數(shù)字時(shí)代機(jī)關(guān)電子文件檔案管理利用研究

文/湖北省衛(wèi)生計(jì)生委 陳園園

數(shù)字時(shí)代機(jī)關(guān)電子文件檔案管理利用研究

文/湖北省衛(wèi)生計(jì)生委 陳園園

分析機(jī)關(guān)電子文件與檔案管理利用現(xiàn)狀，梳理檔案工作存在的主要問題，結(jié)合數(shù)字時(shí)代新的觀念、新的思路、新的技術(shù)等提出進(jìn)行文檔一體化管理，明確電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，借助網(wǎng)絡(luò)積極提供電子檔案信息服務(wù)。

機(jī)關(guān)；電子文件檔案；管理利用

一、機(jī)關(guān)電子文件與檔案管理利用現(xiàn)狀

隨著數(shù)字化時(shí)代的來臨，電子政務(wù)快速推進(jìn)，計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)和法規(guī)制度日益成熟，未來機(jī)關(guān)應(yīng)將進(jìn)入無紙化純電子檔案時(shí)代。目前，機(jī)關(guān)網(wǎng)上OA辦公系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生大量電子文件，但這些電子文件與檔案還處于一個(gè)易被忽視、粗放管理的過渡性階段。存在主要問題有：

（一）文檔分治機(jī)制造成電子文件與檔案管理效率低下。

新中國成立以來，我國行政機(jī)關(guān)文件、檔案工作一直是兩條線管理，文件管理是前端，一般由辦公廳（室）和秘書機(jī)構(gòu)兼管，主要職責(zé)是保障公文正常運(yùn)轉(zhuǎn)；檔案管理是后端，由機(jī)關(guān)檔案室管理，接受同級及上級檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)指導(dǎo)監(jiān)管。紙質(zhì)檔案時(shí)代，文件管理前端和后端的分界點(diǎn)是紙質(zhì)歸檔，文件、檔案工作界限相對清晰，有利于實(shí)際工作中分工合作。但現(xiàn)階段針對大量產(chǎn)生的電子文件，從文件起草、形成到發(fā)送都處于文件管理范疇，檔案室仍沿用傳統(tǒng)方法，主要管理與電子文件對應(yīng)的紙質(zhì)公文，選用專業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)大多與辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)相脫離，導(dǎo)致在實(shí)際工作中，檔案管理信息系統(tǒng)對電子文件前端運(yùn)轉(zhuǎn)痕跡和電子檔案元數(shù)據(jù)歸檔監(jiān)管無力。

（二）雙套歸檔制度造成電子文件歸檔易被忽視。文件起草者對傳統(tǒng)紙質(zhì)擬文及歸檔形式有依賴思想，會簽處室較多或行文時(shí)間較緊時(shí)更為依賴，影響電子文件運(yùn)轉(zhuǎn)及歸檔。沿用傳統(tǒng)歸檔方法，產(chǎn)生電子文檔同時(shí)，文件管理者易對紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，因?yàn)榧堎|(zhì)文件發(fā)揮憑證作用，電子文件歸檔容易被忽視，現(xiàn)歸檔硬軟件設(shè)備配備及相關(guān)制度研究進(jìn)展緩慢，在線歸檔不完全，保存管理薄弱。檔案部門容易忽略電子文件搜集歸檔與保存，機(jī)關(guān)檔案室仍按照傳統(tǒng)將對應(yīng)電子文件制作紙質(zhì)文件等進(jìn)行數(shù)字化處理，造成資源重復(fù)性浪費(fèi)。

（三）缺乏適用的電子文件與檔案管理規(guī)則和科學(xué)方法造成管理茫然失措。目前機(jī)關(guān)電子文件管理實(shí)踐中，多數(shù)機(jī)關(guān)沿循紙質(zhì)時(shí)代傳統(tǒng)模式，同時(shí)根據(jù)自身實(shí)際需求進(jìn)行自下而上、分散性、自發(fā)性很強(qiáng)的實(shí)踐性探索，全局性、長遠(yuǎn)性管理策略研究不足，缺乏國家層面的頂層設(shè)計(jì)、統(tǒng)一規(guī)劃、戰(zhàn)略部署和方法指導(dǎo)，嚴(yán)重滯后于時(shí)代發(fā)展和社會需求。各地區(qū)、各部門電子文件管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)、功能設(shè)計(jì)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)各不相同，難以實(shí)現(xiàn)信息交換和共享，在更大范圍難以進(jìn)行統(tǒng)一管理，形成新的信息孤島。

（四）“開放存取”理念缺失造成電子檔案信息資源共享水平較低。紙質(zhì)時(shí)代傳統(tǒng)觀念中對于檔案重藏輕用，今天到數(shù)字時(shí)代，獲取信息是人們的基本權(quán)力，信息共享是公眾的基本愿望。在政府信息公開環(huán)境下，應(yīng)實(shí)現(xiàn)可公開電子檔案信息資源合理共享。但因?yàn)閭鹘y(tǒng)封閉使用觀念、管理體制不順、管理利用制度不健全等因素，機(jī)關(guān)對電子文檔信息資源利用率較低。

二、新思路新機(jī)制新服務(wù)推動(dòng)機(jī)關(guān)電子文件檔案規(guī)范化管理應(yīng)用

（一）重構(gòu)電子文件流程，確立文檔一體的全程管理體制。電子文件草擬、傳輸、辦理、歸檔、鑒定、整理、保管以及利用流程均可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，突破空間、地域和部門分割制約，因而有必要從整體上考慮電子文件流程，實(shí)現(xiàn)全程協(xié)調(diào)統(tǒng)一。各級機(jī)關(guān)文件及檔案管理工作崗位應(yīng)混設(shè)，按照電子文件流程分別負(fù)責(zé)收發(fā)文電子文件歸檔及管理工作，崗位人員應(yīng)同時(shí)接受政府公文管理機(jī)構(gòu)和檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)、工作考查與培訓(xùn)，在管理電子文件的同時(shí)將有長期保存價(jià)值的電子文件按照電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格歸檔保存；有條件的還可建立由信息技術(shù)人員、檔案管理人員、業(yè)務(wù)管理人員等組成“集中—分散”協(xié)同式組織機(jī)構(gòu)。各級檔案事業(yè)管理機(jī)關(guān)應(yīng)統(tǒng)管電子文件與檔案事務(wù)，制定電子文件全程管理的相關(guān)政策、標(biāo)準(zhǔn)、制度，對電子文件生命全過程進(jìn)行有效管理。此外，有學(xué)者提出建立區(qū)域電子文件中心，與機(jī)關(guān)對接，負(fù)責(zé)研究追蹤和長久保存電子文件與檔案，給機(jī)關(guān)電子文件管理帶來新的思路。

（二）結(jié)合工作實(shí)際情況，靈活推行電子文件為主、紙質(zhì)文件為輔的歸檔制度。目前政務(wù)辦公OA系統(tǒng)推行較快的機(jī)關(guān)除密件及按密件管理的文件外，其他一般都以電子文件形式通過辦公系統(tǒng)進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)。而從國外一些國家研究和探索來看，單套歸檔是大勢所趨。但要推行單套制，還面臨電子文件長期保存技術(shù)性問題、信息安全問題、原始性認(rèn)定等問題，需結(jié)合工作實(shí)際，在時(shí)機(jī)相對成熟時(shí)在適宜地域，先有意探索推行電子歸檔為主、紙質(zhì)歸檔為輔的歸檔制度，歸檔、查詢利用均以電子檔案為先，紙質(zhì)檔案配合電子檔案，起到補(bǔ)充作用。

（三）借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，明確電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。歐美許多國家文檔管理體系多是形式各異的分散制，其電子文件管理經(jīng)驗(yàn)都是由國家或行業(yè)先行從法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)上進(jìn)行規(guī)范和引領(lǐng)。我國在電子文件管理方面的法律、法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)制定上還存在著許多空白點(diǎn)，標(biāo)準(zhǔn)化沒有形成足夠規(guī)模。因此應(yīng)借鑒發(fā)達(dá)國家電子文件管理經(jīng)驗(yàn)，制定整體戰(zhàn)略，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化體系，完善管理法規(guī)，推進(jìn)示范項(xiàng)目，并堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，全面推進(jìn)專業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)修訂工作。

（四）借助和依托網(wǎng)絡(luò)，積極提供電子檔案信息服務(wù)。

互聯(lián)網(wǎng)已進(jìn)入Web2.0時(shí)代，用戶由受眾轉(zhuǎn)向主體，既是信息接受者，也是信息制造者、傳播者，這個(gè)時(shí)代的顯著特點(diǎn)是參與性、社會性、開放性進(jìn)一步增強(qiáng)。新的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)方式有利于更好地開展網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)，各級機(jī)關(guān)應(yīng)及時(shí)更新理念，樹立服務(wù)意識，倡導(dǎo)合作精神，做好本機(jī)關(guān)政府信息公開工作，同時(shí)借助檔案館和外部社會力量，配合開展檔案信息編研、自助信息查詢等服務(wù)。如在門戶網(wǎng)站設(shè)置專門渠道，針對未到送省檔案館歸檔時(shí)間、群眾關(guān)注度較高、可公開的檔案，經(jīng)委檔案領(lǐng)導(dǎo)小組審核，必要時(shí)經(jīng)省檔案局批準(zhǔn)，可部分或全文查詢。在官方微信、微博欄目中設(shè)置檔案宣傳條目，特別是在檔案日等特殊時(shí)段內(nèi)，大力開展檔案工作宣傳。在檔案閱覽室和機(jī)要閱文室，各添置1臺電腦，相關(guān)數(shù)據(jù)從檔案數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)出，以供業(yè)務(wù)處室自助查檔、打印。在政務(wù)OA內(nèi)網(wǎng)設(shè)置資料庫項(xiàng)目，篩選、存儲檔案中極具指導(dǎo)意義的公文，同時(shí)為業(yè)務(wù)處室設(shè)置自選項(xiàng)，可將跟本處室業(yè)務(wù)有關(guān)的電子檔案建立小型資料庫，加大系統(tǒng)內(nèi)部檔案利用力度。

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