論人力資源市場配置服務(wù)中心檔案管理的重要性

黃保華

摘 要 檔案管理工作對任何一個(gè)企業(yè)和單位都是非常重要的，尤其是對人力資源市場配置服務(wù)中心而言，人事檔案可以說是服務(wù)中心的核心資源。因此，檔案管理工作水平的高低將直接影響人力資源市場配置服務(wù)中心的工作質(zhì)量。本文將對人力資源市場配置服務(wù)中心檔案管理的重要性作出分析，為相關(guān)學(xué)者帶來參考。

關(guān)鍵詞 人力資源市場 服務(wù)中心 檔案管理 重要性

人力資源市場配置服務(wù)中心檔案管理工作的核心，是檔案信息材料的收集、整理、分析、歸檔和二次開發(fā)等工作?？偟膩碚f，其工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都會對整體的檔案管理工作質(zhì)量產(chǎn)生非常深刻的影響，因此，從檔案管理工作入手，探討人力資源市場配置服務(wù)中心檔案管理工作的重要性，是本文的重點(diǎn)。

一、檔案管理環(huán)節(jié)之檔案的收集

（一）檔案收集的重要性

眾所周知，檔案收集是形成檔案資料，建立檔案管理體系的第一步，俗話說“好的開始是成功的一半”，如果檔案的收集工作可以穩(wěn)步進(jìn)行，那會為后續(xù)的所有檔案管理環(huán)節(jié)提供不小的幫助。總的來說，檔案收集的重要性共分為以下幾點(diǎn)：第一，原始材料中大量的原始信息囊括了幾乎所有延伸出來的信息，如若原始人力資源檔案缺失，則會讓整個(gè)工作失去重要的信息基礎(chǔ)，因此，檔案收集的重點(diǎn)便是可以保留原始檔案，為整個(gè)工作奠定信息基礎(chǔ)。第二，合理、有序、科學(xué)的收集程序保證了信息的完整性和科學(xué)性，同時(shí)還可以幫助檔案管理人員剔除無效的、相同的信息，簡化后續(xù)的檔案管理流程，從而降低管理成本。

（二）如何做好檔案收集工作

首先，檔案管理人員要明確信息來源，并驗(yàn)證信息來源的正確性，這是整個(gè)檔案收集環(huán)節(jié)的重中之重，因?yàn)橹挥袡n案信息來源合理，檔案的真實(shí)性和可靠性才會有所保障。其次，檔案收集工作中要做好分類和甄別工作，所謂分類，就是要明確檔案信息的等級和種類，既不能把無關(guān)聯(lián)的信息混放在一起，又要讓紛繁復(fù)雜的信息變得有序、合理。所謂甄別，就是要剔除那些無效的、錯(cuò)誤的信息，同時(shí)對重要的、核心的信息進(jìn)行甄別。檔案收集工作要求精準(zhǔn)，所以檔案收集人員的信息敏感度、信息識別能力等，將成為影響檔案收集工作的重要因素。因此，提高檔案收集人員的工作能力也是非常重要的。

二、檔案管理環(huán)節(jié)之檔案的整理

（一）檔案整理的重要性

檔案整理是檔案收集的后續(xù)環(huán)節(jié)，是對信息進(jìn)一步整理，從而完善信息，構(gòu)建完整的檔案管理體系的重要步驟。通過檔案管理，檔案管理人員可以依據(jù)檔案種類和級別建立不同的檔案整理模型，從而為后續(xù)的檔案分析工作指明方向。總體來說，檔案整理的重要性共有以下幾點(diǎn)：第一，檔案整理的精細(xì)化程度將直接影響后續(xù)的檔案分析工作，整理越精細(xì)，信息特征越明顯，檔案分析就更有的放矢；第二，檔案整理的系統(tǒng)化程度將直接影響后續(xù)的檔案分析工作，信息整理越系統(tǒng)，信息間關(guān)系和信息的主要特征就越明顯，檔案分析工作也就更加簡單而高效。

（二）如何做好檔案整理工作

第一，檔案整理人員要與檔案收集人員建立有效的信息交流渠道，注意檔案收集過程中的細(xì)節(jié)問題；第二，檔案整理工作要和檔案收集工作建立高效的銜接機(jī)制，確保不出現(xiàn)斷層現(xiàn)象，因?yàn)槿绻霈F(xiàn)流程斷層，就很容易導(dǎo)致信息斷層，為以后的檔案整理工作埋下隱患；第三，檔案整理工作要與現(xiàn)代高新技術(shù)相結(jié)合，因?yàn)橐揽總鹘y(tǒng)的人工整理，出錯(cuò)總是難免的，借助高新技術(shù)軟件，既可以降低信息的錯(cuò)誤率，又節(jié)省了檔案管理人員的時(shí)間，從而降低時(shí)間成本和勞動(dòng)力成本。

三、檔案管理環(huán)節(jié)之檔案的分析

（一）檔案分析的重要性

檔案分析是繼檔案整理之后的重要環(huán)節(jié)，是整個(gè)檔案管理工作的核心，通過檔案分析，人力資源市場配置服務(wù)中心才能更深入地了解人才信息，從而為不同社會人才推薦不同的工作?？傮w而言，檔案分析的重要性有以下幾點(diǎn)：第一，檔案分析準(zhǔn)確與否將直接影響人才的社會流向，如果分析不準(zhǔn)確，那對自身、對社會人才、對企業(yè)而言都是非常不利的；第二，檔案分析越深入，越有利于信息的二次開發(fā)和利用，信息的價(jià)值也就越大。

（二）如何做好檔案分析工作

首先，檔案分析人員要具備較強(qiáng)的數(shù)據(jù)分析能力，可以在大量的信息中快速提取重要的、核心的信息，這就要求人力資源市場配置服務(wù)中心加強(qiáng)檔案分析人員的培訓(xùn)工作，提升他們的檔案信息分析能力。其次，檔案分析工作應(yīng)成為整個(gè)檔案管理工作的核心環(huán)節(jié)，所以在檔案管理過程中，檔案分析應(yīng)分為多個(gè)階段穿插在不同的檔案管理階段中，每一次的信息分析都可能是一次全新的數(shù)據(jù)樣貌，對深入挖掘信息價(jià)值非常重要。最后，隨著人員信息越來越多，越來越復(fù)雜，借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)提高檔案分析的速度和準(zhǔn)確率，也將成為未來檔案分析工作的重要方向。

四、檔案管理環(huán)節(jié)之檔案的歸檔

（一）檔案歸檔的重要性

檔案歸檔是為了長久地保存檔案信息，方便檔案信息二次開發(fā)。如今，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案越來越多，但從信息安全的角度考慮，某些非常重要的檔案是以“紙質(zhì)+電子”的形式進(jìn)行保存?？傮w而言，檔案歸檔的重要性有以下兩個(gè)方面：第一，檔案歸檔是留存檔案信息的重要環(huán)節(jié)，系統(tǒng)、有序的檔案歸檔工作有利于信息的二次調(diào)用和開發(fā)；第二，檔案歸檔作為信息收集、整理和分析的總結(jié)，具有非常重要的價(jià)值。

（二）如何做好檔案歸檔工作

做好檔案歸檔，是檔案信息管理工作的重要環(huán)節(jié)，是保證檔案信息保存質(zhì)量的有力手段。因此，檔案信息管理部門要繼續(xù)深化檔案歸檔管理工作，主要包括以下兩個(gè)方面：第一，其他部門要積極配合檔案信息管理部門的工作，重視日常檔案信息文件的收集和整理工作，并與檔案信息管理部門建立有效的信息交流渠道，確保信息的及時(shí)性和有效性，從而進(jìn)一步簡化檔案室的工作流程，降低檔案歸檔管理難度；第二，優(yōu)化檔案室的保管環(huán)境，注重紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境和保存方法，進(jìn)一步拓展檔案的信息化管理渠道，為檔案歸檔管理提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持；第四，不斷提高檔案歸檔人員的工作水平是根本措施。無論電子檔案還是紙質(zhì)檔案，都要做到“安全、合理、系統(tǒng)、高效”，因此，人力資源市場配置服務(wù)中心要積極組織各項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)，不斷培養(yǎng)檔案歸檔人員的信息服務(wù)意識和信息安全意識，提升他們的工作水平。

五、結(jié)語

人力資源市場配置服務(wù)中心的檔案管理工作，是保障人事檔案材料完整、無誤、有效的根本措施，對提高服務(wù)中心的工作效率、保障各類社會人才的基本信息和工作信息、發(fā)揮人事檔案材料的多重社會價(jià)值，具有非常重要的作用。相信隨著檔案管理制度的不斷完善和檔案管理手段的不斷更新，人力資源市場配置服務(wù)中心檔案管理工作一定可以更上一層樓，取得更好的成績。

（作者單位為濟(jì)寧市人力資源市場配置服務(wù)中心）

參考文獻(xiàn)

[1] 丁曉潔.淺談企業(yè)人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].蘭臺世界，2015（S4）.

[2] 董艷芳.試論人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].財(cái)經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2016 （21）.

[3] 唐滔.試論人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].社會科學(xué)（文摘版），2016 （11）：00121.

[4] 畢見品.新時(shí)期如何管理和規(guī)范流動(dòng)人員人事檔案[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（9）：160.endprint