企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息化存在的問(wèn)題及對(duì)策探析

賴文彧

摘 要 隨著國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，企業(yè)集團(tuán)需要多元化發(fā)展以不斷應(yīng)對(duì)市場(chǎng)的變化，財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)是提升企業(yè)集團(tuán)管控水平的重要手段。本文對(duì)企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息化進(jìn)行探討，闡述在現(xiàn)代商業(yè)發(fā)展中財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的重要性，詳細(xì)分析企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息化的常見(jiàn)問(wèn)題，并結(jié)合案例針對(duì)上述問(wèn)題提出解決方案及建議。

關(guān)鍵詞 財(cái)務(wù)管理 信息化 財(cái)務(wù)數(shù)據(jù) BI分析系統(tǒng)

一、企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的重要性

（一）實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)信息傳遞方式是通過(guò)單據(jù)傳遞，在數(shù)據(jù)使用及反饋上缺乏及時(shí)性，在數(shù)據(jù)傳遞中容易出現(xiàn)丟失或錯(cuò)誤，不同部門間的信息彼此孤立，數(shù)據(jù)管理上存在重復(fù)、口徑不一等問(wèn)題。建立財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)能提高信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，通過(guò)統(tǒng)一的系統(tǒng)信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)直接采集和集中處理，集團(tuán)公司可通過(guò)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)實(shí)時(shí)查詢各成員企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)并進(jìn)行分析合并。

（二）提高財(cái)務(wù)管理的效率

財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)可以利用平臺(tái)整合各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，減少財(cái)務(wù)人員手工處理數(shù)據(jù)的工作量，讓財(cái)務(wù)人員擺脫繁重的數(shù)據(jù)搬運(yùn)工作，把精力集中在財(cái)務(wù)管理工作中，提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)審核的質(zhì)量，更有效地制定財(cái)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)，提高數(shù)據(jù)分析的科學(xué)性。

（三）提升企業(yè)整體管理水平

財(cái)務(wù)管理是企業(yè)整體管理工作中的核心內(nèi)容，提升財(cái)務(wù)管理的效率和質(zhì)量有助于提升企業(yè)整體管理水平。財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)能及時(shí)有效地使用和分析企業(yè)經(jīng)營(yíng)的數(shù)據(jù)，使各部門能共享統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)，能為決策者迅速分析整合數(shù)據(jù)，從而提高企業(yè)整體管理水平。

（四）財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，優(yōu)化資源配置

財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)的建立是以業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，結(jié)合財(cái)務(wù)流程的管理框架，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理，使部門間銜接更直接暢通，部門間數(shù)據(jù)不會(huì)脫節(jié)，企業(yè)資源能得到有效管控，讓決策者能迅速根據(jù)經(jīng)營(yíng)情況合理安排資源配置。

（五）實(shí)時(shí)監(jiān)控財(cái)務(wù)狀況，有利于控制風(fēng)險(xiǎn)

通過(guò)財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)，能夠及時(shí)獲得財(cái)務(wù)信息，實(shí)時(shí)監(jiān)控企業(yè)財(cái)務(wù)狀況以控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。例如，通過(guò)管理系統(tǒng)對(duì)集團(tuán)各分子公司的資金進(jìn)行集中管理，實(shí)現(xiàn)集中調(diào)配，對(duì)企業(yè)往來(lái)及投融資計(jì)劃進(jìn)行統(tǒng)籌管理，降低資金鏈風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)客戶應(yīng)收款進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督及風(fēng)險(xiǎn)提示，控制壞賬風(fēng)險(xiǎn)；通過(guò)系統(tǒng)對(duì)客商進(jìn)行信用評(píng)級(jí)，合理安排信用額度。

二、企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息化存在的問(wèn)題

（一）脫離實(shí)際，生搬硬套

很多企業(yè)在建設(shè)財(cái)務(wù)管理信息軟件的時(shí)候習(xí)慣使用通用的財(cái)務(wù)軟件，或者開(kāi)發(fā)軟件時(shí)照搬其他企業(yè)的自定義模塊，通用財(cái)務(wù)軟件功能單一，缺乏業(yè)務(wù)流程管控，在企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)上的管理有限。每個(gè)企業(yè)都有自身的企業(yè)愿景和管理文化，不同企業(yè)的經(jīng)營(yíng)思路和管控方式不同，開(kāi)發(fā)軟件時(shí)照搬其他企業(yè)設(shè)計(jì)的功能模塊會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)功能錯(cuò)配及缺失。

（二）急功近利，追求大而全

許多企業(yè)在建設(shè)財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)時(shí)急功近利，希望系統(tǒng)上線后能一次性實(shí)現(xiàn)所有功能模塊，但系統(tǒng)建設(shè)是一個(gè)龐大的工程，不同模塊間存在千絲萬(wàn)縷的邏輯關(guān)系，同時(shí)對(duì)所有工程動(dòng)工除了浪費(fèi)資源還會(huì)導(dǎo)致不同模塊間產(chǎn)生沖突，由于資源不能集中優(yōu)化配置可能導(dǎo)致各個(gè)模塊都處理不好。

（三）流程煩冗，分析不足

企業(yè)在財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)時(shí)習(xí)慣強(qiáng)調(diào)所謂的個(gè)性化和精細(xì)化的管理，但要把握一個(gè)尺度，因?yàn)樾畔⒒芾淼淖罱K目的是要替代手工作業(yè)、簡(jiǎn)化流程和提高效率。過(guò)度強(qiáng)調(diào)個(gè)性化和精細(xì)化，會(huì)令信息化系統(tǒng)流程過(guò)于煩冗，效率低下。例如，單據(jù)錄入頁(yè)面要求填列過(guò)多的無(wú)用信息，或者是流程審批否定后退回和重審環(huán)節(jié)過(guò)于煩瑣，導(dǎo)致信息化后工作量比之前手工處理還要大。另外，過(guò)多地注重信息化的流程控制的建設(shè)，而忽略數(shù)據(jù)分析的建設(shè)，會(huì)導(dǎo)致信息化系統(tǒng)淪為數(shù)據(jù)庫(kù)錄入工具，缺失分析決策功能。

（四）缺乏戰(zhàn)略意識(shí)，初始化數(shù)據(jù)銜接不上

系統(tǒng)建設(shè)需要經(jīng)歷需求調(diào)研、出具方案、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)實(shí)施、運(yùn)行和維護(hù)等各個(gè)階段，其中最關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)是系統(tǒng)上線，一個(gè)系統(tǒng)能否成功上線決定了這個(gè)系統(tǒng)能否最終成功。很多企業(yè)在建設(shè)系統(tǒng)時(shí)沒(méi)有具備戰(zhàn)略意識(shí)，只考慮系統(tǒng)實(shí)施后的功能需求，沒(méi)有考慮系統(tǒng)上線后新舊數(shù)據(jù)銜接的問(wèn)題。例如，新舊數(shù)據(jù)口徑不一導(dǎo)致補(bǔ)錄工作繁重，對(duì)于未執(zhí)行合同繼續(xù)執(zhí)行時(shí)前后邏輯混亂等，甚至出現(xiàn)沒(méi)完沒(méi)了的初始化實(shí)施期，引起員工的抱怨和抵觸。

三、企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理信息化問(wèn)題的對(duì)策

（一）建立跨部門系統(tǒng)研發(fā)小組，按企業(yè)實(shí)際需求搭建框架

財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)是企業(yè)層面的系統(tǒng)工程，涉及產(chǎn)供銷、庫(kù)存、物流、資金、風(fēng)控及財(cái)務(wù)等管理，因此財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)絕對(duì)不只是財(cái)務(wù)部門的事務(wù)，企業(yè)應(yīng)以自身經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)及管理需求為核心，組織建立跨部門系統(tǒng)研發(fā)小組，以財(cái)務(wù)部門牽頭，總經(jīng)理為總負(fù)責(zé)人，各部門根據(jù)各自的業(yè)務(wù)流程提出需求，并與軟件開(kāi)發(fā)人員分項(xiàng)討論，把企業(yè)的實(shí)際需求結(jié)合軟件程序方面的意見(jiàn)搭建一個(gè)開(kāi)發(fā)框架。例如，業(yè)務(wù)部門對(duì)購(gòu)銷合同樣式、銷售報(bào)表、客商管理等提出需求，運(yùn)營(yíng)部門對(duì)物流合同樣式、出入庫(kù)單據(jù)、庫(kù)存管理等提出需求，風(fēng)控部門對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)條款、客商額度、分子公司資金使用額度等提出需求，財(cái)務(wù)部門對(duì)資金申請(qǐng)流程、應(yīng)收應(yīng)付管理、存貨成本管理、利潤(rùn)報(bào)表等提出需求。

（二）劃分基本需求與進(jìn)階需求，制定分步上線計(jì)劃

財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)建設(shè)是龐大的企業(yè)信息工程，為了提升系統(tǒng)建設(shè)的有效性，在制定開(kāi)發(fā)方案時(shí)應(yīng)首先劃分基本需求和進(jìn)階需求，按照先基本后進(jìn)階的順序分步開(kāi)發(fā)、分步上線。這樣的好處是能夠穩(wěn)步推進(jìn)系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)度，優(yōu)先保障系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)功能，有利于以后逐級(jí)打磨和繼續(xù)優(yōu)化。

第一，財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)的基本需求。一是合同管理。企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)離不開(kāi)合同，財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)首先要滿足各種合同的管理需求，包括購(gòu)銷合同、物流合同、勞務(wù)合同等合同模板建立以及合同的立項(xiàng)、新增、變更、作廢等流程建立等。二是庫(kù)存管理。生產(chǎn)企業(yè)和商貿(mào)企業(yè)均涉及庫(kù)存管理，庫(kù)存管理貫穿整個(gè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程，包括出入庫(kù)、內(nèi)部調(diào)撥、材料領(lǐng)用（生產(chǎn)企業(yè)）、退貨管理等，因此庫(kù)存管理模塊應(yīng)該作為信息系統(tǒng)的基本功能優(yōu)先解決。三是應(yīng)收應(yīng)付管理。應(yīng)收款及應(yīng)付款在發(fā)貨及收貨環(huán)節(jié)產(chǎn)生，是企業(yè)強(qiáng)化資金管理的重要手段，需要作為系統(tǒng)基本功能模塊，具體包括提供實(shí)時(shí)應(yīng)收應(yīng)付更新、按合同號(hào)或客商等不同維度應(yīng)收應(yīng)付查詢等功能。四是資金收付管理。資金管理是財(cái)務(wù)管理的核心，在系統(tǒng)建設(shè)初期可以對(duì)資金的收付活動(dòng)進(jìn)行簡(jiǎn)單管理，包括合同收款認(rèn)領(lǐng)、合同付款申請(qǐng)、費(fèi)用支出申請(qǐng)、資金日?qǐng)?bào)表等。五是會(huì)計(jì)核算模塊。財(cái)務(wù)管理信息化整合了財(cái)務(wù)流程和業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)可以共享到財(cái)務(wù)核算使用，因此會(huì)計(jì)核算功能是必要的基礎(chǔ)功能模塊，其中包括總賬管理、固定資產(chǎn)管理、發(fā)票管理、系統(tǒng)推送類憑證處理（出入庫(kù)和收付款）、會(huì)計(jì)報(bào)表等。六是客商資料管理。系統(tǒng)各模塊包括合同管理、應(yīng)收應(yīng)付管理均需要使用客商資料，因此客商資料管理也是信息系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)工作，其中包括客商基本信息的錄入、客商資料的更改與審核、按不同維度進(jìn)行分類（供應(yīng)商、客戶、服務(wù)商、其他）查詢的功能、客商授信額度的建立與審核等。endprint