電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系及發(fā)展趨勢(shì)

文/寶雞文理學(xué)院 朱偉

電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系及發(fā)展趨勢(shì)

文/寶雞文理學(xué)院 朱偉

電子信息技術(shù)在這幾年得到了蓬勃的發(fā)展，使我們的生活和工作都發(fā)生的巨大的改變，特別是電子存儲(chǔ)器的使用，為我們辦公文件的生產(chǎn)、歸檔、儲(chǔ)存、管理都帶來(lái)了全新的工作體驗(yàn)，由于電子檔案的快捷便利已經(jīng)成為全球檔案管理的主要手段，在未來(lái)的科技發(fā)展過(guò)程中電子檔案必將更加重要。雖然電子檔案的使用在不斷普及，但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案依然有著它不可替代的作用，所以在未來(lái)的檔案管理中紙質(zhì)檔案和電子檔案會(huì)有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，為我國(guó)的檔案管理發(fā)展作貢獻(xiàn)。

電子檔案；紙質(zhì)檔案；關(guān)系與發(fā)展

在電子信息技術(shù)大力發(fā)展的今天，人們的生活和工作都十分依賴(lài)于電子信息技術(shù)，而檔案管理方面也在進(jìn)入電子檔案的時(shí)代，但由于紙質(zhì)檔案具有某些優(yōu)勢(shì)，所以各地檔案管理方面都使用電子檔案與紙質(zhì)檔案共同管理的現(xiàn)象?，F(xiàn)代的檔案管理中，電子檔案在生產(chǎn)、歸檔、存儲(chǔ)、管理上都有著明顯的優(yōu)勢(shì)，但是紙質(zhì)檔案也有著不可替代的優(yōu)勢(shì)，所以電子檔案和紙質(zhì)檔案將會(huì)長(zhǎng)期處于一個(gè)協(xié)作共存的階段，作為檔案管理者需要合理利用兩者的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理力度。

一、電子檔案對(duì)比紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)

（一）存儲(chǔ)載體的多樣性，信息的高密度性。電子檔案是建立在計(jì)算機(jī)和電子信息基礎(chǔ)上的，運(yùn)用計(jì)算機(jī)程序在存儲(chǔ)器上讀寫(xiě)存儲(chǔ)的內(nèi)容，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的內(nèi)容除了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)和圖片以外，還可以保存大量的聲色影像等紙質(zhì)檔案無(wú)法保存的資料。在電子檔案的存儲(chǔ)載體上也有著多種選擇，主要使用的有磁性、光學(xué)、磁光幾種，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，存儲(chǔ)載體的存儲(chǔ)量也得到了巨大的提高，通過(guò)一個(gè)小小的硬盤(pán)就可以存儲(chǔ)過(guò)去幾百平方米的紙質(zhì)檔案資料，大大節(jié)省了檔案存儲(chǔ)的空間。

（二）檔案信息的可重復(fù)利用性、共享性高。電子檔案另一個(gè)重大優(yōu)勢(shì)就是可以反復(fù)利用和便捷的共享功能，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和存儲(chǔ)器技術(shù)可以使電子存儲(chǔ)的檔案隨時(shí)進(jìn)行修改和使用，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還為電子檔案的傳輸創(chuàng)造便利的條件。在檔案的使用過(guò)程中紙質(zhì)檔案就沒(méi)有這么多便利的條件，而且由于紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)載體是紙張，在頻繁使用后會(huì)對(duì)紙張?jiān)斐蓢?yán)重的破壞，造成檔案數(shù)據(jù)丟失和模糊不清的情況。如果對(duì)較為重要的紙質(zhì)檔案使用復(fù)印手段進(jìn)行分享和使用，那也會(huì)大量增加檔案的使用成本。電子檔案依附于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，所以它的存儲(chǔ)、使用、共享上都有著較大的優(yōu)勢(shì)。

（三）電子檔案信息利用頻率高，利用條件便捷。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在使用上由于空間的限制，只能在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行查看和使用，在文件的借取和使用上嚴(yán)重受到了時(shí)間與空間的限制。但是電子檔案不管在存儲(chǔ)媒介和傳授媒介上都有著巨大的優(yōu)勢(shì)，小巧的存儲(chǔ)載體十分利于攜帶，而且通過(guò)互聯(lián)技術(shù)可以把電子檔案進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，并且可以利用密碼設(shè)置，提高檔案管理的保密性。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案的區(qū)別

（一）電子檔案與紙質(zhì)檔案管理方式不同。在紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理模式上存在著較大的差異，主要體現(xiàn)在如下幾點(diǎn)：第一，兩種檔案管理在檔案資料歸檔方式上有著較大的差別，紙質(zhì)檔案管理的歸檔工作是對(duì)已經(jīng)處理過(guò)的檔案進(jìn)行分類(lèi)處理，把檔案里面有價(jià)值的資料進(jìn)行整理歸類(lèi)后統(tǒng)一交由檔案管理部門(mén)。而電子檔案的歸檔就無(wú)須這么麻煩了，通過(guò)計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)就可以對(duì)檔案的來(lái)源、內(nèi)容、實(shí)踐、形式、關(guān)聯(lián)等情況進(jìn)行有效的整理和組合，不需要單獨(dú)進(jìn)行分類(lèi)、匯總、關(guān)聯(lián)等操作。第二，檔案的移交方式存在的差別，作為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案移交檔案只能使用紙質(zhì)材料進(jìn)行移交，而電子檔案的移交模式上有著較多的選擇，可以通過(guò)實(shí)物移交、網(wǎng)絡(luò)移交、復(fù)制移交等多種方式，更加便利和多元化。第三，在檔案整理上也有著不同，首先在紙質(zhì)檔案上需要花費(fèi)大量的時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行排列、編號(hào)、整理等，還需要編寫(xiě)檔案目錄，并且一旦完成整理就無(wú)法再次進(jìn)行修改。而電子檔案就沒(méi)有這個(gè)問(wèn)題，可以隨時(shí)修改讀寫(xiě)格式，轉(zhuǎn)換排列順序，隨時(shí)根據(jù)需要直接搜索到需要的檔案資料。

（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案鑒定方式不同。電子檔案與制造檔案的鑒定方式不同，檔案需要在歸檔前對(duì)檔案的資料進(jìn)行嚴(yán)格的審查和鑒定，明確好檔案的價(jià)值、級(jí)別、期限等，紙質(zhì)檔案的鑒定過(guò)程十分繁瑣，需要對(duì)所有需要?dú)w檔的檔案進(jìn)行逐頁(yè)鑒定，十分消耗時(shí)間和精力。而電子檔案的鑒定沒(méi)有那么麻煩，只需要通過(guò)技術(shù)手段，對(duì)歸檔的數(shù)據(jù)進(jìn)行審查，就算在鑒定出現(xiàn)錯(cuò)誤也可以隨時(shí)進(jìn)行修改。電子檔案在鑒定的時(shí)候比紙質(zhì)檔案多幾個(gè)環(huán)節(jié)，還需要對(duì)檔案文件的真實(shí)性、可讀性、安全性、應(yīng)用范圍等進(jìn)行技術(shù)鑒定。

（三）電子檔案與紙質(zhì)檔案的發(fā)展趨勢(shì)。電子檔案和紙質(zhì)檔案在未來(lái)的社會(huì)使用過(guò)程中，會(huì)逐漸融合互補(bǔ)，通過(guò)合理地利用兩個(gè)檔案管理模式的優(yōu)點(diǎn)形成新的檔案管理模式。雖然電子檔案管理比紙質(zhì)檔案管理上有著巨大的優(yōu)勢(shì)，但是筆者認(rèn)為在未來(lái)的較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，電子檔案還是不能完全取代紙質(zhì)檔案。所以我們?cè)诠芾頇n案過(guò)程中紙質(zhì)檔案和電子檔案建立相對(duì)獨(dú)立又彼此聯(lián)系的兩套管理系統(tǒng)，分別操作、分別保管、分別利用并在兩個(gè)系統(tǒng)之間建立必要的通道，以便在有關(guān)業(yè)務(wù)處理上協(xié)調(diào)一致，方便利用。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，電子檔案和紙質(zhì)檔案的協(xié)作共存是未來(lái)檔案管理的必然趨勢(shì)，所以我們需要合理利用它們的優(yōu)點(diǎn)選擇最好的檔案管理模式。

[1]孫淑云.論電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系及發(fā)展趨勢(shì)[J].山東省農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào),2015.

[2]郭金光,唐偉.紙質(zhì)檔案與電子檔案互動(dòng)發(fā)展的探討[J].陜西檔案,2017.

[3]同素莉.論電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系及發(fā)展趨勢(shì)[J].才智,2015.