(shè)是未來檔案管理的重要發(fā)展方向。首先，創(chuàng)新檔案管理者的觀念，轉(zhuǎn)變檔案管理者的工作行為，認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案未來的發(fā)展，需要借助先進(jìn)的技術(shù)來改善檔案管理模式。其次，檔案管理者應(yīng)該堅(jiān)定信念，不跟隨別人的步伐來動(dòng)搖自己的信念，檔案管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)繁瑣復(fù)雜的工程，需要檔案管理人員共同努力推動(dòng)檔案信息化，最終實(shí)現(xiàn)檔案歸類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)技能。檔案管理部門要重視檔案管理信息化建設(shè)中的人員隊(duì)伍素質(zhì)，穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，及時(shí)對(duì)最新發(fā)布的與檔案有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行培訓(xùn)，以方便檔案管理人員適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，提高其專業(yè)度。通過對(duì)檔案管理個(gè)人的培訓(xùn)來提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)，充分發(fā)揮出個(gè)人的主觀能動(dòng)性，實(shí)行績(jī)效管理激勵(lì)機(jī)制。對(duì)于管理團(tuán)隊(duì)中的個(gè)人要實(shí)行責(zé)任到人，立足于管理者自身的特點(diǎn)科學(xué)設(shè)置崗位和職能，加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段獲取信息化建設(shè)模式。檔案管理部門要及時(shí)進(jìn)行檔案保密宣傳教育，加快網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，守法知法用法，對(duì)于檔案泄密行為及時(shí)上報(bào)，提高檔案的利用效率，為檔案管理信息化建設(shè)提供良好的環(huán)境，部門成員全部參與配合檔案管理信息化建設(shè)，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的成功。

三、總結(jié)

綜上所述，隨著信息時(shí)代的邁進(jìn)，檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行。檔案管理部門針對(duì)信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題采取有效對(duì)策加以解決，不斷與時(shí)俱進(jìn)，引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)和信息手段，不斷推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程的發(fā)展。

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