構(gòu)建醫(yī)院檔案信息化管理體系的研究

文/河北省榮軍醫(yī)院 郭婧懿

構(gòu)建醫(yī)院檔案信息化管理體系的研究

文/河北省榮軍醫(yī)院 郭婧懿

醫(yī)院檔案管理運(yùn)動(dòng)過程中所產(chǎn)生的信息具有多樣化的特點(diǎn)，現(xiàn)今信息化管理模式將逐漸取代傳統(tǒng)的手工處理檔案模式。醫(yī)院檔案管理體系應(yīng)以技術(shù)維度構(gòu)建為主，以管理維度作為管理保障，以機(jī)制建立作為組織管理體系，使所構(gòu)建的醫(yī)院檔案信息化管理體系可以為醫(yī)療工作提供快速、優(yōu)質(zhì)及高效的服務(wù)。

醫(yī)院檔案；信息化管理體系；構(gòu)建

隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中醫(yī)院檔案作為信息資源具有著重要意義，尤其是新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理信息化水平的不斷提升，檔案管理體系的構(gòu)建，可使醫(yī)院檔案資料的得到有效開發(fā)利用，并為醫(yī)院檔案管理發(fā)展作出重要貢獻(xiàn)。

一、技術(shù)維度構(gòu)建檔案信息化管理工程體系

通過對(duì)信息技術(shù)的利用使醫(yī)院檔案管理工作得到加強(qiáng)，對(duì)檔案信息資源的主動(dòng)開發(fā)利用，是現(xiàn)今醫(yī)院檔案管理建設(shè)發(fā)展的重要任務(wù)之一。從技術(shù)維度對(duì)檔案信息化管理體系建立時(shí)，需要以實(shí)用性與經(jīng)濟(jì)性為基礎(chǔ)，采用成熟、先進(jìn)的各項(xiàng)技術(shù)，從一個(gè)高起點(diǎn)對(duì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)進(jìn)行有效建立。對(duì)于醫(yī)院信息化管理系統(tǒng)中所設(shè)計(jì)的系統(tǒng)性硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品選型、軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成等方面均需要在一定程度上具有先進(jìn)水平，同時(shí)使用的硬件與軟件系統(tǒng)具有較長(zhǎng)的使用期，并使其與時(shí)代發(fā)展水平相符合。

（一）網(wǎng)絡(luò)工程的建立。醫(yī)院檔案信息化管理中網(wǎng)絡(luò)要具有安全性、順暢性、高效性，為檔案管理工作提供信息化環(huán)境。在檔案信息化管理實(shí)施過程中需要與多個(gè)部門進(jìn)行系統(tǒng)合作，對(duì)各類信息系統(tǒng)所產(chǎn)生的文件信息進(jìn)行及時(shí)歸檔管理，在進(jìn)行業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息整合時(shí)，也需要以網(wǎng)絡(luò)信息傳輸作為載體實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)活動(dòng)信息的有效結(jié)合。

（二）信息工程的建立。信息是醫(yī)院檔案信息化管理的重要資源，是信息化建設(shè)的主體，對(duì)各類信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)管理信息流時(shí)，首先需要與信息化檔案管理的實(shí)際要求相結(jié)合，然后明確信息工程管理的主要對(duì)象，其中主要包括信息的收集、存儲(chǔ)、檢索、安全機(jī)制。對(duì)電子文件流轉(zhuǎn)以及歸檔管理文件捕獲點(diǎn)的設(shè)置，按照原始順序?qū)﹄娮游募c歸檔管理文件進(jìn)行有效整理，可使檔案間存在的原始聯(lián)系進(jìn)行正確說明，同時(shí)對(duì)整個(gè)生命周期中電子文件組合方式與順序的變化，通過客觀、實(shí)際的變化方式可使文件的來源得以發(fā)展與豐富；通過對(duì)各類電子文件格式的選擇，也要選擇格式的可轉(zhuǎn)換性與通用性及文本數(shù)據(jù)的規(guī)范性，同時(shí)也需對(duì)不同格式進(jìn)行甄別與捕獲。計(jì)算機(jī)工作模式需要建立單機(jī)電子檔案以存儲(chǔ)載體為主，以及以醫(yī)院局域網(wǎng)喜愛系統(tǒng)自動(dòng)記錄所形成的電子檔案，通過電子信號(hào)時(shí)信息復(fù)制與傳輸在網(wǎng)上進(jìn)行，同時(shí)由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)完成電子檔案的儲(chǔ)存與積累。在系統(tǒng)中也要設(shè)置相應(yīng)的電子文件檢索工作，在首頁導(dǎo)航下設(shè)置檢索表單，使用戶可快速實(shí)現(xiàn)電子文件的查找，從而使信息化檔案管理中信息文件的有效提取利用得以實(shí)現(xiàn)。在醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中最為重要的是安全監(jiān)控的設(shè)立，通過數(shù)字檔案管理中設(shè)立安全體系管理、監(jiān)控、緊急情況服務(wù)與維護(hù)，使醫(yī)院檔案的安全性得到有效保障。

（三）軟件工程的建立。計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理是對(duì)電子文件檔案管理自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，在電子文件檔案管理的主體是軟件系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用使電子文件檔案中的統(tǒng)計(jì)工作更加簡(jiǎn)單，現(xiàn)今大多數(shù)檔案管理工作軟件在一定程度上具備自動(dòng)統(tǒng)計(jì)功能，可使醫(yī)院實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理的自動(dòng)化。

二、從管理維度上建立對(duì)檔案管理的保障體系

（一）建立制度規(guī)范。制度規(guī)范可分為兩個(gè)部分，分別為技術(shù)規(guī)范與管理制度。技術(shù)規(guī)范是電子檔案資源在檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的信息資源的共享與整合的實(shí)現(xiàn)。在保持規(guī)范性體系穩(wěn)定性的基礎(chǔ)上進(jìn)行調(diào)整，滿足技術(shù)發(fā)展需求。管理制度是對(duì)電子檔案管理全過程與各管理環(huán)節(jié)針對(duì)性制定相應(yīng)的管理規(guī)范，使業(yè)務(wù)人員、檔案工作人員行為規(guī)范，使電子檔案管理活動(dòng)有相應(yīng)的規(guī)章制度來約束。

（二）建立優(yōu)秀人才隊(duì)伍。檔案工作人員選取時(shí)不僅要具有較高的政治素養(yǎng)、檔案業(yè)務(wù)能力，還要具備檔案信息系統(tǒng)開發(fā)、保護(hù)技術(shù)、開拓創(chuàng)新的能力，檔案管理人員要有應(yīng)用現(xiàn)代工具工作的意識(shí)與習(xí)慣，從而使傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)型轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣?、?fù)合知識(shí)型的管理方向；使醫(yī)院環(huán)境與信息化檔案管理相吻合，提升醫(yī)院信息化檔案管理建設(shè)的能力與層次。

（三）建立保障機(jī)制。保障機(jī)制的建立分為三個(gè)方面：硬件保障、軟件保障、經(jīng)費(fèi)保障。首先需要根據(jù)醫(yī)院建立規(guī)劃對(duì)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)終端系統(tǒng)、服務(wù)器等進(jìn)行全局統(tǒng)籌分配，使檔案部門信息化檔案管理的硬件需求得以有效保障。其次，通過自主開發(fā)、委托開發(fā)等方式配置相應(yīng)的軟件，同時(shí)對(duì)軟件的升級(jí)和維護(hù)建立健全的機(jī)制，使各項(xiàng)管理需求得以實(shí)現(xiàn)。最后，對(duì)于醫(yī)院檔案信息化管理所涉及的硬件與軟件配置、各項(xiàng)管理工作人力資源培訓(xùn)有充足的經(jīng)費(fèi)支持，同時(shí)也要?jiǎng)?chuàng)建籌措經(jīng)費(fèi)的通暢渠道，從而使醫(yī)院檔案信息化管理有效開展。

三、醫(yī)院信息化管理機(jī)制下的組織體系

（一）明確檔案管理責(zé)任，建立完善的規(guī)章制度。在建立醫(yī)院信息化檔案管理體系時(shí)要根據(jù)醫(yī)院工作的實(shí)際情況進(jìn)行分析，將各類檔案作為管理的有機(jī)整體，并按照分工專業(yè)性、業(yè)務(wù)相關(guān)性進(jìn)行劃分，同時(shí)根據(jù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)所承擔(dān)的功能將業(yè)務(wù)職能有效實(shí)現(xiàn)，在管理過程中通過醫(yī)院、科室及相關(guān)操作人員進(jìn)行三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理，并根據(jù)各部門的具體職責(zé)對(duì)檔案的收集、整理與積累進(jìn)行科學(xué)劃分；設(shè)置專人進(jìn)行管理，使醫(yī)院檔案信息化管理有章可循。

（二）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。信息化檔案管理過程中需將醫(yī)療治療目標(biāo)納入相應(yīng)的管理制度中，通過檔案基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化的建立，使醫(yī)院工作體系中檔案的收集管理程序更規(guī)范，同時(shí)制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的醫(yī)院檔案管理內(nèi)容分類、案卷目錄、編號(hào)、卷內(nèi)目錄，上述內(nèi)容的書寫格式均需與檔案部門所規(guī)定的內(nèi)容相吻合，同時(shí)使檔案內(nèi)容條理清晰、目標(biāo)明確、內(nèi)容清楚完整，為檔案資源的利用奠定基礎(chǔ)。在檔案立卷歸檔過程中要注重文件的實(shí)效性，對(duì)于現(xiàn)行文件階段性任務(wù)必須等到任務(wù)完成后方可立卷歸檔，避免造成檔案管理工作的混亂。

綜上所述，醫(yī)院檔案管理工作具有專業(yè)、繁瑣的特點(diǎn)，作為醫(yī)院管理工作的重要環(huán)節(jié)之一，醫(yī)院檔案信息化管理可使醫(yī)院的整體管理水平得到有效提升。構(gòu)建醫(yī)院檔案信息化管理可使檔案的潛在價(jià)值得以充分發(fā)揮，使突發(fā)事件與緊急事件發(fā)生時(shí)有檔案資料作為保障，并為醫(yī)療工作提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)。通過醫(yī)院檔案自動(dòng)化管理體系的建立，也可使醫(yī)院檔案集中化管理工作得以有效實(shí)現(xiàn)，在檔案管理成本大幅度降低的同時(shí)，保證檔案管理工作的質(zhì)量與效率，對(duì)于醫(yī)院檔案工作的發(fā)展而言具有重要意義。

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