新時期如何做好高校辦公室秘書工作

文/長春大學(xué)旅游學(xué)院 趙佳玉

新時期如何做好高校辦公室秘書工作

文/長春大學(xué)旅游學(xué)院 趙佳玉

高校辦公室是對高校總體工作任務(wù)部署、各項工作調(diào)節(jié)以及高校發(fā)展戰(zhàn)略制定等各項工作開展的主要場所，而高校辦公室秘書需要擔(dān)任辦事、辦文以及辦會等職責(zé)，需要秘書工作人員具有較高的服務(wù)能力、創(chuàng)新能力等綜合能力，同時由于秘書工作的保密性，也要求秘書人員能夠保守工作機密。本文主要對新時期背景下如何提升高校辦公室秘書工作進(jìn)行探討。

新時期；高校；辦公室秘書

隨著信息時代的來臨，知識經(jīng)濟(jì)得到迅速發(fā)展，我國的經(jīng)濟(jì)管理工作也越來越趨向于全球化和專業(yè)化，這種大環(huán)境下對秘書的工作也提出了更高的要求，秘書需要用一種全新的思維方式去應(yīng)對這個領(lǐng)域中的各項挑戰(zhàn)。高校辦公室是高校中的樞紐部門，需要對高校的整體工作進(jìn)行指揮和調(diào)整，同時也起著承上啟下的作用，能夠使內(nèi)部的管理更加規(guī)范，同時也能夠向外彰顯高校的實力。面對越來越激烈的市場競爭，辦公室秘書工作的任務(wù)更加艱巨，需要不斷完善和創(chuàng)新，進(jìn)而滿足秘書工作的要求。

一、高校辦公室秘書工作現(xiàn)狀分析

隨著教育的改革，高校也面臨著工資制度、人事制度以及組織制度等方面的改革，其改革的主要目標(biāo)是有效控制管理成本、提升工作效率，提高教職人員的薪資補貼，從而激發(fā)全體工作人員的工作積極性，促進(jìn)高校的發(fā)展。根據(jù)學(xué)院管理的具體要求設(shè)置崗位，并針對具體的崗位選擇相匹配的人才，做到精兵簡政。但這也為辦公室秘書的工作增加到了一定的負(fù)擔(dān)，不僅需要承擔(dān)一定的行政工作，同時還需要監(jiān)管人事以及財務(wù)等方面的工作，涉及到的事物復(fù)雜、瑣碎。同時，隨著秘書工作范圍的擴(kuò)大，其需要處理的關(guān)系也更加復(fù)雜，包括領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生以及其他的職工之間的關(guān)系，在學(xué)校還涉及到其他的部門工作聯(lián)系，這些工作紛繁復(fù)雜，使得秘書工作難度提升。而且當(dāng)前行政人員相對于教職人員來說工作待遇普遍比較低，領(lǐng)導(dǎo)的重視度也不足，使得秘書工作人員容易陷入到被動中，缺乏工作的積極性。在思想上也比較消極，缺乏活力和創(chuàng)新能力。

二、新時期提升高校秘書工作的策略

（一）注重學(xué)習(xí)，提升綜合素質(zhì)和能力。秘書工作面臨的工作比較復(fù)雜和繁瑣，涉及到的內(nèi)容也非常廣泛，所以秘書必須要具有學(xué)習(xí)的意識和能力，進(jìn)而不斷提升自身的綜合素質(zhì)和能力，使自己更加適應(yīng)秘書工作需求。高校辦公室秘書工作中，需要保證學(xué)習(xí)的新穎性、針對性和全面性，首先，在學(xué)習(xí)的過程中需要注重知識的先進(jìn)性，這樣才能夠保證學(xué)習(xí)的知識能夠更好地適應(yīng)當(dāng)代的發(fā)展；同時學(xué)習(xí)的知識需要具有針對性，當(dāng)前的新知識、新工藝、新產(chǎn)品以及新技能等不斷涌現(xiàn)，秘書工作人員如果想涉獵所有的知識是不現(xiàn)實的，所以在學(xué)習(xí)的過程中，秘書需要針對自身的工作需要來選擇適合的學(xué)習(xí)內(nèi)容；此外還需要注重學(xué)習(xí)的全面性，此處所指的全面性是一個領(lǐng)域的全面性。比如秘書需要學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)管理方面的知識，那么就需要全面掌握其工作中能夠應(yīng)用到的有關(guān)于經(jīng)濟(jì)管理類的全面的知識，這樣在具體的工作中才能夠得心應(yīng)手。

（二）注重服務(wù)，加強服務(wù)的滿意度。秘書工作本身具有一定的服務(wù)特點，而高校辦公室秘書必須要做好領(lǐng)導(dǎo)以及教職員工的服務(wù)工作，幫助相關(guān)部門的人員排憂解困。比如，注重對辦公室衛(wèi)生工作的清潔，為領(lǐng)導(dǎo)提供舒適、清潔的辦公環(huán)境；注重辦事的效率，做好辦公室的各項事務(wù)。比如對日常辦公用品的采集和分配，車票、飛機票的購買、客人的借貸工作等；此外還需要做好文字材料的整理工作，比如對領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言提綱以及講話稿的草擬，對相關(guān)文件的閱讀和告知、高校辦公室相關(guān)規(guī)章制度的完善等；還需要做好對領(lǐng)導(dǎo)的提醒工作，比如開會的時間、地點、需要帶的資料等。除了領(lǐng)導(dǎo)的事物外，還需要注重對教職工的服務(wù)，對于家庭或者生活上有困難的員工要及時向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報，并提出解決這些困難員工的方案等；同時還需要把與員工切身利益相關(guān)的文件以及資料及時進(jìn)行傳達(dá)，使教職員工能夠利用這些資料合理維護(hù)自身的合法權(quán)益；還要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意愿和時間為領(lǐng)導(dǎo)安排看望困難教師工以及離退休教職人員的活動，為這些員工送去溫暖。

（三）強調(diào)工作的精細(xì)化。高校辦公室秘書工作是一項對人的應(yīng)變性、精細(xì)性等要求比較高的職業(yè)，如果辦公室秘書的工作不夠精細(xì)，在撰寫文字和材料的過程中出現(xiàn)粗心大意，導(dǎo)致出現(xiàn)錯別字或者語言表達(dá)不明確的情況會對領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言以及工作的開展造成嚴(yán)重的影響；其次需要對領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)時刻牢記，并以最快的速度、最完美的方式去解決和辦理。此外，在工作中還需要精益求精，比如高校需要辦一項全省交流的活動，辦公室秘書負(fù)責(zé)對會議的承辦，其不僅需要保證歡迎詞的熱情洋溢，包含對各位來賓的歡迎和祝福，同時還需要保證會場的溫馨性，在主席臺的座次排序上更是要準(zhǔn)確得體，保證會場的茶水等方面的供應(yīng)。進(jìn)而突顯高校的工作效率，同時也是為高校樹立良好形象的重要方式。

三、結(jié)語

綜上所述，高校秘書工作對高校的運行和形象的樹立都具有重要的作用，同時高校秘書工作的內(nèi)容繁瑣、復(fù)雜，特別是新時期下，對秘書工作提出了更高的要求，所以高校辦公室秘書工作必須更加精益求精，注重工作的細(xì)節(jié)完善和服務(wù)水平的提升，進(jìn)而為高校的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

[1]陳哲.高校秘書工作職業(yè)化的思考[J].決策與信息(下旬刊),2013(12):248.

[2]張舒壹.創(chuàng)新思維在高校秘書工作中的運用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2016(18):46.