淺析校園定格約拍系統(tǒng)項(xiàng)目范圍管理

胡必波+薛春楠

摘要：該文結(jié)合項(xiàng)目管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，圍繞“互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)間”電商系統(tǒng)項(xiàng)目的范圍管理進(jìn)行論述。首先，簡(jiǎn)要分析項(xiàng)目范圍對(duì)項(xiàng)目的意義和進(jìn)行項(xiàng)目范圍管理的主要過(guò)程。然后，詳細(xì)地介紹了我們?cè)陧?xiàng)目實(shí)踐中遇到工作分解結(jié)構(gòu)過(guò)于細(xì)化，范圍確認(rèn)客戶不配合、控制范圍時(shí)產(chǎn)生范圍蔓延等問(wèn)題逐一化解，最終項(xiàng)目成功上線。最后對(duì)項(xiàng)目范圍管理中幾點(diǎn)不足作了總結(jié)。

關(guān)鍵詞：范圍管理；WBS；確認(rèn)范圍；控制范圍

中圖分類號(hào)：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2017）28-0284-01

共享經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各種社會(huì)閑散資源正在得到有效利用。當(dāng)你有一技之長(zhǎng)或任何興趣愛(ài)好，你可以將你的技能、興趣明碼標(biāo)價(jià)按照時(shí)間來(lái)收費(fèi)，這就是時(shí)間電商的概念。伴隨移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，這種基于互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)間電商商業(yè)模式的第三類產(chǎn)業(yè)服務(wù)類O2O交易平臺(tái)逐漸興起，市場(chǎng)潛力預(yù)計(jì)有上千億元的規(guī)模。

本系統(tǒng)是由某市信息技術(shù)有限公司發(fā)起的以“興趣共享”為核心內(nèi)容，涉及250多個(gè)職業(yè)分類，匯集5萬(wàn)多提供個(gè)性化服務(wù)跨界達(dá)人的大型時(shí)間電商交易平臺(tái)。該系統(tǒng)采用云計(jì)算集群架構(gòu)，可承載千萬(wàn)級(jí)應(yīng)用，具有實(shí)時(shí)份、高并發(fā)、高安全、平滑升級(jí)、永不掉線等特性。線上通過(guò)PC、微信、App等多個(gè)終端實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)接觸，商家需要進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證，交易雙方資金由平臺(tái)托管保障，線下掃碼確認(rèn)完成交易。系統(tǒng)提供商家各類職業(yè)技能發(fā)布服務(wù)，同時(shí)，還有評(píng)價(jià)系統(tǒng)、投訴系統(tǒng)，類似淘寶的賣賣評(píng)論系統(tǒng)。

項(xiàng)目管理的“三項(xiàng)約束”范圍、時(shí)間和成本中，，項(xiàng)目范圍影響是很重要的，直接影響到項(xiàng)目時(shí)間和項(xiàng)目成本。為了控制項(xiàng)目按既定的時(shí)間、成本、質(zhì)量完成項(xiàng)目目標(biāo)，必須嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目范圍管理，它包括確保項(xiàng)目做且只做成功完成項(xiàng)目所需的全部工作的各過(guò)程，定義和控制哪些工作應(yīng)該包括在項(xiàng)目?jī)?nèi)，哪些不應(yīng)該包括在項(xiàng)目?jī)?nèi)。項(xiàng)目范圍管理過(guò)程包括規(guī)劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)、確認(rèn)范圍和控制范圍。

面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)間電商交易平臺(tái)系統(tǒng)這樣建設(shè)周期長(zhǎng)、干系人眾多、業(yè)務(wù)范圍涉及面廣，業(yè)務(wù)模式不統(tǒng)一的創(chuàng)業(yè)型項(xiàng)目，我作為項(xiàng)目經(jīng)理，針對(duì)項(xiàng)目實(shí)施中遇到的：工作分解結(jié)構(gòu)過(guò)于細(xì)化、范圍確認(rèn)客戶不配合、控制范圍產(chǎn)生范圍蔓延等問(wèn)題，一一化解。由于篇幅所限，本文就創(chuàng)建WBS，范圍確認(rèn)和范圍控制結(jié)合實(shí)踐進(jìn)行具體論述。

1 創(chuàng)建詳細(xì)工作分解結(jié)構(gòu)

我們首先邀請(qǐng)公司相關(guān)領(lǐng)域的專家?guī)椭褂肕SProject2013作為項(xiàng)目管理工具，采用三層WBS結(jié)構(gòu)。PC、微信、App三個(gè)子系統(tǒng)作為WBS第一層；每個(gè)子系統(tǒng)的功能模塊作為WBS第二層，如PC網(wǎng)站包括：用戶模塊、商家模塊、網(wǎng)站管理模塊；以每個(gè)功能模塊的功能點(diǎn)作為WBS第三層，同時(shí)對(duì)WBS的每個(gè)任務(wù)明確了其可交付物。

由于系統(tǒng)涉及250多個(gè)職業(yè)分類，匯集5萬(wàn)多個(gè)性化服務(wù)，WBS的分解粒度細(xì)化控制比較困難。我們組織項(xiàng)目組成員充分討論，依據(jù)范圍管理計(jì)劃、項(xiàng)目范圍說(shuō)明書、需求文件等，將復(fù)雜的工作包大小控制在80小時(shí)內(nèi)，每個(gè)任務(wù)都細(xì)化到每個(gè)人一周內(nèi)可完成，保證每項(xiàng)任務(wù)都是可控的。同時(shí)制定完善的WBS字典，范圍變更計(jì)劃及規(guī)程、項(xiàng)目核實(shí)標(biāo)準(zhǔn)。詳細(xì)項(xiàng)目范圍說(shuō)明書和范圍基準(zhǔn)完成后，提交業(yè)務(wù)主管部門，經(jīng)檢查和審核后確認(rèn)，多方進(jìn)行簽字確認(rèn)，由項(xiàng)目組和業(yè)務(wù)管理單位共同實(shí)施。

2 與客戶緊密合作，確認(rèn)項(xiàng)目范圍

作為承建方在項(xiàng)目每個(gè)階段末，自然希望客戶盡快確認(rèn)項(xiàng)目可交付成果，以便開(kāi)展后續(xù)相關(guān)工作。但客戶對(duì)項(xiàng)目可交付成果進(jìn)行檢查、度量、核實(shí)時(shí)，總會(huì)有這樣或那樣的疑慮和想法。

例如在項(xiàng)目的某個(gè)階段末客戶檢查某次可交付成果后認(rèn)為，原有的商家發(fā)布服務(wù)方式中服務(wù)時(shí)間設(shè)置不夠靈活只有單一時(shí)間模式可以選擇，提出應(yīng)修改為服務(wù)有效期、固定服務(wù)時(shí)間、服務(wù)需預(yù)約等三種方式才能簽字接受。我們首先查閱項(xiàng)目管理計(jì)劃、需求文件、需求跟蹤矩陣表等文件發(fā)現(xiàn)之前定義的項(xiàng)目范圍并不包含這一客戶要求。然后我們與客戶進(jìn)行良好溝通，告訴他們，尤其是客戶業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)領(lǐng)導(dǎo)，確認(rèn)范圍雖然是正式的，但并不意味著項(xiàng)目范圍不可更改，只是無(wú)論是現(xiàn)在還是將來(lái)更改范圍，都會(huì)引起項(xiàng)目的時(shí)間、進(jìn)度和資源的變化?？蛻粢步邮芪覀兘ㄗh將這一范圍外計(jì)劃放到下一期項(xiàng)目進(jìn)行，同意在“需求確認(rèn)單”簽字留檔。最后我們也以此作為依據(jù)，繼續(xù)進(jìn)入階段收尾過(guò)程。直到完成項(xiàng)目所有階段性成果的確認(rèn)后，項(xiàng)目核實(shí)活動(dòng)才算結(jié)束。

3 項(xiàng)目范圍跟蹤控制，避免范圍蔓延風(fēng)險(xiǎn)

控制范圍主要是監(jiān)控項(xiàng)目范圍狀態(tài)、管理范圍基準(zhǔn)變更的過(guò)程。引起項(xiàng)目范圍變更常見(jiàn)的原因有項(xiàng)目外部環(huán)境發(fā)生變化、范圍計(jì)劃不周密詳細(xì)，由錯(cuò)誤或遺漏、市場(chǎng)上出現(xiàn)了或是設(shè)計(jì)人員提出新技術(shù)、新手段或方案、項(xiàng)目實(shí)施組織本身發(fā)生變化、客戶對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)品或服務(wù)的要求發(fā)生變化等。未得到控制的變更通常被稱為項(xiàng)目范圍蔓延，它是項(xiàng)目失敗的原因之一。

如本項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中客戶的業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)部門的領(lǐng)導(dǎo)換了，原來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可的東西，現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得不好，還需要增加用戶興趣愛(ài)好分享社區(qū)功能，并認(rèn)為只需要增加少量的費(fèi)用即可。我們很擔(dān)心按照這樣下去什么時(shí)候項(xiàng)目才能夠結(jié)束。本來(lái)計(jì)劃四月份就結(jié)束的工作，項(xiàng)目已經(jīng)拖延了一個(gè)月。這一范圍變更是項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中所意料不到的。計(jì)劃改變了，人事也重新安排了。為了做出決策，我依據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃、需求文件、需求跟蹤矩陣、工作績(jī)效數(shù)據(jù)，經(jīng)過(guò)偏差分析并計(jì)算了這一變更所需的真實(shí)費(fèi)用，列出了與這一變更申請(qǐng)相關(guān)的分解細(xì)目及全部成本，是原預(yù)計(jì)的兩倍有余。在得出項(xiàng)目所需的時(shí)間以及投入的精確估算后，經(jīng)過(guò)溝通后，客戶最終采納了我們建議，取消變更請(qǐng)求，同意將有限資源運(yùn)用在項(xiàng)目主要需求上，避免了項(xiàng)目范圍蔓延風(fēng)險(xiǎn)。

4 結(jié)論

在多方領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷下項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)團(tuán)結(jié)協(xié)作，克服種種困難，如期完成項(xiàng)目。經(jīng)客戶驗(yàn)收，產(chǎn)品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，獲得客戶好評(píng)?；仡櫾擁?xiàng)目的范圍管理過(guò)程，仍有不足之處。項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中由于不斷添加額外的工作而并不經(jīng)過(guò)仔細(xì)的考慮，導(dǎo)致超出預(yù)算，延誤工期。這也提醒我們項(xiàng)目的漸進(jìn)明細(xì)一定要在項(xiàng)目的邊界之內(nèi)進(jìn)行，以避免漸進(jìn)明細(xì)演變成范圍潛變。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)個(gè)別成員為了討好客戶、擅自承諾、送人情、好大喜功或者追求盡善盡美，干了許多不該自己干的活。我們應(yīng)向團(tuán)隊(duì)成員提倡給客戶提供你答應(yīng)提供的東西，而不要多提供一些額外的東西，從而避免鍍金的產(chǎn)生。

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