中學(xué)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展路徑探析

文/重慶市南川中學(xué)校 楊亞平

中學(xué)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展路徑探析

文/重慶市南川中學(xué)校 楊亞平

隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)的不斷創(chuàng)新研發(fā)，在高校的檔案管理工作中使用數(shù)字化管理方法已經(jīng)是當(dāng)前各高校的必然趨勢(shì)。數(shù)字化的管理工作推進(jìn)了檔案管理工作效率，給各高校的檔案管理制度改革提供了新的機(jī)遇。中學(xué)的檔案管理工作使用數(shù)字化的管理模式，可以合理利用高校的人才儲(chǔ)備以及硬件設(shè)施。基于此，本文對(duì)中學(xué)的檔案管理數(shù)字化發(fā)展路徑相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行探討。

中學(xué)學(xué)校；檔案管理；數(shù)字化發(fā)展

中學(xué)的檔案管理工作是學(xué)校管理的重要組成部分，對(duì)中學(xué)的檔案管理進(jìn)行數(shù)字化發(fā)展主要由多媒體技術(shù)、數(shù)字媒體技術(shù)以及計(jì)算機(jī)終端等現(xiàn)代化的信息技術(shù)組成。通過(guò)對(duì)中學(xué)的檔案管理工作實(shí)施數(shù)字化管理方法，對(duì)檔案管理工作的信息資源實(shí)現(xiàn)收集、傳輸、分析處理以及保存的一系列過(guò)程，從而完成數(shù)字化的檔案管理工作。有效地提升了中學(xué)的檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)了資源的整合和高效共享，推進(jìn)了中學(xué)的進(jìn)一步發(fā)展。那么在當(dāng)前中學(xué)的發(fā)展過(guò)程中，如何將系統(tǒng)性的檔案管理組合而成一個(gè)完整的檔案資料信息庫(kù)，正是當(dāng)前各個(gè)高校的檔案管理使用數(shù)字化方法的工作開(kāi)展中所面臨的重要問(wèn)題。

一、數(shù)字化發(fā)展在中學(xué)檔案管理中的價(jià)值

通過(guò)在中學(xué)的檔案管理工作中使用數(shù)字化管理方法，有諸多優(yōu)勢(shì)。數(shù)字化的檔案也稱為電子檔案，此種檔案借助計(jì)算機(jī)終端完成保存的過(guò)程中，由于占據(jù)內(nèi)存不大，使用的壽命相對(duì)較長(zhǎng)，容易復(fù)制，使得在進(jìn)行檔案內(nèi)容傳輸?shù)倪^(guò)程中，傳輸速度要優(yōu)先于紙質(zhì)的檔案?jìng)鬏敚诒４婀芾矸矫嬉惨糜诩堎|(zhì)的檔案管理。當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展速度意味著電子檔案的適用相對(duì)紙質(zhì)檔案更加的高效實(shí)用。中學(xué)的檔案管理數(shù)字化發(fā)展完成了紙質(zhì)檔案到數(shù)字化檔案的跨越，給傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，造成了很大程度的影響。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理的發(fā)展也是中學(xué)的檔案管理工作隨著社會(huì)的發(fā)展必然形成的結(jié)果。中學(xué)是人才培養(yǎng)的重要場(chǎng)所，也是傳承中華文明學(xué)習(xí)先進(jìn)科學(xué)知識(shí)的主要機(jī)構(gòu)。隨著中學(xué)發(fā)展制度的不斷變革，檔案的種類越來(lái)越多，信息也更加復(fù)雜化，自然數(shù)量也隨之增多。中學(xué)的檔案管理數(shù)字化方法順應(yīng)了中學(xué)的教學(xué)理念。除此之外，完成中學(xué)的檔案管理數(shù)字化方法也是對(duì)檔案管理工作人員不斷提升自身綜合素質(zhì)、順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的選擇。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案明顯不能順應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)，因此針對(duì)檔案信息不斷更新的當(dāng)前現(xiàn)狀，在中學(xué)的檔案管理工作中使用數(shù)字化管理方法是必然趨勢(shì)。

二、中學(xué)檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展策略

（一）實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。通過(guò)在中學(xué)的檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理，從而對(duì)管理工作實(shí)現(xiàn)了優(yōu)化。由于檔案信息過(guò)于龐大，其中涵蓋了大批量還未處理或者處理未完善的檔案信息，如果一味地使用數(shù)字化進(jìn)行管理，那么就會(huì)增加檔案管理工作的難度，還浪費(fèi)資金與資源。因此通過(guò)使用合理化的數(shù)字化檔案管理方法，從而優(yōu)化檔案管理的工作。通過(guò)根據(jù)中學(xué)的檔案管理情況進(jìn)行檔案優(yōu)化工作的方案制定，確定數(shù)字化檔案管理的利用及實(shí)用性，確定檔案管理工作的具體拓展范圍，保證合理的基礎(chǔ)之上，對(duì)急需修補(bǔ)的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，確保檔案的合理利用。對(duì)于部分不適合數(shù)字化管理的檔案內(nèi)容，可以擱置不用，從而在數(shù)字化管理技術(shù)創(chuàng)新之后再次使用，完成選擇性的數(shù)字化檔案管理。再者就是可以使用數(shù)字化管理方法完成多種方式的選擇。比如圖片、編輯等多種方式，根據(jù)檔案的不同類別進(jìn)行分類，使用數(shù)字化管理方法。

（二）實(shí)現(xiàn)電子文件檔案化。在中學(xué)的檔案管理中實(shí)施數(shù)字化管理的另一種重點(diǎn)內(nèi)容就是對(duì)文件實(shí)行檔案化建設(shè)。對(duì)電子文件實(shí)施檔案化的第一個(gè)要求就是對(duì)檔案管理制度的完善，通過(guò)把電子文件納入檔案管理中，將檔案管理制度進(jìn)行完善。對(duì)紙質(zhì)的檔案所相應(yīng)的電子文件要及時(shí)地進(jìn)行內(nèi)容核對(duì)，以及文件移交情況進(jìn)行標(biāo)注，從而對(duì)文件的收集及移交進(jìn)行情況表明。對(duì)于電子文件的檔案化有統(tǒng)一的要求，按照要求進(jìn)行檔案保存。除此之外，還要對(duì)負(fù)責(zé)中學(xué)檔案管理工作的人員，根據(jù)不同的工作情況使用不同的方法，提升自身的專業(yè)水平，推進(jìn)中學(xué)檔案管理工作數(shù)字化的進(jìn)一步發(fā)展，順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展和學(xué)校的制度改革。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，通過(guò)對(duì)中學(xué)檔案管理實(shí)施數(shù)字化的方法，從而將檔案管理工作更加科學(xué)規(guī)范性，完善其工作途徑以及管理方法等內(nèi)容，重視檔案數(shù)字化的原則及管理方法。但是對(duì)檔案管理實(shí)施數(shù)字化管理方法，此過(guò)程是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，只有對(duì)每一個(gè)管理環(huán)節(jié)都清楚地認(rèn)識(shí)，從而更好地進(jìn)行高校的檔案管理數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)中學(xué)檔案管理工作的開(kāi)展。

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