有效解決高校報賬排隊措施探究

（南京林業(yè)大學經(jīng)濟管理學院財務與會計系 南京林業(yè)大學財務處江蘇南京210037）

高校報賬排隊是司空見慣的事情，特別是年度終了時。為了探究高校報賬排隊的原因，筆者通過實地觀察和調(diào)研，梳理出幾點看法，以求教于同行。

一、高校報賬排隊現(xiàn)象

據(jù)了解，多年來每近歲末，相當多的高校一整天都出現(xiàn)報賬排隊現(xiàn)象，表面現(xiàn)象是：財務人員人手不足，工作效率低下，其實不然，究其原因，一是報賬人員從制單到領導簽字周期完成所需時間較長，尤其是重大開支或久拖未決事項需要年終校級層面會議拍板，而校領導一到年終會有相當多的事務處理，找其簽字必須提前預約，如此一來，聚集在年終等候各級領導簽字的報賬人員更多，報賬難問題凸顯，從而引起報賬的教職員工怨聲載道，進而導致報賬業(yè)務量急增，財會人員疲于應對，久而久之報賬效率低下。其二，臨近元旦、春節(jié)，方方面面都要總結，各項承諾都要兌現(xiàn)，各項經(jīng)費都要決算，教職員工人人都有緊迫感，報賬業(yè)務工作量大增。然而年終出現(xiàn)排隊報賬并不是偶然現(xiàn)象，我們從訪談和調(diào)查中梳理總結出現(xiàn)象產(chǎn)生的幾個較深層次原因。

二、高校報賬排隊的原因

（一）報賬人員配備不足。眾所周知，高校經(jīng)費來源越來越多元化，專項經(jīng)費的管理要求越來越高，新型業(yè)務也在不斷產(chǎn)生，財會人員的日常核算量越來越多，每到年終，多種因素疊加，形成更多的業(yè)務量，導致報賬困難，出現(xiàn)排隊等候的現(xiàn)象。但從財會人員與教職工人數(shù)的匹配度來看，存在著人員短缺的現(xiàn)象；從財會內(nèi)部機構人員崗位匹配來看，有的高校前臺報賬人員存在嚴重不足，常常出現(xiàn)加班加點現(xiàn)象。喬春華（2011年）研究指出，我國高校與境外高校相比，會計人員占全校教職工人數(shù)比例偏低，建議按1.5%—2%配置。據(jù)了解，目前大多數(shù)高校都沒有達到1.5%的比例。而前臺報賬人員更是配置不足，有的高校報賬人員不及全部財會人員的五分之一。

（二）節(jié)前兩個年度疊加。由于我國春節(jié)都在會計年度后，加之各高校又都在學年度接近尾聲時進行年度總結，因此，為趕在會計年度結束前，清理學年度經(jīng)手事項，急需完成教學工作量結算，科研工作量統(tǒng)計，先進評選，以及看望本單位離退休職工，兌現(xiàn)各項提成，發(fā)放年終獎，發(fā)放獎助學金，召開表彰會、茶話會，布置下學期工作等，各個單位都或多或少在這個時點上準備了待報賬票據(jù)。而年末會計決算工作內(nèi)容也很多，諸如清理往來款項、核對賬目、調(diào)賬結賬、國庫指標對賬、預算指標收回、內(nèi)部分配政策兌現(xiàn)、附屬單位收入催繳、墊付資金催收等工作，都需要趕在會計年度的最后一天之前完成。由此，形成業(yè)務繁雜、時間緊迫、任務多而重的局面。整體上來說，會計年度終了是對財會人員身心健康、心理素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)、專業(yè)能力、溝通協(xié)調(diào)能力的一大考驗。

（三）突擊花錢隨處可見。多年來，每到會計年末結賬前，都有些專項經(jīng)費要突擊報賬，特別是儀器設備采購款項。盡管財政部門綜合考慮進口設備采購環(huán)節(jié)中論證、招標、通關、驗收等多種因素，放寬了專項費用收回年限，但仍然有些滾動使用的專項經(jīng)費，支出進度過慢，用款額度結余過大，累積到要收回資金的會計年度，出現(xiàn)想方設法用完現(xiàn)象。此外，各單位由于擔心預算經(jīng)費結余過大，不但會被收回，還會影響第二年指標的分配，所以突擊花錢現(xiàn)象比較普遍。

（四）教師年末較平時忙。高校擴招以來，生師比失調(diào)嚴重，教師教學科研任務越來越多，平時無暇排隊報賬，這是其一；其二，當年新生軍訓擠壓了教學時間，部分教師要趕在放寒假前，完成新生的教學任務，不得不趕時間上課，無暇排隊報賬，造成票據(jù)積壓較多；其三，科研任務書的簽訂、課題經(jīng)費的到賬多集中在上半年，下半年往往面臨中期檢查、結題等事項，有的處于倒計時狀態(tài)，教師出差、調(diào)研次數(shù)相對多些，也使待報賬票據(jù)積壓；其四，臨近年關，較多的非教學科研事務纏身，諸如非學術事務報告、總結、評比等工作，占用了較多時間。因此，教師形成的財務票據(jù)在年末時劇增。

（五）環(huán)境影響報賬效率。筆者通過對幾所高校報賬大廳的考察，發(fā)現(xiàn)一些高校報賬環(huán)境不盡人意。有的通風條件差，有的前臺面積小，有的報賬人員少。多種因素導致報賬大廳聲音嘈雜，空氣不暢，經(jīng)常有工作人員抱怨環(huán)境不理想。不理想的工作環(huán)境不但影響了財務人員的情緒，而且也影響了報賬的速度和準確度。

（六）制度宣傳過于呆板。目前，高校財務制度大多通過自己的網(wǎng)站對外宣傳，從筆者調(diào)查的幾所高?？?，財務平臺推送的規(guī)章制度比較新、比較多、也比較全，但有的缺乏可操控的流程、圖表，制度化的文字語言呆板、僵化、冗長，沒有一定的會計專業(yè)知識，很難系統(tǒng)、全面地理解并貫徹執(zhí)行。

三、高校報賬排隊的建議

（一）適度增加前臺報賬人員。實行階段性動態(tài)調(diào)整機制，平時設置正常數(shù)量的報賬人員，年終時內(nèi)部調(diào)劑一定數(shù)量的報賬人員，充實到報賬第一線，并開展財會人員業(yè)務輪訓，統(tǒng)一票據(jù)審核口徑，提高報賬速度。業(yè)務相對較少時，通過定期開辦業(yè)務交流會、解讀政策、討論業(yè)務處理心得等，或主動走出去，與兄弟高校開展交流，以有效緩解年終排隊報賬問題。

（二）建立科研財務助理崗位。國家已明文要求高校設立科研財務助理崗位，高校應抓緊研究落實?？蒲胸攧罩韻徫坏恼衅缚擅嫦蛏鐣藛T，也可讓校內(nèi)會計專業(yè)或相關專業(yè)的學生擔任。高校財務部門可組織開展對科研財務助理人員進行崗前培訓，統(tǒng)一指導、統(tǒng)一管理，提高經(jīng)費管理規(guī)范性，實現(xiàn)科研財務管理專業(yè)化?？蒲胸攧罩韻徫坏脑O立能夠保證科研經(jīng)費管理工作更有連貫性和延續(xù)性，能夠幫助解決年終排隊報賬的問題。

（三）適時設置午間報賬窗口。當日值班人員可以提前就餐，午間休息時間不休息，繼續(xù)報賬，下午提前下班，這樣無形中就拉長了財務報賬時間，為住在校外的教師充分利用在校時間報賬提供了便利，為教師釋放了更多的機動時間，也減輕了年末一定的報賬壓力。

（四）報賬大廳設立預審崗位。高?？梢酝ㄟ^建立預審制度，減少職工報賬怨氣。即配備專人對需要報賬的票據(jù)預先進行審核，給予專業(yè)指導，及時指出不符合報賬要求以及不予報賬的情形，退回修改完善，一次性指導到位，避免報賬二次返工，節(jié)約了報賬人員排隊等候時間，消除了因業(yè)務多交換意見不到位造成不必要的誤解，也實現(xiàn)了對一次性報賬不成功人員的及時分流，提高了一次性排隊報賬成功率和報賬效率。

（五）搭建報賬小組上門服務。定期組織報賬人員上門服務，可兩人一組，攜帶相關文件、空白票據(jù)、個人印章等資料，到研究經(jīng)費多、專任教師多的學院，當面收集票據(jù)，當面報賬，當面輔導報賬知識，分流一部分報賬人群，減少教師來回奔波之苦，減輕報賬大廳報賬壓力。

（六）開建預約叫號平臺制度。預約報賬可以通過現(xiàn)場預約、電話預約、網(wǎng)上預約三種方式進行?，F(xiàn)場預約，即模仿銀行的做法，報賬人員在報賬大廳通過操作觸摸屏取號排隊，這可以讓排隊人大致了解自己等候時間，見縫插針安排其他工作。電話預約，可以由報賬人員根據(jù)預計工作量提前通過專門電話向財務人員提出預約申請，或者由財務部門根據(jù)實際工作量情況，直接指定具體財務人員與報賬人員取得聯(lián)系，完成專屬服務。網(wǎng)上預約，即財務部門設立網(wǎng)上報賬預約窗口，由報賬人員通過手機或電腦平臺登錄網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，預約具體的報賬時間及具體的報賬人員，實現(xiàn)快捷高效的目的。以上舉措一定程度上提升了財務管理水平。

（七）充分利用新型通信工具。高校應加強財務報賬工作的宣傳力度，一方面建設好網(wǎng)站，使之簡潔明了，具有親和力，另一方面及時更新相關財務信息，更重要的是，建立相對固定的財務知識宣傳小組，充分利用好即時通工具，在新舊制度修訂時，要將新制度轉化為報賬指南、業(yè)務流程，通過微信群、QQ群及時發(fā)布，與報賬人群建立聯(lián)系，保持互動，推送票據(jù)分類、粘貼，審批權限、報賬手續(xù)等知識，以此增進理解，促進報賬關系融洽和諧，促進報賬效率提升。

以上建議或舉措，可以根據(jù)各高校的實際，組合使用。只要財務部門創(chuàng)新工作模式，改變以往的支付方式，構建網(wǎng)絡報賬平臺，提高工作人員的敬業(yè)意識、服務意識、大局意識，就能有效地促進高校財務報賬工作效率的提升，從而為高校長遠的發(fā)展奠定良好的基礎，高校年終排隊報賬這一問題終會有所緩解甚至完全解決。