關(guān)于人事檔案信息化建設(shè)中的信息安全探索

文/南寧市中醫(yī)醫(yī)院 劉卿

關(guān)于人事檔案信息化建設(shè)中的信息安全探索

文/南寧市中醫(yī)醫(yī)院 劉卿

隨著時代的發(fā)展，人事檔案的信息化已然成為社會發(fā)展的必然趨勢，針對現(xiàn)狀，我們應(yīng)該正視人事檔案信息化建設(shè)中的信息安全問題，加大該問題的研究力度，強(qiáng)化檔案安全管理意識，提出相應(yīng)的解決策略，不斷對其進(jìn)行完善，推動人事檔案管理工作順利進(jìn)行，清除安全隱患，減少不必要的經(jīng)濟(jì)損失，推動人類社會良性運(yùn)轉(zhuǎn)。

人事檔案；信息化建設(shè)；信息安全；探索

自上世紀(jì)中葉計算機(jī)誕生之日起，它便以不可阻擋之勢迅速蔓延于社會的角角落落，改變著人們以往的工作和生活方式，早在1979年我國部分檔案局開始將計算機(jī)應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，21世紀(jì)是科技的時代，檔案管理工作隨著信息技術(shù)的完善也在優(yōu)化升級中，有效節(jié)省了人力物力財力，帶來了社會經(jīng)濟(jì)效益，但由于人們忽視了人事檔案信息化建設(shè)的信息安全問題，沒有建立配套的安全管理體系，嚴(yán)重影響了檔案管理的工作質(zhì)量，影響著社會的長遠(yuǎn)發(fā)展。我們要加大研究力度，不斷對人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)行完善，開拓人事檔案管理工作的新局面，以便更好地為人民提供服務(wù)，推動社會可持續(xù)發(fā)展。

一、人事檔案的重要性

當(dāng)前學(xué)術(shù)界對檔案的定義還未得到統(tǒng)一，多數(shù)人將其認(rèn)為是人們參與社會活動時形成的具有價值的記錄，它由來已久，商代稱之為“冊”，秦稱為“典籍”，漢魏后改為“文書”，清代至今稱為“檔案”。人事檔案是獨(dú)具中國特色的人事管理制度，是每個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的一個記錄和憑證，有效記錄著人們個人發(fā)展的人生軌跡，人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性、全面性、真實(shí)性、機(jī)密性、流動性及動態(tài)性等特點(diǎn)，它與人們的工資待遇、組織關(guān)系、勞動保障直接掛鉤，人們在職稱申報、辦理養(yǎng)老保險時都需要檔案作為證明材料，具有一定的法律效力，與人們切身利益息息相關(guān)。像當(dāng)前出現(xiàn)的一些畢業(yè)生工作幾年后發(fā)現(xiàn)自己無法正常轉(zhuǎn)正或者申報職稱，這多和畢業(yè)時檔案存放有關(guān)，影響著人們?nèi)蘸蠊ぷ鞯恼＿M(jìn)行，造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

二、當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)中的信息安全問題

隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案早已被時代淘汰出局，當(dāng)前以計算機(jī)為基礎(chǔ)的人事檔案信息化建設(shè)成為檔案管理工作的主要方式，但在實(shí)際工作中出現(xiàn)了很多安全問題，影響著該工作的正常進(jìn)行，像當(dāng)前黑客猖獗，惡意攻擊人事管理部門，盜取檔案資料，致使人事檔案資料泄露，還要受到各種病毒的侵蝕，不僅影響著該工作的正常進(jìn)行，還會造成無法預(yù)計的經(jīng)濟(jì)損失，影響社會的穩(wěn)定運(yùn)行。做好人事檔案的安全管理及備份工作已然成為全體人民的共識，當(dāng)下人事檔案管理工作涉及內(nèi)容較多，信息量較大，但部門實(shí)際軟硬件設(shè)備還不夠完善，人事檔案的信息化建設(shè)不僅需要先進(jìn)的設(shè)備還需要專業(yè)技術(shù)人員，但以往工作人員安全管理意識較為薄弱，專業(yè)能力、業(yè)務(wù)水平及個人素質(zhì)還有待提高，在實(shí)際工作過程中人們只需對權(quán)限進(jìn)行檢索便可進(jìn)入查詢，很容易導(dǎo)致信息泄露，為不法分子的侵入提供了契機(jī)。像2009年某單位的敏感信息被泄露，經(jīng)查處是因?yàn)閱T工使用外網(wǎng)郵件系統(tǒng)違規(guī)操作致使信息外泄。當(dāng)前部分企業(yè)建立了薪酬查詢系統(tǒng)，某單位員工利用不法手段盜取他人密碼將薪資信息截圖發(fā)到公共社區(qū)網(wǎng)站上，造成嚴(yán)重的不良影響。

三、人事檔案信息化建設(shè)中信息安全問題的應(yīng)對策略

加大科技投入力量，構(gòu)建一個完善的信息工作平臺，及時更新科技設(shè)備，組建專業(yè)的工作團(tuán)隊(duì)，當(dāng)前是科技的時代，定期組織工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和素質(zhì)教育，重視培養(yǎng)員工的安全意識、責(zé)任意識及管理意識，建立健全的規(guī)范體系，對人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化管控，做到權(quán)責(zé)明確，建立完善的監(jiān)督體系，加大監(jiān)管力度，對那些玩忽職守消極怠工者加大懲處力度，讓工作人員從思想上重視檔案管理工作。

要建立健全的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，嚴(yán)格規(guī)范程序的各個流程，使該項(xiàng)工作向科學(xué)化、規(guī)范化方向靠攏，做好日常檔案信息的備份工作，加大網(wǎng)絡(luò)安全的管控力度，構(gòu)建防火墻，不斷研制新的軟件，對檔案信息進(jìn)行全面系統(tǒng)的科學(xué)監(jiān)管。檔案管理人員應(yīng)擁有自己專門的賬號，只能在單位內(nèi)進(jìn)行登陸，建立單位獨(dú)有的門戶網(wǎng)站或移動終端，根據(jù)檔案信息的類別和重要程度進(jìn)行分別管理，可以進(jìn)行小組合作操作，這樣不僅可以提高工作質(zhì)量和工作效率，還便于員工彼此監(jiān)督，建立相應(yīng)的預(yù)警裝置，特別是在重要數(shù)據(jù)庫中建立實(shí)時監(jiān)控系統(tǒng)，以便及時發(fā)現(xiàn)異常及早進(jìn)行調(diào)整，對所有計算機(jī)都進(jìn)行加密處理，各個程序進(jìn)入口、不同部門、不同員工都有專門的進(jìn)入口和密碼要求，加大其訪問權(quán)限。像管理人員可以登錄對檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，其他員工只有查詢權(quán)限沒有修改的權(quán)利，有需要調(diào)整的地方必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，找專業(yè)人員進(jìn)行修改。

四、結(jié)語

新時期，我們應(yīng)該重視人事檔案信息化建設(shè)中的安全管理工作，構(gòu)建一個安全可靠的工作環(huán)境，做好日常的病毒防護(hù)工作，及時對檔案信息進(jìn)行備份，定期對工作系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，保證資料的完整性，積極引進(jìn)先進(jìn)人才，培養(yǎng)復(fù)合型人才，以便更好地為人們提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，推動社會穩(wěn)步安全向前運(yùn)行。

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[3]丁訓(xùn)華.人事檔案信息化建設(shè)中的安全保密措施初探[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(24).