加強高校合并更名后檔案工作之我見
——以海南熱帶海洋學(xué)院為例

文/海南熱帶海洋學(xué)院檔案館 張曼麗

加強高校合并更名后檔案工作之我見
——以海南熱帶海洋學(xué)院為例

文/海南熱帶海洋學(xué)院檔案館 張曼麗

檔案工作是高校管理工作的重要組成部分，是衡量學(xué)校管理水平的重要標(biāo)志。高校檔案是對高校教學(xué)、科研及管理等活動的重要記錄，是高校發(fā)展各個階段的見證，是高校持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)保障?！昂喜⒏本褪歉咝０l(fā)展中的一個重要的標(biāo)志，它不僅為高校的改革發(fā)展帶來機遇，同時也對高校各項管理工作提出挑戰(zhàn)和要求。高校檔案工作者如何把握機會，迎接挑戰(zhàn)，讓檔案工作更好地適應(yīng)高校快速發(fā)展的新形勢，值得探究。

高校；更名；檔案管理

一、高校合并更名及其對檔案工作的挑戰(zhàn)

隨著教育體制的改革創(chuàng)新和高等教育事業(yè)的良好發(fā)展，以優(yōu)化教育資源配置、擴大辦學(xué)規(guī)模和提高辦學(xué)質(zhì)量為目的的高校合并更名已經(jīng)成為重要的辦學(xué)模式。高校合并更名后，有的實現(xiàn)教育資源共享、優(yōu)勢互補，有的實現(xiàn)轉(zhuǎn)型發(fā)展，突顯特色，有的實現(xiàn)學(xué)校競爭力質(zhì)的飛躍，這些都給高校帶來了新的發(fā)展機遇和契機。筆者所在的“海南熱帶海洋學(xué)院”，其前身是1954年創(chuàng)辦的海南黎族苗族自治州師范學(xué)校和1958年創(chuàng)辦的海南黎族苗族自治州師范?？茖W(xué)校。后幾經(jīng)分合、調(diào)整、更名，于1993年在通什師范?？茖W(xué)校和通什教育學(xué)院的基礎(chǔ)上創(chuàng)辦瓊州大學(xué)（?？疲?006年更名為瓊州學(xué)院（本科）。為了響應(yīng)國家“一帶一路”和海洋強國戰(zhàn)略，經(jīng)教育部正式批準(zhǔn)，于2015年9月，組建并更名為“海南熱帶海洋學(xué)院”。更名后的學(xué)校，進入了轉(zhuǎn)型發(fā)展的快車道。同時，這也給我校檔案管理工作帶來了一系列新的挑戰(zhàn)。主要可概括為三大問題：

（一）有待拓寬檔案的收集能力。檔案的收集能力，體現(xiàn)了檔案管理工作的水平。檔案管理的關(guān)鍵要點是保障歸檔的完整性和多樣性。以我校為例，保障檔案完整性時，會遇到以下挑戰(zhàn)：首先是更名后，各類檔案的激增，如不及時收集處理，可能導(dǎo)致檔案不全。由于我?？焖俎D(zhuǎn)型發(fā)展，學(xué)校黨政機構(gòu)部分設(shè)置變更，人事變更，院系內(nèi)外調(diào)整，學(xué)校擴招，學(xué)科、專業(yè)設(shè)置調(diào)整，基礎(chǔ)建設(shè)大量投入，校企間以及校際間的交流與合作等，所形成的相關(guān)文件材料數(shù)量激增，如不重視這些相關(guān)材料的及時收集、整理，歸檔工作，勢必造成檔案收集不全。其次，信息載體豐富多樣。如僅重視文書檔案，而忽視對聲像、照片等載體的收集，也會導(dǎo)致檔案收集不全。同時，我校更名前后，經(jīng)歷了大量見證學(xué)校發(fā)展的重大事件，如上級領(lǐng)導(dǎo)來校視察，學(xué)校更名掛牌儀式，重大的基建項目奠基儀式和學(xué)校舉辦的各種大型活動等所形成的錄音、錄像、照片等不同載體的檔案材料也應(yīng)該被記錄收集。再次，材料來源多元化。如沒有廣泛收集的意識，也會破壞檔案的完整性。高校更名后，備受社會各界關(guān)注。如主管單位、兄弟高校、社會媒體等，都會按一定形式去反映學(xué)校的發(fā)展，產(chǎn)生一系列的材料。如各類網(wǎng)站、報刊公告、廣播電視等。作為社會對高校辦學(xué)活動的描述和評價，這些資料也應(yīng)是被選擇收集。檔案收集能力，還需要體現(xiàn)在保障檔案歷史的延續(xù)性，特別是校史類檔案。學(xué)校合并更名前這是一段特殊時期，這段時期的檔案有著承前啟往的作用。我們?nèi)绮恢匾曅Ｃ?、?；铡⑿Ｆ?、印章、校歌等的收集，學(xué)校合并更名后，學(xué)校許多之前的標(biāo)志物可能會從此消失，就會造成校史材料的斷層缺失。

（二）有待加強檔案的保管能力。檔案保管能力是檔案工作的關(guān)鍵組成部分，如果我們保管能力不足，就可能會造成檔案的破損、遺漏、泄密或遺失，影響檔案的服務(wù)利用。以我校為例，學(xué)校辦學(xué)已有60多年的歷史，其館藏檔案豐富，載體形式多樣，有黨群類、行政類、基建類、音像類、實物類等11大類。如何更科學(xué)規(guī)范地對檔案進行保管，更好地為學(xué)校的發(fā)展提供服務(wù)，是檔案管理人員面對的新挑戰(zhàn)。

（三）有待提高檔案的利用服務(wù)能力。檔案工作的最終目的不是對資料進行“收”和“藏”，而是“用”。檔案部門是服務(wù)窗口，如何能按時按需、保質(zhì)保量地給用戶提供所需的資料，是檔案工作的重心。學(xué)校合并更名后，檔案查詢利用的需求激增：院系機構(gòu)、人員調(diào)整期間，各級領(lǐng)導(dǎo)需對原來的院系機構(gòu)、人員情況進行了解，一個最主要的途徑就是查閱相關(guān)檔案；新晉的高校教師，對于所在學(xué)科的發(fā)展，也有不同的查詢需求；來自五湖四海的學(xué)生，對于校史的了解，也需要檔案服務(wù)的支持；社會各界，特別是與學(xué)校有聯(lián)系的企業(yè)和個人，也會因為校名變更，前來咨詢考證。因此，在學(xué)校合并更名后，檔案利用服務(wù)能力有提升的必要和空間。

二、應(yīng)對建議

針對以上提到的檔案收集能力、保管能力和提供利用能力三大方面的挑戰(zhàn)，筆者從以下幾個方面談?wù)剳?yīng)對建議：

（一）在思想上提高認識，加大宣傳教育力度，提升全員檔案意識。首先，要做好宣傳工作，利用國際檔案日、世界海洋日等契機，大范圍地進行檔案知識的教育宣傳，加強學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)和師生們對檔案的認識和關(guān)注，理解檔案工作的重要性。此外，檔案工作人員要在日常工作中，主動向服務(wù)對象介紹檔案工作，讓她們在享受檔案服務(wù)的同時，親身感受到檔案工作的意義。鼓勵師生參與到檔案工作中，依照檔案管理法規(guī)條例，共同保障檔案的完整與準(zhǔn)確，提升檔案利用率，發(fā)揮其作用。同時，作為檔案事業(yè)發(fā)展的主體力量，高校檔案工作人員更需要確立正確的檔案意識，充分認識檔案的重要性，從而更好地指導(dǎo)日常工作的開展。其次，提高檔案人員服務(wù)意識。服務(wù)觀念是高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，檔案人員要提高服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變舊觀念，走出傳統(tǒng)的你查我調(diào)的“擺菜攤”的被動模式，積極主動分析預(yù)測不同類別檔案使用者的需求，及時整理組合相應(yīng)檔案信息，持續(xù)探索服務(wù)方向，創(chuàng)新服務(wù)方式，滿足各類需求，提高服務(wù)滿意度，讓檔案工作改進能與學(xué)校建設(shè)發(fā)展同步。例如：在學(xué)校更名后的組織人員調(diào)整期間，為了滿足領(lǐng)導(dǎo)的查檔需求，檔案部門應(yīng)該提前準(zhǔn)備好相關(guān)資料的分類，及時高效地為領(lǐng)導(dǎo)提供給所需的檔案資料，讓領(lǐng)導(dǎo)充分認識到利用檔案資源的優(yōu)越性和檔案工作的重要性。

（二）在規(guī)章制度上，不斷建立和完善檔案管理機制。1.明確檔案收集原則。首先，要保證檔案材料收集工作的系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和完整性。制定出涵蓋各級各類檔案材料的系統(tǒng)收集規(guī)范，規(guī)定好材料收集的各項流程計劃，考慮到不同情況下，檔案收集應(yīng)包括的完整范圍。其次，要確保所收集材料的原始性。堅持對各類文件材料原件的收集，并對材料的真跡做好保護。此外，要保證歸檔材料的真實性。對于關(guān)鍵材料，要多維度考證其來源的真實性；對于不合理或存在沖突的材料，要組織好研究辨別工作。只有準(zhǔn)確、完整、真實的檔案材料，才能更好地具備參考、考證和憑據(jù)的作用。2.完善收集方法。第一，定期集中收集。對于適用于集中定期收集的檔案類型，如教學(xué)檔案和黨政管理等，依據(jù)有關(guān)制度的歸檔時限要求，與各立卷部門協(xié)商好收集時間，負責(zé)人員和收集內(nèi)容，從而開展收集工作，保證收集的效率和質(zhì)量。第二，重點收集和日常收集結(jié)合。重點收集，即對重點部門、活動、人物產(chǎn)生的重要材料進行收集。例如學(xué)校更名事件、校慶活動、重點建設(shè)項目應(yīng)組織專人專項，及時完整地進行收集整理；日常普遍收集，在定期收集的基礎(chǔ)上，有意識地收集日常產(chǎn)生的檔案。例如，由于學(xué)校檔案館收藏的有關(guān)海洋類檔案資料極少，為了學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展需要，要在日常加強對性地收集海洋類方面的檔案，如：（1）各地海洋類專家、教授、學(xué)者來學(xué)校作的講座報告。（2）老師、學(xué)生到三沙等地考察實習(xí)、校企合作等形成的有關(guān)海洋類方面的材料。（3）檔案館應(yīng)主動與全國各類海洋類學(xué)校檔案館有業(yè)務(wù)上的合作往來，優(yōu)勢互補、資源共享。第三，現(xiàn)場記錄，及時歸檔。有些材料的收集具有實時實地性的要求，例如領(lǐng)導(dǎo)重大活動的關(guān)鍵講話，基建工程奠基儀式及竣工驗收等。若在事后對這些材料進行收集，其難度會增加，效果也會大打折扣。第四，要激發(fā)非檔案部門人員參與檔案工作的熱情。檔案的產(chǎn)生無處不在，如果只靠檔案人員去收集整理，肯定會有疏漏。因此，檔案人員需要維護好與各校內(nèi)各兼職檔案管理人員的關(guān)系，贏得他們的支持和配合，積極開展對檔案立卷的檢查指導(dǎo)工作。同時要和社會有關(guān)機構(gòu)媒體保持聯(lián)系，收集好與學(xué)校相關(guān)的通告和報道等。

（三）不斷提高檔案的保管能力，逐步實現(xiàn)檔案信息化管理。第一，要有足夠的庫房使用面積。學(xué)校有60多年的辦學(xué)歷史，檔案資源豐富，學(xué)校更名轉(zhuǎn)型后，各類檔案更是成倍增加，學(xué)校現(xiàn)有檔案庫房建筑面積偏小，由于檔案庫房面積不夠充足，使得很多實物檔案分散在各個地方，不能集中收藏、展示出來，在一定程度上影響了檔案的保管以及服務(wù)利用。因此，我們要爭取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，改善現(xiàn)有的庫房條件，以適應(yīng)檔案快速增長的需要。第二，科學(xué)地對庫房內(nèi)的檔案進行日常管理。如檔案存放位置與上架排列順序工作、庫房溫濕調(diào)節(jié)、整潔衛(wèi)生、保密安全與各類防護工作等。第三，加快檔案信息化建設(shè)，開展高水平的檔案管理工作。檔案部門需要加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，采用先進的軟件技術(shù)逐步實現(xiàn)信息資源互通，積極推行文檔一體化管理。同時，還要特別注意保證系統(tǒng)運行的穩(wěn)定與數(shù)據(jù)的安全。

（四）加強檔案隊伍建設(shè)，不斷提高業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平。在提升服務(wù)意識的同時，提高檔案人員隊伍的工作水平也是很重要的。第一，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和管理水平。隨著信息時代的到來，產(chǎn)生檔案的方式和檔案的載體形式越來越數(shù)字化；檔案管理也日益專業(yè)化、復(fù)雜化；檔案服務(wù)也不斷朝著高效化、多元化和數(shù)字化發(fā)展，因此檔案管理人員需要通過不斷地自學(xué)或培訓(xùn)，鞏固自身的專業(yè)知識，學(xué)習(xí)先進的檔案管理經(jīng)驗和方法，不斷提高業(yè)務(wù)技能。第二，提升檔案工作人員的信息化水平，利用先進的計算機軟件技術(shù)，提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。隨著計算機在檔案工作中的應(yīng)用日趨普及成熟，高校檔案工作已不僅是用原始的方式對材料進行收集、整理、歸檔，它需要檔案工作者能準(zhǔn)確熟練地使用計算機軟件，對檔案進行數(shù)字化規(guī)范化管理，高效高質(zhì)，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展提供更便捷優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

三、結(jié)語

檔案工作是高校工作的重要組成部分，其意義影響廣泛深遠。檔案管理部門要抓住學(xué)校更名變革等重大歷史契機，迎接挑戰(zhàn)，不斷完善工作制度，提高工作效率，提升服務(wù)意識，發(fā)揮好檔案的價值，更好地服務(wù)師生和社會各界人士，為學(xué)校的發(fā)展和社會的進步持續(xù)獻策獻力。

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