淺議檔案的現(xiàn)代化管理

胡英

中圖分類(lèi)號(hào)：G72 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B文章編號(hào)：1672-1578（2017）09-0238-01

隨著社會(huì)進(jìn)步和科技飛速發(fā)展，檔案工作在城市建設(shè)中發(fā)揮的作用也越來(lái)越大， 特別是近幾年，由于通信技術(shù)和信息科學(xué)的迅猛發(fā)展，使參與城市建設(shè)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)得以迅速的有機(jī)結(jié)合，同時(shí)，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的高度發(fā)展，大大提高了檔案館的信息收集、存儲(chǔ)、加工、傳輸能力，打破了時(shí)間和空間的障礙，迅速的、全面的處理和傳輸大量電子文件成為可能。 檔案管理工作己經(jīng)從傳統(tǒng)的檔案管理逐漸過(guò)渡到現(xiàn)代化自動(dòng)管理，這從根本上使檔案管理工作跨上了一個(gè)新臺(tái)階，確實(shí)有效地減少了工作中的重復(fù)勞動(dòng)， 節(jié)省了大量的時(shí)間和人力、物力，大大提高了工作效率。作為一名普通的檔案管理工作人員，我深切體會(huì)到這場(chǎng)前所未有的科技革命給檔案管理工作帶來(lái)的巨大變化，下面，就檔案的管理工作談一點(diǎn)自己的看法。

一是檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。這是檔案工作走向現(xiàn)代化的前提條件。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的內(nèi)容包括案卷組織的方法和格式、分類(lèi)規(guī)則、標(biāo)引規(guī)則、檔案保密規(guī)則等，而以案卷組織及其著錄、標(biāo)引規(guī)則為核心。只有這樣，它才會(huì)為計(jì)算機(jī)的輸入、檢索提供可行的條件。

二是利用現(xiàn)代化的高科技手段提高檔案工作效率。利用高科技手段不僅能夠提高工作效率，而且能夠克服以往手工操作時(shí)一些難以解決的困難?，F(xiàn)代化的管理離不開(kāi)現(xiàn)代化的設(shè)備，檔案工作需要不斷增加現(xiàn)代化的設(shè)備，如利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，利用掃描儀進(jìn)行掃描，利用傳真機(jī)進(jìn)行傳真等，這些掃描、 傳真、網(wǎng)絡(luò)及現(xiàn)代化的檔案保護(hù)等技術(shù)，都是進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理的重要保證。加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理必然促使檔案管理工作更加科學(xué)、合理， 為社會(huì)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值?？v觀現(xiàn)代社會(huì)的檔案管理，基本呈現(xiàn)以下幾個(gè)特點(diǎn)：

（1）現(xiàn)代化檔案管理工作需要高素質(zhì)的專(zhuān)職工作人員擔(dān)任，檔案主要是為城市建設(shè)服務(wù)的，其內(nèi)容的多樣性要求檔案工作者必須具有多方面的知識(shí)，要有檔案管理方面的知識(shí)，這就要求我們的檔案員需具備細(xì)致和認(rèn)真的工作態(tài)度。檔案工作人員必須熱愛(ài)自己所從事的檔案工作，掌握館藏檔案的內(nèi)容，這樣，才能做好檔案管理的各項(xiàng)工作。從當(dāng)前的情況來(lái)看，檔案人員隊(duì)伍普遍存在著知識(shí)面窄、知識(shí)老化、 知識(shí)結(jié)構(gòu)不盡合理等現(xiàn)象.現(xiàn)在是信息時(shí)代，要跟上社會(huì)發(fā)展，才能解決檔案事業(yè)發(fā)展中的問(wèn)題，必須重視整個(gè)檔案工作者隊(duì)伍素質(zhì)的提高，不斷調(diào)整更新檔案人員專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)。如何進(jìn)一步提高檔案工作者整體知識(shí)水平以適應(yīng)檔案事業(yè)的迅速發(fā)展，已成為檔案管理工作迫在眉睫、刻不容緩的問(wèn)題。

（2）現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)具有處理迅速、存儲(chǔ)量大、查閱方便的特點(diǎn)。 現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用電腦文字處理軟件，靈活使用表格等對(duì)檔案分門(mén)別類(lèi)，組成檔案管理系統(tǒng)，可以方便地查詢(xún)、閱讀、修改、交流和重復(fù)使用。 需要查閱哪方面的內(nèi)容，只需用鼠標(biāo)輕輕點(diǎn)示對(duì)應(yīng)的目錄即可，方便快捷， 整個(gè)檔案管理系統(tǒng)清晰明朗，一目了然。

（3）現(xiàn)代化檔案管理存在的不足.①隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各項(xiàng)工作中的使用，產(chǎn)生了大量電子文件，信息記錄方式也由原來(lái)的筆寫(xiě)文字或圖形變成了只有機(jī)器才能識(shí)別的數(shù)碼。電子文件具有易修改性、拷貝性、真實(shí)性和完整性、 歸檔管理及檔案信息載體的原始性。要求檔案管理學(xué)理論予以深入研究并作出指導(dǎo)。②現(xiàn)代化檔案管理作為一項(xiàng)新生事物，對(duì)于如何實(shí)現(xiàn)檔案信息 資源共享并及時(shí)、準(zhǔn)確定位、提供社會(huì)服務(wù)等方面仍存在很多不夠完善的地方，這是檔案管理工作所面臨的新問(wèn)題。③電子檔案的保密性?，F(xiàn)代化檔案管理中，由于許多文件都需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，在傳輸?shù)倪^(guò)程中及存檔后的保密問(wèn)題也是面臨的新問(wèn)題。那么該如何做好檔案的現(xiàn)代化管理工作呢？

1.提高依法管理檔案的意識(shí)

檔案管理方面的法規(guī)目前主要 有《中華人民共和國(guó)檔案法》，但是，許多地方、部門(mén)并沒(méi)有能夠嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家的法律法規(guī)，依法管理檔案的意識(shí)不強(qiáng)、 措施不到位，檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化都無(wú)從談起。提高依法管理檔案的意識(shí)，是使檔案工作進(jìn)一步走向法制化、規(guī)范化道路的必要途徑。

2.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員綜合素質(zhì)的的提高，是現(xiàn)代化管理中不容忽視的問(wèn)題。檔案管理人員的素質(zhì)包括知識(shí)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，知識(shí)素質(zhì)主要是檔案工作人員的學(xué)歷、知識(shí)的深度和廣度等， 業(yè)務(wù)知識(shí)主要包括現(xiàn)代社會(huì)中應(yīng)具備的職業(yè)技能，如計(jì)算機(jī)水平、組織協(xié)調(diào)能力等。我們只有通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)，不斷的加強(qiáng)自身的科學(xué)文化教育， 努力提高自己的綜合素質(zhì)特別是科技素質(zhì)，才能滿(mǎn)足現(xiàn)代化檔案管理工作的需要，使檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，從而更加科學(xué)的管理好現(xiàn)代檔案。

3.加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)

建立比較完善的檔案管理制度是做好檔案管理工作的保障，它必須是在遵循國(guó)家現(xiàn)有的法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，具體問(wèn)題具體分析，作出的符告本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì) 發(fā)展需要的管理制度。

4.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

我們正處在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，全球信息高速公路建設(shè)和信息化步伐日新月異以前所未有的速度發(fā)展。我們的檔案管理工作也要緊抓時(shí)代的步伐，進(jìn)一步加強(qiáng)單位的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，暢通信息渠道。 檔案管理的最終目的是為了提供利用，為城市的發(fā)展、人民的生活提供更多的便利，因此，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，對(duì)提高檔案管理工作的整體性和系統(tǒng)性有很大的促進(jìn)作用。

相信隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步，經(jīng)過(guò)千千萬(wàn)萬(wàn)檔案工作者的不懈努力，檔案管理工作一定會(huì)在更高、更廣、更深的領(lǐng)域得到發(fā)展，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出一定的貢獻(xiàn)。endprint