省級電網(wǎng)重要文稿起草方法與技巧

摘 要 本文以省級電網(wǎng)企業(yè)為例，闡述了重要文稿的基本概念、類型，分析了起草流程，詳細介紹了文稿寫作方法與技巧，建議從掌握領(lǐng)導意圖、加強調(diào)研分析、提升歸納分析能力、注重文章框架結(jié)構(gòu)等方面入手，綜合運用發(fā)散思維和創(chuàng)新思維，全面提升重要文稿起草水平。

關(guān)鍵詞 電網(wǎng) 文稿 起草 技巧

省級電網(wǎng)企業(yè)辦公室主要有三大職能：統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、參謀服務(wù)、后勤保障。以文輔政就是辦公室參謀服務(wù)職責的重要內(nèi)容，是發(fā)揮參謀助手作用的重要渠道和手段，而搞好文字工作、提供智力服務(wù)則是政務(wù)服務(wù)的重中之重。國有企業(yè)實施領(lǐng)導職能，有多種方式和手段，如調(diào)查研究、現(xiàn)場辦公、發(fā)布公文、直接指揮等等，但最普遍、最常用的是召開會議。一些會議領(lǐng)導自己準備提綱，但更多時候需要辦公室為領(lǐng)導起草文稿，將領(lǐng)導的意圖、觀點、要求等形成文字。

一、重要文稿的基本概念、特點和類型

（一）基本概念

重要文稿是指領(lǐng)導在各種重要會議上帶有指示或指導性的講話。講話的領(lǐng)導人，可以是本單位領(lǐng)導，也可以是上級機關(guān)領(lǐng)導。領(lǐng)導重要文稿不同于一般的演講或發(fā)言，講話的內(nèi)容帶有一定指示性、指導性、總結(jié)性或號召性，體現(xiàn)了領(lǐng)導班子的意圖和思路。重要文稿是領(lǐng)導者從事領(lǐng)導管理活動的重要載體和手段。

（二）特點

文章是給人看的，講話則是給人聽的。寫重要文稿，要抓住講話的通俗化和口語化兩個特點。講話要通俗，就是要滿足人的聽覺需要，適合聽眾的接受水平。講話要口語化，就是寫的稿子，別人看起來順眼，聽起來順耳。文章語言簡短精練、形象、生動、具體，別人不僅聽得明，而且印象深，記得牢。

（三）類型

第一，年度和年中工作報告。工作報告是各類重要文稿的重中之重。工作報告一般用于總結(jié)和指導一個單位一段時期工作的重要文件，一般由單位正職領(lǐng)導在工作會議上宣讀。工作報告集中體現(xiàn)了主要領(lǐng)導的管理風格的工作重心，集中反映了領(lǐng)導班子的集體智慧，是重要文稿集大成之作。

第二，季度、月度例會講話。季度、月度講話一般為例行會議材料，主要回顧上季度、上月度的工作，分析當前面臨的形勢，部署下階段任務(wù)。相比于年度報告，此類材料內(nèi)容不要求面面俱到，形式更為靈活，重點更加突出。小標題更細，工作安排更有針對性，一般要有具體數(shù)據(jù)和指標任務(wù)。

第三，專題會議講話。電網(wǎng)企業(yè)常見的專題會議，包括年初召開的安全工作會議、黨風廉政工作會議、本部工作會議，外聯(lián)品牌和政工工作會議，一季度召開的安全穩(wěn)定優(yōu)質(zhì)服務(wù)工作會議，年中召開的迎峰度夏有序用電工作會議，電網(wǎng)建設(shè)會議，三季度召開的班組建設(shè)、人才隊伍建設(shè)等工作會議。

第四，工作匯報。工作匯報按匯報對象來分，主要有上級公司領(lǐng)導匯報和市委市政府匯報兩種；按匯報內(nèi)容來分，有綜合性匯報和專題匯報。向上級領(lǐng)導匯報，要充分展示公司工作亮點和管理特色；向政府領(lǐng)導匯報，要緊密結(jié)合地方發(fā)展重點，突出服務(wù)地方經(jīng)濟社會發(fā)展的舉措。綜合性匯報要求內(nèi)容全面、重點突出、數(shù)據(jù)詳實、成果豐碩；專題匯報要求主題明確、過程清晰、結(jié)果清楚。

第五，其他材料。其他材料包括各類致辭、主持稿、小組討論發(fā)言、動員講話、簽約講話等。此類材料主要根據(jù)會議主題，采取機動靈活的形式，對某個問題進行闡述。值得注意的是，不同文稿情感差別較大。致辭一般措辭嚴謹、富有文采；主持稿一般要求連貫、莊重，不喧賓奪主；討論發(fā)言要求謙虛、低調(diào)、務(wù)實；動員講話要有鼓舞和激勵作用；簽約講話要對合作事項充滿信心、寄予厚望。

二、重要文稿的起草程序

（一）明確主題，收集資料

清代學者王夫之說：“意猶帥也，無帥之兵，謂之烏合。”重要文稿的寫作，同樣要以“意”為“帥”，寫公文首要的是立意，立意不準，文不對題，盡管費盡心機，也往往事倍功半，甚至前功盡棄。在撰寫講話之前，要明確主題，確定主旨，要了解領(lǐng)導為什么要講，想解決什么問題，從本地本部門實際出發(fā)，把握其主要矛盾，找準切入點和結(jié)合點，科學地提出對策。

（二）思考框架，列出提綱

列提綱就是把邊構(gòu)思邊思考所確定下來的內(nèi)容文字化，經(jīng)過領(lǐng)會意圖、構(gòu)思謀篇，明確這篇講話表達什么中心，決定選用哪些材料，確定如何劃分段落等等，然后用簡明的語言寫出來。有了提綱，寫作時可防止內(nèi)容離題、結(jié)構(gòu)松散、主次不分等毛病。列提綱要起好題目，提出主要觀點，列出一級、二級提綱。

（三）正式動筆，擬寫初稿

架子搭好以后，就要真正動手開始寫了，就像炒菜一樣，原材料備好洗干凈了，也想好要做什么菜了，現(xiàn)在就要下鍋了。有了思路和框架，寫起來也會很快。如果有現(xiàn)成的材料，可能一篇稿子兩個小時就寫好了?！肮Ψ蛟谠娡狻保嬲臏蕚涔ぷ靼ㄇ懊鎺讉€環(huán)節(jié)，甚至還要更多，有時提綱都要反復修改、完善。

（四）征求意見，修改完善

文章寫成后，要多看幾遍，把多余的字、詞和段落刪去，核實資料，把必須補充的內(nèi)容補充進來，要特別留意有沒有硬傷。高手的文章老到天成，看似沒有雕琢，實際上往往是雕琢得不留痕跡，所謂無斧鑿痕。文章的修改，包括內(nèi)容的補充完善和字句的斟酌推敲。用字，用詞，最重要的是恰如其分。

（五）審核校對，定稿印刷

重要會議材料至少要經(jīng)過兩個以上的人審核校對，有條件的要反復朗讀，及時糾正錯別字、長句、病句等問題。具體印刷時要對日期、紙張、頁數(shù)、裝訂等細節(jié)進行審核。

三、重要文稿的寫作技巧

（一）準確掌握領(lǐng)導的意圖、風格

起草文稿是按照領(lǐng)導要求和工作需要展開的，起草人的職責就是通過文字表述，充分體現(xiàn)公司主要領(lǐng)導和領(lǐng)導班子的意圖，想方設(shè)法把領(lǐng)導的思想完整表述出來，而不能斷章取義、隨心所欲，更不能“另起爐灶”。不僅要聽領(lǐng)導講，還要多跟專業(yè)部門溝通，特別是一些專業(yè)性較強的，秘書思考和觀察的深度肯定比不上專業(yè)部門負責人。通過訪談，能獲得很多有用的信息和素材。endprint

（二）加強調(diào)研分析工作

調(diào)研研究是做好文秘工作的一項基本功。要全面調(diào)查，既看到點，又看到面，把點放到面上來看；要下馬看花，把主要精力放在一個地方，把一個地方、一個問題研究透徹；要抓住要點，善于分析，深入細致地思考，把零散的認識系統(tǒng)化，把粗淺的認識深刻化，直至找到事物的本質(zhì)規(guī)律。

（三）收集整理各類資料

根據(jù)起草講話的內(nèi)容需要選擇資料，選出最有典型意義、最能說明問題的資料。為便于使用，篩選出來的資料要加以分類，對一些重要的事實和數(shù)字，要加以核實整理；對一些重要的觀點、表述等，要認真查找出處，確保準確無誤。任何資料的價值都是相對的，要敢于丟掉資料，站在理解資料的基礎(chǔ)上去寫；或者把資料作為比較、鑒別的參考系，取其成功和高明之處。如果起草的文字材料能夠源于資料，又高于資料，就達到了積累和運用資料新境界。

（四）提升歸納、分析和整合能力

把收集到的各種材料吸收進大腦，用辯證思維進行系統(tǒng)的分析研究，去粗取精，去偽存真，由表及里，由此及彼，梳理出有條理的內(nèi)容，用準確的語言表述出來。特別是要根據(jù)文稿主題，整合分拆、拆分重組，提煉有價值的觀點；結(jié)合文稿架構(gòu)，鋪排列舉，提綱挈領(lǐng)，提出一些觀點和理念。

（五）注重文章框架結(jié)構(gòu)

圍繞一個中心，結(jié)合公司重點和現(xiàn)階段實際情況，運用發(fā)散思維和創(chuàng)造思維，提出一些有概括性、觀點性的詞語，形成一個邏輯嚴密、層次較高的整體發(fā)展思路；注重文稿的框架布局，從大處著眼，虛實結(jié)合無遺漏，從小處入手，以點帶面，不以偏概全；要處理好先講什么、后講什么，詳講什么、略講什么，虛講什么、實講什么等的關(guān)系，在實際操作中，可以列幾個提綱，反復修改、討論。

（六）適當運用思維方法

一是發(fā)散思維。發(fā)散思維就是讓思維呈一種擴散狀態(tài)，具體表現(xiàn)為視野開闊、多向發(fā)展，就像一架收音機的無線接收器一樣，各方的訊號都可以收到，同時又能將他們聚合在一起，提出最佳的方案。二是創(chuàng)新思維，運用新穎、獨特的方式和方法解決問題。圍繞某個目標，在經(jīng)過一番考量后，偶然受到某個因素刺激或某一事物啟發(fā)，產(chǎn)生一種突如其來的領(lǐng)悟的思維方法，即所謂“茅塞頓開”。

（七）不斷提升文字水平

書到用時方恨少。除了多學、多看黨和國家的方針、政策、理論方面的文件以外，各種各類的書都要讀。各個領(lǐng)域的知識是相通的，如果不提高自己的文化素質(zhì)，就寫不出好的文稿。要在寫作中讀書，在讀書中寫作。只讀不寫，永遠寫不好；只寫不讀，永遠也不會寫好。寫是讀的延續(xù)和升華，讀是寫的準備和基礎(chǔ)?？梢哉f，多讀多寫，是寫好文章的重要途徑，也是當好領(lǐng)導干部的重要基礎(chǔ)。

四、重要文稿的起草心得

（一）模仿與創(chuàng)新

模仿對初寫重要文稿的人非常必要，它是入門的有效辦法。但簡單的模仿適應(yīng)不了高層次需要，出不了高層次成果。從模仿到創(chuàng)造是一個飛躍，它需要在充分掌握材料的基礎(chǔ)上，從上情到下情的結(jié)合上加以分析提煉，提出有特點、有針對性、操作性強的意見和要求。創(chuàng)造是個視野問題、水平問題，但首先是責任心的問題，是想不想創(chuàng)造的問題。創(chuàng)造不能生編硬造，更不能生搬硬套，要合情合理，順其自然。在召開一個會議之前，要做到三個超前，即籌備醞釀超前、調(diào)查研究超前、材料準備超前，盡最大可能比領(lǐng)導想得更早一些、更細一些、更深一些。

（二）秘書與領(lǐng)導

領(lǐng)導的優(yōu)勢是高瞻遠矚，眼界開闊，全面掌握公司各種情況和機密，許多工作是他們決策、指揮甚至是親自做的，所以他們有深刻的體會。相對而言，秘書眼界、視野、胸懷有所局限，掌握資料不全面。一份好的文稿，既離不開領(lǐng)導的高瞻遠矚，也離不開秘書的艱苦勞作。領(lǐng)導與秘書是互相協(xié)作、互相促進的關(guān)系。作為起草講話的秘書，要跟領(lǐng)導的認識高度保持一致，必須具備三個方面的素質(zhì)：一是廣博的知識結(jié)構(gòu)，這是寫好不同對象、不同內(nèi)容的講話稿的關(guān)鍵；二是細致的心理分析，要多學點領(lǐng)導心理學，在起草之前，對領(lǐng)導的氣質(zhì)、風度、性格愛好、知識、口才進行全面的心理分析；三是自覺的角色轉(zhuǎn)移，起草之前應(yīng)該有一個角色轉(zhuǎn)移的過程，也就是起草者要進入領(lǐng)導的角色，當好領(lǐng)導的“外腦”，替領(lǐng)導想問題、提建議、出點子，做到“身價不能高人一頭，見解卻要高人一籌”。

（三）氣勢與感情

氣勢與情感是文稿的靈魂。一篇重要文稿沒有氣勢，聽眾就會覺得寡淡無味。要讓稿子有氣勢，首先胸中要有情懷，要真正對這份事業(yè)、這份工作有深沉的感情，再把這種感情傾注到文章當中，才能顯出氣勢來。其次，情懷和感情不能濫用，而要真正擊中人心，真誠懇切，發(fā)自肺腑，讓聽的人心潮澎湃、感同身受。第三，情感的共鳴與文字的華麗無關(guān)，樸實無華的語言更能引起共鳴。第四，既要追求恢宏的、排山倒海般的氣勢，又要注重細致入微、洞察人心的情感。

（四）開頭與結(jié)尾

有好的開頭，重要文稿就成功了一半。領(lǐng)導看稿子，一般也就是看開頭、框架結(jié)構(gòu)和大小標題。文稿開頭方式很多，常用的有四種：一是平鋪直敘式，介紹一下會議的背景、會議的議題和會議所要達到的目的；二是總結(jié)提要式，就是在開頭把要說的問題，點點題目，然后逐條展開；三是表態(tài)式，就是對前面領(lǐng)導講話或工作安排表明自己的態(tài)度或觀點；四是開門見山式，就是在講話的開頭直截了當?shù)靥岢鰡栴}，將講話者的意圖和盤托出，不繞任何圈子。常見結(jié)尾主要有以下幾種：一是希望式，即對與會者提出要求和希望；二是展望式，在即將結(jié)束講話時，對未來的前景作一番展望；三是總結(jié)式，對全文的主要內(nèi)容加以總結(jié)概括。

（五）散文與公文

一般來講，公文強調(diào)理性、準確，邏輯性強，用詞精準、樸實；散文相對較為隨意、隨性，重視文采和精巧的構(gòu)思?？雌饋?，兩者是一個事物的對立面。但在具體的寫作實踐中，如果適當運用散文技巧，能讓領(lǐng)導的講話稿更有感染力、更能引起聽眾情感共鳴。具體操作中，有三種基本方法：一是適當運用比喻，好的比喻能夠使領(lǐng)導講話更加易于理解、易于接受；二是巧妙運用轉(zhuǎn)折，散文的轉(zhuǎn)折一般比較隱蔽和巧妙，公文寫作轉(zhuǎn)折時適當運用過渡語，避免生硬、生澀；三是使用排比句式，排比句能使文章產(chǎn)生整齊美、雄渾美、連貫美。

（六）內(nèi)容與形式

就像蓋房子，有好的建筑材料，還要有好的設(shè)計框架。因此，一篇精彩的重要文稿，要注意內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，這里說的形式也就是講話的結(jié)構(gòu)，當然結(jié)構(gòu)是由內(nèi)容決定的，但只有結(jié)構(gòu)上的巧妙布局，才能增強內(nèi)容的邏輯力量，為內(nèi)容增色、增輝。?概括地說，重要文稿的起草，無非就是研究“事”（道理、任務(wù)和措施）和怎樣把這些“事”（道理、任務(wù)和措施）按照一定的邏輯關(guān)系或者說是按照一定的結(jié)構(gòu)（形式、體式），用簡練的、符合口語的文字組合起來。

（七）分工與合作

一是既要分塊負責，又要做到分而不散，統(tǒng)而不“死”。具體分工時，可根據(jù)撰稿人員日常聯(lián)系工作的側(cè)重點不同因人而異。統(tǒng)稿者在領(lǐng)導交代意圖形成提綱后，將撰稿人員集中起來，逐段逐段進行推敲，一部分一部分地討論，使大家從整體上把握文稿，了解各部分的內(nèi)在聯(lián)系。統(tǒng)稿者對撰稿人員交上來的稿子，通覽后做到心中有數(shù)，但不急于統(tǒng)稿，要求大家互換稿子相互修改，都來體會統(tǒng)稿的感覺，這樣能使撰稿人員取人之長補己之短，互相學習，互增見識，相互促進。二是發(fā)揮撰稿人員的主觀能動性，增強創(chuàng)新意識和責任心。好的統(tǒng)稿者不能做居高臨下者，更不能是只說不做者。撰稿人員和統(tǒng)稿者相互配合得好，能使撰稿和統(tǒng)稿相得益彰，相互得到提高，在統(tǒng)稿過程中要始終關(guān)注引導、提示，不能放任自流。

文無定法。重要文稿起草是一種創(chuàng)造性的技巧或藝術(shù)。陸游也說，“汝果欲學詩，功夫在詩外”。從事重要文稿的起草工作，功夫也在文字技巧之外，平時注重研究的深入，思想認識水平的提高，以及對世事的洞察。厚積，才能真正薄發(fā)。

（作者單位為國網(wǎng)江蘇省電力公司）

[作者簡介：鄺立新（1982—），工學碩士，工程師，長期從事國有企業(yè)辦公室文秘工作。]endprint