淺析現(xiàn)代高校行政秘書的綜合信息素質

馬曉鈺

摘要：高校行政文秘是高校開展行政工作和教學工作的橋梁。高校行政秘書需要處理文書、接收材料、處理人事，搜集檔案文件的相關信息數(shù)據(jù)，分類整理歸檔院系相關資料信息等工作。隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)代高校對教職工的信息化處理能力提出了新的要求，可以通過培養(yǎng)行政秘書的信息處理意識、系統(tǒng)化的學習培訓來創(chuàng)新高校行政秘書信息化工作方式，加強行政秘書信息工作的快捷性。

關鍵詞：現(xiàn)代高校 行政秘書 信息處理能力

中圖分類號： G647文獻標識碼：A文章編號：1009-5349（2017）21-0105-01

21世紀，飛速發(fā)展的信息技術讓人們的生活產生巨大的變革，信息時代社會中的方方面面都離不開信息處理工作。對行政工作而言，信息素養(yǎng)成為必不可少的綜合素質，高校行政秘書是高校行政管理工作的重要組成部分，高校行政秘書綜合信息素質的高低將對高校的行政管理工作產生直接的影響。因此，探析現(xiàn)代高校行政秘書的綜合信息素質，提升其信息化時代的綜合素質，具有十分重要的意義。

一、現(xiàn)代高校行政秘書綜合信息素質

高校行政秘書的工作千頭萬緒，無論是處理文書、安排日程、辦理事務還是收集整理信息、調查研究學院工作、撰寫公文、接待訪客等，繁瑣但又非常重要。高校行政秘書要負責部門日常行政事務的處理工作。雖然行政秘書因為所屬部門的不同，工作內容不盡相同，但諸如處理文書、接收材料、處理人事這三項是高校行政秘書的基本工作，需要搜集檔案文件的相關信息數(shù)據(jù)，分類整理歸檔院系相關資料信息，安排會議并做好會議記錄，做好人事考勤工作等等。[1]

高校行政秘書的綜合信息素質主要指秘書獲取信息、處理信息與利用信息的能力。信息化時代，一個人處理信息能力的高低決定了其綜合素質的高低，高校行政秘書的信息能力包括計算機操作能力、數(shù)據(jù)處理能力和信息開放能力。其中計算機操作能力是現(xiàn)代人必須掌握的基本技能，數(shù)據(jù)處理能力是能收集、整理、分析、加工數(shù)據(jù)的能力，信息開放能力則是指能結合自己的工作運用數(shù)據(jù)，設計工作中的信息處理流程，拓展與完善工作中信息系統(tǒng)的功能等。隨著時代的進步，互聯(lián)網在高校普及，不少工作由傳統(tǒng)的紙質辦公變成網絡辦公或者電子辦公室，這對高校行政秘書的綜合信息素質提出了新的要求。

二、提高現(xiàn)代高校行政秘書的綜合信息素質途徑

時代的發(fā)展對高校行政秘書的綜合信息素質提出了新的要求，可以從以下幾個方面來提高現(xiàn)代高校行政秘書的綜合信息素質能力。

（1）培養(yǎng)信息處理意識。隨著社會經濟的不斷發(fā)展，現(xiàn)代高校的信息化程度不斷加深，要求行政秘書具有較強的信息化處理意識，能夠運用計算機整合和處理工作中的各項數(shù)據(jù)信息，這勢必要求行政秘書不光具有計算機操作能力，還要有較強的信息處理意識，對工作數(shù)據(jù)有足夠的敏感性，懂得運用相關軟件處理信息，這也是為什么要提高行政秘書綜合信息素質的主要原因。

（2）系統(tǒng)化的學習培訓。信息素質已經成為21世紀社會對人才的基本要求，各行各業(yè)都在朝著信息化方向發(fā)展。面對時代的要求，高校要采取一系列的措施培養(yǎng)和提高高校行政秘書的信息素質。首先是配套計算機等相關硬件設施，這是高校工作全面信息化的基本條件；其次，高校應當加強行政秘書的信息處理能力培訓，幫助秘書盡快掌握信息化時代計算機軟件的操作方法，提高秘書的信息化處理能力；最后，高校行政秘書自身也要有學習意識，學習和掌握最新的信息化設備、軟件的操作方法，并在工作中能靈活運用這些軟件處理相關事宜。[2]

（3）創(chuàng)新高校行政秘書信息化工作方式。創(chuàng)新是社會前進的動力，也是高校革新的靈魂。正如穆勒所說：“一切完美的事物都是創(chuàng)新的結果?！备咝Ｐ姓貢墓ぷ饕矐斣趯嵺`中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中前進，在前進中成熟。這要求行政秘書能夠運用信息化的思維去處理和看待工作中的問題，積極踐行信息化處理方式，運用信息化手段發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，探索現(xiàn)代高校行政秘書的工作新方式，創(chuàng)新現(xiàn)代高校行政秘書的工作模式。

（4）加強行政秘書信息工作的快捷性。作為國家知識、信息聚集地，高校在國家信息化進程中占有非常重要的地位，高校領導對信息的快捷性要求也越來越高。信息快捷性既要求秘書傳遞工作信息的時效性，又要求秘書處理工作信息方式的快捷性。高校秘書要做好信息的收集、處理工作，才能給領導的決策提供有效的服務。這要求高校行政秘書不斷提高自己的綜合信息素質，才能跟上時代的步伐。

三、小結

高校行政秘書的工作是高校各項教學活動順利開展的重要一環(huán)，進入21世紀，飛速發(fā)展的信息技術對高校行政秘書的綜合信息素質提出了新的要求。面對當前信息化時代的諸多挑戰(zhàn)，高校行政秘書需要對信息能力有一個正確的認識，對工作中要求具備的信息化素質有一個正確認識，通過不斷學習創(chuàng)新自己的工作方式，提高自身的綜合信息素質，才能跟上現(xiàn)代高校的信息化發(fā)展步伐，為高校行政工作添磚加瓦，作出應有的貢獻。

參考文獻：

[1]王珊珊.淺析信息化時代高校行政秘書綜合素質的培養(yǎng)[J].佳木斯職業(yè)學院學報，2015（7）.

[2]蔡秀亮.信息化時代高校行政秘書綜合素質的培養(yǎng)策略[J].學園，2017（2）.

責任編輯：孫瑤endprint