檔案管理數(shù)字化淺談

文/張 旭

檔案管理數(shù)字化淺談

文/張 旭

隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化水平的不斷提高，檔案管理領(lǐng)域也逐漸提倡并推廣數(shù)字化檔案管理模式。檔案管理數(shù)字化模式無(wú)論是在檔案的保存、管理、編研方面都存在著很大的優(yōu)勢(shì)，但是也凸顯了不少弊端，特別是檔案管理數(shù)字化的人才不足，技術(shù)水平欠缺，以及檔案管理數(shù)字化的安全問(wèn)題等

檔案管理數(shù)字化，為檔案保管和利用工作帶來(lái)了極大的便利性。本文認(rèn)為，檔案數(shù)字化管理相比傳統(tǒng)檔案管理存在以下幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)。

1.響應(yīng)了國(guó)家局提出的推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理與辦公自動(dòng)化同步發(fā)展,適應(yīng)辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)建設(shè)的要求，使普及應(yīng)用文檔一體化管理系統(tǒng)，并與辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)系統(tǒng)同步建設(shè)，使查檔利用更加便捷。提高了檔案的查詢速度。傳統(tǒng)實(shí)體檔案的查詢需要對(duì)海量的檔案資源進(jìn)行細(xì)致的翻查，費(fèi)事費(fèi)力。但是數(shù)字化檔案可以在計(jì)算機(jī)上對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢索，大大縮短了查詢時(shí)間。

2.檔案數(shù)字化管理可以不限時(shí)間地點(diǎn)的約束，隨時(shí)隨地提供檔案資料的檢索和查詢服務(wù)，提高了檔案的利用率。

3.檔案數(shù)字化可以有效實(shí)施對(duì)實(shí)體檔案的保存。因?yàn)閷?shí)體檔案對(duì)外部環(huán)境有著嚴(yán)格的要求，每一次查詢都可能對(duì)檔案原件造成不可逆的損害，但是電子化以后，則不受查閱次數(shù)和保存時(shí)間的限制。便于存儲(chǔ)，減少檔案原件的利用率。數(shù)字化加工環(huán)節(jié)不斷細(xì)化，隨著檔案數(shù)字化實(shí)踐的開(kāi)展，檔案數(shù)字化加工的環(huán)節(jié)越來(lái)越科學(xué)，形成了檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、備份、數(shù)字化成果管理等環(huán)節(jié)所組成的加工流程，并且每個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，加工環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化是檔案數(shù)字化工作的重要標(biāo)志，從任務(wù)分發(fā)到各環(huán)節(jié)管理，從流程控制到質(zhì)量監(jiān)督都能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行過(guò)程管理，數(shù)字化的效率和質(zhì)量得到很大提高。

一、目前檔案管理數(shù)字化中存在的問(wèn)題

1.檔案管理數(shù)字化重視度不夠

檔案數(shù)字化管理是對(duì)檔案管理工作實(shí)施的信息化改革，涉及的東西方方面面。包括對(duì)傳統(tǒng)檔案管理制度的完善、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、相關(guān)硬件設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)、數(shù)字化檔案安全系統(tǒng)的構(gòu)建等。這些工作無(wú)論是在專業(yè)要求、人員配置、資金支持方面都有很大需求。但是目前各級(jí)檔案部門(mén)數(shù)字化管理沒(méi)有收到足夠的重視，在人員配置、技能培訓(xùn)、資金支持上都得不到應(yīng)有的支持，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理工作發(fā)展緩慢。

2.檔案管理人員信息化水平不足

檔案進(jìn)行數(shù)字化及信息化管理，必然涉及到計(jì)算機(jī)軟硬件方面的內(nèi)容，特別是一些掃描、存儲(chǔ)、數(shù)字影像處理等多種信息化技術(shù)，不是僅僅掌握一些計(jì)算機(jī)技術(shù)的人員就能夠勝任的。但是檔案部門(mén)的工作人員在檔案整理編研方面具備一定的專業(yè)水平，卻不具備以上信息化技術(shù)水平，就為檔案數(shù)字化管理帶來(lái)了一定的障礙。而且以上信息化技術(shù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)一是需要一定的基礎(chǔ)，二是需要較長(zhǎng)的周期。

3.數(shù)字檔案的法律效力問(wèn)題

檔案作為最原始的記憶，具有一定的憑證作用和法律效力。但是隨著檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，電子檔案容易被修改，修改以后很難用現(xiàn)有的技術(shù)手段進(jìn)行甄別，致使檔案的真實(shí)性出現(xiàn)漏洞。另外檔案的內(nèi)容和載體容易分離，分離后的檔案內(nèi)容還涉及到保密的問(wèn)題，數(shù)字化管理為檔案帶來(lái)了“信任危機(jī)”。

4.檔案管理數(shù)字化存在安全隱患

檔案數(shù)字化管理雖然有很多優(yōu)勢(shì)，但是在安全方面也存在很多隱患。其中較為常見(jiàn)的幾種有：一是硬件設(shè)備的故障。硬件故障中對(duì)檔案安全管理存在最大威脅的是存儲(chǔ)設(shè)備的物理故障，例如磁道損壞、消磁等，可能造成檔案的丟失。二是軟件系統(tǒng)的故障，目前檔案數(shù)字化管理都會(huì)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。而數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的穩(wěn)定性也會(huì)影響數(shù)字化檔案的安全。三是黑客與病毒侵襲。這是目前檔案數(shù)字化管理中最大的威脅，會(huì)涉及檔案的保密性、以及檔案的真實(shí)性問(wèn)題。

二、檔案管理數(shù)字化問(wèn)題的建議

1.提高對(duì)檔案管理數(shù)字化的重視

首先要提高對(duì)檔案數(shù)字化管理的重視程度。把加強(qiáng)檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)作為各級(jí)檔案部門(mén)的重要任務(wù)。購(gòu)置必需的現(xiàn)代化信息設(shè)備，強(qiáng)化對(duì)檔案的收集、存儲(chǔ)、加工、傳輸?shù)炔煌?jié)點(diǎn)的工作效率。還要建立檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度，優(yōu)化檔案管理部門(mén)的人員配置。從多個(gè)方面提升檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)能力，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理由傳統(tǒng)管理模式向數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)用的轉(zhuǎn)變。

2.加大檔案管理數(shù)字化建設(shè)的人才培訓(xùn)

檔案的人才隊(duì)伍建設(shè)是目前檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的關(guān)鍵要素。要強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的技能知識(shí)培訓(xùn)，致力于提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。特別要強(qiáng)化在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等方面的培訓(xùn)，培訓(xùn)方式可以通過(guò)走出去和請(qǐng)進(jìn)來(lái)兩種方式。還要注重對(duì)青年的檔案管理人才的培養(yǎng)和提拔，讓他們充實(shí)到檔案隊(duì)伍，打造復(fù)合型專業(yè)結(jié)構(gòu)的高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與維護(hù)、檔案數(shù)字化建設(shè)與管理等方面具有復(fù)合型專業(yè)結(jié)構(gòu)的高素質(zhì)人員隊(duì)伍，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供強(qiáng)有力的人才支撐。

3.加強(qiáng)檔案的信息技術(shù)應(yīng)用

面對(duì)數(shù)字檔案容易發(fā)生的存儲(chǔ)介質(zhì)和檔案內(nèi)容易分離、檔案內(nèi)容易修改等“信任危機(jī)”，單憑檔案管理人員的技術(shù)水平是無(wú)法杜絕的。所以就需要加強(qiáng)對(duì)檔案的信息技術(shù)應(yīng)用水平。為了保證檔案的真實(shí)性和保密性，必須在檔案管理中采用一系列的檔案安全信息技術(shù)，來(lái)保證檔案的信息安全。例如在數(shù)字化檔案的訪問(wèn)中設(shè)置嚴(yán)格的身份驗(yàn)證和權(quán)限機(jī)制，對(duì)易于修改的數(shù)字檔案采取軟件和硬件相結(jié)合的加密措施。特別是應(yīng)用一些能進(jìn)行數(shù)據(jù)改寫(xiě)的特殊存儲(chǔ)介質(zhì)來(lái)保存機(jī)密檔案。另外要加強(qiáng)對(duì)木馬和病毒的防治工作，對(duì)于必要的數(shù)字檔案可以采取物理隔離的方式獨(dú)具網(wǎng)絡(luò)危險(xiǎn)。

4.做好檔案數(shù)字化的安全管理

數(shù)字化檔案信息安全管理對(duì)數(shù)字檔案信息安全保障體系建設(shè)、維護(hù)數(shù)字化檔案信息安全具有重要意義。首先要做好硬件設(shè)備安全管理的安全管理工作，根據(jù)需求選擇合理的硬件設(shè)備并周期性保養(yǎng)。其次要完善信息安全管理制度，包括建立數(shù)字化文檔管理制度和人員安全管理制度。最后要打造先進(jìn)的信息安全系統(tǒng)。例如設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)身份驗(yàn)證、防病毒體系，還可以對(duì)相對(duì)機(jī)密的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密操作。在檔案數(shù)字化安全管理中，要結(jié)合檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的實(shí)際特點(diǎn)，有針對(duì)性地采取必要的安全策略，對(duì)數(shù)字化檔案實(shí)施制度化管理。

總之，檔案的數(shù)字化管理為檔案管理工作提供了新的思路和發(fā)展方向，但是其本身也存在很多弊端和不足。我們檔案管理人員要提高自身的職業(yè)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，減少檔案數(shù)字化可能帶來(lái)的隱患，打造安全、高效、穩(wěn)定、便捷的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。

（作者單位：延安市兒童福利院）