檔案信息化建設(shè)和檔案管理的思考

劉 星

（河南省永城市人民醫(yī)院，河南 永城 476600）

檔案信息化建設(shè)和檔案管理的思考

劉 星

（河南省永城市人民醫(yī)院，河南 永城 476600）

在信息化高速發(fā)展的時代，傳統(tǒng)的檔案管理已不再適應(yīng)時代的發(fā)展檔案管理信息化成為主流趨勢，因此，我們必須大力發(fā)展企業(yè)的檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)和完善企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。當(dāng)今，時代正處于高速發(fā)展時代，信息技術(shù)等一系列高新手段不斷滲透到各個行業(yè)中去，檔案信息的管理也將面臨著新的改變，檔案信息是一種公共性的資源，其價值已被社會和人們所公認(rèn)。但是，信息技術(shù)和信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展的今天，我國的信息化管理工作處于滯后狀態(tài)，對于信息資源的利用和開發(fā)工作還處于初始階段，有待于我們進(jìn)一步的探索與開發(fā)。

檔案；信息化建設(shè)；檔案管理

1 檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1 有效提高檔案管理的效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式基本需要全人工方式進(jìn)行操作，例如，檔案的錄入、查找以及分類等操作。這樣的方式有著工作效率低，錯誤率高等劣勢。針對這些問題，以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)與檔案管理工作相融合，建立新型的信息化檔案管理工作模式，能夠使檔案管理能夠以計算機(jī)為載體進(jìn)行電子化管理的實(shí)現(xiàn)。信息化檔案管理能夠提供快捷的檔案查詢、瀏覽、插入以及傳輸?shù)炔僮鳎行岣吖ぷ餍?。不僅如此，信息化的檔案管理能夠節(jié)省經(jīng)濟(jì)開支，降低人力資源，最重要的是能夠保障檔案的安全性與規(guī)范性。

1.2 有效增強(qiáng)檔案資源的共享性

基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的信息化檔案管理模式，能夠增強(qiáng)檔案信息管理的共享性。由于檔案有著不可復(fù)制的特點(diǎn)，因此檔案的異地查閱是非常困難的。檔案管理的信息化建設(shè)能夠改善此類問題。依靠互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠快捷的完成檔案查閱和傳輸?shù)裙ぷ?。另外，將有價值的可共享的檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)共享，能夠充分提高檔案資源的利用率，使其發(fā)揮更好的作用。

1.3 有效提高檔案的安全性

檔案的安全性包括物理安全以及內(nèi)容安全兩個方面。一方面，傳統(tǒng)的檔案均為紙質(zhì)存檔，因此，受溫度、濕度等環(huán)境因素影響很大，存儲時間面臨很大的挑戰(zhàn)。而電子檔案的出現(xiàn)，有效地解決了檔案存儲期限的問題，通過安全的備份，可以保障檔案長時間的存儲；另一方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行異地傳輸以及搬運(yùn)的過程中，會遇到自然破壞以及人為破壞的因素。然而，以后互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的電子檔案傳輸，有效避免了運(yùn)輸過程中對檔案的損害。

2 檔案信息化建設(shè)和檔案管理策略

2.1 創(chuàng)新思路，增加資金投入

加快檔案信息化建設(shè)，領(lǐng)導(dǎo)支持是關(guān)鍵，資金投入是保障。要創(chuàng)新思路，廣開財源。首先，積極向領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)檔案事業(yè)的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義，提高其重視程度，將檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)納入單位每年的財政預(yù)算中去；其次，加大檔案資源的開發(fā)利用，與政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)等相互結(jié)合，積極為社會政治和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，以此提升地位；最后，利用檔案資源，開展有償服務(wù)，創(chuàng)新拓展檔案資源服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)造價值，以檔養(yǎng)建。

2.2 具有區(qū)域特色的信息化檔案管理模式

為了提高檔案管理的工作效率，要求檔案管理部門逐步構(gòu)建具有區(qū)域特色的信息化檔案管理模式，其具體措施為：①構(gòu)建相應(yīng)的信息化檔案開發(fā)體系，嚴(yán)格落實(shí)檔案信息資源存儲及檔案信息資源檢索服務(wù)的流程，逐步研發(fā)相應(yīng)的信息軟件及檢索服務(wù)工具，增強(qiáng)檔案管理部門的管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、信息化及系統(tǒng)化管理；②構(gòu)建相應(yīng)的監(jiān)管評估體系，明確信息化檔案管理的工作目標(biāo)，不斷完善信息化檔案管理的工作體制，及時把握信息化檔案管理的發(fā)展趨勢。

2.3 完善檔案管理的法律法規(guī)

作為信息化檔案管理的基礎(chǔ)條件，要求政府及相關(guān)部門不斷完善檔案管理的法律法規(guī)，確定檔案信息資源的法律效力，便于最大程度發(fā)揮檔案信息資源的作用。同時，要求相關(guān)技術(shù)人員以信息化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施、電子檔案的存儲保管利用及信息化檔案管理平臺為切入點(diǎn)，逐步建立具有地方特色的檔案管理制度，做到有法可依，有規(guī)可循。

2.4 建立網(wǎng)絡(luò)檔案

建立網(wǎng)絡(luò)檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡(luò)檔案需要做到以下兩點(diǎn)：①建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢，通過建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公眾服務(wù)平臺，提高檔案管理的服務(wù)功能，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺，大力宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理利用；②采購必要的硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是提高檔案管理能力的基礎(chǔ)，信息化的檔案管理離不開計算機(jī)設(shè)備的支持，必要的硬件設(shè)備是保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換，共享的基礎(chǔ)條件。研究表明建立網(wǎng)絡(luò)檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價值。

3 結(jié)束語

總之，隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，城市規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案資源的信息類型逐漸復(fù)雜，檔案管理的工作量逐漸增加，為了提高檔案管理的工作效率及質(zhì)量，加快檔案管理的技術(shù)變革，及時分析現(xiàn)階段我國檔案管理的現(xiàn)狀，提出相應(yīng)的解決措施。要求相關(guān)技術(shù)人員堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，結(jié)合檔案管理部門的具體情況，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，加大對信息化檔案管理的重視程度，擴(kuò)大資金投入，落實(shí)檔案管理的工作流程，強(qiáng)化工作人員的整體素質(zhì)水平，樹立工作人員的安全意識，逐步構(gòu)建具有區(qū)域特色的信息化檔案管理模式，與現(xiàn)有的檔案管理方法相融合，便于解決在實(shí)際工作過程中所面臨的問題，更好地服務(wù)于社會。

[1]周文泓.社交媒體環(huán)境中的參與式檔案管理模式探析[J].圖書情報工作，2014，58(15):116-122.

[2]李凌燕.檔案管理信息化的現(xiàn)狀、困境及出路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，(10):102.

[3]方萍.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展[J].金融經(jīng)濟(jì)，2016，(12):168-169.

[4]潘青.檔案管理信息化發(fā)展的對策和趨勢[J].城建檔案，2016，(7):29-31.

[5]李國蘭.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].山東社會科學(xué)，2011，(1):174-176.

TU712

A

1009-5071（2017）10-0120-02