高校檔案收集工作的問題及對策研究

董金玲

【摘要】檔案收集是高校檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，只有提高檔案收集水平，才能夠?qū)Ω黝愋畔⑦M(jìn)行有效的甄選，保障高校檔案質(zhì)量，進(jìn)而促進(jìn)高校的健康發(fā)展。本文簡單分析了高校檔案收集存在的問題，并探討了相關(guān)對策，以供參考。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案；收集；問題；對策

高校檔案是學(xué)校管理工作的重要內(nèi)容，記錄著與學(xué)生、教職工和學(xué)校發(fā)展息息相關(guān)的各類材料，所有的檔案資料都需要通過全面收集、集中管理、歸檔等工作環(huán)節(jié)，確保檔案的真實性、安全性，從而更好地服務(wù)于高校的各項工作。檔案收集是高校檔案管理工作的基本環(huán)節(jié)，主要是對各種零散的文件、資料等進(jìn)行接收和集中處理。高校檔案具有范圍廣、數(shù)量大、種類多、專業(yè)性強特點，給高校檔案收集工作增加了難度，造成各種問題，例如檔案意識薄弱、收集制度不完善、管理水平低等，這就需要高校有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)提高重視程度，積極采取有效措施，提高檔案收集工作效率，為檔案的有效管理和利用奠定基礎(chǔ)。

一、高校檔案收集工作存在的問題

（一）檔案意識淡薄。高校檔案收集工作需要各相關(guān)部門和人員的積極配合，才能夠保障檔案收集的完整性和時效性，但是，在實際的工作中，很多人員的檔案意識薄弱，降低了檔案收集效率和質(zhì)量。一些兼職檔案員不能夠嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定及時向檔案館提交檔案資料，例如沒有在規(guī)定期限內(nèi)完成檔案資料的移交，就會影響檔案館的存儲和編目工作的順利進(jìn)行。同時，一些檔案資料存在信息不全的問題，例如有些歸檔資料提交的是復(fù)印件，但是沒有加蓋相關(guān)印章，導(dǎo)致這些資料的保存價值降低。

（二）檔案收集制度不夠完善。檔案收集制度不夠完善是制約高校檔案收集工作質(zhì)量的一個重要因素。雖然我國的檔案法律、法規(guī)規(guī)定了文書材料的歸檔要求，但是在具體的實踐和執(zhí)行過程中，高校并沒有結(jié)合自身的檔案收集情況制定具體的實施細(xì)節(jié)，導(dǎo)致檔案收集工作缺乏有效的規(guī)章制度，難以對檔案員的收集工作進(jìn)行有效的指導(dǎo)，從而出現(xiàn)了工作消極怠慢、操作不夠規(guī)范等問題。此外，由于缺少獎懲機制，一些部門并沒有嚴(yán)格落實檔案收集工作中應(yīng)盡的職責(zé)，資料收集的完整性和歸檔及時性得不到保障。

（三）檔案收集人員素質(zhì)偏低。很多高校的檔案收集工作除了專職管理員，還有很多兼職管理員，這就導(dǎo)致了檔案工作人員的隊伍不穩(wěn)定，尤其是兼職檔案員頻繁更換，導(dǎo)致很多在職的人員并不熟悉檔案收集的相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定和工作內(nèi)容，影響檔案收集工作的質(zhì)量和效率。此外，由于學(xué)校對檔案館的重視程度不足，一些檔案員墨守成規(guī)，缺乏創(chuàng)新思維，不能對各個科室的檔案收集工作進(jìn)行更加全面的指導(dǎo)，制約了檔案收集工作水平的提升。

二、高校檔案收集工作的有效對策

（一）增強檔案意識。高校檔案收集工作的開展關(guān)鍵在于增強相關(guān)部門和主體的檔案意識，讓他們認(rèn)識到檔案收集工作的重要性。學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)要提高對檔案收集工作的重視程度，將檔案收集工作列入學(xué)校工作的議事日程中，并在各個學(xué)院和部門安排專人負(fù)責(zé)檔案收集的監(jiān)督工作。此外，學(xué)校要通過多種途徑，加強檔案收集工作的宣傳和教育，一方面，學(xué)?？梢远ㄆ陂_展專兼職檔案員培訓(xùn)活動，整理《檔案法》的相關(guān)理論知識和法律規(guī)定，并聘請專業(yè)人員進(jìn)行詳細(xì)的講解和分析，提高專職和兼職檔案員的檔案意識；另一方面，學(xué)?？梢岳眯@網(wǎng)絡(luò)、校園廣播、校報、校園宣傳欄等多種載體，加強檔案相關(guān)知識的宣傳，使得全校師生能夠了解和認(rèn)識檔案收集工作的重要性，并給予積極配合。

（二）完善檔案收集制度。高校完善檔案收集制度需要從以下幾個方面入手：第一，完善檔案收集的規(guī)范制度，為檔案員收集工作提供全面的指導(dǎo)，例如，對歸檔范圍、歸檔程序、檔案資料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檔案保管時間進(jìn)行細(xì)致化的規(guī)定，同時明確各個部門在檔案收集工作中的職能，形成高效的檔案收集工作機制，確保各項工作責(zé)任的落實。第二，制定相應(yīng)的獎懲機制，根據(jù)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定和學(xué)校檔案收集的具體情況，對檔案員的工作進(jìn)行全面的分析和評價，對于工作態(tài)度消極、操作不規(guī)范的檔案員視情節(jié)輕重進(jìn)行批評教育或其他懲罰，而對于檔案收集質(zhì)量較高的檔案員進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫剟?，例如發(fā)放獎金等，進(jìn)而提高檔案員的工作積極性。

（三）提高檔案員的工作素質(zhì)。檔案收集工作的專業(yè)性較強，對檔案員的素質(zhì)要求也較高。針對檔案員變動頻繁、業(yè)務(wù)生疏、新手增加的情況，高校要定期開展工作培訓(xùn)活動，對文件材料的形成、積累、收集和立卷等進(jìn)行全面的指導(dǎo)，提升他們的檔案收集工作理論水平和實際操作技能，讓他們認(rèn)識到自身的工作職能，從而對檔案材料的收集和整理工作高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)地進(jìn)行。此外，對于專職檔案員還要在創(chuàng)新思維方面進(jìn)行提升，完善檔案信息管理系統(tǒng)，使其能夠與學(xué)校的教學(xué)、科研等其他相關(guān)信息系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，將分散于不同數(shù)據(jù)庫、不同系統(tǒng)平臺的文件集合生成完整的電子檔案資源，從而提高檔案管理效率。

三、結(jié)束語

總而言之，檔案收集是高校檔案管理工作的重點，高校要認(rèn)識到檔案收集工作的重要性，提高檔案員的工作素質(zhì)，全面提升檔案管理水平，為高校的改革和發(fā)展提供可靠參考。

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