新形勢(shì)下的檔案信息安全建設(shè)

文/國(guó)網(wǎng)新源控股有限公司北京十三陵蓄能電廠 韓中輝

新形勢(shì)下的檔案信息安全建設(shè)

文/國(guó)網(wǎng)新源控股有限公司北京十三陵蓄能電廠 韓中輝

隨著網(wǎng)絡(luò)深入到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，檔案工作也逐漸邁入了網(wǎng)絡(luò)化、智能化的發(fā)展軌道，由此引發(fā)的數(shù)字檔案信息安全問(wèn)題也越來(lái)越突出。本文通過(guò)分析檔案保存中存在的問(wèn)題，闡述如何在增強(qiáng)安全管理意識(shí)、加強(qiáng)館庫(kù)和設(shè)施建設(shè)、加大技術(shù)投入力度和建立檔案安全管理機(jī)制等方面采取切實(shí)有效的措施，解決檔案工作中的安全保障問(wèn)題。

檔案信息安全；檔案安全管理意識(shí)；電子檔案；檔案安全管理機(jī)制

檔案安全是檔案服務(wù)社會(huì)和大眾的基本保證，檔案作為歷史的記憶，無(wú)論是信息內(nèi)容還是物質(zhì)載體，隨著時(shí)間的流逝都存在丟失或損毀的風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)今社會(huì)的飛速發(fā)展，檔案安全更是面臨多重挑戰(zhàn)，這就迫切需要檔案工作者采取切實(shí)有效的管理和技術(shù)措施，解決檔案工作中的安全保障問(wèn)題。

一、增強(qiáng)檔案安全管理意識(shí)

信息時(shí)代背景下，檔案呈現(xiàn)形式復(fù)雜、發(fā)展變化較快的特點(diǎn)，必須緊密結(jié)合工作實(shí)際，采取切實(shí)有效措施，提高全社會(huì)的檔案法制意識(shí)。個(gè)別單位未移交的資料可能非常重要甚至需要保密，但因重視度不夠反而造成泄密，近年泄密事件大多發(fā)生在個(gè)人手中也正是如此。所以增強(qiáng)檔案安全管理意識(shí)，是抓好檔案管理的前提。檔案工作者應(yīng)牢固樹立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，堅(jiān)決杜絕僥幸心理，定期開展檔案安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，填補(bǔ)漏洞，杜絕安全隱患。

二、加強(qiáng)檔案館庫(kù)和設(shè)施建設(shè)

檔案庫(kù)房是檔案安全防護(hù)的基礎(chǔ)設(shè)施，建立一個(gè)保管條件良好的檔案庫(kù)房是檔案安全得到保障的根本。任何形式不期而至的自然災(zāi)難和人為災(zāi)害對(duì)檔案文獻(xiàn)資料都可能造成部分損害或永久性無(wú)法彌補(bǔ)的破壞。1966年意大利國(guó)家中心圖書館200萬(wàn)卷文件資料被佛羅倫薩的洪水沖毀，1976年唐山市檔案館被唐山大地震摧毀，2008年北川檔案館所有檔案被汶川大地震吞噬，以上種種事例表明，對(duì)于保護(hù)和保存檔案文獻(xiàn)資料來(lái)說(shuō)，災(zāi)難的預(yù)防至關(guān)重要。

影響檔案館庫(kù)的最不安全因素是火災(zāi)、水災(zāi)、偷竊及惡意損壞。對(duì)于文獻(xiàn)資料來(lái)說(shuō)，火災(zāi)被認(rèn)為是最具有威脅的不安全因素之一。火災(zāi)造成的損失非常嚴(yán)重，大多數(shù)情況下，火災(zāi)中的紙張文獻(xiàn)都蕩然無(wú)存或面目全非。檔案館內(nèi)的供電系統(tǒng)、取暖設(shè)備、空調(diào)、吸煙等都是造成火災(zāi)的潛在因素。因此，建立火災(zāi)早期檢測(cè)或預(yù)警機(jī)制顯得尤其重要。此外，水災(zāi)對(duì)檔案資料的危害也不容樂(lè)觀。檔案館的建筑應(yīng)盡量建在地勢(shì)較高處，以免遭受洪澇威脅，同時(shí)室內(nèi)安裝水感應(yīng)報(bào)警器。為避免地震、洪澇等自然災(zāi)害，在地質(zhì)較好、保管條件完備的地區(qū)建設(shè)較大的檔案館庫(kù)不失為可行之舉。大的檔案館庫(kù)不僅可以容納本地區(qū)的檔案，還可以保存地質(zhì)災(zāi)害多發(fā)區(qū)的重要檔案，還可以建立國(guó)家或地區(qū)間備份中心，存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)并維護(hù)其安全。

三、加大檔案技術(shù)投入力度

檔案如何合理使用關(guān)系到珍貴歷史檔案能否長(zhǎng)久永續(xù)的提供利用，檔案產(chǎn)生時(shí)間越早，保留下來(lái)的就越少，載體丟失或破損現(xiàn)象就越嚴(yán)重。瀕危檔案的搶救是一項(xiàng)成本投入較高、技術(shù)含量較高的重要工程，因此需要國(guó)家加大投入力度為檔案部門技術(shù)攻關(guān)提供保障。

現(xiàn)代的高科技——全息技術(shù)現(xiàn)在可以為檔案利用，對(duì)于特別重要的實(shí)物檔案可以把它保存在安全的地方，展出或查閱觀看時(shí)運(yùn)用全息技術(shù)即可。采用全息技術(shù)的景物立體感強(qiáng)，形象逼真，可以在各種展覽會(huì)上展示，觀察者可以通過(guò)上下、左右、前后移動(dòng)觀察圖像的不同照片，不用展出原件，大大加強(qiáng)了對(duì)珍貴檔案的保護(hù)，有利于對(duì)珍貴的藝術(shù)品資料進(jìn)行保存和展示。

當(dāng)前紙質(zhì)檔案和數(shù)字形式檔案并存，既要保證檔案的原始記錄屬性不被破壞，又要努力爭(zhēng)取更高的效率。如何保證檔案的信息安全和系統(tǒng)安全，是檔案信息化建設(shè)過(guò)程中極其關(guān)鍵的問(wèn)題，也是整個(gè)檔案信息系統(tǒng)安全的前提。可以通過(guò)內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、應(yīng)用系統(tǒng)用戶權(quán)限管理、防火墻技術(shù)、設(shè)置跟蹤機(jī)制和遠(yuǎn)程異地備份等方式規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案安全。

四、建立有效的檔案安全管理機(jī)制

（一）成立安全管理領(lǐng)導(dǎo)小組。明確各檔案管理崗位的職責(zé)任務(wù)及獎(jiǎng)懲辦法，形成一級(jí)抓一級(jí)、層層負(fù)責(zé)的管理機(jī)制，做到檔案管理責(zé)任明確、程序規(guī)范、保管科學(xué)，嚴(yán)格按制度管理。

（二）健全檔案安全工作責(zé)任制。落實(shí)工作職責(zé)和任務(wù)，明確檔案安全工作第一責(zé)任人、直接責(zé)任人和具體經(jīng)辦人員，強(qiáng)化相關(guān)部室和人員的安全責(zé)任。

（三）認(rèn)真做好檔案安全檢查工作。定期對(duì)檔案庫(kù)房的防火、防盜報(bào)警系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)施進(jìn)行檢查，做到安全隱患及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)消除，保證檔案處于安全保管環(huán)境。

（四）做好檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案。結(jié)合本地區(qū)實(shí)際建立本單位檔案安全保管突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，明確安排部署與搶險(xiǎn)步驟，并嚴(yán)格進(jìn)行督促檢查，確保各項(xiàng)措施落實(shí)到位。

五、建立健全檔案安全保管法規(guī)制度

針對(duì)檔案需求日益增大和檔案載體多元化的特點(diǎn)，積極爭(zhēng)取國(guó)家相關(guān)部門的政策支持，根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，參考《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》等法律、法規(guī)，制定完備的檔案保管保密、鑒定銷毀、借閱利用等規(guī)章制度，以此約束檔案管理用戶和使用人員，保證檔案的安全、可靠，為檔案安全工作提供強(qiáng)有力的組織保障。

檔案是人類寶貴的財(cái)富，如何將前人的檔案保存下去，將現(xiàn)在的檔案收集完整，給未來(lái)提供永久的利用是檔案工作者永遠(yuǎn)的責(zé)任。