廣播電視檔案電子信息化管理的分析

文/承德廣通信息網(wǎng)絡(luò)有限公司隆化分公司 徐艷紅

廣播電視檔案電子信息化管理的分析

文/承德廣通信息網(wǎng)絡(luò)有限公司隆化分公司 徐艷紅

在廣播電視行業(yè)不斷發(fā)展的過程中，廣播電視企業(yè)中各部門的資料也會(huì)增多，這些資料多以檔案的形式存在，為了提高廣播電視企業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量，檔案管理人員開始實(shí)行了電子信息化管理模式。本文從廣播電視檔案電子信息化管理的意義出發(fā)，總結(jié)了幾種檔案電子信息化管理的方式，供廣播電視檔案管理人員參考。

電子信息化管理；方式分析；廣播電視檔案

在現(xiàn)階段的廣播電視檔案管理工作中，普遍存在檔案管理系統(tǒng)數(shù)字化程度低、管理設(shè)備落后、管理軟件功能性較差等特點(diǎn)，這些問題影響了我國廣播電視行業(yè)的發(fā)展，廣播電視企業(yè)作為媒體傳播行業(yè)中的一個(gè)重要分支需要緊跟互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展形勢(shì)，將先進(jìn)的電子信息化管理模式與廣播電視檔案管理結(jié)合在一起，提高檔案管理的效率。

一、廣播電視檔案電子信息化管理的意義

（一）能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，人工記錄檔案方式和紙質(zhì)保存檔案方式不能滿足現(xiàn)代廣播電視行業(yè)發(fā)展的需求和檔案管理的需求，也不符合現(xiàn)代社會(huì)隨提倡的高效管理標(biāo)準(zhǔn)。在廣播電視檔案管理工作中的檔案錄入、檔案?jìng)鬟f、檔案檢索、檔案存儲(chǔ)中應(yīng)用計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。另一方面，實(shí)現(xiàn)廣播電視檔案的電子信息化管理可以更好地做到資源共享，當(dāng)檔案管理工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)后，管理人員能夠?qū)ζ溥M(jìn)行及時(shí)修改，讓整個(gè)廣播電視管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化、信息化、電子化程度更高。

（二）提高檔案管理工作的質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理方式多是手工整理，這種整理方式難以達(dá)到一定的管理標(biāo)準(zhǔn)，不同的檔案管理人員對(duì)檔案歸類的理解及檔案歸類的水平都不一樣，這樣的現(xiàn)象降低了檔案管理的質(zhì)量和效率，因此廣播電視檔案電子信息化管理能夠規(guī)避由人員因素造成的問題，進(jìn)而提高檔案管理的工作質(zhì)量。

二、檔案電子信息化管理的方式

（一）建立檔案電子信息化運(yùn)維管理系統(tǒng)。建立檔案電子信息化管理系統(tǒng)和檔案電子信息化運(yùn)行系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化管理的重要方式，廣播電視企業(yè)建立完整檔案電子信息化管理系統(tǒng)的工作是一項(xiàng)需要長期建設(shè)和發(fā)展的項(xiàng)目，信息化的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的載體不單是檔案管理部門，而是整個(gè)廣播電視企業(yè)，因此需要各部門之間的合作。為此需要建立檔案電子信息化運(yùn)維管理系統(tǒng)，讓檔案管理工作的進(jìn)行有一定規(guī)范，運(yùn)維管理系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)包括檔案收集工作、檔案整理工作、檔案儲(chǔ)存工作、檔案統(tǒng)計(jì)工作、檔案銷毀工作、檔案使用工作、檔案保密工作，通過建立完善的檔案電子信息化運(yùn)維管理系統(tǒng)來促進(jìn)檔案管理工作向更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)廣播電視檔案電子信息化管理的良好發(fā)展。

（二）建立檔案電子信息化檢索系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)中比較重要的一個(gè)內(nèi)容就是檔案檢索，因此建立檔案電子信息化檢索系統(tǒng)是一項(xiàng)具有顯著意義的管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化管理的同時(shí)也可以方便相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行檢索和使用。建立檔案電子信息化檢索系統(tǒng)時(shí)可以以檔案的特征和內(nèi)容為依據(jù)，檢索系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)包括檔案文件的編號(hào)、年份、主要內(nèi)容、分類編號(hào)、分類標(biāo)簽、曾使用時(shí)間等，然后應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)這些資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，讓這些檔案文件能夠存在于廣播電視企業(yè)的數(shù)據(jù)庫中，并添加分類檢索和高級(jí)檢索等功能，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案的快捷檢索。總之，廣播電視檔案電子信息化管理能夠提高檔案資源的利用率，同時(shí)檔案電子信息化管理還能讓借閱人員只能在計(jì)算機(jī)和企業(yè)檔案電子信息化檢索系統(tǒng)中使用檔案資料，這樣能夠減少檔案信息泄露現(xiàn)象的發(fā)生。

（三）建立檔案電子信息化安全系統(tǒng)。檔案是廣播電視企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，是廣播電視企業(yè)中的重要信息和數(shù)據(jù)資源，因此在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，在實(shí)現(xiàn)檔案電子信息化的同時(shí)要建立檔案電子信息化安全系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)檔案的安全管理。首先要保證用于檔案管理的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施的安全性，要安排專業(yè)人員定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢查，防止病毒入侵和競(jìng)爭者入侵的情況發(fā)生。其次要對(duì)系統(tǒng)中的檔案信息進(jìn)行加密處理，可以按照系統(tǒng)中檔案的重要程度將檔案劃分成幾個(gè)等級(jí)，如機(jī)密檔案、內(nèi)部檔案、公開檔案，按照檔案等級(jí)分別進(jìn)行不同程度的加密處理。再次要根據(jù)檔案管理者和檔案使用者身份的不同來設(shè)置檔案的使用權(quán)限，建立企業(yè)內(nèi)部的登錄身份驗(yàn)證系統(tǒng)，為檔案電子信息化管理管理提供安全支持。

（四）建立檔案電子信息化服務(wù)系統(tǒng)。廣播電視檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性較強(qiáng)的工作，從檔案的收集到檔案的使用，涉及的廣播電視企業(yè)部門有很多，因此為了保證檔案管理工作各項(xiàng)管理環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行，檔案管理部門需要加強(qiáng)與各部門之間的交流與合作，建立檔案電子信息化服務(wù)系統(tǒng)。先在企業(yè)各部門中選出的一個(gè)負(fù)責(zé)該部門檔案收集的人員，再由該員工將整理好的檔案送至檔案管理部門，最后由檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行分類處理和錄入，在此系統(tǒng)中各部門之間是相互合作相互制約的關(guān)系，能夠提高檔案管理的服務(wù)能力。

三、總結(jié)

在計(jì)算機(jī)技術(shù)和電力技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代，廣播電視檔案電子信息化管理已經(jīng)成為一種行業(yè)趨勢(shì)，該項(xiàng)管理方式在提高檔案管理效率的同時(shí)也能解決一些存在于傳統(tǒng)檔案管理模式中的問題，檔案管理人員在檔案電子信息化管理的過程中，要結(jié)合現(xiàn)行檔案管理工作的特點(diǎn)和企業(yè)檔案管理工作的需求，應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案的電子信息化管理。

[1]張小靜.廣播電視檔案的電子信息化管理[J].衛(wèi)星電視與寬帶多媒體,2012(21):60-61.

[2]趙永剛.廣播電視的電子信息化工程檔案的建立以及管理[J].現(xiàn)代國企研究,2016(02):131.