淺談高校考試檔案管理的現(xiàn)狀及其改進(jìn)對(duì)策

彭伊凡

[摘要]考試檔案管理工作的質(zhì)量和效率是直接影響到考試管理工作能否順利開展的一項(xiàng)重要前提，同時(shí)也是考后處理和研究問題的關(guān)鍵憑證。本文筆者就如何加強(qiáng)高校考試檔案管理問題進(jìn)行了論述。

[關(guān)鍵詞]高校 學(xué)生考試 檔案 管理 對(duì)策

考試檔案是指在各項(xiàng)考試過程中所形成的關(guān)于考試的相關(guān)文件、通知、試卷、考核成績、考生相關(guān)信息等各種材料。考試檔案管理工作是考試管理工作中的一項(xiàng)重要組成部分，科學(xué)合理地對(duì)考試檔案進(jìn)行管理，能夠有效地為教學(xué)提供反饋與評(píng)價(jià)信息，對(duì)提高教學(xué)管理的工作質(zhì)量與效率起到了一定的促進(jìn)作用。

一、檔案對(duì)考試的意義

（1）為研究、掌握考試標(biāo)準(zhǔn)提供根據(jù)。堅(jiān)持考試標(biāo)準(zhǔn)，確?？荚囐|(zhì)量，是考試的生命線。通過對(duì)歷次考試試題和考生答卷情況的分析，不僅可以檢查命題掌握標(biāo)準(zhǔn)的情況，也可以分析、研究考生學(xué)習(xí)中的問題，并在分析試題信度、效度的基礎(chǔ)上篩選試題，以豐富題庫內(nèi)容?？荚嚈n案中保存的試題和答題參考要點(diǎn)，以及抽樣保留的考生試卷，均是進(jìn)行上述分析的可靠根據(jù)，可以進(jìn)一步改進(jìn)考試命題。

（2）為探索考試發(fā)展規(guī)律提供條件。考試從建立迄今所形成的各種文件、簡報(bào)、規(guī)定、辦法等，都真實(shí)地反映了考試重大決策的緣由、依據(jù)、論證過程、結(jié)論，包括反饋的信息和參與決策的領(lǐng)導(dǎo)、專家、教授的意見，這些材料對(duì)考試由淺入深的變化情況以及思想認(rèn)識(shí)演變的原始狀況都如實(shí)客觀地予以記載。因此，它較真實(shí)地反映了考試發(fā)展、變化的過程，成為研究考試發(fā)展規(guī)律的重要依據(jù)。同時(shí)，借鑒檔案材料還可以對(duì)考試的性質(zhì)、任務(wù)、地位，以及開考專業(yè)、制定專業(yè)考試計(jì)劃、組織命題、教材供應(yīng)、社會(huì)助學(xué)，進(jìn)行課程考試、成績管理等問題，從理論上進(jìn)行探討和研究工作，提高命題質(zhì)量。

（3）為用人單位提供考生情況?？荚嚈C(jī)構(gòu)根據(jù)考生的考籍檔案，向用人單位提供自考生特別是畢業(yè)生掌握專業(yè)知識(shí)的狀況，用人單位根據(jù)他們的學(xué)習(xí)水平合理安排工作，并為用人單位評(píng)聘職稱和職務(wù)提供重要參考資料。

二、當(dāng)前高?？荚嚈n案的特點(diǎn)

高?？荚嚈n案的特點(diǎn)，首先考試涉及到的人員較多，包括大量參考的學(xué)生和相應(yīng)的任課教師與監(jiān)考教師，這就造成考試檔案信息量相當(dāng)大的特點(diǎn)：其次就是考試涉及到的類別（型）繁雜，除了校內(nèi)各教學(xué)院（系）按照“教學(xué)計(jì)劃”組織的相關(guān)課程考試和由教務(wù)處統(tǒng)一舉行的大學(xué)英語等級(jí)、計(jì)算機(jī)等級(jí)、普通話水平測(cè)試等考試外，還包括各類專業(yè)性的職業(yè)資格證書考試（如：教師資格、會(huì)計(jì)從業(yè)資格、計(jì)算機(jī)程序員、心理咨詢師、司法考試等等），同樣導(dǎo)致考試信息的多樣化；第三就是有些考試的時(shí)間是持續(xù)、交叉、疊加進(jìn)行的，每年都會(huì)不斷地生成新的考試信息，這就會(huì)將已有的考試信息進(jìn)行擴(kuò)充，考試檔案信息也就具備持續(xù)、更新、擴(kuò)容的特點(diǎn)?；诳荚囆畔⒘坷塾?jì)所形成的巨大規(guī)模，給考試檔案管理帶來了較大的困難和挑戰(zhàn)，我們需要通過科學(xué)合理的方式、方法進(jìn)行處理。

三、高?？荚嚈n案管理的現(xiàn)狀

高?？荚嚈n案一般是由教務(wù)處統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，由各教學(xué)系配合完成，最終檔案由教務(wù)處與各教學(xué)系進(jìn)行統(tǒng)一管理。高校各部門之間在整個(gè)考試過程中對(duì)考試檔案管理方面做了大量工作，但在實(shí)際工作中還存在一些需要完善與改進(jìn)之處?？荚嚈n案管理人員，尤其是各教學(xué)系的管理人員，對(duì)相關(guān)工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，管理乏力。往往管理考試檔案的工作人員并非專業(yè)的檔案管理人員，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，同時(shí)又可能身兼數(shù)職，其工作的被動(dòng)性較為明顯，在實(shí)際的管理過程中隨意性較強(qiáng)，缺乏科學(xué)性，沒有統(tǒng)一的管理規(guī)范與要求，從而容易造成考試檔案不完整，查詢工作繁瑣，從而影響相關(guān)教學(xué)工作的順利進(jìn)行?？荚嚈n案利用率不高，目前考試檔案主要用于對(duì)學(xué)生的成績進(jìn)行審核與查詢，而用于科學(xué)研究，為教學(xué)與決策提供數(shù)據(jù)支撐與第一手資料的功能還未能完全體現(xiàn)出應(yīng)有的作用。因考核方式的多樣性，從而造成了考試檔案在管理及存檔歸類方面存在一定的認(rèn)識(shí)誤差，從而造成檔案門類混亂，容易造成內(nèi)容收集不全、查詢困難且容易丟失。由于每學(xué)期常規(guī)考試組織安排相對(duì)集中，因此造成在對(duì)相關(guān)考試檔案進(jìn)行制作收集與存檔管理的工作時(shí)間也相對(duì)集中，使相關(guān)檔案的存儲(chǔ)量相對(duì)增加，增加了一定的檔案管理工作難度。

四、改進(jìn)高校考試檔案管理的對(duì)策

（1）指定專人負(fù)責(zé)，防止材料散失。檔案材料應(yīng)按期收集、整理、立卷、歸檔。借閱檔案者，只限于在檔案室內(nèi)查閱，并建立嚴(yán)格的借閱、登記制度，以防檔案丟失。對(duì)于重要的檔案材料，特別是考生的成績，都要備份保存。各級(jí)考試機(jī)構(gòu)應(yīng)配備相應(yīng)專（兼）職檔案干部，統(tǒng)一規(guī)范管理考試檔案材料。

（2）建立專業(yè)的考試檔案管理平臺(tái)。

在考試檔案的管理工作中，最重要的就是系統(tǒng)規(guī)劃檔案信息平臺(tái)的功能，如一般高校在教務(wù)處內(nèi)部的信息系統(tǒng)當(dāng)中存有以學(xué)號(hào)為標(biāo)準(zhǔn)的成績統(tǒng)計(jì)，而考試檔案信息平臺(tái)就能夠通過一定的方式來實(shí)現(xiàn)與教務(wù)處內(nèi)部系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，最終實(shí)現(xiàn)資源上的共享。進(jìn)一步來說，在實(shí)現(xiàn)資源共享之后還可以考慮不同類別（型）考試信息在綜合管理模式下的現(xiàn)實(shí)需求，而考試檔案信息平臺(tái)同樣能夠?qū)ζ溥M(jìn)行分類查詢和統(tǒng)計(jì)，便于教師、學(xué)生和考試檔案管理人員按照自己的需要進(jìn)行操作。信息平臺(tái)在建設(shè)的過程中要注意設(shè)置好不同的分類索引，其中核心索引應(yīng)當(dāng)是學(xué)生的學(xué)號(hào)、身份證號(hào)或者是教師的工號(hào)等，這樣才能夠較好地實(shí)現(xiàn)個(gè)人身份的識(shí)別，完成所有信息的綜合管理。再者就是要在不同類別（型）的考試當(dāng)中做好關(guān)聯(lián)的依據(jù)，并相應(yīng)地設(shè)置教師、學(xué)生和考試檔案管理人員的查詢權(quán)限。這樣一種要求的提出，主要是希望能夠最大程度地保證高校學(xué)生考試檔案信息的保密性和安全性。

（3）加強(qiáng)協(xié)調(diào)好高校檔案管理工作與考試工作之間的關(guān)系?？荚嚈n案管理工作是考試管理工作中的一部分，因此考試檔案管理工作應(yīng)與考試管理工作同步進(jìn)行?？荚嚬ぷ鬟^程應(yīng)分為前期、中期與后期3個(gè)部分進(jìn)行，為減少后期工作堆積造成工作壓力增加的情況發(fā)生，在對(duì)考試進(jìn)行組織安排時(shí)就應(yīng)該合理的對(duì)工作及考試時(shí)間進(jìn)行安排，而檔案管理工作也應(yīng)該隨著考試管理工作的進(jìn)行而同步展開，將整個(gè)考試檔案管理工作時(shí)間進(jìn)行有效分流，每完成一項(xiàng)考試工作任務(wù)及對(duì)其產(chǎn)生的工作檔案進(jìn)行收集、審核與分類存檔。這樣可以在很大程度上降低相對(duì)的工作壓力，同時(shí)也能減少在工作中出錯(cuò)的可能性，提高工作效率。

總之高校考試檔案的科學(xué)控制管理對(duì)于高校的教學(xué)以及管理工作都具有非常重要的意義。我們?cè)谶M(jìn)行學(xué)生考試檔案管理的過程中，需要切實(shí)地把握其基本的特點(diǎn)，并在高效性、系統(tǒng)性原則的指導(dǎo)下，按照科學(xué)管理的措施執(zhí)行，最終為高校的教學(xué)管理工作做出積極的推動(dòng)作用。endprint