房屋建筑施工資料的收集和歸檔整理

石萍

（陽(yáng)泉市宏亞建筑工程有限公司，山西陽(yáng)泉 045000）

0 引言

隨著房屋建筑工程建設(shè)規(guī)模的擴(kuò)大，施工技術(shù)和工藝也在不斷完善，建設(shè)中的資料文件日益增加，需要一套有效的管理模式，加強(qiáng)對(duì)資料的管理。施工資料的制作、形成、歸檔以及使用滲透在項(xiàng)目建設(shè)的各環(huán)節(jié)中，施工質(zhì)量管理主要是對(duì)施工中的資料進(jìn)行相關(guān)的操作，主要涉及填寫(xiě)、編制、收集、審核、審批、組卷、移交和歸檔等等。要想落實(shí)好這項(xiàng)工作，就需要施工企業(yè)提升認(rèn)知水平，優(yōu)化管理效果，保證施工資料的可靠性、完整性及準(zhǔn)確性。

1 房屋建筑施工資料管理中存在的問(wèn)題

（1）檔案管理人員的素質(zhì)水平有限。一些施工單位對(duì)于施工資料的編制、整理或管理缺乏重視，導(dǎo)致單位并未定期組織資料管理人員實(shí)施培訓(xùn)，限制了人員業(yè)務(wù)能力的提升。除此之外，一些資料管理人員是其他部門(mén)人員臨時(shí)兼職的，人員的專業(yè)性不足，限制了施工質(zhì)量管理的效果[1]。

（2）施工資料與工程建設(shè)進(jìn)度不符。部分工程在記錄現(xiàn)場(chǎng)施工資料和質(zhì)檢資料時(shí)沿用傳統(tǒng)的方式，導(dǎo)致工作效率較低。加上資料人員數(shù)量有限，在工程開(kāi)始時(shí)需要依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況編制資料，容易因?yàn)榧庇谏蠄?bào)監(jiān)理單位而出現(xiàn)填寫(xiě)錯(cuò)誤的情況，使得資料返工，落后于施工進(jìn)度。除此之外，現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員和資料人員間的交流不到位，同樣會(huì)影響到資料的完整性和準(zhǔn)確性。

（3）資料歸檔不夠嚴(yán)謹(jǐn)。在房屋建筑施工資料管理中，時(shí)常產(chǎn)生虛構(gòu)和后補(bǔ)的情況。單位聘用的臨時(shí)資料管理人員并未現(xiàn)場(chǎng)跟班，導(dǎo)致臨時(shí)編寫(xiě)報(bào)表，資料與實(shí)際情況不符，缺乏邏輯關(guān)系，對(duì)于施工單位的項(xiàng)目管理產(chǎn)生消極影響，特別是在材料驗(yàn)收和質(zhì)量檢查中，不真實(shí)的材料會(huì)給建設(shè)帶來(lái)嚴(yán)重影響。

（4）管理制度和規(guī)章制度落實(shí)不到位。要想規(guī)范市場(chǎng)，施工單位就要構(gòu)建健全的規(guī)章制度，為施工資料管理提供依據(jù)。然而很多企業(yè)在構(gòu)建檔案管理規(guī)章制度時(shí)存在較多的問(wèn)題。施工資料收集和歸檔整理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，涉及的內(nèi)容較為復(fù)雜，特別是監(jiān)督檢查和執(zhí)行中要花費(fèi)較多的時(shí)間及精力。然而很多企業(yè)重視施工，忽視了資料管理，工作落實(shí)不到位，影響了施工資料管理的質(zhì)量。

2 房屋建筑施工資料管理的策略

2.1 加強(qiáng)施工資料的收集

因?yàn)槭┕べY料以單位工程為單位，因此，在施工資料整理收集工作中，需要按照專業(yè)分類落實(shí)。在房建工程建設(shè)中會(huì)結(jié)合規(guī)模及功能，明確有關(guān)的施工項(xiàng)目，各專業(yè)都會(huì)產(chǎn)生施工資料。工程涉及較多的部分，如水暖、土建以及電氣工程等，若是依據(jù)形式進(jìn)行劃分，會(huì)包含很多的專業(yè)分部。

單位工程就是可以形成獨(dú)立使用功能的構(gòu)筑物或是建筑物，用專業(yè)作為分類依據(jù)，單個(gè)單位工程中主要涉及主體結(jié)構(gòu)、建筑屋面、地基和基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)、排水和水暖、通風(fēng)和空調(diào)、建筑節(jié)能、裝修、電氣、智能建筑、建筑給水分部[2]。

分部工程的劃分通常按照建筑部位或者是專業(yè)性質(zhì)，單個(gè)分部工程中，涉及若干個(gè)子分部工程，如建筑電分部中涉及變配電室、室外電氣等。子分部工程的分類以材料種類以及專業(yè)系統(tǒng)等為依據(jù)，單個(gè)子分部工程中涉及若干個(gè)分項(xiàng)工程，如送排風(fēng)系統(tǒng)中有配件制作、風(fēng)管制作等。分項(xiàng)工程依據(jù)設(shè)備、工藝、材料以及工種進(jìn)行劃分，分項(xiàng)工程中涉及若干個(gè)檢驗(yàn)批，其就是質(zhì)量驗(yàn)收的最小單元，同樣是驗(yàn)收中的基礎(chǔ)單元，分類可以依據(jù)樓層、專業(yè)以及變形縫等落實(shí)。

單位工程施工材料收集主要包括：①施工管理資料。主要是在工程施工管理中形成的文件及記錄，如分包單位資質(zhì)報(bào)審表、施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄、施工檢測(cè)計(jì)劃、施工日志、企業(yè)資質(zhì)證書(shū)和專業(yè)人員崗位證書(shū)、工程概況表、施工檢測(cè)計(jì)劃、監(jiān)理工程師通知回復(fù)單、質(zhì)量事故調(diào)查、勘查記錄、見(jiàn)證記錄、質(zhì)量事故報(bào)告書(shū)以及見(jiàn)證試驗(yàn)檢測(cè)匯總表等等。②施工技術(shù)材料。其是在施工階段發(fā)揮指導(dǎo)作用的技術(shù)性文件和記錄，如危險(xiǎn)性較高的分部分項(xiàng)工程施工方案專家論證表、技術(shù)文件報(bào)審表、工程洽商記錄、技術(shù)交底記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、圖紙會(huì)審記錄、施工方案、組織設(shè)計(jì)等[3]。③施工進(jìn)度和造價(jià)方面的資料。如進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表、工程延期申請(qǐng)表、費(fèi)用索賠申請(qǐng)表、開(kāi)工報(bào)審表、復(fù)工報(bào)審表、施工進(jìn)度動(dòng)態(tài)表、變更費(fèi)用報(bào)審以及工程款支付申請(qǐng)表等等。④施工物資資料。主要涉及：施工中應(yīng)用的施工設(shè)備和材料的資料。如材料出廠質(zhì)量證明文件和有關(guān)的檢測(cè)報(bào)告。給水管、電氣設(shè)備、水泥、鋼材等各種施工所需材料的出廠檢測(cè)報(bào)告與合格證，主要器具及設(shè)備的安裝使用說(shuō)明書(shū)，進(jìn)口主要設(shè)備及材料的商檢證明文件；進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)的相關(guān)記錄，如設(shè)備開(kāi)箱、構(gòu)配件、管道附件、材料、設(shè)備檢驗(yàn)記錄；進(jìn)場(chǎng)復(fù)試報(bào)告。施工單位在施工現(xiàn)場(chǎng)抽取樣本，并且送至檢測(cè)單位檢測(cè)，檢測(cè)單位出具檢測(cè)報(bào)告。⑤施工記錄。其就是記錄施工中對(duì)于施工工藝和某個(gè)施工節(jié)點(diǎn)的過(guò)程，主要涉及樓層平面放線、標(biāo)高觀測(cè)、定位測(cè)量、建筑物垂直度、大體積混凝土養(yǎng)護(hù)測(cè)溫、地下工程防水效果檢查及地基驗(yàn)槽記錄等。⑥施工試驗(yàn)記錄和檢測(cè)報(bào)告，包含相關(guān)試驗(yàn)的報(bào)告，如鋼筋焊接連接、樁基、幕墻性能、混凝土抗壓強(qiáng)度、回填土、室內(nèi)環(huán)境、砂漿抗壓強(qiáng)度和土工擊實(shí)等。⑦施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄。就是對(duì)于施工不同階段各部分工程的質(zhì)量驗(yàn)收記錄。⑧竣工驗(yàn)收資料。房建工程竣工后，需要記錄這一階段的資料，如竣工報(bào)告、單位工程（子工程）的質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)驗(yàn)表、觀感質(zhì)量檢查記錄、質(zhì)量控制資料核查記錄、施工資料移交書(shū)、決算資料以及質(zhì)量保修書(shū)等等?？⒐D中包含較多的內(nèi)容，如給排水和采暖、室外工程、建筑和結(jié)構(gòu)、智能建筑、裝飾裝修、通風(fēng)與空調(diào)、電氣等。

2.2 做好施工資料的歸檔整理工作

歸檔文件資料具有較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性，在工程施工中對(duì)于各部分、系統(tǒng)技術(shù)均有嚴(yán)格的要求。在編制及歸檔整理實(shí)踐中，需要有序落實(shí)，避免出現(xiàn)混亂的問(wèn)題。依據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)和建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)，記錄建設(shè)主要過(guò)程及現(xiàn)狀，有保存意義的文件，都要及時(shí)收集資料，并且整理立卷，最后歸檔。

2.2.1 施工資料組卷

施工資料組卷依據(jù)三級(jí)目錄為依據(jù)實(shí)施劃分，歸檔總目錄主要包括分類的細(xì)目錄、分目錄及總目錄。需要分盒實(shí)施歸檔，卷首設(shè)置目錄，盒面設(shè)置卷內(nèi)目錄?；谡砟夸?，同時(shí)逐級(jí)分解，可以提升竣工資料的條理性。施工文件需要依據(jù)專業(yè)、單位工程、施工階段和分部工程等方式立卷。針對(duì)工藝復(fù)雜、專業(yè)性較強(qiáng)的工程，一般需要專業(yè)分包施工企業(yè)負(fù)責(zé)，對(duì)于分部工程資料分別立卷，同時(shí)結(jié)合資料數(shù)量，確定組卷數(shù)量[4]。

竣工圖的立卷要依據(jù)專業(yè)類型、單位工程等，各專業(yè)結(jié)合圖紙數(shù)量，明確組卷數(shù)量?？⒐の募⒕硪罁?jù)與施工文件立卷依據(jù)相同，立卷主要涉及以下內(nèi)容：①施工資料立卷需結(jié)合單位工程施工資料分類原則落實(shí)。②專業(yè)承包單位產(chǎn)生的施工資料，需要獨(dú)立立卷，依據(jù)專業(yè)為依據(jù)，落實(shí)立卷操作。③節(jié)能分部施工資料要單獨(dú)立卷，同樣依據(jù)專業(yè)內(nèi)容。④電梯單獨(dú)立卷，可以以型號(hào)為依據(jù)。⑤室外工程需單獨(dú)立卷，以專業(yè)為依據(jù)實(shí)施操作。最后，對(duì)于不能按照一個(gè)單位工程劃分類型立卷的相關(guān)資料，需要依據(jù)項(xiàng)目立卷。

2.2.2 資料的案卷題名

案卷題名需要做到簡(jiǎn)單明了、能夠精準(zhǔn)的總結(jié)卷內(nèi)文件形式及內(nèi)容，題名主要包括項(xiàng)目名稱、案卷內(nèi)容組成以及子項(xiàng)工程名稱。

2.2.3 歸檔部門(mén)

按照工程文件歸檔整理規(guī)范要求，施工單位需要準(zhǔn)備4 份，建設(shè)、監(jiān)理、施工單位以及城市檔案館各歸檔一套。

2.3 明確施工單位職責(zé)

在房建工程建設(shè)中，施工單位掌握著一手資源，對(duì)于施工資料收集及歸檔整理具有重要的作用，對(duì)此，為了促進(jìn)工作的有序開(kāi)展，就要明確職責(zé)。單位需要加強(qiáng)施工資料管理，采取技術(shù)負(fù)責(zé)人制度，逐層構(gòu)建完善的管理崗位責(zé)任制；整理相關(guān)分包單位制定的施工資料，分包單位需要收集分包范圍內(nèi)工程施工的資料，做好整理工作，確保資料的完整性、可靠性；在驗(yàn)收環(huán)節(jié)中，整理和歸納施工資料；負(fù)責(zé)編制4 套施工資料[5]。

2.4 提升對(duì)施工資料的認(rèn)知水平

施工資料管理滲透在工程建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，各部分技術(shù)資料具有重要的意義，施工資料主要涉及質(zhì)量控制、工程管理、安全及功能檢驗(yàn)、竣工驗(yàn)收資料。管理資料能夠體現(xiàn)出單位整體管理能力及技術(shù)水平，是資質(zhì)信譽(yù)的保障，同樣可以為施工提供指導(dǎo)。質(zhì)量控制資料可以體現(xiàn)出單位有沒(méi)有依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)以及管理?xiàng)l例規(guī)范的施工，應(yīng)用的材料是否與設(shè)計(jì)要求一致，各道工序連接的合理性，施工質(zhì)量有沒(méi)有得到相關(guān)單位的認(rèn)可，是隨施工進(jìn)度產(chǎn)生的重要資料。安全及功能檢驗(yàn)資料可以體現(xiàn)出單位有沒(méi)有依據(jù)設(shè)計(jì)圖紙施工，各項(xiàng)目施工的安全性以及使用功能是不是與項(xiàng)目建設(shè)要求一致等，是工程結(jié)構(gòu)安全性、符合使用功能的表現(xiàn)。竣工驗(yàn)收資料能夠反映單位按照合同約定完成設(shè)計(jì)內(nèi)容施工，確保質(zhì)量符合工程建設(shè)要求，保障使用功能，工程符合竣工驗(yàn)收條件。

2.5 設(shè)置專業(yè)的現(xiàn)場(chǎng)資料管理人員

為了落實(shí)好管理工作，施工單位應(yīng)該安排專業(yè)的現(xiàn)場(chǎng)資料管理人員，其工作內(nèi)容就是對(duì)施工資料進(jìn)行整理、收集、立卷以及歸檔。首先，資料管理人員應(yīng)該及時(shí)收集以及整理施工中形成的資料，確保與施工進(jìn)度保持一致。其次，在施工資料收集和整理實(shí)踐中，應(yīng)該善于發(fā)現(xiàn)資料中的問(wèn)題，如遺漏、和實(shí)際情況不符等，同時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充及調(diào)整，保證施工資料的完整性。最后，加強(qiáng)自檢工作，確保資料歸檔的質(zhì)量，避免事后返工問(wèn)題以及由其帶來(lái)的損失。

為了做好上述工作內(nèi)容，資料管理人員就要了解有關(guān)專業(yè)的資料內(nèi)容、技術(shù)術(shù)語(yǔ)，不僅要學(xué)習(xí)不同專業(yè)技術(shù)知識(shí)，還要掌握有關(guān)的地方政府條款、法律法規(guī)、操作流程、質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范。管理人員不僅要具備專業(yè)知識(shí)，還要具有檔案管理人員的證書(shū)，掌握檔案管理方面的知識(shí)，兼顧施工資料管理及質(zhì)量管理。

2.6 提升重視度，加強(qiáng)制度落實(shí)

施工單位要想提升自身的管理能力，就要從思想方面進(jìn)行轉(zhuǎn)變，提升對(duì)施工資料管理工作的重視度，把施工資料內(nèi)和現(xiàn)場(chǎng)外業(yè)放在相同的位置上，將資料管理工作落實(shí)到實(shí)處。并且要做到幾個(gè)方面的同步，包括籌備開(kāi)工和收集檔案、施工和資料形成積累、竣工驗(yàn)收和資料完成驗(yàn)收，資料負(fù)責(zé)人、資料管理人員、項(xiàng)目經(jīng)理需要嚴(yán)格的把關(guān)資料質(zhì)量，將施工資料管理納入職工考核范圍內(nèi)，將這項(xiàng)工作和有關(guān)施工任務(wù)加入進(jìn)度計(jì)劃中，促進(jìn)管理制度的執(zhí)行。

2.7 健全獎(jiǎng)懲措施，確保施工資料和工程同步

立足于項(xiàng)目管理角度，施工單位應(yīng)該依據(jù)工程情況，安排專業(yè)的資料人員，加強(qiáng)和現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員之間的交流，及時(shí)地進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)反饋，把人員的薪資績(jī)效考核和資料完成狀況進(jìn)行聯(lián)系，制定合理的獎(jiǎng)懲措施，調(diào)動(dòng)人員工作的積極性。

2.8 構(gòu)建健全的施工資料管理制度

施工資料管理工作的落實(shí)，離不開(kāi)完善的管理制度，對(duì)此，施工單位應(yīng)該構(gòu)建施工資料管理制度，并且堅(jiān)持對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化和完善，在施工中清楚劃分負(fù)責(zé)人，由其對(duì)施工資料進(jìn)行記錄、收集、管理。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，房屋建筑工程施工結(jié)束后，需要先通過(guò)竣工驗(yàn)收，符合要求后才能投入使用。工程竣工驗(yàn)收需要符合兩個(gè)條件，分別是施工企業(yè)依據(jù)施工合同要求在限定時(shí)間內(nèi)完成建設(shè)任務(wù)，工程實(shí)體符合交驗(yàn)條件、施工資料齊全。房建工程施工資料屬于建設(shè)工程檔案中的一部分，體現(xiàn)了工程的施工過(guò)程，是表現(xiàn)工程質(zhì)量的有效憑證，同樣是過(guò)程檢查、竣工驗(yàn)收以及質(zhì)量評(píng)定工作開(kāi)展的依據(jù)，是建設(shè)高質(zhì)量工程需要具備的憑證。因此，在房建工程建設(shè)中，企業(yè)需要注重施工資料的收集、歸檔整理，規(guī)范的落實(shí)施工資料管理工作，充分認(rèn)識(shí)到其重要性，為工程實(shí)體質(zhì)量評(píng)價(jià)以及竣工驗(yàn)收、備案、投入使用等奠定良好的基礎(chǔ)。